Gestão do tempo nas agências: 5 dicas para organizar sua vida

Que atire a primeira pedra quem não escutou (algumas vezes) colegas da agência de marketing e publicidade reclamar: eu precisava de mais tempo. Ou: meu dia precisava ter mais de 24 horas. Pode até ser que essas frases tenham sido ditas por você. Em um mercado de trabalho ágil, em que tudo parece para ontem, falar sobre tempo virou padrão. Mas, afinal, será que os dias estão mais curtos ou tem como fazer as pazes com o relógio ao aplicar dicas de gestão do tempo?

Neste texto, enumeramos algumas tarefas eficazes e essenciais para que o tempo volte a ser seu aliado e não uma peça falha ao longo da rotina.

Por que eu deveria me preocupar com a gestão do tempo?

Ter controle sobre a gestão do tempo dentro das agências é fundamental para mensurar o esforço da equipe e o crescimento do negócio. Além disso, esse gerenciamento de tempo, se feito de forma precisa, pode ser um ótimo indicador de resultados e até de lucratividade.

Além de fornecer informações e indicadores gerenciais importantes, a gestão do tempo também é uma ferramenta importante no relacionamento com o cliente. Ela permite aumentar a transparência, criar confiança e cultivar parcerias de longo prazo com os clientes.

5 dicas para gestão do tempo

1. Tempo é dinheiro

Pode parecer a mesma conversa de sempre, mas reforçar que os resultados e a lucratividade de uma agência necessitam essencialmente do tempo, é essencial. Custos e preço de serviços são baseados em boa parte dos casos, no tempo de execução de um projeto.

Se o trabalho, antes organizado para direcionar por um mês uma parte da equipe, começa a persistir por mais de três meses, o valor pago pode ficar aquém do desejado e prejudicar as finanças da agência. 

Ou seja: aqueles meses livres, que seriam destinados para um novo job ou projeto, ficam direcionados para um trabalho que pagou menos. Inclusive, isso vale até para entender se o job deu algum lucro para a agência ou se acabou gerando prejuízo financeiro. 

Então a primeira dica de gestão do tempo é começar a utilizar uma ferramenta que viabilize fazer essa gestão de forma mais prática, como o timesheet, por exemplo.

2. Seja dono do seu tempo

Utilizar uma ferramenta como o timesheet na rotina é contar com uma grande aliada para compreender as demandas, e que também ajudará a visualizar qual projeto precisa de mais atenção e qual pode ser resolvido de forma mais rápida.

Entenda quais ferramentas podem ser as suas aliadas para compreender a rotina. É por meio desses dados que a gestão poderá avaliar o cenário e entender se será preciso aumentar um contrato ou até se é possível diminuir a equipe destinada àquele projeto.

3. Fique de olho nas reuniões

Com a chegada definitiva de trabalhos remotos, surgiu um outro costume definitivo: reuniões. Quem nunca sentiu que o dia não rendeu nada porque as horas passaram e o dia foi totalmente preenchido com reuniões?

Não tem como negar que reunir a equipe, alinhar pontos estratégicos com o cliente e até fechar a agenda por algumas horas para uma apresentação, são funções essenciais dentro de uma agência de publicidade. O que não pode ocorrer é as reuniões tomarem tanto tempo a ponto de deixarem o dia improdutivo. 

Antes de agendar uma reunião pense no motivo daquela troca. De fato, um brainstorm tem muito mais valor se feito ao vivo, com trocas reais. Mas alinhar atualizações de andamento ou aprovações, podem ser direcionadas para um outro lugar.

4. Melhor uma tarefa que duas na pauta ao mesmo tempo

Em um mundo refém da produtividade a todo custo, é fácil cair no erro de pensar que a dica mais fácil para melhorar a gestão do tempo é fazer diversas tarefas ao mesmo tempo. Além disso ser o início para um sobrecarga cognitiva, o que prejudica processos de aprendizagem e até criatividade, executar diversas tarefas ao mesmo tempo é também terreno fértil para a exaustão mental. 

Fora que transmutar em diversas demandas sem finalizar nenhuma delas, faz com que o foco fique em um segundo plano e o sentimento de não ter tempo para nada se mostre ainda mais latente. 

Prefira finalizar tarefas e se dedicar para novas atividades na sequência.

5. Nem tudo é urgente, muito menos importante

Uma dica primordial, que passa muito pelo autoconhecimento e desenvolvimento de outras habilidades, é saber identificar quais são as tarefas que, de fato, são urgentes e necessitam de uma demanda especial.

Observar a rotina e entender que todas as demandas têm a mesma importância fará com que você se perca nas tarefas e acabe por finalizar nenhuma delas. Olhe o seu timesheet, entenda quanto tempo você costuma demorar em cada uma de suas demandas e, depois, organize o dia a partir da urgência das entregas e de seu tempo disponível. 

Se, no fim do dia, todas as tarefas forem executadas e te sobrar um tempinho extra, tudo bem dedicar para alguma atividade que não estava prevista. Mas isso será lucro e não rotina.

Glossário e perguntas frequentes

O que é gestão do tempo?
É basicamente organizar a sua rotina de um jeito que o tempo jogue a seu favor, e não contra você. Em vez de correr atrás do relógio, você consegue distribuir as tarefas e manter o foco no que importa, sendo produtivo sem excessos.

O que é timesheet e por que usar?
É uma ferramenta que mostra quanto tempo você e o seu time gastam em cada job ou projeto. Na prática, ajuda a entender se a conta fecha: se o esforço valeu a pena e se o contrato está ajustado em relação a valores.

O que é sobrecarga cognitiva?
É quando a cabeça fica lotada de coisas ao mesmo tempo e não dá conta de processar tudo. Resultado? Foco baixo, mais cansaço e menos criatividade. 

O que significa ter produtividade no dia a dia da agência?
É fazer as entregas de forma eficiente, aproveitando bem o tempo e os recursos. Não é sobre trabalhar mais horas, mas sim trabalhar melhor e de forma mais eficiente.

O que são prioridades na gestão do tempo?
São as tarefas que realmente merecem a sua atenção primeiro. Diferenciar o que é urgente do que é importante evita aquela sensação de que você trabalhou o dia inteiro e não concluiu nada.