É hora de fortalecer a agência: comece com um software de gestão

Da noite para o dia, o isolamento social passou a ser a medida mais eficaz para preservar a saúde das pessoas. Sabendo disso, empresas de todos os segmentos optaram pela modalidade de trabalho remoto. No setor publicitário, agências de todo porte permitiram que seus colaboradores migrassem para o home office. E aí começaram os desafios.

Afinal, como estruturar, em um intervalo tão curto de tempo, uma operação totalmente digital para a agência? 

Certamente, essa pergunta representou um dos maiores desafios dos gestores de empresas criativas no enfrentamento à pandemia. Isso porque estabelecer um fluxo de trabalho produtivo no home office exige muito mais do que um computador para cada funcionário, com conexão à internet. 

É preciso foco, disciplina, acompanhamento, conversa, feedback e, claro, ótimas soluções tecnológicas. Um sistema de gestão completo faz toda a diferença, segundo os líderes das agências. 

Neste post, reunimos a percepção de cinco gestores que adotaram o software de gestão para viabilizar o trabalho do time no home office. Dessa maneira, eles mantêm a agência produtiva e os clientes satisfeitos. 

Quer saber mais? Vem com a gente! 

KKi Agência 

Na KKi Agência, a adaptação para o modelo de trabalho home office foi mais tranquila porque eles já contavam com o Operand. Então, na prática, a pandemia não gerou grandes transtornos. 

“A gente opera todos os arquivos via Google Drive e usa o sistema Operand para gerenciar todo o processo da agência. Por isso, conseguimos instalar o nosso home office no mesmo dia que decidimos aderir ao isolamento.”

De acordo com o Diretor Geral, Túlio Dantas, o maior desafio tem sido conscientizar o time sobre boas práticas do novo modelo de trabalho. 

Como o fluxo de processos do Operand é bem definido, a equipe se mantém produtiva. 

“O Operand proporciona facilidade no gerenciamento do tempo da equipe. Nosso time de operação consegue saber em tempo real em qual job cada membro da equipe está no momento. Com a ajuda do sistema, melhoramos nossa produtividade em 30%”, conta Túlio.

A KKi conseguiu estabelecer um ritmo de produção tão bom que optou pela retomada das atividades no modelo híbrido, mesmo após a reabertura do mercado. Com isso, apenas uma parte dos colaboradores voltaram para o escritório, enquanto a grande maioria segue trabalhando remotamente. 

Moke Propaganda

Na Moke Propaganda, a organização digital da agência também fez toda a diferença. Tanto é verdade que a equipe cresceu em meio a pandemia. 

“ Percebemos que haviam excelentes profissionais que se tornaram disponíveis no mercado. Resolvemos aproveitar a oportunidade para reestruturar o time e trazer inteligências chaves para o crescimento do negócio.” 

Rafael Costa, Diretor da Moke Propaganda, conta que o sistema foi fundamental para o trabalho home office. “ De um dia para o outro conseguimos tocar a operação da agência sem maiores dificuldades. Tudo estava organizado no sistema. Isso facilitou demais,”afirma Costa. 

Dux Digital

Assim como a Moke, a Dux digital também fez mais do que gerenciar a crise e mitigar impactos. De acordo com Gabrielle Ferst, profissional de Atendimento e Processos da Dux, a agência também investiu na contratação de profissionais. 

Na prática, esse movimento só se tornou possível porque o fluxo de trabalho estava bem definido. Além disso, havia um sistema de gestão de agência – o Operand – mantendo a equipe conectada e focada nos jobs em pauta. 

“O sistema nos ajudou a manter o controle e integração da equipe. Durante a pandemia,  tivemos mais certeza ainda que realizamos um bom investimento. Para nós, o principal diferencial é o controle total dos projetos e jobs.”

Nezz Digital Marketing

A Nezz contratou o Operand em 2020 e já conseguiu mensurar o impacto do sistema. Luciano Silva, CEO, conta que a agência  contratou e implantou o software em etapas. Primeiro, os líderes aprenderam todos os recursos. Depois, todo o time foi envolvido.

“O Operand tem otimizado nosso tempo e dado uma visão mais completa dos projetos e da produtividade da equipe, além de oferecer dados fundamentais para a saúde do negócio.”

Durante a pandemia, a gestão das pessoas e dos processos tem sido decisiva para manter a agência fortalecida. “Ao conversar com clientes e profissionais, conseguimos fazer o exercício de olhar com sabedoria e paciência para os reais problemas. Assim, mantivemos cerca de 90% dos nossos projetos, sem a necessidade de demissão.”, relata Luciano.

