Gestão do tempo para agências: 10 dicas para alavancar seus resultados

Em um cenário super dinâmico e competitivo, a máxima de Benjamin Franklin: “tempo é dinheiro” parece fazer cada vez mais sentido. Isso porque cada minuto desperdiçado com tarefas aleatórias soma uma fatia de tempo que poderia ser mais produtiva. E, claro, rentável. Para as agências que tentam maximizar a eficiência e a lucratividade, a gestão do tempo é indispensável.

# Por que é tão importante fazer a gestão do tempo?

Falando de trabalho, na realidade do negócio, a gestão do tempo para agências é fundamental para mensurar o esforço da equipe. E, também, o crescimento do negócio. Além disso, a gestão do tempo para agências feita precisamente pode ser um ótimo indicador de resultado. Assim, você pode inferir se:

– Você está sendo pago o suficiente
– O investimento na equipe compensa o retorno
– O retrabalho está levando ao prejuízo ou não

Além de fornecer informações e indicadores gerenciais importantes para você, a gestão do tempo também é uma ferramenta importante no relacionamento com o seu cliente. Ela permite aumentar a transparência, criar confiança e cultivar parcerias de longo prazo com os clientes.

Muitas vezes, vivendo em um ritmo veloz, na ansiedade de dar conta de tudo, os profissionais esquecem de mensurar o tempo gasto para determinada tarefa. A questão é: como engajar os profissionais para que eles façam a gestão do tempo?
Algumas agências apostam no uso de planilhas de tempo, mas garantir que os profissionais as  preencham não é nada fácil. Qual a solução, então?

# Como fazer a gestão do tempo nas agências?

Se a falta de ferramentas de gestão do tempo incomoda, não saber por onde começar também é desconcertante. Por isso, elencamos algumas dicas para ajudar você. Confira e inspire-se a começar esse movimento de transformação da cultura do tempo na empresa. Rumo ao aumento da produtividade e à conquista de resultados excelentes.

# 1 Divida o seu tempo em blocos

Jeremiah Dillon, líder da divisão de Marketing que cuida dos aplicativos Google para trabalho, como Gmail, Drive e Hangouts, escreveu um e-mail sobre administração do tempo destinado aos seus colegas do Google. Ele argumenta que os profissionais podem ser classificados de acordo com o seu perfil quando o assunto é a gestão do tempo: o gestor e o realizador.

O dia do gestor é fatiado em intervalos de 30 minutos. Portanto, ele praticamente muda de tarefa a cada meia hora.

O dia do realizador é diferente. Os realizadores precisam criar e, por isso, precisam pensar antes. Jeremiah considera que para aproveitar melhor seu tempo o realizador deve adotar blocos de meio dia ou tratar um dia inteiro como um bloco de tempo útil. Para explicar melhor sua ideia, ele produziu um vídeo no qual apresenta o perfil de cada profissional. E compartilha formas de otimizar a gestão do tempo. Confira aqui:

# 2 Invista em um software de gestão

Você tem vários projetos para gerenciar e um time de profissionais para acompanhar e orientar. Os jobs, as atividades e as tarefas são muitas. Mas, então, como fazer uma gestão completa e otimizada dos processos, das pessoas e do tempo? A melhor alternativa é investir em um bom software de gestão. Assim, tudo fica registrado em um sistema e você pode ter acesso às informações de qualquer lugar e em tempo real.

Além disso, você dispensa os profissionais criativos da tarefa chata de preencher planilhas de gestão de tempo. Toda energia da equipe mantém-se voltada para as campanhas e os jobs dos clientes!

# 3 Use e abuse do timesheet

Uma das principais ferramentas do software de gestão para agências é o timesheet. Com ele, fazer a gestão do tempo para agências é tão simples como clicar em um botão em sua área de trabalho. Ou smartphone ou tablet. Aliás, é exatamente isso: ao começar uma tarefa, o usuário dá o start no sistema com um clique. E ao finalizar, outro clique para fechar aquele intervalo de tempo.

Pode-se afirmar, inclusive, que o timesheet é a chave para rentabilidade da agência. Afinal, com base nos dados coletados pelo timesheet e armazenados no sistema é possível identificar o que está sendo feito. E, também, quais as oportunidades de melhorias. Além disso, o timesheet irá revelar a rentabilidade de cada cliente, ilustrando o tempo gasto em cada job e campanha.

# 4 Capacite a equipe para lidar bem com o tempo

Organize um workshop sobre gestão do tempo, apresente um conjunto de hacks sobre o melhor modo de organizar para aproveitar cada minuto e os incentive a fazer uma gestão adequada do tempo.

Ao fim, você terá uma equipe mais produtiva e, também, profissionais mais felizes. Afinal, não tem sensação melhor do que estar em paz com o tic-tac dos ponteiros do relógio, sem deadlines estourados ou compromissos adiados.

Elencamos algumas dicas que podem ajudar você a fazer a gestão do tempo para agências de modo mais tranquilo e assertivo.
Inspire-se, aproveite muito mais seu tempo real e maximize a produtividade e os lucros!

