A agência vive lidando com prazos apertados, retrabalho e múltiplas demandas? Então você já sabe: sem um bom planejamento estratégico, é impossível crescer com organização e resultado.

Para dar conta de tudo, é importante desenvolver um plano de ação que oriente o trabalho de todos os envolvidos na gestão de projetos. Somente dessa maneira será possível otimizar a rotina e melhorar a qualidade das entregas, entregando valor para os clientes.

Mas antes de entrar em ação, é preciso planejar de forma clara com base no histórico, nas metas e na capacidade de entrega da equipe. Por isso, produzimos um conteúdo para orientar você sobre como fazer um planejamento estratégico para agências. Assim, você e sua equipe podem obter resultados mais positivos, levando o negócio a outro patamar. Boa leitura!

Por que sua agência precisa de um planejamento estratégico?

Antes de pensar em como fazer um planejamento estratégico, é preciso compreender a importância deste conceito. 

O processo consiste na avaliação do potencial da empresa, na análise do contexto e na tomada de decisões sobre como os recursos serão alocados nos próximos trimestres ou em outro período.

É importante que o processo de construção do planejamento estratégico contemple:

• A definição de metas;
• A indicação de ações para alcançá-las;
• A previsão orçamentária ideal.

Na prática, quando o gestor sabe como fazer um bom planejamento estratégico para agências, ele também consegue viabilizar o crescimento sustentável do negócio.

Qual a importância de um bom planejamento? 

Estratégia vai muito além da definição de metas: ela requer um profundo conhecimento do seu negócio e, acima de tudo, a entrega e o compromisso de todos para a construção do futuro almejado.
A estratégia está intimamente relacionada ao propósito da agência. É ela que irá orientar as pessoas para que elas se sintam parte de um projeto maior e saibam exatamente qual a relevância da contribuição de cada um.

Benefícios de ter um planejamento estratégico

Certamente, você conhece o ditado popular: “em casa de ferreiro, espeto é de pau”, e sabe bem que essa lógica não faz sentido. Quem é especialista no assunto precisa mostrar expertise na administração do seu negócio também. 

Por isso vamos entender quais são as principais vantagens de aprender como fazer um planejamento estratégico!

Mais competitividade no mercado

Tenha em mente que desenvolver um planejamento estratégico para sua agência é buscar fortalecer sua organização, diferenciando-a das demais. Desse modo, você se posiciona no mercado, ganha inteligência de negócio e vantagem competitiva. Tudo isso em um cenário de disputa acirrada pela preferência do cliente.

Clareza e foco para sua equipe

Um bom planejamento estratégico faz da sua agência um case de sucesso, aumentando a competitividade dela e proporcionando o alinhamento do seu time ao propósito da empresa. 

Ou seja, não adianta direcionar esforços para construir as melhores estratégias, campanhas e projetos para os seus clientes, se você não obtém bons resultados para a agência e motivação e clareza para o time.

Melhora na execução e nos resultados

Além de construir o plano de ação para o próximo ano, é preciso garantir a execução, o acompanhamento e as adequações, se necessário. O gestor e seu time precisam manter o foco na gestão da agência – e não apenas nos projetos dos clientes – assegurando um ritmo saudável de crescimento.

Quais são os tipos de planejamento estratégico para agências

De maneira objetiva, é possível afirmar que o planejamento estratégico consiste em:

1. Definir claramente os objetivos da organização;
2. Desenvolver uma estratégia para o alcance esses objetivos;
3. Trabalhar com foco na implementação dessa estratégia.

Parece simples, contudo é importante destacar que existem diferentes tipos de planejamento estratégico para cada finalidade. Confira os principais! 

Planejamento organizacional

Consiste na identificação dos objetivos imediatos ou a longo prazo da empresa e na construção dos planos tático e operacional.

Este tipo de planejamento estratégico tem como foco o desenvolvimento de negócios específicos, que visam conquistar vantagem competitiva em um segmento.

