Como usar a IA para criar briefings que funcionam

Os briefings são a base de qualquer job bem-sucedido. Um bom briefing orienta, inspira e resolve problemas. Por outro lado, um briefing mal estruturado gera retrabalho, frustrações e desperdício de recursos. Nesse contexto, a inteligência artificial surge como uma poderosa aliada. Aprender como usar a IA para criar briefings pode trazer grandes vantagens na produtividade e qualidade do trabalho.

Segundo dados do projeto Better Briefs, 78% dos profissionais de marketing acreditam que entregam briefings claros e estratégicos. No entanto, apenas 5% das agências concordam com essa afirmação. O descompasso evidencia a urgência de entender como usar a IA para criar briefings assertivos.

Além disso, estima-se que briefings ineficientes custem à economia global cerca de 200 bilhões de dólares por ano em oportunidades desperdiçadas. Isso mostra que o problema não é pontual, mas sim estrutural. Por isso, deve ser enfrentado com novas abordagens.

Portanto, ao utilizar as ferramentas de IA para apoiar a criação de briefings, você torna o processo mais ágil, estratégico e completo, potencializando o foco e a criatividade das pessoas. Neste artigo, mostramos como usar a IA para estruturar briefings assertivos, prontos para serem inseridos no seu fluxo de trabalho, como no Operand.

Transforme o briefing em um ponto de força da agência.

Como usar a IA como assistente no dia a dia das equipes

A inteligência artificial tem sido cada vez mais integrada ao cotidiano dos profissionais de comunicação, marketing e gestão de projetos. 

Você pode aproveitar diversas ferramentas de IA generativa para agilizar uma etapa essencial do seu fluxo de trabalho: a criação de briefings. Entre as principais opções disponíveis estão:

• ChatGPT (OpenAI): ideal para gerar estruturas completas de briefing e refinar prompts; 
• Claude (Anthropic): excelente para análises estratégicas e criação de conteúdo estruturado; 
• Gemini (Google): eficiente para pesquisas de mercado e análise de dados integrados;  
• Copilot (Microsoft): útil para profissionais que já utilizam o pacote Office; 
• Perplexity: especializado em pesquisas contextuais e validação de informações. 

Dessa forma, independentemente da ferramenta escolhida, o processo permanece o mesmo: você usa a IA para gerar versões iniciais mais completas e estratégicas, personaliza as informações específicas do projeto, e pode inserir o material otimizado diretamente no job dentro do Operand.

Como resultado, você obtém equipes mais alinhadas, execuções mais assertivas e economia de tempo em tarefas repetitivas.

Por que criar briefings com o apoio da IA?

Um bom briefing é o ponto de partida de qualquer job bem-sucedido. Ele organiza informações, define expectativas, evita retrabalhos e alinha todos os envolvidos no projeto.

Nesse contexto, a IA pode ajudar a dar forma e profundidade a esse documento, inclusive quando o tempo é curto ou quando há dificuldade em estruturar todas as perguntas necessárias. Com o apoio de prompts bem construídos, você consegue criar um briefing completo com agilidade, clareza e direcionamento estratégico.

Veja alguns benefícios de usar a IA na criação de briefings:

• Geração rápida de estrutura base para o briefing;
• Otimização do tempo da equipe de atendimento e planejamento;
• Redução de falhas de comunicação entre áreas;
• Criação de versões adaptadas para diferentes perfis de clientes ou tipos de projeto;
• Modelo de briefing validado pronto para ser incluído no job ou campanha do sistema;
• Estímulo à visão estratégica do projeto desde o planejamento.

Qual é a estrutura de um briefing ideal?

Antes de explorar como a IA pode ajudar, é importante relembrar o que não pode faltar em um bom briefing. Independentemente do tipo de job, a estrutura básica deve conter:

1. Informações gerais do cliente e do projeto
2. Objetivo da campanha, ação ou job
3. Público-alvo
4. Mensagem principal e tom de voz
5. Canais de veiculação
6. Prazos e entregas esperadas
7. Referências visuais ou conceituais
8. Restrições (legais, de branding etc.)
9. Orçamento, quando aplicável

Esses pontos são o alicerce de qualquer briefing bem construído. Agora, vamos entender como usar a IA para te ajudar a levantar e organizar essas informações de maneira eficiente.

