Como engajar o time no uso do timesheet?

Fazer a gestão do tempo é essencial para o sucesso de uma agência, diante de uma rotina de produção intensa e uma volumosa lista de demandas. Por isso, o uso de ferramentas de controle de horas como o timesheet é essencial para organizar tudo e ter projetos e campanhas sempre dentro do planejado. Mas como engajar o time no uso do timesheet? 

É fundamental incentivar e garantir que a equipe efetivamente utilize a ferramenta, sem que eles se sintam monitorados a cada segundo.

Neste artigo, vamos explorar estratégias práticas para aumentar a adesão dos colaboradores à ferramenta. Assim, você pode ressignificar o timesheet, tirando-o do lugar de “obrigação burocrática” e consolidando-o como uma ferramenta valorizada por todos.

Controle de horas não é microgerenciamento: como demonstrar essa diferença

Um dos maiores obstáculos na implementação do timesheet é a percepção equivocada dos colaboradores. Muitos veem essa como uma ferramenta de vigilância ou microgerenciamento. Para superar essa barreira, a melhor abordagem é comunicar claramente a diferença.

O microgerenciamento consiste na supervisão excessiva de cada tarefa e movimento dos colaboradores. A prática é voltada, principalmente, para o controle das entregas e tende a demonstrar uma desconfiança em relação à capacidade da equipe.

Por sua vez, o controle estratégico de horas busca compreender o tempo investido em diferentes projetos e clientes. A ferramenta fornece indicadores que permitem ajustar os prazos e a precificação dos jobs e projetos. Além disso, é um instrumento importante para evitar a sobrecarga da equipe. 

Ao pensar em estratégias de como engajar o time no uso do timesheet, comunique essa distinção e seja transparente sobre como os dados serão utilizados. 

Dicas para comunicar a equipe sobre a importância de uso do timesheet

Demonstre exemplos práticos de como o timesheet protege a equipe de sobrecarga, ajuda a justificar contratações quando necessário e assegura que os projetos sejam precificados adequadamente. Assim, você deixa claro como o timesheet contribui para a agência oferecer melhores condições de trabalho e até bonificações.

Em uma reunião com os colaboradores, aproveite para explicar como os dados do timesheet já resultaram em decisões benéficas para a equipe, como realocação de recursos ou renegociação de prazos com clientes.

Treinamento da ferramenta: a base do sucesso 

Na implementação de qualquer ferramenta, um dos maiores erros é subestimar a importância do treinamento adequado. Quando se trata de um sistema de gestão para agências e times de marketing, como o Operand, que possui timesheet integrado, investir tempo em um onboarding estruturado faz toda a diferença.

A seguir, listamos os elementos-chave para um treinamento eficaz:

1. Implantação orientada: sempre recomendamos a contratação da implantação orientada, que é o treinamento personalizado da Operand para a sua conta. Além da capacitação de uso da ferramenta, com esse treinamento, as agências conseguem estruturar os processos internos dentro do sistema, adaptando-o à sua realidade. Conhecimento também pode ser a porta de entrada para mais motivação e engajamento.
2. Materiais de suporte: apresente guias práticos, vídeos curtos ou infográficos que simplifiquem o processo e possam ser consultados rapidamente. A Operand conta com uma central de ajuda com vários conteúdos sobre o tema. Eles poderão ajudar muito nesta fase!
3. Suporte contínuo: estabeleça canais claros em que a equipe possa tirar dúvidas ou reportar dificuldades com o sistema. Dentro da agência ou empresa, o contato chave pode ser um profissional de gestão de projetos ou de atendimento, alguém que seja responsável pelo gerenciamento da pauta, por exemplo. No Operand, tenha sempre à mão o contato do gerente de sucesso do cliente responsável pela sua conta, que pode ajudar com dúvidas e orientações. 
4. Sessões de reforço: após algumas semanas de uso, organize sessões rápidas para resolver dúvidas comuns e compartilhar dicas de produtividade. 
5. Embaixadores do Operand: Para engajar o time no uso do sistema e do timesheet, o gestor pode nomear embaixadores em cada departamento. A ideia é que esses colaboradores recebam treinamento avançado e possam ajudar colegas no dia a dia, reduzindo a barreira para adoção do timesheet.

A importância da cultura para engajar o time no uso do timesheet 

A adoção de qualquer nova ferramenta ou processo está intrinsecamente ligada à cultura organizacional da agência. Equipes que trabalham em ambientes onde há reconhecimento, comunicação aberta e confiança tendem a se manter mais motivadas, engajadas e abertas às novidades. Tudo isso, claro, torna a adaptação às novas tecnologias mais simples e fluida.

