Na prática, quando um gestor de agência se vê imerso em uma rotina marcada por muitos processos e demandas, profissionais para orientar, clientes para atender e objetivos para alcançar, dar conta de tudo parece missão impossível. Mas não é. Tudo se torna muito mais simples, a partir do momento que novas ferramentas de administração entram em cena. Para ter uma visão gerencial holística, o ideal é usar um software de gerenciamento. Já para tarefas e atribuições, um aplicativo que cumpre essa função pode ser a melhor alternativa. Mas, como saber quais as diferenças entre sistema de gestão e gerenciador de tarefas? Será que isso realmente importa?

Por que entender as diferenças entre um sistema de gestão e gerenciador de tarefas?

Você pode até pensar que não, mas essa distinção é altamente esclarecedora, especialmente porque a escolha de usar um ou outro impacta diretamente nos processos da agência.  Embora ambos sejam usados para acompanhamento de processos e prazos, cada um tem suas particularidades.

É fundamental conhecê-las para que as soluções tecnológicas não sejam usadas de forma equivocada. Só conhecendo as diferenças e o papel de cada uma delas você terá base para escolher aquela que melhor se adapta à realidade e às necessidades da agência.

Entretanto, o objetivo das duas ferramentas é um só: evitar gargalos na rotina produtiva da equipe. Confira, a seguir, os prós e os contras de cada uma!

#1 Gerenciador de tarefas: entendendo a proposta

Sabe aquela lista extensa de pautas e projetos? Pois bem, muito possivelmente cada job listado tem um time responsável, e cada profissional tem suas tarefas. Agora, como isso está organizado na agência? Em um planilha, em um quadro, em um documento compartilhado? Seja onde estiver, possivelmente está confuso e difícil entender quem faz o quê, para quando, porque, com qual objetivo. É justamente com a proposta de atribuir tarefas e acompanhá-las, sem complicação, que o gerenciador de tarefas foi criado. Ele permite listar e organizar as tarefas que serão executadas na agência, de tal forma que os profissionais estejam cientes do que é prioridade. Assim, ninguém mais tem desculpa para cair na armadilha dos deadlines perdidos.

Para fazer as entregas dentro do cronograma desenhado, com a qualidade esperada, é fundamental ter um gerenciador de tarefas. Para que oriente a equipe quanto aos deadlines e as prioridades de cada job.

#2 Funcionalidades: definição de prioridades é uma das principais

Basicamente, as funcionalidades oferecidas por essas ferramentas são bem parecidas, a grande diferença é que algumas são mais direcionadas para a organização de equipes, outras são voltadas para profissionais autônomos que buscam por uma melhor administração de sua rotina.

Abaixo, listamos algumas de suas funções mais utilizadas.

• Planejamento de projetos:

O fluxo de atividades em um gerenciador de tarefas está conectado à a etapa de planejamento. Ou seja, após a definição dos objetivos, defini-se um cronograma com as datas de cada etapa. O próximo passo é executar as tarefas e atualizar quando necessário.

• Mostra a fase atual do projeto:

Já pensou acessar uma plataforma e visualizar o status do projeto com facilidade? Pois bem, já é possível! Com um gerenciador de tarefas você sabe com precisão em que fase cada um está. Dessa forma, também fica fácil organizar melhor as demandas e controlar o tempo gasto para a execução das tarefas.

• O que é prioridade? Fácil responder!

Como as refações são frequentes na rotina diária de uma agência, muitas vezes fica difícil saber o que fazer primeiro. Para simplificar, os gerenciadores listam as tarefas por grau de prioridade, indicando a importância de cada uma. Os profissionais do time ficam bem pautados e orientados.

• Coordenação de tarefas em grupo:

Alguns modelos trazem essa função. Ou seja, eles permitem que as tarefas fiquem visíveis para os membros daquele grupo de trabalho ou de determinado projeto. Alguns softwares oferecem até chats para troca de informações, enquanto outros exibem as atividades definidas para cada colaborador.

• Alerta para atividades não concluídas:

Quando um colaborador não entrega uma atividade dentro do prazo, ele recebe notificações contínuas via SMS no celular ou via e-mail até que a tarefa seja concluída. Impossível esquecer!

#3 Boas razões para investir em um gerenciador de tarefas

A maioria dos gestores de agência busca um gerenciador de tarefas porque precisa manter a empresa organizada. Mais do que isso: deseja dar conta de tudo o que precisa ser feito. E, para tanto, quer garantir a produtividade e a organização do time. Mas será que as diferenças entre sistema de gestão e gerenciador de tarefas são tão significativas assim? Uma boa maneira de saber é analisar os benefícios de um bom gerenciador. Veja!