Criando prompts estratégicos para briefings

O sucesso no uso da IA para criar briefings depende, essencialmente, da qualidade dos prompts. Na prática, eles funcionam como roteiros detalhados que orientam a IA a produzir resultados precisos e relevantes.

Estrutura de um prompt eficaz

Um prompt estratégico deve conter elementos específicos capazes de direcionar a IA para o resultado desejado:

#1 Contexto claro

Defina o cenário, tipo de projeto e segmento de mercado. Por exemplo: “Estou criando um briefing para uma campanha de lançamento de produto no setor de tecnologia”.

#2 Objetivo específico

Seja preciso sobre o que você espera como resultado. “Preciso de um briefing completo que inclua análise de público-alvo, posicionamento e estratégia de comunicação”.

#3 Parâmetros definidos

Estabeleça limitações e diretrizes. “O briefing deve ser adequado para uma campanha de 3 meses, com foco no público jovem adulto, entre 25 e 35 anos”.

#4 Formato desejado

Especifique como a informação deve ser apresentada. “Organize o briefing em seções claramente definidas, com perguntas estratégicas para cada tópico”.

Exemplo prático de prompt para briefing

“Atue como um estrategista de marketing experiente e crie um briefing completo para [TIPO DE PROJETO]. O briefing deve incluir:

1. Análise do cenário atual
2. Definição de objetivos SMART
3. Mapeamento de público-alvo
4. Estratégia de posicionamento
5. Cronograma de execução
6. Métricas de sucesso

Considere que o cliente é [SEGMENTO] e o projeto tem duração de [PRAZO]. Inclua perguntas estratégicas para cada seção que ajudem a refinar a estratégia durante o desenvolvimento.”

Estrutura de um briefing completo

Um briefing assertivo deve seguir uma estrutura lógica e abrangente que contemple todos os aspectos essenciais do projeto. A IA pode ajudar a garantir que nenhum elemento importante seja esquecido.

A seguir, apresentamos os elementos fundamentais que você deve considerar, se deseja aprender como usar a IA para criar briefings assertivos.

Contexto e cenário: esta seção deve apresentar o ambiente no qual o projeto será desenvolvido, incluindo situação atual da marca, mercado e concorrência.

Objetivos e metas: definição clara do que se pretende alcançar, utilizando métricas específicas e mensuráveis.

Público-alvo: descrição detalhada do perfil demográfico, psicográfico e comportamental do público que será impactado.

Posicionamento: como a marca ou produto deve ser percebido pelo público-alvo.

Estratégia de comunicação: definição do tom de voz, linguagem e abordagem comunicacional.

Cronograma: fases do projeto com prazos bem definidos.

Recursos e limitações: orçamento disponível e possíveis restrições.

Métricas de sucesso: indicadores que permitirão avaliar o desempenho do projeto.

Passo a passo: como usar a IA para criar briefings eficientes

A IA pode ser especialmente útil para criar templates personalizados de briefing que se adaptem a diferentes tipos de projeto. Ao fornecer informações básicas sobre o projeto, a ferramenta pode gerar uma estrutura completa com perguntas direcionadas para cada seção.

Para isso, o processo de criação de briefings com IA deve ser sistemático e iterativo. A seguir, apresentamos uma metodologia prática para implementar essa abordagem:

Passo 1: Preparação das informações base

Antes de iniciar o diálogo com a IA, organize as informações essenciais que você já possui sobre o projeto. Isso inclui dados sobre o cliente, objetivos preliminares, prazo e orçamento disponível.

Passo 2: Criação do prompt inicial

Desenvolva um prompt abrangente que contemple o contexto do projeto e as expectativas de resultado. Use a estrutura apresentada anteriormente como base.

Passo 3: Interação iterativa

Utilize a IA em uma abordagem de refinamento progressivo. Comece com questões amplas e vá afunilando para aspectos mais específicos conforme as respostas forem sendo geradas.

Passo 4: Validação e ajustes

Revise o briefing gerado pela IA e faça ajustes necessários. Lembre-se de que a IA é uma ferramenta de apoio, portanto a validação humana é essencial para garantir relevância e precisão.

Passo 5: Uso de ferramentas de gestão

Após finalizar o briefing, insira-o no seu sistema de gestão de projetos, como o Operand, para centralizar informações e facilitar o acompanhamento.