Com isso, este modelo toma como base a missão da empresa, de tal modo que funciona como um guia para os demais planos. Isso porque norteia a atuação da companhia, ajudando-a a conquistar os resultados esperados.

Planejamento de profundidade

Este modelo é pautado pelo acompanhamento periódico para o alcance das metas, o que exige a renovação, o replanejamento e a atualização da estratégia.

O planejamento de profundidade deve ser usado, principalmente, em momentos de urgência ou diante de potenciais riscos, ou ameaças para a empresa. Isso porque ele orienta mudanças ágeis e significativas.

O principal objetivo deste tipo de planejamento é a redefinição das estratégias de uma forma simples, tomando como ponto de partida o que já foi pensado e as experiências obtidas com as ações executadas. 

Planejamento de abordagem

Esse tipo de planejamento explora metodologias clássicas ou contemporâneas para orientar a construção de um plano de ação consistente, sem lacunas. 

Ao usar uma metodologia clássica, como a Análise SWOT, os gestores exploram os melhores recursos e técnicas para buscar soluções para os problemas mapeados e outros que podem aparecer.

Já os métodos de abordagem contemporâneos, como o PM Visual ou Canvas de Projeto, também auxiliam na construção do planejamento estratégico. Eles propõem a decomposição das áreas do projeto em reuniões objetivas que duram um dia.

O Design Thinking, metodologia que propõe uma construção colaborativa, é outra abordagem utilizada. Neste modelo, as ideias e soluções são focadas nas demandas dos usuários, tornando-se mais assertivas.

Passo a passo: como fazer o planejamento estratégico para agência

1. Identifique seus stakeholders

Sempre que pensamos em como fazer um planejamento estratégico, o primeiro passo é identificar os grupos de pessoas ou entidades que participam dos processos ou são impactadas pelo trabalho.

Você precisa conhecer o perfil dos stakeholders, suas necessidades e expectativas. Desse modo, será possível, em alguma medida, gerenciar a influência de cada um na construção do sucesso da agência. 

Busque compreender os:

• Clientes: conheça o perfil, as demandas e as expectativas deles em relação ao trabalho da agência;
• Colaboradores: afinal, é por meio da entrega deles que você pode garantir a execução do planejamento estratégico;
• Parceiros estratégicos: fornecedores e prestadores de serviços, que viabilizam a entrega dos trabalhos para os clientes, podem formar um terceiro grupo de stakeholders. 

2. Defina uma identidade organizacional

Se você ainda não definiu uma identidade organizacional para a agência, a hora é agora. Caso já tenha, vale uma revisão. 

Lembrando que a identidade tem como alicerce três pilares: 

Mantenha os pilares da identidade organizacional da agência visíveis no ambiente de trabalho se o seu time trabalha de forma presencial. Em caso de um ambiente de trabalho híbrido ou remoto, busque reforçar esses pilares sempre que possível, em ações internas, e-mails e comunicações. 

Dessa forma, os colaboradores podem visualizar essa identidade com frequência, fazendo com que cada vez mais, os valores orientem a conduta de todos no dia a dia.

3. Faça uma análise do potencial da agência e do cenário

Para seguir na construção do planejamento estratégico da sua agência é importante conhecer o potencial dela em todos os aspectos. Você saberia levantar, por exemplo, o quanto a equipe pode entregar e em quanto tempo? 

Esse tipo de informação é fundamental. Afinal, dessa maneira, você tem condições de definir o número de projetos a serem executados em um dado período.

Se você usa uma ferramenta de gestão como o Operand, pode usar o timesheet para levantar esse tipo de informação.

Além disso, é importante conhecer o cenário: saber como está o mercado local e se  a economia pode facilitar ou não o alcance de novos clientes é indispensável.

Para este tipo de avaliação, você pode usar ferramentas como a Análise SWOT, descrita em detalhes em um dos tópicos deste artigo.

4. Mapeie os gaps e pontos de melhoria

Assim como é preciso conhecer o potencial da agência, reconhecer as falhas e lacunas dos processos e da estrutura interna faz parte do ciclo de construção do planejamento estratégico.