• Simplifica a comunicação interna:

Uma ferramenta de gerenciamento de tarefas simplifica a comunicação entre os profissionais e as áreas da agência. Ao usar o recurso “chat”, os membros do projeto podem conversar, compartilhar ideias e sugestões, trocar referências e insights. Enfim, construir em parceria o que é preciso.

• Permite o acompanhamento das tarefas:

Um bom gerenciador permite ao gestor monitorar o status de cada tarefa. E além disso, checar o desempenho de cada colaborador envolvido. O acompanhamento é simples, fácil, intuitivo e pode ser feito on-line a qualquer hora, de qualquer lugar.

• Todas as informações em uma plataforma única:

Os profissionais engajados armazenam todas as informações referentes a um projeto, a um job ou a uma campanha em um local específico. Desse modo, deixam de perder tempo organizando as informações, otimizando o trabalho e focando em questões e tarefas mais estratégicas.

• Ajuda a manter o deadline:

Uma das coisas que deixam o gestor de agência de cabelo em pé é um deadline estourado. Ao usar um bom gerenciador de tarefa, você diminui (e muito!) as chances de passar por isso. Os recursos ajudam a cumprir os prazos estabelecidos para cada atividade. Com gráficos e relatórios gerados para cada período, é possível monitorar os projetos em andamento, bem como fazer uma análise eficiente e realista dos resultados.

#4 Os poréns dos gerenciadores de tarefas

Você já se deu conta da variedade de processos executados na rotina da agência? Do atendimento ao financeiro, são muitas as atividades a serem executadas. É preciso cadastrar os prospects, organizar o fluxo de caixa, analisar o desempenho de cada profissional e fazer muitos outros processos constantemente.

Considerando essa variedade, um gerenciador de tarefas pode ser insuficiente para dar conta de tudo isso. Muito possivelmente, essa é uma das principais diferenças entre sistema de gestão e gerenciador de tarefas. Veja, a seguir, os pontos negativos desse último.

• Recursos limitados para atividades complexas:

É verdade que um gerenciador pode ajudar os profissionais das diferentes áreas a se organizar. Mas ele não é uma ferramenta completa com o suporte para a administração das atividades de cada setor. Mesmo as versões pagas, que têm mais recursos, não fornecem a automação de processos complexos como, por exemplo, do fluxo de caixa do financeiro.

• Áreas não são conectadas: 

Em uma agências, muitos processos de diferentes áreas acontecem simultaneamente. Isso porque o fluxo de trabalho, de fato, é acelerado! A questão é que um gerenciador de tarefas não permite a conexão de todos os departamentos em cada um dos processos. Ou seja, não fornece uma visão macroambiental, em tempo real,  das atividades do cotidiano da agência. A complexidade é maior do que a que o gerenciador pode suportar. Como o gerenciador não promove a integração eficiente entre os departamentos, o fluxo de produção da agência pode ser comprometido. E, com isso, a rotina transformada em caos. Já pensou se atendimento e criação não se entenderem? O desempenho da agência e a satisfação dos clientes irão sentir os efeitos.

• Informações não ficam a salvo:

Como vimos, ter um histórico de tudo que acontece na agência é fundamental.  E manter as as informações relevantes a salvo, em uma rotina de muito “vai e vem” é um desafio e tanto que não cabe em um gerenciador de tarefas. Isso porque a ferramenta não garante o armazenamento de todos os procedimentos de uma empresa com segurança.

#5 Software de gestão: desvendando o conceito

Um sistema de gestão é uma ferramenta mais completa, que visa, de fato, fornecer um suporte estratégico ao empreendedor. Por meio da automação dos processos, o principal objetivo é otimizar as tarefas dos profissionais. Garantindo produtividade e rentabilidade à agência. Afinal, na era que vivemos, o tempo do seu talento é dinheiro! Nas empresas criativas, a ferramenta permite automatiza  tarefas de todas as áreas, desde a gestão financeira até a emissão de relatórios de resultados e desempenho.

#6 Funcionalidades: todas visam simplificar a gestão

Para um software de gerenciamento ser bom, ele precisa ser completo. Afinal, essa é uma das principais diferenças entre sistema de gestão e gerenciador de tarefas. O primeiro tem muito mais recursos para automação de processos. Ou seja, fornece uma visão muito mais completa e integrada da agência.  A seguir, você conhece os recursos indispensáveis. É claro que nem todos os sistemas do mercado terão exatamente os mesmos recursos. Por isso, para ser assertivo na escolha procure pelo mais completo para a realidade da sua agência.

