Como adaptar o Operand ao seu fluxo de trabalho

(No final do post você irá encontrar um link para baixar nosso organograma. Você poderá imprimí-lo e utilizá-lo como guia complementar a este artigo. Seja para a leitura ou para organizar o seu dia a dia. Ou também, para entender como adaptar o Operand ao seu fluxo de trabalho 😉 )

Esta é uma questão que sempre passa pela cabeça de nossos clientes. Principalmente para aqueles que estão há pouco tempo com o sistema. Sabemos que existem dificuldades na hora de estruturar a gestão de uma empresa. Especificamente, uma que depende da criatividade para se gerir e funcionar.

Por isso, dedicamos este artigo especial em nosso blog para conversar com quem já utiliza o Operand e quem está cogitando usá-lo. Portanto, a nossa intenção é compartilhar boas práticas para adaptar o sistema à sua agência ou sua empresa criativa.

A ideia aqui é passarmos para você, caro leitor ou cara leitora, o que já identificamos, ao longo da jornada com nossos clientes. Como por exemplo, as boas maneiras de aplicar o sistema ao dia a dia e usá-lo como base central para guiar a gestão da empresa. Contudo, sabemos que existem casos específicos, exceções e empresas diferentes. Portanto, nem tudo aqui é uma regra. Ou seja, algumas dicas podem e precisam ser moldadas para as suas necessidades.

E, claro, adoramos sugestões! Então, aproveitem o espaço para comentários ao final do post para nos dizer o que vocês precisam. Ou para contar como vocês vêm utilizando o sistema de forma funcional e satisfatória.

Agora, que você já está familiarizado com o que vamos discutir neste artigo, podemos seguir juntos para o que interessa – o fluxo de trabalho com um sistema de gestão, mais especificamente com o Operand. Em poucos minutos você saberá como adaptar o Operand ao seu fluxo de trabalho 😉

Passo 1: Atendimento ao cliente

Certamente, na maioria das agências, tudo deve começar tentando entender as necessidades do cliente. Portanto, este primeiro momento, geralmente é, para as agências e empresas criativas, a hora de marcar uma reunião com o cliente e esboçar um briefing.

Para quem estará em contato com o cliente, é extremamente importante tomar nota de diversas questões levantadas nesta primeira reunião. Além disso, esses dados poderão ser cruciais para a execução do trabalho em seguida.

Portanto, o Operand já pode ser acionado, durante a conversa com o cliente, é uma boa oportunidade para criar a campanha no sistema e abastecer o briefing com as informações coletadas (os briefings pré-cadastrados podem ajudar muito nessa hora). Também é possível colocar estas informações no Operand depois da reunião. Entretanto, quanto antes melhor! Pois assim os dados estão mais frescos na memória e o cliente pode ajudar muito ao criar seu briefing, seguindo exatamente o que ele tem em mente (isso pode diminuir as alterações mais tarde).

Passo 2: Brainstorm com a equipe

Com as informações da reunião com o cliente em mãos, agora é a hora de determinar um plano de ação. Grande parte das agências procura estruturar o projeto antes de partir diretamente para a criação, o que é aconselhável.

Utilizando o briefing criado com o cliente, você e sua equipe podem determinar as peças imaginadas, a linha criativa e estruturar seu planejamento em uma proposta. Esta proposta pode ser criada diretamente no Operand. Assim, vocês já podem ter uma noção do investimento que o cliente terá de fazer.

Utilizando os módulos de mídia e produção, sua equipe pode lançar os orçamentos das mídias e das produções para incluí-las na proposta. Desta forma, deixando-a mais completa e evitando surpresas orçamentárias para o cliente.

Passo 3: Aprovação com o cliente

Com a proposta em mãos, exportada do sistema, o atendimento pode aprovar as ideias e o orçamento com o cliente. Além disso, fazer as alterações necessárias caso existam.

A partir daqui, a proposta pode ser considerada com um documento guia. A partir dela sua equipe poderá se centrar em criar e concluir apenas os jobs compreendidos nela. Desta forma, nenhum trabalho é executado sem respaldo do cliente. Além disso, seu tempo pode ser melhor investido em cada job, realizando apenas o que está planejado.

Passo 4: Cadastrar e atribuir os jobs

Depois da aprovação do cliente, agora é hora de executar o plano de ação compilado na proposta aprovada. Portanto, o atendimento ou o responsável pelo tráfego dos trabalhos da agência pode cadastrar todos os jobs no Operand , determinar os envolvidos em cada um e atribuir as tarefas às pessoas que deverão executá-las.

Criação e Redação, Mídia, Produção e os demais setores podem se organizar para acompanhar e completar todas as tarefas do plano de ação. Ou seja, utilizando as pautas de cada módulo e a configuração da permissão dos registros, cada membro da equipe pode visualizar os jobs em que está envolvido e dar andamento ao trabalho.

Dica: para o módulo jobs, há um novo formato de visualização, o Kanban. Nele é possível gerenciar os jobs de forma mais orgânica. Passando pelos diversos estágios da criação e execução do trabalho (você pode editar os nomes dos status dos jobs para melhor se encaixar com a forma que você e sua agência trabalham na criação). Ainda temos um vídeo que pode ajudá-lo na hora de utilizar o Kanban.