O Modelo de Lacunas (Gaps) é uma ferramenta que permite a análise dos critérios de desempenho de um produto ou empresa, como preço, qualidade, tempo de entrega e flexibilidade.

Desse modo, é possível usá-lo para mapear e compreender, a partir do olhar dos clientes, os pontos de melhoria necessários para agência, comparando-a com os concorrentes.

O objetivo é buscar no conjunto de critérios competitivos, que impactam na percepção de valor do cliente, aquele em que a agência está mais defasada em relação ao mercado.

5. Defina metas claras e alcançáveis

Feita a avaliação do potencial da agência e um diagnóstico do cenário atual do mercado, o próximo passo é definir as metas que irão orientar o trabalho do seu time. Essa etapa é especialmente importante porque indica o que deve ser feito e onde se deseja chegar.

Além disso, alguns objetivos requerem mais tempo de dedicação e trabalho, enquanto outros podem ser alcançados dentro de curto e/ou médio prazo.

Por exemplo, é possível definir metas visando o aumento do ticket médio em um dado percentual, a conquista de x novos clientes, entre outras.

Lembrando que as metas devem ser viáveis, com prazos realistas e indicadores bem definidos. Afinal, elas precisam ser quantificáveis, para facilitar o gerenciamento dos esforços e a visibilidade dos avanços conquistados por todos os envolvidos.

6. Determine objetivos estratégicos

Metas definidas! Agora é preciso elaborar os objetivos estratégicos do seu planejamento para a agência. Feito isso, é possível dividi-los em objetivos menores, conhecidos como táticos. Cada objetivo tático exige um plano de ação relacionado, que orienta a execução e o acompanhamento. 

Tenha em mente que você deve definir os objetivos estratégicos e os objetivos táticos, tomando como ponto de partida os planos de ação construídos para as atividades de nível tático.

Para facilitar a definição você pode usar a técnica das metas SMART, ferramenta que ajuda pessoas e empresas na construção dos seus objetivos.

Com objetivos desenhados, busque definir os indicadores. Eles são indispensáveis para a medição dos resultados da agência, permitindo a avaliação da situação atual e da projetada.

7. Desenvolva um plano de ação

Para orientar a execução das ações necessárias para o alcance dos objetivos e metas, você precisa montar um plano de ação no qual constem as atividades práticas que devem ser executadas. Busque mostrar “o que” e “como” deve ser conduzido. 

Além disso, pense em maneiras de mensurar as ações e os seus impactos nas metas e indicadores.

8. Compartilhe com o time

Muito bem! Planejamento estratégico construído, é hora de compartilhar o resultado com os colaboradores da agência. Faça uma apresentação detalhada para as áreas da agência, mostrando qual será a contribuição de cada um. 

Na prática, esse momento é importante para validar o que foi estruturado, bem como engajar o time nas entregas de todas as etapas.

9. Acompanhe a execução e mantenha ajustes constantes

Sem delongas, hora de colocar o planejamento em prática. Para auxiliar na organização e no controle das tarefas, o gestor pode usar diferentes técnicas e ferramentas. A matriz GUT – Gravidade, Urgência e Tendência – pode ajudar na definição de prioridades. 

Já para o controle das ações planejadas é possível adotar o Plano de Ação 5W2H. Ele consiste, basicamente, em prever: 

• O quê?
• Por quê?
• Quando?
• Quem?
• Como?
• Onde?
• Quanto?

As respostas fornecem as informações essenciais para a organização dos processos e execução das atividades planejadas.

De outro modo, é igualmente importante buscar uma ferramenta que centralize todas essas informações em um só lugar. Com o uso de um sistema de gestão, como o Operand, o gestor ganha condições de ter uma visão 360° da agência. 

Ou seja, pode monitorar indicadores e resultados e planejar intervenções e mudanças de estratégia, sempre que necessário. 