• Gestão do fluxo de produção da agência:

No mercado, alguns sistemas de gestão oferecem recursos que permitem uma representação um pouco mais fiel da dinâmica de uma agência. Para a gestão de produção, por exemplo, muitos caem como uma luva. Isso porque permitem o acompanhamento do fluxo completo de cada peça: do atendimento à avaliação de resultados. É possível, por exemplo, configurar as tarefas de um job e atribuí-las aos profissionais. Além de fazer estimativa de custos e investimentos por job e acompanhar o andamento do trabalho em tempo real.

• Gestão financeira:

É fato que essa é uma das áreas mais sensíveis da agência. Por isso, ter ferramentas que descompliquem e facilitem a gestão de todo o processo financeiro é um avanço. Que pode, inclusive, aumentar a lucratividade. Com recursos que permitem controle/projeção de receitas e despesas, controle de fee mensal e custos internos e até análise de fluxo de caixa, o módulo financeiro é de longe um dos mais importantes de qualquer software. Aliás, essa é uma das mais significativas diferenças entre sistema de gestão e gerenciador de tarefas.

• Gestão de tempo com timesheet:

Para medir o desempenho de cada colaborador e a produtividade do time, considerando as horas trabalhadas e o valor delas, o timesheet é o melhor recurso. Com ele, é possível fazer uma relação direta entre o valor total das horas aplicadas pelos colaboradores empregadas em cada job e a margem de lucro gerada. Além disso, essa métrica ajuda na definição do custo interno a ser aplicado ao cliente.

• Emissão de relatórios e mensuração de resultados:

As diferentes funcionalidades de um bom sistema de gestão, a exemplo do timesheet, permitem, por exemplo, mensurar o lucro de cada job. Além de identificar os clientes mais e menos rentáveis, avaliando as receitas trazidas por eles. Além disso, é possível fazer análises comparativas de indicadores financeiros. Muitos softwares geram relatórios mensais, trimestrais, anuais e apresentam até a média do período.

• Dados armazenados, sempre a salvo:

Da mesma forma que manter as informações de clientes é importante, ter a chance de armazenar também dos dados de funcionários e fornecedores é uma funcionalidade muito bem-vinda. Afinal, simplifica e agiliza o relacionamento da agência com seus diferentes públicos. São recursos que contemplam desde o cadastro dos clientes, até o histórico de tarefas e arquivos gerados. Tais como peças, planejamentos, orçamentos e tantos outros.

#7 As vantagens de apostar em um sistema de gestão

Até aqui, você já compreendeu a maioria das diferenças entre um sistema de gestão e um gerenciador de tarefas. Logo, você sabe que os benefícios de usar uma plataforma completa, que conecta áreas, pessoas e processos, são muitos. A seguir, elencamos alguns deles.

• Melhora a comunicação do time: 

Nas situações em que o atendimento não envia o briefing com antecedência para a criação, a primeira consequência é o atraso de todo o trabalho. Para evitar que esquecimentos como esse acabem por gerar clientes insatisfeitos, um software otimizado resolveria o problema com uma simples automatização de distribuição. Já que as informações estarão prontamente disponíveis para que o profissional se baseie na hora de começar a criar o job.

• Processo de tomada de decisão assertivo com recursos de business intelligence:

Os dados brutos gerados pela agência são altamente estratégicos. Mas, para serem usados, precisam ser transformados em informações relevantes, capazes de pautar o gestor para a tomada de decisões acertadas. Com um sistema de Business Intelligence, é possível unir, processar e extrair conteúdos úteis que, quando transformados em dados mais precisos e organizados, ajudam o gestor a conduzir a administração de modo mais assertivo e inteligente.

• Gestão financeira descomplicada:

Para quem está à frente da administração financeira, fazer o controle do fluxo de caixa da agência de modo preciso é só um desafio dentre tantos outros.  Daí, a importância de ter todos os processos da área integrados. Só assim o gestor terá uma visão completa e detalhada sobre receitas, despesas, faturas, clientes inadimplentes, representatividade deles e outras variáveis.

• Mais agilidade e velocidade nas tarefas. Ou seja, produtividade em alta: 

A rotina de produção de uma agência ganha muito com a implantação de um sistema de gestão. As horas de trabalho, antes dedicadas para a organização de atividades, agora são destinadas para criação, relacionamento e outras tarefas mais estratégicas. Da mesma forma, tarefas antes consideradas complexas se tornam mais simples e rápidas com o uso de recursos do sistema de gestão. Tudo isso eleva a produtividade do time! Um bom sistema de gestão isenta a agência de perda de tempo, de energia e de informações.

