Saiba como organizar seu fluxo de trabalho no Operand

Contratação do Operand feita. Pronto! Agora, sua agência está equipada com um ótimo software de gestão, criado exclusivamente para o setor. 

Para explorar todos os recursos e obter o máximo aproveitamento, é importante que você comece a usar o software com o pé direito. O primeiro passo da jornada de implementação é adaptar o seu fluxo de trabalho à estrutura do sistema, conhecendo em profundidade o seu potencial.

Neste artigo, damos as boas-vindas a você e ao seu time, mostrando mais detalhes de como adaptar o Operand à sua rotina!

Um novo método de gestão na agência: é hora de adaptar seu fluxo de trabalho

Desenvolvido especialmente para empresas criativas, como agências de publicidade, design e marketing, o Operand é direcionado para a um mercado com particularidades muito especiais, que tem a criatividade como fonte propulsora.

Além de organizar e gerenciar as atividades e prazos de entrega, com o Operand você poderá controlar a produtividade da sua equipe, criar propostas, cadastrar jobs, orçamentos e enviar tudo para o financeiro. 

O Operand conecta pessoas, processos e setores da empresa e, assim, tem a possibilidade de alavancar a produtividade, a eficiência e o crescimento das agências.

A verdade é que um sistema de gestão integrado facilita a vida de qualquer negócio. E, com um sistema desse porte, sempre rola aquela dúvida: por onde eu começo? 

São muitos módulos e recursos. Mas a implementação não precisa ser confusa nem complexa. 

Basta compatibilizar os recursos do sistema com a realidade da agência. Por isso, entender como o Operand funciona e qual o fluxo de trabalho ideal como um todo é o primeiro passo para ter sucesso com o uso do software. 

Para começar, responda e analise cada uma das perguntas que listamos a seguir!

Qual a lógica do sistema Operand?

Quando o gestor e o time da agência conhecem a proposta e a dinâmica do sistema, adaptar o fluxo de trabalho pode ser muito mais simples.

Ao começar o trabalho com nossa plataforma, é importante saber que as movimentações acontecem dentro do perfil de cada cliente em projetos que abrangem um fluxo de trabalho com vários módulos, como:

• Jobs
• Propostas
• Produção
• Mídia
• Financeiro
• Relatórios

Como pode ser visto na imagem de exemplo, o Operand conta com um sistema hierárquico, mas simples de compreender e visualizar, além de flexível para se encaixar às suas demandas.

Dentro do cadastro de cada Cliente, você cria os Projetos, que podem ser divididos pelas campanhas realizadas para ele, por exemplo. Dentro de cada Projeto, você cria os Jobs, com todas as peças que irão compor a campanha, como por exemplo, peças de social media, arte para outdoor, flyer, entre outros. Dentro de cada job, você pauta a equipe com as tarefas individuais para cada um.

Os módulos de Propostas, Produção e Mídia também ficam atrelados aos Projetos, mas funcionam paralelamente aos Jobs. Em nossa Central de Ajuda, você pode ler mais sobre cada um desses módulos de forma mais detalhada.

Veja também:
O que é e como gerar uma proposta no Operand?
O que é e como gerar um pedido de produção (PP) no Operand?
O que é e como gerar um pedido de inserção (PI) no Operand?

Qual o formato de trabalho da sua agência? 

Em tempos de popularização do trabalho remoto, ter um escritório virtual para reunir o time, mantendo as pessoas conectadas em um fluxo de trabalho colaborativo, é o sonho de muitos gestores de agências.

Com o Operand, você pode manter a gestão centralizada em uma única plataforma. Mesmo para empresas que ainda tem operação presencial, a ferramenta é indicada porque fornece visibilidade dos processos em tempo real, com indicadores e relatórios.

É interessante você pensar no formato que a sua agência trabalha e nas principais demandas dentro do seu fluxo de trabalho. Muitas vezes, um estúdio de design vai se comportar diferente de uma agência de marketing digital, que pode ser diferente de uma produtora, por exemplo.

O Operand é flexível e você pode adaptá-lo à sua realidade. Então, entendendo a lógica do sistema e aplicando ela à estrutura do seu time, será menos trabalhoso conseguir engajar o time.

Importante lembrar que independentemente do formato de trabalho da agência, para começar a usar o sistema é importante ter clareza sobre o papel de cada profissional e quais permissões serão cedidas.

Quantos colaboradores a agência tem e quantos vão usar o Operand? 

Algumas agências começam a implantação do Operand por fases, habilitando colaboradores de áreas mais estratégicas como usuários. Já outras preferem fazer o go-live do sistema para todo o time. Você pode escolher qual a melhor forma para você e o seu time.

O Operand foi desenvolvido para integrar todos os setores da empresa, desde a parte de demandas dos criativos, até a parte de mídia e financeiro. É importante pontuar que o sistema permite cadastrar usuários com diferentes permissões. A equipe criativa tem acesso a determinados recursos, enquanto os profissionais de finanças operam com outras funcionalidades.

