Organização de eventos: Entenda como planejar e analisar os resultados

Um evento geralmente é algo complexo de ser organizado e, se você não estiver preparado para tudo, pode ser que o que deveria ser uma grande experiência se transforme em um acumulado de problemas.

Por isso, nesse artigo, você vai entender melhor como planejar eventos e como analisar os resultados dele. Com as nossas dicas, fazer a gestão de eventos vai ser moleza!

Local

A escolha do local pode ser determinante para definir se seu evento será um sucesso ou não.

Afinal, uma escolha ruim pode ter diversos impactos negativos na experiência do público, como, por exemplo:

• Um espaço com capacidade inferior ao necessário;
• Dificuldade de acesso para palestrantes e participantes;
• Local sem estrutura para receber pessoas com necessidades especiais.

Por isso, é preciso pensar em cada detalhe do evento para escolher o local mais adequado para ele.

Uma dica importante para planejar o seu evento que pode evitar problemas é optar sempre por lugares que tenham uma capacidade de pelo menos 20% a mais do que o número de participantes.

Além disso, priorizar espaços modernos e adaptados às necessidades dos mais diversos públicos também é uma boa prática.

Programação

Durante um evento, é comum que alguns palestrantes acabem se empolgando e extrapolando o seu tempo, enquanto outros acabam utilizando um tempo menor do que o esperado.

Para evitar esse desequilíbrio na sua conferência, você precisa dedicar uma parte da gestão de eventos apenas para a programação do mesmo.

Assim, você pode analisar tudo o que será discutido e distribuir esse conteúdo de uma maneira que não seja nem muito breve nem prolongada demais.

Por exemplo: definir que todas as palestras terão um espaço para perguntas após o palestrante encerrar sua apresentação pode ser mais produtivo para todos.

Apresentações

Ao contrário do que muitas pessoas imaginam, incluindo muitos palestrantes, é preciso definir um roteiro dos temas que serão abordados ao longo do evento.

Porque você, no lugar do participante, não gostaria de ver palestras ou debates com temas semelhantes durante toda a conferência.

Por isso, pedir para os palestrantes que enviem suas palestras com antecedência é uma boa saída.

Assim, você pode planejar eventos com um roteiro estruturado. Organizando de forma mais interessante para a experiência dos participantes.

Equipamentos

Para organizar uma conferência, você vai precisar se certificar de que as necessidades dos participantes, equipe e convidados serão atendidas.

E, nesse momento, o uso de um check-list se torna extremamente positivo.

Porque fazer a gestão de eventos desse tipo exige atenção. Existem muitos detalhes que precisam ser checados diversas vezes, para garantir que nada saia errado.

Afinal, a lista de itens a serem checados é extensa:

• Microfones;
• Datashow;
• Câmeras de vídeo;
• Água;
• Café;
• Material de apoio;
• Wi-fi;
• Cadeiras;
• Iluminação;
• Áudio;
• Itens de segurança.

Todos esses detalhes precisam ser testados para ter certeza de que nada foi esquecido. Por isso, o ideal é marcar um teste geral na véspera do evento. E, além disso, para eventos, ter um plano B e até mesmo C, caso algo dê errado, é essencial.

Assim, caso seja necessário, ainda haverá tempo para corrigir algum problema que possa aparecer.

Divulgação

O planejamento da estratégia de divulgação do seu evento deve ser muito bem feito, pois ele pode ser determinante para o resultado que irá obter.

Para isso, o primeiro passo é entender o perfil do público-alvo do evento e descobrir quais são os canais de comunicação com os quais esse público costuma ter mais contato.

Lembre-se que estamos em tempos em que existe pelo menos uma dezena de canais pelos quais você pode divulgar o seu evento, mas, para que esse trabalho seja assertivo, é preciso utilizar os canais certos.

Como saber se meu evento atingiu os objetivos?

Acompanhar alguns indicadores referentes ao seu evento é primordial para ter uma visão geral sobre os pontos positivos e negativos desse evento.

Veja a seguir alguns indicadores que podem te ajudar a entender os resultados do seu evento.

