O ciclo interminável de ajustes, e-mails perdidos e prazos estourados durante a aprovação com clientes é um dos desafios mais comuns entre os gestores e profissionais das agências. Quantas vezes sua equipe já se viu presa em um processo de aprovação caótico, com múltiplas versões circulando simultaneamente e com feedback fragmentado?

Com um processo de aprovação com clientes mais organizado, a agência ganha histórico, consegue mapear se houve muito retrabalho e mantém o registro de todos os ajustes solicitados. Muito mais agilidade, transparência e produtividade no dia a dia, para todos os envolvidos. 

Neste artigo, mostramos porquê otimizar seu fluxo de aprovação com clientes é fundamental para potencializar os resultados da agência. 

Como otimizar o fluxo do processo de aprovação com clientes?

Na prática, um processo de aprovação ineficiente drena recursos valiosos da sua agência, compromete a qualidade final das campanhas e desgasta a relação com os clientes. No entanto, poucas agências reconhecem que esta etapa crítica pode ser completamente transformada.

O processo de aprovação com clientes começa muito antes da apresentação final das peças. Para eliminar retrabalho e garantir campanhas alinhadas às expectativas, algumas práticas são fundamentais. Vamos conhecê-las!

1. Crie um briefing claro e objetivo

Para otimizar o processo de aprovação com clientes, é importante voltar algumas casas e garantir que o briefing esteja muito bem desenhado, antes da execução de qualquer projeto ou campanha. Você pode ter dois tipos de briefings:

• Briefing externo: será o escopo da campanha com o cliente, informações, escopo da campanha, objetivos, expectativas, etc.
• Briefing interno: será a forma com que a sua equipe será pautada para as ações. Identidade visual, tom de voz, referências, prazos, etc.

E claro, um deve conversar com o outro, de modo que eles sejam complementares. Para simplificar, você pode criar templates padronizados com as informações, facilitando o preenchimento e o uso do documento em processos futuros.

2. Direcione sua equipe

Com o escopo do trabalho definido no briefing, é hora de colocar a mão na massa. Cada agência tem um processo para dar start na execução. Pode ser brainstorming prévio com toda a equipe, uma direção para os designers e redatores, ou alguma outra etapa.

Independente da forma, o essencial mesmo é que todos os envolvidos tenham clareza sobre o orçamento predefinido para o projeto e o acordo do contrato firmado com o cliente. Assim, todos podem trabalhar orientados pela direção certa.

3. Defina os critérios para uma aprovação efetiva

Nessa etapa é importante se atentar a alguns critérios importantes para que a aprovação de campanhas com clientes seja simples e efetiva. Considere os seguintes aspectos:

• Consistência da marca: seja consistente com a imagem, os valores e a personalidade da marca;
• Público-alvo: a campanha deve ressoar com o público-alvo específico do cliente, levando em consideração seus interesses, necessidades, valores e preferências;
• Histórico: avalie o que deu resultados e o que não deu, para quebrar/evitar o argumento de que o caminho sugerido não trará resultados;
• Criatividade: ofereça uma abordagem original para atrair a atenção do público e diferenciar a marca do cliente da concorrência.

4. Faça uma aprovação parcial antes da finalização

Antes de começar o processo de aprovação, faça reuniões estratégicas com a equipe para acordar os últimos pontos da proposta para o cliente. Aproveite e monte uma apresentação com a prévia do que será feito para ter a aprovação parcial.

Essa etapa é importante para alinhar as expectativas e evitar entregar algo que não responda às expectativas do seu cliente. Documente essa aprovação parcial para referência futura, especialmente se houver mudanças de direção posteriormente.

5. Escolha um canal de aprovação único

Definir onde o processo de aprovação será conduzido também é uma etapa fundamental. De acordo com dados do Censo Agências, 44,08% das agências realizam a aprovação das campanhas através do WhatsApp. Quando cruzamos esse dado com o percentual de refações na agência, que é de 48%, é notável que é preciso se atentar com os processos em todas as etapas.

As aprovações feitas por meio de canais como WhatsApp, presencial ou online, podem dificultar futuras conversas por falta de histórico. Por isso, prefira canais de aprovação em plataformas específicas e que mantenham o histórico e as conversas em um só lugar.

O ideal é que todas as tratativas sejam registradas em uma plataforma com acesso para todos os envolvidos, evitando o famoso “não foi isso que eu pedi” ou “eu não aprovei dessa forma”.

Como o Operand pode ajudar a construir um fluxo ágil de aprovação com clientes

Um sistema de gestão adequado pode transformar completamente o processo de aprovação com clientes. O Operand traz funcionalidades específicas que tornam essa etapa muito mais fluida e organizada, confira!

