Como apresentar resultados para os clientes: 5 regras de ouro

Em qualquer relação cliente-agência, um dos momentos decisivos é a hora de mostrar os números referentes ao projeto ou campanha executado. Afinal, como apresentar resultados ao cliente? Quando uma agência aceita o desafio de construir uma estratégia de comunicação e marketing, ela geralmente vê apenas a ponta do iceberg. O perfil completo do cliente, com todas suas limitações e expectativas, vai se revelando gradualmente durante o trabalho.

Neste contexto, enquanto o time enfrenta o desafio de atender o cliente com informações limitadas, ele também navega em terreno desconhecido, porém com expectativas elevadas.

Neste artigo vamos entender como apresentar resultados para clientes de forma estruturada e impactante. Continue a leitura! 

Por que saber como apresentar resultados é tão importante?

Antes de mergulharmos nas técnicas, é essencial entender que a principal motivação de um cliente ao contratar uma agência é aumentar suas vendas. É claro que as campanhas contribuem também para reconhecimento de autoridade, fortalecimento de marca, conexão com o público. Mas, na prática, o cliente está interessado mesmo em “conquistar e manter clientes e desenvolver relacionamentos lucrativos com eles”, como já sugeria Philip Kotler.

Entregar peças esteticamente impressionantes não basta. Vivemos na era em que alcançar um ótimo ROI (Retorno sobre Investimento) é praticamente obrigatório.

Passo a passo para apresentar resultados de forma eficaz

1. Antes de tudo, estabeleça expectativas realistas

Você já sabe, mas o cliente também precisa estar ciente: uma boa estratégia de marketing não produz resultados instantâneos. No Inbound Marketing, por exemplo, as primeiras conquistas geralmente aparecem após os primeiros 60 dias. 

Portanto, para apresentar resultados satisfatórios, é fundamental alinhar os prazos de maturidade com o cliente. Assim, ele pode se planejar financeiramente e entender quando esperar os primeiros indicadores positivos.

A melhor abordagem é criar um cronograma detalhado indicando quais resultados serão entregues em cada etapa. Assim, tanto a equipe da agência quanto o cliente podem acompanhar o progresso e verificar o status a qualquer momento.

Seja transparente sobre orçamento e recursos

Na elaboração da proposta comercial, seja coerente e justo. Preços artificialmente baixos podem comprometer sua capacidade de entrega e sua rentabilidade. Apresente ao cliente um panorama completo, detalhando a estratégia, a verba necessária e os resultados esperados.

Defina claramente as responsabilidades compartilhadas

Muitas estratégias de marketing exigem participação ativa do cliente. Ele precisa entender isso desde o início. Deixe claro como será sua participação, quando você precisará de informações ou aprovações e qual o tempo médio necessário para essas interações.

2. Na hora de apresentar os resultados, selecione os dados relevantes

Organize os dados em formato visual

Ao apresentar indicadores de performance, evite longas planilhas cheias de números. Seja objetivo e apresente apenas os dados essenciais. Use bullet points para ideias centrais e, principalmente, invista em gráficos e visualizações que tornam a informação mais acessível e impactante.

Correlacione números com ações estratégicas

Para que o cliente tenha certeza de que a estratégia foi bem executada, relacione os resultados obtidos com os insights iniciais, metas e objetivos definidos previamente. 

Faça isso de maneira objetiva, simples e com linguagem acessível. Evite termos técnicos e excesso de detalhes sobre as atividades executadas. Na hora de apresentar resultados, você não pode ser prolixo. 

Se os números não forem tão expressivos quanto o esperado, já apresente alternativas e um plano B para implementação imediata.

3. Elabore relatórios transparentes e detalhados com o suporte do Operand

Ao utilizar um sistema de gestão completo para agências, como o Operand, os gestores contam com uma ferramenta com recursos exclusivos. A solução é perfeita para quem deseja apresentar resultados de forma profissional e fundamentada em dados. 

Ao incorporar relatórios transparentes e detalhados sobre os clientes, além de demonstrarem seu valor, as agências também constroem relacionamentos mais fortes com os clientes e impulsionam a satisfação e a fidelidade a longo prazo.

Extraia relatórios detalhados de projetos e campanhas

Utilize o Operand para gerar relatórios completos sobre horas totais dedicadas ao projeto, tempo gasto em cada etapa e número de jobs e tarefas realizadas. Esses dados oferecem transparência e demonstram o volume de trabalho investido nas estratégias.