A cultura organizacional influencia a adoção do timesheet, diminuindo a resistência, porque contribui para:

• Transparência: equipes habituadas à transparência têm uma compreensão mais clara sobre o valor do compartilhamento de informações relacionadas à gestão do tempo e à produtividade.
• Reconhecimento: quando há uma cultura de reconhecimento baseada em métricas claras, o timesheet torna-se um aliado para mensurar as contribuições individuais e coletivas.
• Melhoria contínua: quando a agência valoriza o aprimoramento constante, o timesheet tende a ser visto como uma ferramenta de autoconhecimento e desenvolvimento profissional.

Ao pensar em como engajar o time no uso do timesheet, considere integrá-lo aos rituais positivos da empresa. Por exemplo, use os dados coletados para reconhecer não apenas eficiência, mas também qualidade, colaboração e inovação.

O reconhecimento potencializa o engajamento no uso da ferramenta Para engajar o time e aumentar a adesão ao timesheet, uma iniciativa eficaz é implementar um sistema de reconhecimento em que projetos bem-sucedidos (dentro do prazo e orçamento) são celebrados mensalmente. Utilize dados do timesheet para embasar as conquistas.

Timesheet: processos internos contribuem para o sucesso da implantação

O timesheet não funciona isoladamente. Para ter sucesso no uso da ferramenta, ela precisa estar alinhada com os demais processos internos da agência.

Veja como o timesheet pode ser integrado em várias rotinas da equipe:

1. Fluxo de trabalho: o preenchimento do timesheet deve ser parte natural do fluxo de trabalho, não uma tarefa adicional desconectada.
2. Reuniões e check-ins: incorpore insights do timesheet nas reuniões regulares, mostrando seu valor prático para decisões do dia a dia.
3. Avaliações de desempenho: integre os dados do timesheet às avaliações de desempenho de forma construtiva, focando em desenvolvimento profissional e não apenas em números.
4. Planejamento de projetos: utilize dados históricos do timesheet para criar estimativas mais precisas em novos projetos. Assim, você mostra para a equipe como seus registros contribuem para trabalhos futuros.

A chave aqui é garantir que o timesheet seja percebido como um facilitador, e não como um obstáculo ao trabalho cotidiano.

Dicas extras de como engajar o time no uso do timesheet

Além das estratégias já mencionadas, algumas práticas adicionais podem fazer toda a diferença no engajamento da sua equipe com o timesheet:

1. Gamificação estratégica

• Crie desafios semanais de preenchimento consistente;
• Estabeleça metas coletivas e recompensas para o time;
• Reconheça publicamente os “campeões de registro” mensais.

2. Feedback bidirecional

• Solicite sugestões sobre como melhorar o processo;
• Adapte o sistema conforme as necessidades identificadas pela equipe;
• Demonstre claramente como as sugestões foram implementadas.

3. Liderança pelo exemplo

• Garanta que os líderes e gestores sejam os primeiros a adotar e defender o uso do timesheet;
• Compartilhe como os dados têm ajudado nas decisões estratégicas da liderança;
• Promova uma cultura de transparência começando pelo próprio comportamento.

4. Comunicação dos resultados

• Compartilhe regularmente insights obtidos através dos dados obtidos com os relatórios do timesheet;
• Demonstre como as informações do timesheet resultaram em melhorias para a equipe;
• Apresente casos de sucesso onde o timesheet foi determinante para decisões acertadas.

Conclusão: é preciso construir uma cultura de registro no timesheet

Descobrir como engajar o time no uso do timesheet é um processo contínuo que vai muito além da implementação técnica da ferramenta. O desafio maior é construir uma cultura onde o registro de horas seja valorizado como parte essencial do sucesso coletivo, não como uma obrigação burocrática.

Como vimos até aqui, a transparência sobre os objetivos, o treinamento adequado, a integração com a cultura organizacional e a integração da ferramenta aos processos são pilares que sustentarão uma adoção bem-sucedida do timesheet. Ao demonstrar como ele beneficia a agência e os colaboradores, você transforma resistência em engajamento.

O Operand oferece todas as ferramentas necessárias para uma gestão de tempo inteligente, assertiva e eficaz. Contudo, o verdadeiro diferencial está na forma como sua agência implementa e cultiva a prática do registro.

Se você ainda não é cliente e gostaria de testar o timesheet e outros recursos disponíveis no sistema, crie uma conta teste totalmente gratuita e experimente o Operand por 7 dias!