Ferramentas que potencializam sua estratégia

Análise SWOT para entender forças e fraquezas

Antes mesmo de fazer o planejamento estratégico para agências, destacamos a importância de avaliar o potencial dela e o momento do mercado. Uma das melhores ferramentas para fazer este tipo de análise é a SWOT, sigla para Strengths, Weaknesses, Opportunities e Threats.

A estrutura da ferramenta visa auxiliar na identificação de oportunidades no mercado que sejam compatíveis com as suas capacidades internas (forças.) Além disso, facilita o mapeamento das fraquezas da empresa na busca de possíveis ameaças.

Veja, no quadro a seguir, como identificar esses elementos.

Análise PEST para mapear influências externas

Para fazer um planejamento estratégico consistente, a Análise PEST, embora pouco conhecida, é uma ferramenta importante. Isso porque ela destaca os aspectos políticos, socioculturais, econômicos e tecnológicos que podem influenciar uma empresa. Aliás, a nomenclatura da análise deriva, justamente, do acrônimo para Política (P), Economia (E), Social (S) e Tecnologia (T).

Em uma segunda versão, com o acréscimo da análise dos fatores Ambientais (A) e Legais (L), também é conhecida como Análise Pestal.

Esse é o momento de mapear, por exemplo, se existe alguma lei que seja capaz de orientar ou influenciar o funcionamento e a gestão da agência de alguma forma. 

Além disso, este tipo de análise também convida o gestor a refletir sobre o comportamento e as demandas do cliente. Desse modo, ele pode planejar novas ações direcionadas para o engajamento dos parceiros e a satisfação deles. 

Objetivos da Análise PEST

Basicamente, o objetivo deste tipo de análise é trabalhar cada um de seus pontos-chave, de modo que o gestor e o seu time possam avaliar as estratégias e os melhores caminhos a serem seguidos.

Sendo assim, a análise PEST permite:

• Mapeamento de ameaças que podem dificultar a execução do plano;
• Identificação de oportunidades no mercado;
• Desenvolvimento de uma visão mais objetiva sobre o mercado no qual a agência está.

Como fazer a análise PEST ou Pestal?

Esse tipo de avaliação se torna muito mais assertiva quando é realizada em grupo, embora o próprio gestor tenha condições de analisar cada aspecto a partir da sua perspectiva sobre o negócio.

O fato é que engajar o time na análise também faz com que os profissionais se sintam parte do negócio. Portanto, vale contar com a participação deles.

Para conduzir a análise, é preciso tomar como ponto de partida a matriz PEST ou Pestal e refletir sobre cada um dos fatores, que representam as forças externas capazes de afetar o seu negócio.

Para realizar uma Análise Pest adequada, lembre-se que, além de identificar os fatores, é preciso avaliar cada um deles. Portanto, pergunte-se: “Quais são os potenciais impactos do fator Y na agência? E quais são as ameaças e oportunidades?”.

Business Model Canvas para estruturar o modelo de negócio

Essa é mais uma das abordagens possíveis para quem deseja saber como fazer um planejamento estratégico para empresas. O Business Model Canvas é uma ferramenta de gestão e comunicação da estratégia.

De maneira objetiva, ela ajuda a descrever e pensar sobre como a organização cria, entrega e captura valor de seus consumidores. A estrutura do modelo Canvas é baseada em nove blocos distintos, que orientam a descrição e análise da lógica organizacional.

Como preencher o Business Model Canvas?

Segmentos de consumidores: nesse bloco é preciso descrever quais os consumidores a organização busca atender. Vale detalhar aspectos como as necessidades e comportamentos semelhantes, diferenciando os grupos de clientes. Desse modo, a agência poderá se preparar para atender todos.

Proposta de valor: é hora de indicar qual o elemento a agência entrega e cria valor para o consumidor, aquilo que atende à demanda dele. A proposta de valor costuma oferecer vários diferenciais como novidade, customização, preço, redução de custos e conveniência.

Canais: aponte os principais pontos de contato com o cliente, usados para entregar os serviços e decisivos para a sua experiência e percepção de valor.