Identifique pontos de melhoria com dados de retrabalho

Um diferencial do Operand é a capacidade de mensurar retrabalhos. Isso permite identificar gargalos no processo e apresentar ao cliente não apenas o que deu certo, mas também como os desafios foram superados e quais lições foram aprendidas para otimizar futuras entregas.

Visualize a evolução do projeto em tempo real

Com dashboards personalizados, você e seu cliente podem acompanhar a evolução do projeto em tempo real. Isso elimina surpresas na apresentação final e mantém todos alinhados durante todo o processo, fortalecendo a confiança na parceria.

Além de contar com esses recursos do sistema, é importante considerar outras boas práticas na hora de apresentar resultados: 

Ofereça insights abrangentes

Incluir uma ampla gama de métricas (por exemplo, impressões, cliques, conversões, ROI) oferece uma visão abrangente do desempenho da campanha. Essa análise detalhada ajuda os clientes a entender o impacto total dos esforços da agência. Contexto adicional para os dados, como benchmarks do setor, comparações históricas e insights sobre o significado das métricas, ajuda os clientes a compreender a importância dos resultados.

Alinhe os relatórios com as metas do cliente

Personalize os relatórios para focar nos KPIs e métricas que se alinham com as metas e objetivos específicos do cliente. 

Forneça insights práticos e recomendações com base nos dados

Assim, você ajuda os clientes a tomar decisões informadas sobre estratégias e investimentos futuros. Essa abordagem proativa demonstra o valor estratégico da agência.

Apresente dados visualmente

Use recursos visuais como gráficos, tabelas e painéis para tornar dados complexos mais acessíveis e compreensíveis. Dessa maneira, os clientes captam insights e tendências importantes.

4. Conduza a reunião de apresentação com maestria

Crie uma narrativa com início, meio e fim

Transforme sua apresentação em uma história. Comece relembrando o cenário inicial e os desafios, mostre o caminho percorrido e os resultados alcançados. Essa narrativa facilita a compreensão e o engajamento do cliente.

Reserve tempo para perguntas e feedbacks

Permita que o cliente se manifeste durante a apresentação. Esclareça dúvidas, ouça sugestões e esteja aberto a críticas construtivas. Esse diálogo fortalece a parceria e demonstra seu compromisso com o sucesso do projeto.

5. Planeje os próximos passos com base nos resultados

Revise a estratégia com base nos insights dos dados

Após apresentar os resultados, o próximo passo é ajustar o que for necessário e propor novas alternativas. Faça um brainstorming de ideias e insights tomando como ponto de partida os dados apresentados.

Estabeleça novas metas e cronogramas

Revisite o planejamento de comunicação, mostrando ao cliente que existe um caminho claro a seguir. Defina novas metas baseadas nos resultados alcançados e apresente um cronograma detalhado para as próximas ações.

Programe atividades e entregas conjuntas

Elabore uma programação clara das atividades e entregas tanto da agência quanto do cliente para o próximo período. Defina prazos para ambos e use um sistema de gestão, como o Operand, para acompanhar o andamento. Lembre-se: a responsabilidade pelo sucesso da estratégia é compartilhada.

Como apresentar resultados: dicas extras para impressionar seu cliente 

• Seja pontual: respeite o horário marcado e o tempo estipulado para a reunião.
• Personalize a apresentação: utilize as cores e elementos visuais da marca do cliente.
• Celebre as conquistas: destaque os resultados positivos com entusiasmo.
• Seja honesto com os desafios: não esconda as dificuldades enfrentadas, mas sempre apresente soluções.
• Envie um resumo posterior: após a reunião, envie um documento com os principais pontos discutidos e decisões tomadas.

Conclusão

Para demonstrar valor aos clientes, é preciso ir muito além de apresentar resultados e métricas favoráveis. O desafio maior é​​ construir relacionamentos duradouros e se adaptar continuamente para atender às suas necessidades em constante evolução. 

Ainda assim, a apresentação de resultados de maneira simples, objetiva e descomplicada é o primeiro passo da jornada de melhoria contínua e fortalecimento de parceria com os clientes.

Ao alavancar insights baseados em dados, usar tecnologias inovadoras e manter uma comunicação clara e transparente, as agências de marketing podem se tornar parceiras indispensáveis ​​para o sucesso de seus clientes.

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