3 ferramentas de comunicação interna mais eficientes que o post-it

O atendimento se reúne com o cliente, anota em seu caderno todas as principais informações do briefing. Depois, volta para a agência e fala tudo para criação em uma reunião. Horas mais tarde o cliente passa o famoso “zap-zap” pro atendimento. Pedindo coisas diferentes depois de pegar umas ideias com o filho dele (de 6 anos). Um print da conversa é passado por Facebook para os criativos. Que já fizeram um brainstorm e estavam com algumas ideias alinhadas. No dia seguinte o diretor de arte deixa um bilhete na mesa do pessoal de mídia. Ele pede para ver a disponibilidade de alguns pontos de outdoor. Então, depois de conversar com o fornecedor, a mídia retorna por e-mail com a resposta. Ufa! Será que algo se perdeu neste caminho? Não seria bom ter alguma das ferramentas de comunicação interna existentes no mercado?

Calma, vamos continuar a conversa…

Depois de uns dois dias trabalhando no job, o diretor de criação pergunta: “Tá, a coisa tá andando legal, mas é isso mesmo que resolve o problema do cliente? Cadê o briefing pra confirmar? Dá pra usar essa mídia mesmo?”.

Nessa altura, o briefing já está defasado, o “zap-zap” se perdeu em conversas sobre o jantar de amanhã e o vídeo do gatinho fofo (ou da última campanha da Heineken). Certamente, os prints passados por Facebook foram soterrados por GIFs. E memes da sexta passada (sem falar nas mensagens reclamando das alterações de outro job ou do café ruim que compraram nessa semana pra agência). E o bilhete da criação? Aquele e-mail sobre a resposta do fornecedor? – “Vish, esquece.”.

Como melhorar isso?

Com times cada vez mais variados e o tráfego de informações aumentando todos os dias, manter todos atualizados com as novidades dos jobs e campanhas ativos vêm se tornando um desafio e tanto para as agências. E todos já tentaram de tudo. Post-its, agendas, bloquinhos, cartolinas, quadros de giz ou canetão, escrever nos vidros da agência. Em alguns casos as coisas andaram bem por um tempo e até ajudaram a superar algumas dificuldades. Mas, como sempre, muitos dados se perderam e algumas anotações (e, inclusive, boas ideias) sobre os trabalhos simplesmente ficaram para trás.

Portanto, vamos às 3 valiosas ferramentas de comunicação interna para sua equipe interagir de maneiras mais eficientes e para que nenhuma informação seja perdida no processo.

1. Slack

O Slack é provavelmente uma das ferramentas de comunicação interna com o maior hype do momento. Com dezenas de milhares de times o utilizando, o app sensação vem provando como pode ser uma poderosa forma de conversar com os membros da equipe e aumentar a produtividade como um todo. Certamente, melhora a forma de se comunicar instantaneamente com vários ou todos os membros da equipe.

Dentre os principais benefícios de utilizar o Slack estão a facilidade de uso e o histórico de informações. Pois seu formato de “chat” é extremamente intuitivo. Utilizado e reconhecido por todas as pessoas. Além de que seus dados, arquivos e mensagens ficam guardados nos servidores e podem ser consultados através de pesquisa a qualquer momento. Além disso, o Slack possui algumas funcionalidades como comandos automáticos, lembretes e salvar mensagens importantes. Que contribuem muito na hora de resgatar informações e manter todo mundo conectado nos jobs.

“Onde estava essa informação?”

Mas como nem tudo é um mar de rosas, não se engane, o Slack tem pontos negativos. O principal problema desta plataforma é a forma que as pessoas a usam. Ou seja, as informações podem se perder em meio a um mar de mensagens. É preciso ser responsável na hora de compartilhar as mensagens para não floodar os canais do app. Além disso, por sua natureza de chat, o Slack é ideal para troca de informações rápidas ou um update superficial.