Prompts práticos de briefings para diferentes tipos de projetos

Para campanhas publicitárias

“Crie um briefing para uma campanha publicitária de [PRODUTO/SERVIÇO] direcionada para [PÚBLICO-ALVO]. A campanha deve durar [PRAZO] e tem como objetivo principal [OBJETIVO]. Inclua:

– Análise de mercado e concorrência
– Proposta de valor única
– Estratégia de mídia
– Cronograma de produção
– KPIs de performance”

Para projetos de branding

“Desenvolva um briefing para projeto de branding de [EMPRESA/MARCA]. O projeto deve contemplar [ESCOPO] e ser finalizado em [PRAZO]. Considere:

– Identidade visual atual
– Posicionamento desejado
– Arquitetura de marca
– Aplicações práticas
– Diretrizes de uso”

Para estratégias digitais

“Elabore um briefing para estratégia digital de [CLIENTE] no setor [SEGMENTO]. O foco deve ser [OBJETIVO] com implementação em [PRAZO]. Inclua:

– Diagnóstico digital atual
– Estratégia de conteúdo
– Plano de mídia paga
– Cronograma de publicações
– Métricas de engajamento”

Templates inteligentes: como usar a IA para criar briefings personalizados

Uma das maiores vantagens da IA na criação de briefings é a possibilidade de desenvolver templates inteligentes que se adaptam automaticamente a vários contextos. Isso significa que você pode criar um “prompt master”, que será apenas ajustado com informações específicas do cliente e projeto. Veja como fazer isso nos próximos passos: 

Criando seu template personalizado

Desenvolva um template que contemple os tipos de projetos mais comuns na sua operação. Este template deve incluir:

• Variáveis que podem ser facilmente substituídas;
• Perguntas estratégicas predefinidas;
• Estrutura flexível que se adapta a diferentes escopos;
• Seções opcionais que podem ser incluídas conforme necessário.

Exemplo de template adaptável

“BRIEFING [TIPO DE PROJETO] – [CLIENTE]

CONTEXTO:
– Segmento: [SEGMENTO]
– Situação atual: [SITUAÇÃO]
– Desafio principal: [DESAFIO]

OBJETIVOS:
– Objetivo principal: [OBJETIVO]
– Objetivos secundários: [OBJETIVOS]
– Prazo: [PRAZO]
– Orçamento: [ORÇAMENTO]

PÚBLICO-ALVO:
– Perfil demográfico: [DEMOGRAFIA]
– Comportamento: [COMPORTAMENTO]
– Necessidades: [NECESSIDADES]

[SEÇÕES ESPECÍFICAS CONFORME TIPO DE PROJETO]”

Medindo o sucesso dos briefings criados com IA

A implementação de IA na criação de briefings deve ser acompanhada de métricas que permitam avaliar a eficácia da abordagem. Veja quais indicadores monitorar:

Indicadores quantitativos Tempo de criação de briefingNúmero de revisões necessáriasTaxa de aprovação na primeira versãoTempo de execução do projeto

Indicadores qualitativos Clareza das informaçõesCompletude do briefingSatisfação da equipeResultados finais do projeto

Do briefing ao job no Operand

Depois de gerar o briefing com a IA, o próximo passo é inserir esse conteúdo diretamente no job ou projeto dentro do Operand. Com isso, toda a equipe envolvida já acessa as informações atualizadas, dentro do mesmo fluxo de trabalho, sem precisar trocar de ferramenta ou buscar documentos soltos.

Esse processo:

• Centraliza as informações essenciais do projeto;
• Facilita o acompanhamento pelas lideranças;
• Dá mais clareza para os times de criação e execução;
• Reduz idas e vindas de aprovação;
• Garante histórico organizado para futuras consultas.

Na prática, a IA funciona como um auxiliar que economiza tempo e potencializa o uso do Operand como ferramenta de gestão de projetos.

Conclusão

A utilização de inteligência artificial para criar briefings assertivos representa uma evolução natural no processo de gestão de projetos. Ao combinar a capacidade analítica da IA com a expertise humana, é possível desenvolver briefings mais completos, precisos e estratégicos.

Com essa abordagem, além de otimizar o tempo dedicado à criação de briefings, a agência eleva a qualidade dos documentos produzidos. Como resultado, a gestão de projetos tende a ser mais exitosa, aumentando a percepção de valor e a satisfação dos clientes.

Para profissionais e agências que buscam competitividade no mercado, dominar o uso da IA na criação de briefings é estratégico e imperativo. O futuro da gestão de projetos está na integração inteligente entre tecnologia e expertise humana. 

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