Relacionamentos com os consumidores: a agência deve detalhar qual tipo de relacionamento deseja manter com os consumidores, desde relacionamentos pessoais até relacionamentos automatizados. Este tópico está relacionado aos objetivos de aquisição, retenção e o aumento de vendas.

Fontes de receitas: indique de que maneira a agência costuma cobrar pelos serviços e projetos, elencando as principais receitas da empresa. É importante listar as diferentes formas de precificação e cobrança como FEE mensal, por hora e por job.

Recursos-chave: neste bloco você deve elencar os recursos-chave fundamentais para a entrega de valor ao cliente. Eles podem ser: recursos físicos, como ativos, até recursos financeiros, intelectuais, humanos. Destaque se eles são próprios, terceirizados ou contratados.

Atividades-chave: indique as principais atividades que a agência realiza para entregar valor ao cliente, desde a produção de eventos até a consultoria de marketing, se for o caso. Tudo o que você e seu time realizam deve estar aqui. 

Parceiros-chave: aponte os fornecedores e profissionais parceiros que ajudam a agência a conduzir os trabalhos e entregar valor para o cliente.

Estrutura de custos: por fim, este é o bloco no qual devem constar todos os custos necessários para a operação da agência. 

Balanced Scorecard para fazer o mapa estratégico da empresa

Desenvolver um mapa estratégico, que seja capaz de orientar a execução das ações previstas, é quase mais importante do que ter uma estratégia. Afinal, se não for bem executado, o planejamento perde todo o sentido. 

Daí a importância de construir o mapa estratégico, que pode ser orientado pela metodologia do Balanced Scorecard (BSC), baseada em quatro pilares principais:

As quatro perspectivas do Balanced Scorecard se relacionam entre si. A satisfação dos clientes leva à obtenção de ótimos resultados financeiros. 

Contudo, para atender os clientes com sucesso é preciso ter uma excelente eficiência nos processos internos. Afinal, são eles que viabilizam a entrega dos trabalhos e serviços e da proposta de valor.

Para conquistar alta performance e uma excelente eficiência operacional, é preciso investir no desenvolvimento de competências e nos sistemas de informação. É a partir do uso deles que as pessoas têm condições de conduzir os processos internos com sucesso.

Ao usar a metodologia do Balanced Scorecard, é possível definir:

1. Objetivos de aprendizado
2. Objetivos internos
3. Objetivos de clientes
4. Objetivos financeiros

Lembrando que todos esses objetivos devem conduzir o time até à visão da agência.  

Fatores críticos de sucesso e indicadores de performance

Se você ficar em dúvida na hora de definir os indicadores de performance corporativa, saiba que a metodologia dos “fatores críticos de sucesso” pode ajudá-lo.

Como o nome sugere, o conceito se baseia na ideia de que existem entre três e seis fatores que podem ser considerados essenciais para o sucesso de uma empresa. São eles que apontam o que deve ser medido e monitorado. Daí a importância de conhecê-los.

Quais os fatores críticos de sucesso para uma agência?

Retenção e satisfação dos clientes: como sabemos, manter clientes é muito menos custoso do que captar novos. Portanto, investir em processos que garantam a fidelização dos clientes é priorizar a sustentabilidade e o crescimento do negócio. Afinal, um cliente satisfeito pode recomendar seus serviços e trazer novos parceiros.

Qualidade dos trabalhos: impactar o cliente com entregas acima do esperado também é fundamental. Priorize a entrega dos jobs dentro do prazo, atendendo aos requisitos do briefing e superando as expectativas dos clientes.

Profissionais qualificados e reconhecimento: ter um time qualificado e experiente não só melhora a qualidade dos jobs e o ritmo de andamento dos projetos como também passa mais segurança para o cliente. Além disso, é importante investir no desenvolvimento de carreira, reconhecendo a performance dos colaboradores e incentivando o crescimento deles.

