Imagine sua agência de publicidade funcionando como uma máquina perfeitamente ajustada, onde cada processo flui naturalmente do briefing inicial até o fechamento financeiro. Você e sua equipe podem navegar pelas operações diárias com facilidade e controle total, tendo todas as informações necessárias em tempo real e na palma da mão. Esse é o poder transformador de um ERP para agências de publicidade. 

Desenvolvido especialmente para o setor, um sistema ERP centraliza todas as atividades e processos essenciais, como gestão de projetos, controle de tempo, faturamento e relatórios, em uma plataforma integrada e segura, acessível para todos os envolvidos.

Mais do que uma simples ferramenta, o ERP para agências é um sistema que conecta finanças, operações e análise estratégica em uma solução robusta, projetada para maximizar a eficiência e promover a colaboração na sua empresa.

Com um ERP dedicado ao mercado publicitário, sua agência pode responder às demandas dinâmicas do setor com agilidade e precisão incomparáveis. Neste artigo, mostramos como você pode selecionar o melhor ERP para agências de publicidade, além de destacar os principais benefícios e recursos da ferramenta.

Avance na leitura! 

O que é um ERP para Agências?

Derivado da expressão em inglês, Enterprise Resource Planning, um ERP é basicamente um Sistema de Planejamento de Recursos Empresariais. No contexto das agências de publicidade, é uma plataforma integrada que centraliza e automatiza os processos operacionais e estratégicos do negócio.

Diferentemente de sistemas amplos e abrangentes, um ERP para agências é desenvolvido especificamente para atender às particularidades do setor: gestão de campanhas, controle de horas trabalhadas, aprovações de materiais, relacionamento com clientes e fornecedores, mídia e relatórios de performance.

Um sistema ERP para agências, com diferentes funcionalidades integradas, ajuda a gestão a entender para onde os recursos estão indo, abrindo caminho para um planejamento e execução mais eficientes.

Mas, afinal, o que torna um ERP para agências uma solução completa? 

Na prática, esse tipo de sistema fornece uma série de funções e possibilidades que se alinham à forma como sua equipe trabalha. Um ERP para agências otimiza processos estratégicos da empresa, como: 

• Gerenciamento de projetos: acompanhe as entregas, atribua tarefas e monitore os prazos sem esforço.
• Alocação de recursos: garanta que as pessoas certas estejam nas tarefas certas no momento certo.
• Faturamento: simplifique os processos financeiros com ferramentas integradas.
• Controle de tempo: controle as horas gastas e melhore a produtividade.

ERP para agências: quais processos a ferramenta deve contemplar?

Um sistema ERP completo para agências deve abranger todas as etapas do fluxo de trabalho, desde o primeiro contato com o cliente até a entrega final e análise de resultados. Vamos explorar alguns recursos principais:

Gestão de Projetos e Campanhas

O coração de qualquer agência são seus projetos. Um ERP robusto oferece ferramentas para planejamento detalhado, definição de cronogramas, alocação de recursos e acompanhamento de progresso em tempo real. Isso inclui a gestão de briefings, aprovações internas e do cliente, controle de versões de materiais e histórico completo de alterações. O Operand, por exemplo, é um sistema focado em tornar a gestão de projetos prática e intuitiva, com hierarquias e atribuições claras e fáceis de usar.

Gestão integrada e colaborativa de tarefas e equipes 

A distribuição e gestão eficiente de tarefas é crucial para o sucesso dos projetos. O sistema deve permitir a criação, atribuição e monitoramento de tarefas individuais, com funcionalidades de colaboração entre equipes, notificações automáticas e controle de dependências entre atividades.

Controle financeiro integrado

A gestão financeira eficaz é um dos maiores desafios dos gestores. Um ERP para agências eficiente integra orçamentos de projetos, controle de custos, faturamento automático, gestão de fluxo de caixa e conciliação bancária. Isso inclui também o controle de horas trabalhadas por projeto, cálculo automático de rentabilidade e gestão de comissões.

Relatórios e Business Intelligence

Na gestão das agências, a tomada de decisões estratégicas depende de dados precisos e atualizados. Sabendo disso, é importante ter em mente que um bom ERP para agências deve oferecer dashboards intuitivos, relatórios customizáveis e análises estratégicas. Tudo isso ajuda o gestor a identificar tendências, gargalos operacionais e oportunidades de crescimento.

O que observar na hora de escolher um ERP para agências?

A escolha do ERP ideal para sua agência é uma decisão estratégica que pode potencializar o crescimento da sua empresa, tornando-a mais sólida, competitiva e sustentável a curto, médio e longo prazo. 

Aqui estão os principais critérios que você deve considerar na busca pelo seu ERP para agências:

Comece entendendo as necessidades da sua agência

O primeiro passo para escolher um sistema ERP é saber o que você deseja alcançar. 

Sua agência tem dificuldade para acompanhar o andamento dos projetos? Gerenciar orçamentos para várias campanhas é um incômodo? Você tem dificuldade para gerar propostas e orçamentos para os clientes?

Depois de identificar as lacunas da gestão, encontrar a solução ideal se torna muito mais fácil. Afinal, você sabe exatamente quais ferramentas precisa para otimizar o seu fluxo de trabalho atual. 

Por exemplo, uma pequena agência com múltiplos projetos precisa de um ERP para agências com recursos que simplifiquem a alocação de recursos, o acompanhamento dos trabalhos e a entrega dos projetos no prazo.