Como para solicitar um feedback no design de uma peça ou sugerir uma nova tarefa para o job em desenvolvimento. Porém, em conversas mais profundas sobre um trabalho, para brainstorms e discussões com mais conteúdo talvez não funcione tão bem. Nada substitui uma reunião presencial, muito menos uma das ferramentas de comunicação interna. Onde as pessoas acabam reagindo imediatamente às mensagens e não há um processo de pensamento mais profundo na hora de escrever (o que pode gerar má comunicação e ideias superficiais).

2. Google Apps

Figurinha batida no ambiente acadêmico e de trabalho, o apps do Google vêm se mostrando cada vez mais eficientes para criar trabalhos colaborativos e dividir informações. Docs, Sheets, Gmail, Agenda – todos interligados e altamente capazes de centralizar informações. Principalmente para criar documentos que podem ser vistos e editados por vários membros de um time.

Você e sua agência podem compartilhar um arquivo editável pelo time de atendimento. Com sugestões da criação e visto por todos da agência. Assim todos conseguem enxergar o progresso e as mudanças. Além disso, por guardar o histórico de edições, os apps do Google são ótimos para visualizar as novas informações e o que mudou depois de uma reunião da agência, de um brainstorm ou de um contato do cliente.

3. Operand (feed de interações)

Como era de se esperar, passamos bastante tempo planejando e analisando o comportamento dos times criativos para incluir uma opção otimizada de comunicação interna em nosso sistema. Por isso o Operand é considerado uma das ferramentas de comunicação interna mais eficientes para negócios que fazem parte da economia criativa.

Ao perceber os problemas com as observações em pautas e jobs, as perdas de informações com as anotações em Post-its e as mais diversas formas de manter o time a par das últimas questões envolvendo os trabalho da agência tomamos uma atitude. Ou seja, chegamos a conclusão de que manter um histórico das interações importantes era a melhor forma de guardar dados relevantes sobre as tarefas e jobs em pauta.

A ideia é manter um histórico sempre atualizado dos últimos feedbacks e alterações relevantes ao projeto. Para que todos possam consultar as novidades. Portanto, o briefing também fica editável a todos os momentos para os envolvidos naquele job. Sendo assim, mesmo que o cliente mude de ideia, a equipe sempre terá os dados atualizados à vista. Ou seja, as ferramentas de comunicação interna fazem uma diferença para a organização do seu negócio, ô se fazem!

Flexibilidade e alertas

Estas duas características, nosso feed de interações e briefing editável, fazem com que as informações fiquem muito mais próximas de quem está trabalhando naquela tarefa ou job. Mesmo que um integrante da equipe se envolva com o job no meio de seu desenvolvimento, ele ou ela poderá consultar as interações. E, a última versão do briefing para ver tudo o que já aconteceu com este trabalho.

Por fim, mas não menos importante, adicionamos recentemente as Notificações. Agora, quando uma nova interação é feita em um job, os envolvidos recebem uma notificação alertando sobre a nova informação.

Pro tip: Vale a pena configurar seu navegador para que a página home padrão seja o Operand. Assim, sempre que você abrir seu navegador irá ver as últimas notificações e as novas interações no feed geral.

Você precisa da melhor das ferramentas de comunicação interna

Viu só? Está na hora de você largar os Post-its. Ou seja, dar um descanso para seu e-mail, diminuir o excesso de informações nos quadros da agência (e nos vidros também). A tecnologia está aí para te ajudar!

Vale a pena dar uma olhadinha neste nosso artigo sobre uma estratégia de gestão de agência chamada Scrum, além de melhorar seu gerenciamento de projetos, ela ajuda muito na comunicação do time. Além disso, utilizamos esta técnica aqui no Operand e aprovamos!

Enfim, claro, não se esqueça de testar o Operand para ver como o feed de interações, os briefings editáveis e nosso controle de pauta podem ajudar sua empresa a se comunicar melhor. 😉