Como a agência pode utilizar o Operand para gerenciar as demandas de um Freelancer

Com o fluxo de trabalho muito intenso, é natural que as agências optem pela contratação de um Freelancer. Contudo, assim como fazer a gestão de equipes remotas, gerenciar as demandas de um Freela também pode ser dificultoso se não for bem alinhado.

Se você, assim como muitas outras agências, está buscando formas de incluir as demandas externas dentro do Operand sem dificuldades, esse artigo vai cair como uma luva pra você! 🙂

Incluindo o Freelancer na equipe

Para começar a gerenciar as demandas de um Freelancer, precisamos iniciar pelo básico. Um contratado externo, apesar de não fazer oficialmente parte do quadro da equipe, ele deve estar dentro do sistema para poder receber a pauta.

No Operand, você pode adicionar um freelancer como um prestador de serviço e/ou como um colaborador.

Cadastrando um freelancer:

Primeiro ponto, é necessário que você faça uma reflexão:

1. Sua agência possui uma alta taxa de rotatividade de freela?
2. Você costuma fazer a limpeza de colaboradores com frequência no Operand?
3. A sua agência tem freelas esporádicos ou fixos?

Partindo desses preceitos, é mais fácil saber como incluir e gerenciar os freelancers. Lembrando que a manutenção dos cadastros de funcionários, é algo que você precisa incluir na sua rotina de gestão, para sempre manter o seu Operand limpo e atualizado.

Freelancers fixos: para aquele freelancer fixo, o ideal é que você inclua ele como um colaborador, assim como os outros funcionários da equipe. 

Freelancers esporádicos: nesse caso, você pode ter essas opções: fazer da mesma forma de um freelancer fixo, e cadastrar como colaborador, sendo necessário sempre fazer a manutenção quando o freela já não atuar mais na empresa; ou caso não queira que o freelancer faça parte do sistema, e visa manter a conversação de forma externa, você pode apenas adicionar como um prestador de serviço.

Para cadastrar ou fazer a manutenção desses cadastros, você precisa ter acesso ao módulo de pessoas. Com o acesso completo ao módulo, basta ir em: pessoas> colaboradores > adicionar. 

E, para cadastrar como prestador de serviço, basta ir em pessoas > prestadores de serviços > adicionar.

Confira no vídeo os passos:

Para conferir mais sobre os cadastros de pessoas, você conferir este artigo da central de ajuda.

Montando uma equipe

Você também tem a possibilidade de reunir todos os freelas dentro da sua agência e montar uma equipe. Dessa forma, facilita quando surge a necessidade de fazer um job inteiramente com contratados externos (freelas) e quando queremos gerenciar as demandas e extrair relatórios por equipes. 

Aqui temos um artigo completo para cadastrar equipes. 

Configurando as permissões

Um ponto que também exige a sua atenção, são as permissões de cada freelancer. A primeira vista, o sistema pode parecer robusto demais. Não é necessário que o freelancer tenha acesso a todos os módulos. Para configurar o que ficará disponível para o freela ter acesso, basta ir em > usuários e permissões > selecionar a pessoa > configurar.

Você pode conferir todas as configurações aqui.

Ou, se preferir, veja o passo a passo no vídeo:

Valor do serviço e timesheet

Se você já deu uma olhada no módulo de pessoas, deve ter notado que existem várias informações adicionais para manter o cadastro muito mais completo. Uma dessas informações é o Valor/Hora. Ah, para esta funcionalidade, o cadastro do freelancer precisa ser como colaborador, ok?

Diferente de um colaborador da agência, onde muitas vezes é necessário fazer um cálculo para descobrir o valor/hora, um freelancer já costuma vir com esse valor acordado entre ambas as partes, facilitando muito no controle dos serviços.

Entretanto, apenas ter o valor inserido não é o suficiente, assim como a equipe da agência, os freelancers também precisam se adequar ao modo de gestão da sua agência para ter dados mais assertivos. 

E uma funcionalidade crucial para você visualizar e saber com facilidade o total das atividades prestadas, é o timesheet. Aqui, estamos falando de contratos que são baseados em horas. Mas, mesmo que não seja o seu caso, o timesheet também pode ajudar a mensurar como é a produtividade e a agilidade do freelancer.

Por que Timesheet é importante e deve ser inserido na cultura dos freelancers?

Para as agências que ainda tem dúvida do objetivo dessa funcionalidade, vamos resumir em uma frase: o timesheet é crucial para ter um controle total do tempo que foi utilizado para determinada atividade ser concluída e saber de forma assertiva o valor e o tempo médio da atividade.

Além disso, pode facilitar em futuras contratações de serviços, pois entrega uma base para a agência do tempo e o valor necessário para uma atividade.

Gerenciando as demandas

Agora que você já entendeu os preceitos básicos da conta e configuração, é hora de partimos efetivamente para as formas de gerenciar as demandas de um freelancer.

Vamos lá?