Arpejo 

A modalidade de trabalho remoto exige uma série de cuidados e boas práticas. Os colaboradores precisam manter o foco e ter disciplina. Por sua vez, os gestores devem confiar no time. Em um primeiro momento, esse não é um exercício simples. 

Mas, a boa notícia é que a tecnologia pode ajudar. Fábio Ramos, Cofundador e Diretor da Arpejo, conta que a agência usa o Operand há 7 anos. Contudo, na pandemia, o sistema assumiu um papel ainda mais relevante:  se tornou os olhos dos gestores.  

“Uma das coisas que nos deu segurança para trabalhar na modalidade de home office, sem dúvida, foi ter um bom sistema de gestão. Hoje o sistema faz o papel dos nossos olhos. Não conseguimos acompanhar de perto o trabalho das pessoas, por exemplo, mas conseguimos ver o relatório de horas trabalhadas de cada colaborador.”

Além da função timesheet, que viabiliza o controle da produtividade e facilita a precificação dos jobs, Fábio também destaca o potencial dos relatórios e indicadores financeiros gerados automaticamente pelo sistema, garantindo muita transparência na gestão. 

Para Fábio, o Operand facilitou muito a gestão em um momento que a agência não contava com os profissionais presencialmente. 

“O grande diferencial do Operand é a simplicidade dele.  Ele é robusto e ao mesmo tempo simples, oferecendo segurança para o colaborador que opera o sistema.  Além disso, a interface simples e amigável torna a experiência de usabilidade fácil.”

Experimente um software de gestão para agências

Avançamos até aqui e, como vimos, quem usa um software de gestão como o Operand está à frente de uma agência de resultados. 

Aliás, essa é uma das principais vantagens de investir em um software de agências: ter uma ferramenta digital, disponível 24/7, que viabiliza uma operação remota, produtiva e rentável. 

Usando o Operand você tem a certeza de que todos os recursos e dados que você e seu time precisam estão centralizados na plataforma. Desde a prospecção de clientes, passando pelo briefing até a projeção financeira: tudo está no sistema! 

Investir em um software de gestão de agências é a melhor maneira de digitalizar o seu negócio, mantendo a sustentabilidade financeira dele e ampliando seu potencial de adaptação aos novos cenários.

Um software completo como o Operand garante uma série de benefícios para sua agência. Veja a seguir 3 deles:

1. Avaliação do desempenho da agência

Com um sistema de gestão como o Operand, você acompanha de perto os resultados do seu negócio. De tal modo, com os relatórios gerados pelo sistema, o gestor tem condições de fazer a leitura, análise e comparação dos indicadores mais relevantes.

Assim, se preciso, é possível fazer a definição e o ajuste de estratégias, visando o crescimento da agência e a satisfação dos clientes. 

2. Inteligência de negócio aplicada à gestão

Como o Operand reúne e apresenta uma série de dados importantes, a exemplo dos relatórios de indicadores financeiros, a agência conta com inteligência de negócio incorporada na gestão.

Na prática, isso quer dizer que os dados armazenados no sistema orientam tomadas de decisões estratégicas relacionadas à pagamentos, investimentos e contratações, por exemplo.

Tal compreensão facilita a gestão do fluxo de caixa, o agendamento de pagamentos, e até uma renegociação para manter as contas em dia, se for preciso. Com as informações precisas em mãos, você terá 

Somente no módulo financeiro, o Operand gera mais de 50 tipos de relatórios diferentes relacionados ao financeiro. Com tantos dados à disposição, o gestor tem insumos para tomar decisões mais estratégicas e eficazes, visando o crescimento da agência.

3. Operação 100% digital

OI Operand integrar todas as áreas em uma plataforma única, conectando os profissionais da agência e viabilizando a condução dos projetos, jobs e tarefas. Tudo acontece dentro do sistema. Em vez de abrir a porta do escritório, os colaboradores fazem login no Operand e começam a trabalhar. 

É a solução perfeita para as jornadas de trabalho dos profissionais. Seja no home office, seja no modelo híbrido ou ainda na sede da agência, o Operand permite a construção de fluxos de trabalho próprios e as informações ficam todas guardadas em um só lugar. 

Garanta o acesso digital à agência e leve sua empresa criativa para outro patamar. Experimente o Operand!