A pessoa que atua administrando a conta é a única que tem todas as permissões e acessos e pode atribuir as permissões para os demais colaboradores.

Quais configurações eu preciso fazer? 

O Operand fornece uma série de briefings, documentos e status predefinidos para a configuração de cada módulo. Assim, você tem um ponto de partida para adaptar o seu fluxo de trabalho ao sistema e não precisa começar a construir os documentos do zero.

No módulo Financeiro, por exemplo, o cliente tem acesso a categorias e centros de custos que podem ser personalizados na etapa de configurações, ajudando a organizar o fluxo de caixa da agência.

Além de fazer as configurações de todos os módulos da agência, é fundamental trabalhar para incluir os cadastros de clientes, veículos, fornecedores, colaboradores e prestadores de serviço. 

Com essas informações no sistema, a equipe pode começar a entender a ferramenta e trabalhar com ela. 

Quem vai ser a pessoa responsável por criar os projetos/campanhas e cobrar a equipe? 

Para começar a usar o Operand, é importante ter em mente quem será a pessoa responsável por realizar a criação e gestão dos projetos, jobs e tarefas. Uma das vantagens do Operand é a entrega de um conjunto de recursos que viabilizam a organização das demandas.

Para isso, é preciso olhar para o seu fluxo de trabalho atual e entender como ele está ativo no momento. Algumas empresas atuam com profissionais de gestão de projetos, que organizam todas as demandas e analisam os prazos de entrega. 

Outras agências atribuem aos atendimentos de conta essa responsabilidade de criar cada projeto, de acordo com as demandas que forem surgindo nas reuniões com os clientes.

Todas as pessoas da agência precisam ter essa informação, sobre quem vai gerir a pauta no dia a dia. Essa clareza é muito importante para a gestão na hora de cobrar a equipe, gerar relatórios e também fazer com que o fluxo de trabalho seja mais ágil e sem duplicidades ou refações.

Na prática: usando o módulo de Projetos, por exemplo, esse profissional que vai gerir as demandas pode cadastrar um Pacote de FEE de Redes Sociais, por exemplo. Para cada mês de entrega, ele cria um projeto com jobs predefinidos que podem ser configurados como recorrentes, aplicando recursos como Repetição e Duplicação. Isso para cada cliente.

Desenvolvido com foco no cotidiano de agências de publicidade, marketing e empresas criativas, o Operand recomenda que esse profissional ou profissionais escolhidos para gerir as demandas sejam capazes de acompanhar o fluxo de trabalho todos os dias, fazendo as interações necessárias com os envolvidos.

Ao fim, a ferramenta ainda emite o relatório de cada campanha, destacando os resultados obtidos.

A agência vai usar o timesheet para medir tempo de trabalho em cada projeto/cliente? 

A visibilidade sobre os processos e o ganho de produtividade são dois benefícios gerados pelo uso de um sistema de gestão como o Operand. Tudo isso é possível graças aos recursos digitais, como o timesheet, que viabiliza o controle do tempo dedicado pelo profissional a cada tarefa.

Se você quer otimizar a produtividade, a partir do aproveitamento do valor-hora, recomendamos fortemente o uso do timesheet. A funcionalidade também ajuda na precificação, uma vez que indica o tempo médio de execução de cada tarefa.

O tempo de refação também é mensurado com o uso do timesheet. 

Decidido a usar o recurso? Comunique a proposta e o objetivo dele para os colaboradores. Mostre como usar, na prática, e acompanhe de perto a evolução de cada um. O timesheet torna a equipe da agência mais produtiva e autogerenciável.

💡 Lembrete importante: esse é um dos recursos mais importantes da ferramenta, mas exige um alto engajamento da equipe no preenchimento correto. Para que ele possa ser usado de forma estratégica, precisa se tornar um hábito dentro da equipe. 

De que forma a agência pretende engajar a equipe a usar o sistema? 

O sistema fornece uma série de recursos incríveis, mas você precisa engajar o time para que os colaboradores estejam dispostos a adaptar o fluxo de trabalho. Aqui, é preciso trabalhar para uma mudança de mindset.

Se a agência está começando a jornada com um sistema de gestão agora, pela primeira vez, a atenção à estratégia de adoção e uso da ferramenta deve ser redobrada.

Considere criar ações para apresentar o potencial do Operand e os possíveis ganhos e, assim, conscientizar o time sobre a importância do engajamento de todos. A Operand disponibiliza um treinamento específico, caso a agência queira realizar uma implantação orientada. Nosso time estará disposto a ajudar da melhor forma possível!

O Operand foi feito para ajudar você!

Esperamos que esse conteúdo possa ter sido útil na sua jornada de aprendizado e uso do Operand. Apresentamos várias dicas e orientações para você utilizar as funcionalidades do sistema da melhor forma possível.

Caso ainda não seja um cliente ou não conhece nosso sistema, convidamos você para testar grátis por 7 dias, sem compromisso! Se preferir, pode também agendar uma demonstração gratuita, que a nossa equipe te apresenta o Op e tira as suas dúvidas! 😉