1 – Taxa de conversão

A taxa de conversão é um indicador simples, que pode ser utilizado em várias etapas do processo, do início da divulgação do seu evento até a venda do ingresso.

Por isso, é muito comum que se trabalhe com uma taxa de conversão para cada etapa do projeto.

Veja um exemplo de taxas de conversão dentro do projeto:

• Número de pessoas que assinaram a newsletter do site do evento;
• Total de inscritos na newsletter que clicou no e-mail para se cadastrar em uma Live no Facebook sobre o evento;
• Quantidade de pessoas presentes nessa Live que se cadastraram para pré-venda dos ingressos com uma condição especial ou bônus.

É importante ter em mente o conceito de funil de vendas nesse processo, já que o número de pessoas em cada uma dessas etapas será cada vez menor.

2 – Análise de canais de divulgação

Depois de definir quais os canais de divulgação mais interessantes para o evento, é preciso analisar friamente os dados.

Com isso, você vai ter clareza sobre quais canais devem ser mantidos e receber um investimento maior e, quais devem ser deixados de lado.

Ou seja, você vai ter que testar para entender onde é mais interessante investir.

3 – Custo por aquisição (CPA)

Esse indicador vai te mostrar qual é o custo para trazer cada um dos participantes até o evento.

Para conseguir esses dados, basta somar todos os investimentos em marketing e processo de vendas, dividindo esse total pelo número de participantes no evento.

Veja um exemplo:

• Investimentos em marketing e vendas – R$ 10.000,00
• Total de ingressos vendidos – 1.000

Ou: R$ 10.000,00 / 1.000 = R$ 10,00

Ou seja, você gastou R$ 10,00 para levar cada participante para o seu evento.

Claro que esse é um exemplo fictício, mas que pode te dar mais clareza sobre o resultado do evento.

4 – Atrações preferidas pelos participantes

Saber se os participantes estão satisfeitos com as atrações do seu evento é um dos melhores indicadores.

E graças a toda a tecnologia que nos rodeia hoje em dia, esse processo se tornou muito mais dinâmico.

Porque você pode criar do zero ou contratar um app para eventos, pelo qual os participantes possam, por exemplo, dar notas para os convidados em tempo real.

O uso desse tipo de recurso é cada vez mais comum e torna a experiência toda muito mais rica e interativa.

5 – ROI (Retorno sobre o investimento)

Esse talvez seja o indicador mais conhecido e que faz muita gente se retorcer na cadeira quando os números não são positivos.

Em eventos, o ROI é medido através da soma do seu lucro líquido, menos o que foi gasto com o trabalho de marketing, por exemplo.

Com essa informação, fica mais fácil tomar decisões com o objetivo de otimizar os investimentos e gerar mais resultados.

6 – Taxas de abertura e cliques em e-mails

Para quem utiliza e-mail marketing como um dos canais de comunicação com o público-alvo do evento, a taxa de abertura pode ser um termômetro de como as coisas andam.

Isso porque se as pessoas da sua lista estão interessadas realmente na sua conferência, sempre que receberem uma comunicação sua, elas irão abrir esse e-mail, para saber do que ele se trata.

E o contrário também é verdadeiro.

Por consequência, acompanhar esses números pode ajudar a corrigir ações de marketing para manter o público aquecido, por exemplo.

8 – Coleta de feedbacks

Feedbacks oferecidos pelos participantes são muito importantes. Simples assim.

Ninguém melhor do que quem viveu toda a experiência durante o seu evento para apontar pontos positivos e negativos.

Dedique alguns dias logo após a realização da sua conferência para reunir essas informações e utilizá-las nas próximas edições do evento.

Enfim, como você pôde ver nesse artigo, o planejamento de um evento pode ser a grande diferença entre o sucesso e o fracasso dele.

Por isso, é muito importante ter muita atenção nessa fase, assim como na análise dos indicadores, para entender como é possível melhorar as próximas edições.

Este post foi produzido pela Agência Oblige. A Oblige é uma agência de Marketing Digital focada em trazer resultados online.