O cliente pode acompanhar o andamento dos jobs e projetos

Chega de cliente ansioso para saber em que status está o projeto! No Operand, é possível criar um acesso específico para o cliente, sem nenhum custo extra, para que ele possa acompanhar o andamento do projeto.

Você escolhe o nível de acesso, e pode optar por exibir ou não as tarefas, os comentários, os responsáveis, o tempo gasto nas atividades e muito mais! Basta ir nas configurações e ativar o Acesso Cliente. Depois, é só ajustar as permissões que cada cliente terá.

O cliente pode revisar e aprovar peças

Com o fluxo de aprovação com clientes estabelecido dentro do Operand, fica muito mais fácil gerenciar as revisões e aprovações. Como funciona? A agência pode solicitar aprovação de uma peça dentro do job ao cliente.

O cliente receberá uma notificação e assim que entrar no sistema, terá uma solicitação em aberto. Dentro do job, ele poderá visualizar a peça dentro dos anexos, pinar (inserir marcadores), comentar e solicitar ajustes se necessário.

O cliente pode solicitar novas peças e campanhas para agência

Outro recurso essencial do Operand é permitir que o cliente abra demandas diretamente no sistema. A agência define quais clientes têm essa permissão, ou seja, é totalmente personalizável. Além disso, é possível determinar exatamente quais colaboradores da equipe poderão ser contatados pelo cliente quando ele criar novas solicitações.

Quando o cliente abre um job, ele automaticamente cai em um projeto avulso, por isso não esqueça de vincular o job ao projeto correto, assim que o alinhamento com ele for feito.

Recomenda-se que o cliente tenha contato, principalmente, com os profissionais de relacionamento, como o gerente de contas ou o atendimento, que são os pontos focais de comunicação.

Vantagens de ter um processo claro de aprovação com clientes

Um processo de aprovação bem estruturado impacta diretamente na qualidade da entrega final e na saúde do relacionamento entre agência e cliente. Existem muitas boas razões para otimizar o fluxo de aprovação. Veja algumas das principais: 

Redução de retrabalho e otimização de recursos

Com um processo de aprovação com clientes mais organizado, a agência ganha histórico, consegue mapear se houve retrabalho e mantém o registro de todos os ajustes solicitados. Isso permite identificar padrões de comportamento, tanto da equipe interna quanto dos clientes, que podem ser otimizados para reduzir o número de versões e ajustes necessários.

A redução de retrabalho tem impacto direto na rentabilidade dos projetos, já que horas extras não previstas em orçamento são uma das principais causas de prejuízo em agências.

Transparência e alinhamento de expectativas

Um fluxo bem definido de aprovação garante que todos os envolvidos – tanto da agência quanto do lado do cliente – estejam na mesma página em relação ao que está sendo desenvolvido. Essa transparência reduz significativamente a ocorrência de surpresas desagradáveis e entregas que não atendem às expectativas.

Quando o cliente participa ativamente do processo de criação, com pontos claros de aprovação ao longo do caminho, ele se sente mais envolvido e tende a valorizar mais o trabalho da agência.

Construção de credibilidade e confiança

A organização no processo de aprovação transmite profissionalismo e gera confiança. Quando o cliente percebe que existe um método claro, com etapas bem definidas e documentação de todo o processo, ele se sente mais seguro em relação ao trabalho que está sendo desenvolvido.

Com o tempo, essa confiança se traduz em maior autonomia para a agência, menos microgerenciamento por parte do cliente e um relacionamento mais saudável e produtivo entre as partes.

Decisões baseadas em dados

Com um sistema como o Operand, que registra todo o histórico de aprovações, a agência pode extrair insights valiosos sobre o processo. É possível identificar, por exemplo:

• Quais tipos de peças ou campanhas tendem a ter mais rodadas de ajustes;
• Quais clientes demandam mais alterações;
• Em quais etapas do processo costumam surgir mais problemas;
• Quais profissionais da equipe conseguem aprovar seus trabalhos com menos revisões.

Essas informações permitem que a agência tome decisões estratégicas para otimizar seus processos, melhorar treinamentos específicos e até mesmo ajustar propostas comerciais com base no comportamento histórico dos clientes.

Conclusão

Otimizar o processo de aprovação com clientes é mais do que uma questão de organização. Trata-se de tomar uma decisão estratégica que impacta diretamente nos resultados da sua agência. Um fluxo bem estruturado reduz retrabalho, aumenta a satisfação dos clientes e fortalece a rentabilidade dos projetos.

O Operand foi desenvolvido para resolver os desafios de gestão de agências, com recursos que tornam o processo de aprovação com clientes simples, transparente e eficiente. Com ele, é possível dizer adeus aos problemas de comunicação e aprovações mal conduzidas que comprometem o desempenho da sua equipe.

Teste o Operand gratuitamente por 7 dias e aproveite essas e outras funcionalidades pensadas especialmente para a rotina de agências e equipes criativas!