Passo 5: Aprovação das peças

Com tudo produzido, as peças são encaminhadas para o atendimento que às leva para aprovação com o cliente.

Para quem aprova as peças pessoalmente com o cliente, o espaço para arquivos dentro dos jobs pode ser ótimo para demonstrar as peças finais ou as opções criadas. Basta abrir o job e navegar pelos arquivos carregados.

Após a aprovação, o sistema pode ser utilizado para gerar e encaminhar os pedidos de inserção para veículos e as autorizações de produção para os fornecedores como gráficas e produtoras de filmes.

Passo 6: Faturamento

A parte final do processo é o acerto financeiro com o cliente, emitindo as faturas para pagamento. Todas as despesas da campanha podem ser compiladas no módulo financeiro, tendo as informações dos orçamentos aprovados para mídia, produção e da própria proposta comercial da agência enviados para o financeiro.

Por lá, é possível determinar opções de parcelamento e gerenciar as entradas na conta da empresa (e como é bom ver um dinheirinho entrando após um trabalho bem executado, né?).

Bônus: Campanhas e Relatórios

Chamamos estes dois módulos de um bônus em todo o processo. Pois, eles não são necessariamente uma peça chave para dar andamento nos seus projetos. Contudo, são essenciais para uma visualização rápida dos jobs referentes ao projeto. Além disso, te darão uma visão muito mais estratégica sobre seu próprio fluxo de trabalho.

Em Projetos, você poderá ver os dados do timesheet e avaliar se o tempo investido foi correspondente ao que você e sua equipe estimaram. Além disso, poderá ver quais tarefas foram concluídas, além de identificar os orçamentos aprovados e os dados gerais do projeto. Ou seja, através disso tudo, é possível avaliar a produtividade da equipe rapidamente. Além de saber se as horas foram bem investidas para o tipo de trabalho e a remuneração dele.

Já em Relatórios, mais dados ficam compilados. Desta forma, pode-se chegar mais a fundo nas informações para garantir que tudo está correndo conforme planejado. O Relatório de Timesheet é utilizado para ver onde cada hora de trabalho foi investida, o de Fluxo de Caixa para garantir o balanço das contas (entradas e saídas), já relatórios de Mídia e Produção são ótimos para ver o destino do investimento do cliente, a lucratividade do BV e muito mais.

De forma resumida, enquanto os outros módulos acompanham a execução do projeto, Campanhas e Relatórios são mais destinados para a análise de todos os dados. Eles podem ser utilizados antes do projeto, para pautar seu trabalho em experiências anteriores. E após o projeto, para registrar as informações importantes que possivelmente serão levadas como algo para se pensar nos próximos trabalhos. Ou seja, ao longo de cada projeto, estes dois módulos especiais se tornam ferramentas extremamente estratégicas. Tornam a sua agência mais produtiva e cada projeto mais lucrativo.

Leitura complementar:

Além dos links ao longo do texto, que levam para páginas que explicam com mais profundidade cada funcionalidade, vamos deixar aqui alguns outros artigos e textos. Compartilhamos com vocês para ambientá-los melhor na cultura de gestão ativa.

Artigos sobre sistemas de gestão:

As 8 perguntas mais frequentes sobre sistemas de gestão.

Minha agência está preparada para um sistema de gestão?

Como a Agência Marchand conseguiu colocar seus jobs nos prazos.

Artigos sobre produtividade e gerenciamento de tempo:

Não gerencie tarefas, gerencie tempo.

Como otimizar seu tempo para evitar as famosas “noites de pizza” na agência?

Você sabe quando seus jobs estão realmente atrasados?

Você sabe quando passou tempo demais em apenas um job?

Artigos sobre gestão de equipe e pessoas:

Trabalho remoto com o Operand.

Tráfego: encontre a melhor forma de atribuir jobs e tarefas usando uma técnica de Steve Jobs.

Já pensou em se tornar uma startup de tecnologia? Talvez não, mas uma gestão de startup pode te ajudar muito.

Indicadores e táticas para enxergar o desempenho de sua equipe.

Equipe desmotivada? Saiba o que faz uma equipe engajar positivamente na agência.

Organograma especial: fluxo de trabalho no Operand

Produzimos, para complementar este artigo, um organograma, uma visualização gráfica sobre o fluxo de trabalho que hoje imaginamos para agências de publicidade e empresas criativas que utilizam o Operand. Portanto, nele você encontrará uma forma resumida e prática de tudo que discutimos aqui. Certamente, pode ser uma boa alternativa para visualizar rapidamente uma forma de se organizar no o sistema durante o dia a dia. Ou seja, você pode baixá-lo e imprimí-lo para sempre ter uma visão rápida e geral sobre o processo completo dos jobs.

Enfim, como dissemos antes, queremos construir um fluxo de trabalho saudável e produtivo em conjunto com você. Agora você já sabe como adaptar o Operand ao seu fluxo de trabalho. Então, sinta-se livre para deixar um comentário, uma pergunta ou uma sugestão na seção e comentários abaixo – pode nos ajudar muito ou, até mesmo, outras agências que sentem dificuldades.