Produtividade dos profissionais: saber que o tempo e a expertise dos colaboradores estão sendo bem aplicados é muito importante. Afinal, o recurso humano é um dos mais valiosos para a agência. Sendo assim, quando o time consegue manter uma média de produtividade adequada, ele tem condições, inclusive, de absorver novos projetos.

Conhecimento e percepção da marca: investir no desenvolvimento da marca da agência é o que pode levar a empresa a se destacar entre tantas outras. Faça o possível para divulgar os trabalhos realizados e a proposta de valor da empresa. Mantenha a sua marca na mente do consumidor.

Gestão de processos com apoio de tecnologia

Pode ser que você ainda não tenha se dado conta da importância da eficiência operacional e da manutenção de uma gestão de processos otimizada e fluida. Mas, esse é um dos segredos para fazer a agência executar com sucesso tudo o que está detalhado no planejamento estratégico.

Com o uso de um sistema como o Operand e a partir da gestão adequada de processos e atividades – com tarefas, informações atualizadas automaticamente e ampla visibilidade do desempenho do time – o gestor tem condições de avaliar a assertividade do que foi proposto e identificar o que não está funcionando na estratégia traçada.

Além disso, é possível acompanhar o status das atividades de forma rápida e transparente, com poucos cliques. Na prática, cria-se um ambiente colaborativo, com o uso do sistema, já que cada colaborador tem acesso à plataforma e os processos podem ser criados e compartilhados com todos os envolvidos.

Dependendo do ritmo de trabalho e da produtividade, é possível ainda alterar os prazos de entrega, comunicando rapidamente os profissionais.

Esses e outros recursos do Operand podem ajudar (e muito) nos planos táticos e operacionais, facilitando a execução do planejamento estratégico. Portanto, busque investir em ferramentas que otimizem o fluxo de processos, garantindo organização, controle e flexibilidade à gestão da agência.

Tudo para que seja possível entregar o melhor ao cliente e cumprir com o planejado.

Uma nova mentalidade para crescer com estratégia

Saber como fazer um planejamento estratégico para agências é dar o primeiro passo para estruturar o crescimento da empresa, de maneira consistente e assertiva. Seja para os gestores, seja para os colaboradores, ter essa visão de onde se deseja chegar e como esse caminho deve ser percorrido até lá torna o trabalho mais simples, produtivo e assertivo

Isso porque a construção de um planejamento estratégico exige a definição de uma intenção ou ambição estratégica, que seja capaz de motivar as pessoas a trabalharem pelos objetivos e metas descritos.

Uma vez construído o planejamento, o desafio do gestor é reconhecer que a agência precisa de fôlego para realizar tantos desafios. É necessário alavancar seus recursos e pessoas para que as entregas surpreendam e fidelizem os clientes. Dessa maneira, será possível cumprir a trajetória de trabalho e crescimento entre a situação atual e a almejada.

Tão importante quanto o planejamento estratégico é a capacidade da agência de  mobilizar os profissionais do seu time, para que eles estejam sempre atentos aos novos desafios e sejam capazes de gerar novas vantagens competitivas.

Na prática, os objetivos e metas corporativos propostos no planejamento estratégico precisam encontrar respaldo nas ambições dos profissionais envolvidos. É o envolvimento deles que irá fazer a diferença para o alcance da visão da agência.

Coloque seu planejamento em prática

Além do engajamento, o uso da tecnologia é igualmente fundamental. A adoção de um sistema de gestão pode facilitar muito a execução do planejamento estratégico e a organização das rotinas da agência.

Isso porque um software fornece os melhores recursos para o acompanhamento das entregas e comunicação entre os membros do time. É possível conquistar agilidade, qualidade, flexibilidade e produtividade: tudo o que o gestor, os profissionais e os clientes querem.

E para colocar em prática tudo o que você aprendeu até aqui, que tal um Kit completo de Planejamento Estratégico para agências? Criamos um template com os principais pontos para um planejamento objetivo e assertivo, que contém: Matriz SWOT, Definição de OKRs e Plano de Ação 5W2H. É gratuito, clique aqui e baixe agora!