Como otimizar a produção na agência para evitar as famosas “noites de pizza”

Nós amamos pizza e sabemos que você também pode amar. Mas a conversa não é para você deixar de comer pizza. Todos nós já passamos por isso. Chegou um job importante, de um cliente grande, com um prazo meio curto (às vezes nem tão curto assim). E por algum motivo o processo começou a parecer que ia demorar mais do que o prazo. No fim das contas o pessoal precisa ficar até mais tarde. Pede-se uma pizza e o trabalho segue noite adentro para entregar a tempo. Descubra como otimizar a produção na agência para poder ir para casa mais cedo (apesar de gostar de pizza).

Não seja o superheroi forever alone

Para muitos profissionais, virar a noite trabalhando gera até uma sensação de satisfação e missão cumprida. Por um tempo, a dedicação quase exclusiva ao trabalho infla o ego e o faz pensar: “Salvei o cliente e entreguei no prazo!”

Mas a real é que este tipo de prática, a médio e longo prazo, leva à exaustão, simplesmente porque não é saudável.

A experiência de se “virar em uma noite” com a galera da agência para dar conta do desafio pode, sim, ser bacana. Afinal, durante a noite, não tem entra e sai de pessoas. Outros vilões da produtividade também descansam: o telefone não toca e o e-mail não emite notificações a cada dois minutos. Além disso, quando é preciso virar a noite, também rola aquela pizza gostosa! E um bom papo com os colegas que continuam ali: focados no propósito de entregar tudo em tempo. Mas, nem o sentimento de ser um super-herói publicitário 24 horas por dia, nem a ausência das distrações e nem os momentos bacanas das noites de virada, justificam tanto esforço.

Não deixe virar rotina. Descansar é preciso!

Sabemos que existem trabalhos que demandam de mais horas de trabalho. E que ainda há alguns destes que até preferimos ficar a noite toda para garantir um bom resultado ou para fazer algo diferente e inovador. Contudo, estes dias são cansativos. Sentimos falta de nossas casas e camas, afinal precisamos de um merecido descanso e a maioria dos jobs não exigem esse nível de esforço. Portanto, quando estas noites deixam de ser eventualidades e se tornam rotina, é preciso repensar o processo de trabalho para otimizar a produção na agência.

Aprenda a se organizar

Dá para fazer muito mais nas 8 horas diárias de trabalho. O caminho é aprender a se organizar. Eleger prioridades e uma delas, sem dúvida, é a saúde e a motivação de todos. Então, vale tentar e fazer com que noites bem dormidas sejam mais frequentes do que as noites de pizza 😉

 

 

O primeiro lugar para inspecionar é justamente a primeira etapa do trabalho, o briefing. A equipe de atendimento precisa passar de forma concisa e coesa as necessidades e desejos do cliente. Desde os aspectos mais técnicos, até os mais subjetivos e abrangentes.

Otimizar a produção na agência necessita de um bom briefing. Um briefing bem elaborado não pede apenas a criação de uma peça. Mas já indica ideias estratégicas vindas da análise do cliente. Além disso, dispor todas as informações relevantes de uma forma organizada e completa faz com que o trabalho fique mais focado e preciso. Com este briefing bem estruturado, as ideias provenientes de um brainstorm ou do processo de criação podem ser validadas constantemente, evitando retrabalhos e inclusive diminuindo futuras alterações.

Já imaginou um mundo com menos alterações?

Analise. Analise e Analise. Otimizar a produção na agência exige análise.

O próximo passo para garantir trabalhos mais rapidamente executados é analisar as reuniões e brainstorms. Se você costuma realizar estas atividades, é fácil perceber quanto tempo gastamos discutindo fatores importantes. E às vezes não tão importantes para os jobs. Contudo, é possível organizar e pautar estes momentos de forma a aproveitar o máximo que eles têm a oferecer e ainda reservar mais tempo para a execução do trabalho.

A guidelines podem te ajudar. E muito!

Crie guidelines para cada reunião e organize o conteúdo por prioridades, mas não se esqueça de alocar um tempo específico para cada tópico e o máximo para a duração total. Assim, além de garantir uma discussão focada em questões realmente importantes, você determina um período para discuti-las e logo em seguida agir.

Faça uma lista e tenha disciplina!

Também é muito válido planejar melhor o seu dia. Faça uma lista com tudo o que precisa ser feito. Para facilitar, coloque às tarefas em uma ordem sequencial e numérica. Mantenha seu foco apenas para o que está na lista. Se surgir uma demanda emergencial, inclua-a e reordene a relação, mas não a perca de vista. Com uma boa dose de disciplina, é possível levar o planejamento ao pé da letra e focar na sua execução. Cuidado para não cair na armadilha de fazer mais de uma coisa ao mesmo tempo. Desta forma vai ser impossível otimizar a produção na agência.

Mantenha a equipe alinhada e engajada com o objetivo

Outro elemento importante para realizar os jobs nos prazos e evitar noitadas na agência é a cultura da equipe. Todas as pessoas precisam estar alinhadas com o objetivo e se comunicando bem para que o trabalho tenha um fluxo contínuo e com menos paradas no processo de execução.

Talvez o principal ponto para que a cultura de uma agência contribua para a velocidade de trabalho seja a transparência entre os colegas de trabalho. Cada um precisa ter noção de suas responsabilidades e capacidades, mas, mais importante, precisa saber dividir e se abrir para a equipe.

Deixe a equipe confortável para dizer não

Um criativo não está conseguindo desafogar o trabalho? Faça com que ele se sinta livre para contar isto para todos, para que assim o time possa ajudá-lo a executar suas tarefas. A produção tem um impedimento por um problema com o fornecedor? A equipe precisa estar toda informada disso para que, como um todo, a agência se prepare e adapte às situações delicadas. Team Play é extremamente importante.

Não tente fazer tudo ao mesmo tempo

Uma outra questão importante é realizar muitas tarefas ao mesmo tempo. Multitasking pode matar sua produtividade! Quem faz tudo ao mesmo tempo não faz nada com qualidade em tempo nenhum. Quando tiver uma tarefa para fazer, estabeleça o tempo (30 minutos, 40 minutos, 1 hora). Desligue tudo e se concentre nesta atividade durante o tempo predeterminado. Se precisar se estender, faça uma pausa e volte com fôlego para conclui-la.

Utilize a tecnologia ao seu favor

Por fim, caso você queira maneiras mais práticas de criar esta cultura de colaboratividade e transparência, adotando as estratégias que falávamos anteriormente, pense em utilizar um software. Parece estranho imaginar uma máquina te ajudando a realizar algo extremamente “humano”, mas existem softwares voltados para agências que pensam exatamente na cultura de trabalho, na participação do time e na gestão de tempo. E este é o propósito do nosso software, o Operand. Entre muitas coisas ele ajuda a otimizar a produção na agência.

Um software desenvolvido para ajudar a equipe a trabalhar de forma unida, dividindo as tarefas e ajudando a controlar a execução dos jobs. Ficou interessado? Acesse o nosso site para saber mais 😉