Teste antes de decidir

Muito bem! Você encontrou o sistema ERP para agências perfeito. Parece que sua busca terminou. Mas, calma: não contrate sem fazer uma experiência antes. Solicite um período de teste gratuito que permita à sua equipe experimentar as funcionalidades principais com dados reais da agência. 

Durante este período, avalie a curva de aprendizado, a interatividade da interface e se o sistema realmente atende às suas necessidades específicas. O Operand fornece um teste gratuito de 7 dias. Assim, você pode descobrir, na prática, o poder dos nossos recursos exclusivos, que poderão aperfeiçoar a gestão da sua agência.

Transparência nos custos

Na hora de selecionar o seu ERP para agências, tenha cuidado com cobranças ocultas. Muitos fornecedores apresentam um preço inicial atrativo, mas incluem custos extras embutidos para funcionalidades essenciais do sistema. Portanto, atenção! Exija uma proposta detalhada que inclua todos os custos envolvidos, desde a contratação até a manutenção mensal.

Suporte técnico especializado

Um suporte técnico ágil e especializado no segmento de agências é fundamental. Verifique os canais de atendimento disponíveis, o tempo médio de resposta e se a equipe de suporte realmente entende os desafios específicos do seu negócio. Lembre-se que problemas técnicos podem paralisar a operação. 

Por isso, este ponto não pode ser negligenciado. O Operand tem uma equipe de suporte disponível em vários canais, sempre apostos para esclarecer dúvidas, solucionar problemas e manter a sua operação rodando, sem interrupções. Ah, e o principal! Você será atendido de forma humanizada, por uma pessoa real e de forma ágil e prática.

Processo de onboarding e implantação

A contratação e adoção de um ERP para agências é um projeto complexo que requer planejamento cuidadoso. Portanto, busque um provedor de sistema que ofereça um processo estruturado de onboarding, que inclua uma implantação orientada com treinamento da equipe e acompanhamento inicial. Uma implementação mal executada pode gerar resistência da equipe e comprometer a adoção do sistema.

Custo-benefício real

Avalie o investimento também pelos seus reais impactos na rotina da agência, e não escolha apenas pelo menor preço. Analise o retorno sobre investimento considerando a economia de tempo, redução de erros, melhoria na produtividade e novas oportunidades de negócio que o sistema pode proporcionar.

Superando desafios comuns

Implementar um sistema ERP nem sempre é fácil. As agências frequentemente enfrentam resistência à mudança ou têm dificuldade para integrar novas ferramentas aos fluxos de trabalho existentes. Para superar esses desafios:

Comece pequeno: introduza o sistema ERP gradualmente, focando em um recurso de cada vez.

Torne o processo amigável para os colaboradores e obtenha adesão: envolva sua equipe desde o início do processo e explique como isso facilitará o trabalho delas.

Escolha um software de fácil utilização: sistemas complexos podem desencorajar a adoção. Dê preferência para uma solução intuitiva e fácil de aprender.

O que evitar ao escolher um sistema ERP

Embora existam muitas opções no mercado, nem todos os sistemas ERP são adequados para sua agência. Tenha cuidado com:

• Ferramentas excessivamente complexas: mais recursos nem sempre são melhores. Concentre-se no que sua agência realmente precisa e em um ERP focado no seu mercado de atuação.
• Custos ocultos: Garanta transparência nos preços, incluindo licenciamento e módulos adicionais.
• Escalabilidade limitada: Escolha um sistema que possa acompanhar o crescimento da sua agência. Pense em objetivos de longo prazo. Se a sua agência planeja crescer, invista em um software que possa lidar com o aumento de clientes, campanhas e membros da equipe.

Conclusão

Como vimos até aqui, um ERP para agências de publicidade é mais do que apenas uma solução de software; é um motor estratégico que impulsiona as operações integradas de uma empresa de publicidade moderna. 

Ao escolher investir nessa plataforma, você obtém um conjunto de ferramentas robusto, projetado para navegar pela natureza multifacetada do trabalho de uma agência de publicidade. De projetos com gerenciamento minucioso a contas de clientes que exigem cuidados especiais, um ERP serve como seu hub central, garantindo que cada peça se encaixe perfeitamente.

Em síntese, a adoção de uma plataforma de ERP para agências de publicidade prepara o cenário para uma maior eficiência, em que a criatividade da sua equipe não fica atolada em emaranhados administrativos, mas sim focada em entregar campanhas com excelência. 

De outro modo, o sistema ainda ajuda a empresa a acompanhar suas projeções financeiras com dados em tempo real e construir um ambiente colaborativo onde seus talentos possam florescer. São muitas as vantagens de investir na solução de ERP certa que permite atender as necessidades reais da empresa de forma eficaz, posicionando-a em destaque em um cenário competitivo.

Como responsável pela gestão, você sabe que o futuro da sua agência prospera com a capacidade de se adaptar e evoluir. Trazer um ERP para o centro das suas operações garante o insight, o controle e a eficiência essenciais para pavimentar o crescimento sustentável da agência. 

Com um ERP para agências como Operand, você e seu time estarão prontos para atender às crescentes demandas do setor de publicidade e manter a vanguarda que diferencia sua empresa. Experimente o Operand gratuitamente por 7 dias. Faça sua conta teste agora mesmo!