Quando falamos sobre gestão e sistemas de gerenciamento para empresas criativas, muitas dúvidas surgem, desde questões sobre funcionalidades dos sistemas, até perguntas sobre os impactos de um software especializado em gestão. Por isso, fizemos uma lista com perguntas mais frequentes sobre sistemas de gestão que recebemos.

Portanto, se você estiver com algum destes questionamentos, aproveite! Pois iremos abordar algumas questões mais abrangentes e outras mais específicas para o Operand. A ideia é tornar o conceito de softwares de gestão mais familiar e desmistificar algumas questões sobre eles.

Vamos, então, às perguntas mais frequentes sobre sistemas de gestão:

1. Nunca utilizei um software de gestão, quais são os desafios que posso enfrentar?

Provavelmente você e sua equipe encaram a divisão de tarefas através de fichas, post-its, quadro exposto na parede ou algo do tipo. Ou, talvez, vocês tentam se gerenciar de uma forma mais orgânica, sem documentar ou pautar física ou virtualmente as diversas tarefas da empresa. Neste caso, as maiores dificuldades serão em relação a resistir os antigos hábitos. Pois a partir do uso do sistema tudo mudará.

Vocês precisarão alimentar o sistema com os dados dos jobs e das tarefas. Embora tudo seja muito rápido e prático, toda a equipe pode sentir um desconforto nos primeiros dias por estar passando por uma mudança. Contudo, garantimos que o esforço para mudar o comportamento de gestão é extremamente válido.

A partir dos dados coletados dos jobs cadastrados e da organização que o sistema proporciona, sua empresa poderá mensurar e aumentar significativamente a produtividade, evitar erros de comunicação e inclusive melhorar a relação com os clientes por possuir informações concretas sobre seu fluxo de trabalho e prazos (inclusive podendo precificar mais precisamente seus trabalhos, garantindo a lucratividade dos contratos).

2. Já utilizei vários softwares, mas nenhum funcionou 100%. O que devo fazer para não errar novamente?

Se você já utilizou outros sistemas e está chegando no Operand agora, saiba que nosso primeiro passo para atendê-lo é identificar suas características e os motivos pelos quais os outros sistemas não deram certo. Muitos de nossos clientes encontraram funcionalidades e uma organização de dados diferenciada em nosso sistema, por isso optaram pelo Operand. Porém, outros se queixam por não terem conseguido implantar o uso do outro sistema que tentaram. E é aqui que o Operand se destaca. Possuímos uma equipe dedicada a ajudá-lo com a implantação e uso do sistema, o departamento de Relacionamento.

Nossa equipe quer ajudá-lo a usar o sistema da forma mais plena o possível. Por isso promovemos conversas sobre as dificuldades com as funcionalidades ou com o engajamento da equipe para utilizar os recursos disponíveis na ferramenta. E dos possíveis problemas, a equipe pode ser a barreira mais difícil de ultrapassar. Pois o sistema depende de cada um para ser alimentado e usado plenamente.

Por isso, faça o máximo para engajar a equipe. Promova momentos de conversa e discussão sobre o sistema e seja um promotor do uso do sistema. Lembre a todos que utilizar a ferramenta trará muitos benefícios futuros, bastam um pouco de persistência e paciência. 😉

3. Todos da minha equipe precisam ter acesso ao sistema?

Isso varia muito de plataforma para plataforma. No Operand, indicamos que toda a equipe tenha acesso ao sistema, pois assim há uma maior participação dentro do próprio sistema. O que acaba acelerando processos e garantindo mais visão sobre produtividade, tarefas a fazer e mais informações relevantes para seu processo.

Além disso, o Operand possui diversos módulos, possibilitando que todas as áreas interajam e executem suas tarefas de forma prática. Com todos dentro do sistema, a comunicação fica mais eficiente. As pautas serão divididas entre os usuários e o trabalho de cada um estará à vista – ajudando na mensuração de resultados.

4. Tenho colaboradores que trabalham remotamente, posso envolvê-los no sistema?

O Operand é bastante versátil em relação à inclusão de colaboradores remotos. Por se tratar de uma plataforma web, seu funcionário não precisará instalar nada no computador e nem estar na mesma rede. Basta acessar o sistema pelo endereço de web e efetuar seu login. Além disso, para colaboradores remotos, existe a possibilidade de fazer entregas através de upload de arquivos diretamente dentro do job no sistema. Facilitando a comunicação e centralizando todas as informações em apenas um local.

5. Posso utilizar a licença de forma compartilhada?

Embora seja possível compartilhar seu usuário e senha, recomendamos que isso não seja feito para o Operand. Por se tratar do usuário administrador, a conta de quem contratou o sistema tem controle sobre tudo que está disposto no software. Desde informações vitais da empresa, até os jobs em pauta e os dados financeiros.

Ao compartilhar sua conta, você está dispensando a privacidade dos dados e possibilitando que qualquer coisa seja editada por quem possuir este acesso. Além disso, utilizar o sistema dessa forma não irá demonstrar a produtividade e eficiência de cada colaborador. Além de não possibilitar a divisão correta das tarefas e não garantir a mensuração dos resultados obtidos através do trabalho de cada um dentro da empresa.

Portanto, como indicamos anteriormente, é muito mais interessante que cada funcionário tenha sua própria licença sob administração da conta do administrador. Assim, tudo ficará mais organizado e seguro.

6. Quais são os principais indicadores que conseguirei mensurar a partir da utilização do software?

Dentro do Operand, você consegue medir o número de jobs atrasados. Assim como a eficiência de cada colaborador (através das horas apontadas e dos status de seus jobs), o número de horas dedicadas a cada job e a cada cliente, o fluxo de caixa de toda a empresa, a lucratividade de cada contrato e muito mais.

Outras informações importantes que poderão ser utilizadas a partir do sistema são orçamentos para o uso de mídias. Também, orçamentos de fornecedores, propostas comerciais para enviar aos prospects e outras mais. Essa é uma das questões mais importantes entre as perguntas mais frequentes sobre sistemas de gestão.

7. Onde meus dados ficarão armazenados?

Para plataformas on-line, como o Operand, todos os dados ficam armazenados na nuvem. Podendo ser acessadas de qualquer computador ou dispositivo onde o usuário logar. Isso ajuda muito para quem quer dividir o trabalho entre o escritório e sua casa. Além de tornar prático o acesso quando estiver longe de um computador – utilizando um smartphone ou tablet.

No Operand, todos os seus dados ficam armazenados em servidores com encriptação. Isso para que tudo fique altamente protegido e nenhum dado seja perdido ou visualizado por quem não tem permissão.

8. Tenho interesse no Operand, por onde começo?

Indicamos a todos os nossos clientes e interessados no sistema que façam um teste antes de efetuar a contratação. Desta forma, garantimos que vocês se sintam bem atendidos com nosso software.

Além disso, ao fazer um teste, nossa equipe pode entrar em contato com você e verificar suas maiores dificuldades e avaliar como o sistema pode ajudá-lo. Através do teste, também podemos receber as dicas e sugestões de todos para implementar no futuro, se estas forem aprovadas em nossa avaliação de viabilidade. Que tal começar agora? Acesse esse link e faça um teste gratuito por 7 dias!

Enfim, essas foram algumas das perguntas mais frequentes sobre sistemas de gestão, caso tenha alguma nova, por favor não deixe de nos enviar 😉