# 5 Aprenda a fazer gerenciamento ágil

Um dos segredos para manter tudo sob controle é identificar e dividir as etapas de um grande projeto em tarefas gerenciáveis. Ao saber precisamente o tempo gasto em cada atividade, é possível identificar as razões que justificam as entregas atrasadas. E, sobretudo, entender porque elas acontecem. O gerenciamento ágil confere mais velocidade ao seu fluxo de trabalho. E, claro, mais eficiência.

# 6 Reuniões: são mesmo necessárias?

Sempre que pensar em agendar uma reunião tente otimizar, ao máximo, as pessoas envolvidas e o tempo dedicado para aquele momento. De acordo com infográfico da Atlassian, somente nos Estados Unidos as pessoas desperdiçam cerca de 31 horas por mês em reuniões improdutivas.

Para não amargar esse prejuízo de tempo e lucro reais, ao planejar uma reunião, selecione, estrategicamente, os participantes: reuniões são mais produtivas em pequenos grupos de quatro a oito pessoas.

Além disso, busque:

• Definir objetivos e metas;
• Elaborar uma pauta antes
• Fazer reuniões curtas – tente bate-papos de 10 ou 15 minutos;
• Pensar duas vezes antes de marcar a reunião. Se preciso, reduza o tempo destinado a ela. Estima-se que reduzir o tempo de reunião em 15% pode poupar-lhe 300 horas por ano. Tempo que poderia ser gasto com outras atividades mais rentáveis.

# 7 Ser multitarefa pode não ser o ideal

Até pouco tempo acreditávamos que fazer muitas tarefas simultaneamente era sinônimo de eficiência. Mas, na verdade, descobrimos que não. O trabalho fragmentado é improdutivo. A cada momento que paramos uma tarefa para fazer outra, demoramos, em média, 26 minutos para retomar a concentração e dar continuidade à atividade.

O ideal é se concentrar em uma tarefa por um tempo e afastar-se quando terminar. Se preciso, claro, é possível fazer um intervalo, mas evitar fazer muitas coisas ao mesmo tempo. Assim, definitivamente, o seu tempo não rende.

O dia da sua equipe pode ser mais produtivo, se o trabalho for baseado em uma sequência de diferentes tarefas.

# 8 Ordem decrescente de prioridade para as atividades

Muito possivelmente, você já se perguntou várias vezes: “Por onde começar?”
O primeiro passo é estimular sua equipe a começar o dia focada na missão mais importante. Se demorar muito, o ideal é quebrar o projeto em atividades menores.

Só assim é possível mensurar quanto tempo se leva para concluir tarefas mais complexas. Além disso, depois de vencer a primeira e mais complicada atividade, as próximas irão parecer bem mais simples e exigir menos fôlego.

# 9 Foco em projetos rentáveis

A gestão de tempo nas agências é, sobretudo uma questão de estratégia. Afinal, você precisa definir qual fatia de tempo vale a pena investir para fazer do seu empreendimento um negócio rentável.

Portanto, tenha em mente que tarefas importantes, de verdade, tão àquelas que impactam na receita. As distrações e notificações não levam os profissionais à conquista de resultados. Por isso, tente eliminá-las.

Sugira à equipe a adoção de novos hábitos como:
Verificar seu e-mail em horários específicos ao longo do dia;
Estabelecer ciclos de trabalho: 45 minutos de trabalho, seguidos de 15 minutos de intervalo.

Ainda sobre tempo rentável, lembre-se: destine o tempo real da agência para clientes cujos projetos são interessantes, também, no que se refere à lucratividade.

Dedique um tempo real – justo e necessário – para manter o projeto de cliente dentro do orçamento e do escopo, respeitando, também, sua margem de lucro.

# 10 Busque profissionais parceiros para tarefas intensivas

É claro que ter talentos internos é o ideal. Mas, dependendo do momento da agência e da demanda do cliente, a terceirização pode ser mais coerente e produtiva.
Se o projeto exige um verdadeiro especialista, mas o trabalho é pontual – pedido pelo cliente uma vez por ano – é mais inteligente contratar um freelancer.
Ou, ainda, se o profissional interno demora 20 horas para completar uma tarefa que o freelancer entregará na metade do tempo, a terceirização também é a melhor solução.

# A gestão do tempo vale a pena?

Mas é claro que sim. Não hesite em começar agora mesmo. Em um primeiro momento, pode exigir um pouco mais de energia. Afinal, é preciso deixar de lado velhos hábitos e vícios para construir uma nova cultura de organização que torne a gestão do tempo para agências possível.

A ferramenta de timesheet faz ainda mais sentido e torna-se indispensável para as agências que cobram o desenvolvimento dos jobs de acordo com as horas trabalhadas. O timesheet revela quantas horas foram dedicadas ao job e quantos profissionais tiveram envolvidos no processo de criação. Mais controle para você, mais transparência para seus clientes.

Enfim, aprender e começar a gestão do tempo para agências é um passo importante para o crescimento e a sustentabilidade da sua organização. Se optar por apostar alto na gestão do tempo e contratar um bom software, na certa, você sua empresa dará um salto de desenvolvimento.