#8 Os cuidados que um sistema de gestão requer

Muitos gestores pensam que comprar um sistema de gestão é contar com a solução pronta. Mas não é bem assim. O produto tem as melhores funcionalidades e recursos, sim. Porém, o seu funcionamento pleno depende da condução da implementação. De um esforço inicial de configuração e da disciplina do time. Sem esse cuidado, o efeito pode ser reverso. Em vez de um aumento de produtividade e da otimização nos processos, você pode se deparar com questões que afetam o desempenho e os resultados da agência. Veja, a seguir, cuidados a serem tomados para evitar possíveis problemas.

• A dedicação do time é decisiva para que o sistema funcione:

Para garantir a usabilidade e a conquista de resultados efetivos, é preciso planejar a implementação do sistema. Vale, por exemplo, reorganizar os processos e atividades diárias. Considerando a estrutura do sistema, delegar tarefas e se preparar para lidar com as mudanças que devem ocorrer, após a implementação da ferramenta.

• É fundamental ter objetivos bem definidos e claros:

Muito possivelmente, quando você começou a buscar um sistema de gestão você já tinha necessidades mapeadas, certo? Então, transforme-as em objetivos! Só depois aposte na contratação de uma solução tecnológica facilitadora. Senão, você corre o risco de escolher a ferramenta errada e sair no prejuízo, perdendo recursos valiosos como tempo, dinheiro e energia da equipe.

• Escolha bem: o sistema deve oferecer integração:

Essa é uma das principais diferenças entre sistema de gestão e gerenciador de tarefas. Somente uma ferramenta que oferece administração integrada pode conectar áreas, processos e pessoas, para que o trabalho seja mais produtivo e os resultados sejam alcançados de forma ágil.

• O ritmo da implantação é um indicativo:

Se você começou a implantação do sistema na agência e o processo não foi satisfatório, reavalie a continuidade do projeto. É claro que esse processo nem sempre será tranquilo. Mas a disciplina da fornecedora do software e também da própria agência fazem toda a diferença.

Se mesmo com a dedicação de ambas, as dificuldades e os percalços foram muitos, dificilmente os resultados a médio e longo prazo serão positivos. Não se preocupe! Você saberá quando o processo for bem conduzido. A usabilidade será eficaz, o suporte será ágil e preciso, os processos bem alinhados e a adaptação satisfatória.

#9 Como escolher a melhor alternativa?

Depois de analisar as principais diferenças entre sistema de gestão e gerenciador de tarefas e conhecer as funcionalidades e vantagens de cada um, fica mais fácil saber quando adotar cada ferramenta. Nada impede você de usar ambas, simultaneamente. Tudo depende da realidade da sua agência, das demandas e do tipo de software de gestão que você irá escolher. Caso ele não tenha módulo de gerenciamento de tarefas, contrate um separadamente.

Conclusão

Em resumo, uma das mais marcantes diferenças entre um sistema de gestão e um gerenciador de tarefas é o fato de que o primeiro fornece uma visão integrada da agência, conectando áreas, processos e pessoas. Além disso, oferece recursos que permitem uma gestão mais estratégica e assertiva. Baseada em relatórios BI e dados do timesheet, por exemplo.

Já o gerenciador de tarefas simplifica e agiliza o fluxo de produção da agência, sem a pretensão de ajudar com ferramentas de gestão. Ele não dispõe, por exemplo, de uma ferramenta valiosa que como a administração do fluxo de caixa. Avalie bem e escolha o melhor para a agência. Quando pensar em escolher um sistema de gestão e gerenciador de tarefas, uma coisa é certa: quanto mais funcionalidades e mais dedicação do time e do líder enquanto usuários, melhor será a gestão.

O Operand é um sistema de gestão integrado que oferece toda a inteligência de um bom software, junto com a praticidade de um gerenciador de tarefas integrado. 

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E aí, gostou das nossas dicas sobre as diferenças entre sistema de gestão e gerenciador de tarefas? Conte para a gente 😉

Ariadna Straliotto

Jornalista por formação e Especialista em Administração da Comunicação pela Sustentare Escola de Negócios. Apaixonada por pessoas e curiosa, tem a certeza que nasceu para comunicar. Há dez anos, trabalha na área, tendo ampla experiência em comunicação corporativa, inbound marketing e gestão de redes sociais.