Por dentro de um projeto

Antes de tudo, você precisa separar um tempo para introduzir o freelancer dentro do Operand, tenha em mente que é normal que surjam dúvidas e dificuldades nos primeiros contatos, por isso, esteja de prontidão para esclarecer as dúvidas.

Quando falamos de um projeto, devemos lembrar sempre de que ele é macro. E, por se tratar de algo mais abrangente, dependendo da sua negociação, pode ser que não seja tão necessário um freelancer ter acesso a ele. 

Mas, isso pode variar muito de acordo com a abordagem de cada agência. Para freelancer fixos, por exemplo, que já estão mais habituados à cultura e trabalham paralelamente com a equipe, pode ser viável. Mas, para aqueles que a principal necessidade é apenas ver os jobs cotados, recomendamos que restrinja a visualização para somente jobs.

Organizando os status

O status é uma funcionalidade sensacional dentro do Operand. Além disso, são personalizáveis. Você pode usá-los para diferenciar as demandas de um freelancer e dos colaboradores. Por exemplo, na hora de analisar e filtrar as pautas, a sua agência pode ter status personalizáveis.

Uma forma fácil de diferenciar as demandas do freela e do colaborador e ainda manter o fluxo do trabalho, é diferenciando os status pela cor.

Assim, é bem mais fácil de filtrar apenas as demandas dos freelancer através da pauta que falaremos mais para a frente.

Adentrando o job

Agora sim, vamos falar efetivamente sobre as demandas do freela. Vamos pensar em praticidade e efetividade.

Partindo do ponto que você precisa gerir a demanda de um redator freelancer, por exemplo. Este redator, pode ter várias demandas de mais de um cliente. Neste caso, a sua agência pode ter algumas opções para direcionar a pauta do freela.

1. Crie um único job: centralizar todas as atividades para o freelancer é uma maneira fácil de registrar todas as demandas solicitadas. Porém, exige um cuidado maior para gerenciar o briefing. Tanto nas tarefas quanto no briefing, vai precisar de um cuidado maior para que não aconteça nenhum tipo de confusão relacionada a clientes. 
2. Vários jobs: dessa forma, você não vai precisar deixar o briefing no job relacionado a cada atividade. Entretanto, lembre-se que quando o contratado clicar no job, ele conseguirá ver todas as outras demandas da equipe assim como todas as informações contidas no briefing.

Comunicação centralizada

Sabe aqueles dias que tudo está muito corrido e precisamos saber apenas uma informação a que está atrelada a um job específico? No Operando é superpossível e facilita muito a comunicação entre o freelancer e a agência.

Nada de trocas longas de e-mails ou mensagens perdidas em outros apps. Você pode centralizar toda a sua comunicação através dos comentários no Job! 

Com esta funcionalidade, você e o seu freelancer conseguem mencionar uma pessoa específica ou todos os envolvidos no projeto sempre que quiserem passar informações. O melhor de tudo, é que sempre vai ter um histórico das conversações no job! Inclua o uso dos comentários na cultura do freelancer para manter a comunicação ágil que a agência necessita.

Agora é hora de entrarmos na gestão da pauta do freelancer!

Pautas essenciais

As pautas são extremamente importantes para ambas as partes. Para você, gestor que gerencia as demandas do freelancer e para o contratado que conseguirá ver de forma geral a pauta. Vamos abordar um pouco os dois lados.

Minha pauta: esta será a principal para o freela ver de forma geral tudo que será solicitado. Assim como os dias, o prazo e o que está em atraso. 

Pauta Status: esta pauta é importante para ambos, para o freela, cabe a organização para deixar o contratante ciente em que pé está a demanda solicitada. Para o gestor, a pauta se torna uma forma fácil de fazer a gestão visual e ter a ciência que a atividade está sendo executada. 

Pauta por responsável: outra forma de visualizar e gerenciar as demandas de um freelancer de forma fácil, é através da pauta por responsável. Essa pauta se torna ainda mais efetiva caso você tenha vários freelancer atuando na sua agência.

Relatórios

Não poderíamos deixar de citar os relatórios também. O Operand tem diversos tipos de relatórios e cada um com a sua especificação. 

Relatório Timesheet: Através deste relatório, você vai conseguir identificar o volume do trabalho do freelancer, da mesma forma como o volume do retrabalho e o aproveitamento do tempo. 

Relatório Job: esse relatório cumpre muito bem o seu papel quando o assunto é prazo! Aqui, você consegue visualizar de forma fácil se as demandas solicitadas estão sendo entregues dentro do prazo e tempo estimado. Ainda sendo possível aplicar filtros para ver quantas tarefas um freelancer conseguiu concluir no dia. 

Relatório de apontamento por usuário: neste relatório, você consegue filtrar através de data personalizada, todos os apontamentos realizados pelo freela. Dando uma visão geral e detalhada do valor já gasto com as demandas.

Você pode conferir mais especificações e outros relatórios clicando aqui! 🙂

Ufa! Foram muitas dicas, para gerenciar as demandas de um FreeLancer né? Sem dúvida, com o Operand a sua agência tem um leque de possibilidades para atuar da melhor forma e garantir a performance.