Gerenciar as finanças da sua agência vai muito além de apenas processar números. Na prática, a gestão financeira precisa ser um processo formal de controle de recursos, orientado por tomadas de decisões informadas, que impulsionam a eficiência, maximizam a lucratividade e ajudam sua equipe a brilhar. 

Diante de tantos desafios de gestão, os líderes de agências precisam buscar maneiras inteligentes de ajustar seu planejamento financeiro em tempo real, para manter a empresa competitiva, saudável e rentável. 

Portanto, o desafio é estabelecer uma base financeira forte para os lucros, mas também para a sua paz de espírito. Afinal, uma agência financeiramente experiente é uma agência feliz. 

Neste artigo, compilamos uma série de dicas e conselhos práticos para a gestão financeira de sucesso de agências grandes e pequenas.

Gestão financeira da agência: como começar?

Quando falamos na gestão da agência, precisamos focar na gestão financeira. Para conhecer as particularidades da sua agência, nada melhor do que saber como os valores de receitas e despesas são distribuídos. 

Além disso, avaliar os gastos com custos fixos e variáveis, fazendo um comparativo entre o total de receitas e despesas operacionais e não operacionais, também pode ajudar no controle dos gastos e na projeção de metas.

Hoje, algumas ferramentas auxiliam os empreendedores na gestão da empresa e na criação de novas estratégias. Os números, dados e gráficos fornecem subsídios

importantes para compreender o momento que a agência vive e, sobretudo, para construir um plano de atuação. Os sistemas e ferramentas simplificam os processos e ampliam as possibilidades de se preparar para crescer.

Como estruturar a gestão financeira

O lado criativo, dinâmico e ágil das agências é o que atrai clientes, mas permanecer lucrativo e eficiente é o que mantém suas portas abertas. Para ajudar a otimizar seus projetos, previsões, recebimentos e despesas, selecionamos os principais fundamentos financeiros nos quais toda agência deve se concentrar.

1. Faça estimativas de custos realistas 

Subestimar os custos do projeto pode destruir suas margens. Superestimar pode fazer com que você perca um negócio. Portanto, encontrar o equilíbrio certo é essencial.

Então, como fazer isso corretamente na gestão financeira:

• Divida as tarefas em componentes menores. Não importa se você está projetando um site ou executando uma campanha de mídia social, liste cada fase — pesquisa, design, implementação, revisão — e estime os custos individualmente.
• Entenda seus recursos. Quantas horas sua equipe gastará? Quais ferramentas, assinaturas ou fornecedores externos estão envolvidos? Calcule todos os detalhes com precisão.
• Considere contingências. Nenhum projeto sai perfeito. Adicione um pequeno buffer de 10-15% para custos inesperados, como mudanças de última hora ou horas extras.

2. Acompanhe as métricas em tempo real em relatórios financeiros

Com o uso de relatórios de dados em tempo real, as decisões passam a ser orientadas por dados e, assim, são tomadas de forma mais rápida e inteligente. O Operand, sistema de gestão para agências, oferece um módulo financeiro integrado em que é possível acompanhar relatórios e diversos KPIs com poucos cliques.

O acesso aos indicadores e relatórios em tempo real é importante porque permite:

• Identificar campanhas com baixo desempenho rapidamente, fazendo os ajustes necessários;
• Verificar se algum cliente em particular está gerando custos acima do que estava previsto;
• Acompanhar a lucratividade de vários departamentos ou linhas de serviço em tempo real.

3. Simplifique o processo de fim de mês

No fim do mês, a rotina parece ficar ainda mais acelerada. São muitas faturas, relatórios, recebimentos ​​e uma ansiedade generalizada na equipe, para dar conta de tudo na gestão financeira. 

A boa notícia é que você pode reduzir o caos com algumas ações práticas :

• Automatize o faturamento. Use ferramentas digitais para lidar com faturas recorrentes e enviar lembretes de atraso automaticamente.
• Faça reconciliação bancária com frequência, diariamente ou semanalmente em vez de esperar até o último dia do mês. Um pouco de consistência gera menos estresse depois.
• Crie modelos para seus relatórios. Com modelos reutilizáveis ​​para resumos financeiros, você não precisa começar do zero todo mês.

4. Domine a previsão de receitas como um profissional

A previsibilidade de receitas não precisa ser uma tarefa difícil ou complexa. Se você afinar seus métodos, tomará decisões sobre contratação, dimensionamento e gastos com muito mais confiança.

Para criar um modelo de previsão de receitas matador, comece com algumas boas práticas:

• Use dados históricos: analise tendências do ano passado. Como foi o desempenho do Q1 em comparação aos picos de vendas do Q3?
• Converse com equipes de vendas: obtenha insights sobre projeções de conquistas e renovações de clientes.
• Considere a sazonalidade: alguns setores, como varejo e turismo, passam por muitos momentos diferentes ao longo do ano.

Em síntese, a previsão útil de receitas se resume a uma regra prática: comece de forma simples e vá refinando com o tempo.

Por que o fluxo de caixa é importante para a gestão financeira?

Na gestão financeira, o fluxo de caixa permite visualizar com precisão o desempenho financeiro para tomadas de decisão fundamentadas. 

Ele responde algumas das principais questões de gestão da agência. Ao gestor, cabe interpretar as respostas e gerenciar cada situação. É por isso que muitos sistemas de gestão, como o Operand, trazem o fluxo de caixa como ferramenta. 

Com as informações integradas, o fluxo de caixa gera um demonstrativo visual, que detalha as entradas e saídas. Assim, é possível identificar a origem das receitas e despesas e acompanhar a movimentação de cada categoria.

Para gestores e empresários, a ferramenta gera indicadores valiosos capazes de orientar a condução dos trabalhos, oferecendo mais segurança e embasamento para administrar o negócio. Com a previsão de receitas e despesas e um resumo financeiro para cada período selecionado, é possível acompanhar o andamento dos trabalhos e fazer um planejamento detalhado.

Gestão financeira como catalisadora de crescimento

Quando o assunto é esse, vale lembrar de um aspecto crucial: a gestão financeira abre caminho para maior lucratividade e sustentabilidade do negócio. Por isso, adotar algumas boas práticas é essencial. Veja quatro delas!

Priorize a precificação

Uma dica importante para a gestão financeira em agências é elaborar um modelo de precificação uniforme para os serviços. Essa estratégia permite que a agência projete receitas com mais precisão.

Além disso, preços consistentes reforçam a reputação da agência por confiabilidade e profissionalismo. É claro que o investimento de alguns projetos pode variar em função da complexidade e do porte do cliente.

Acompanhe de perto o fluxo de caixa

Esse é outro aspecto fundamental da gestão financeira. Como as agências de marketing frequentemente lidam com fluxos de renda irregulares, planejar períodos de vacas magras é essencial. Isso pode envolver reservar uma parte dos lucros durante tempos prósperos, identificar e reduzir despesas desnecessárias e implementar faturamento rápido para garantir pagamentos pontuais.

Faça um monitoramento dos indicadores

Também é essencial monitorar o desempenho regularmente. Por meio do monitoramento e análise contínuos do seu desempenho financeiro, você pode discernir tendências, identificar áreas problemáticas e tomar decisões informadas que promovam a lucratividade.

Integre uma solução de gestão financeira

Por fim, considere integrar um sistema para fazer o controle das movimentações financeiras da sua operação. Isso pode simplificar a tarefa de manutenção de registros financeiros, minimizar erros humanos e oferecer insights valiosos sobre sua situação financeira.

Para fazer a gestão financeira na prática, a adoção de técnicas robustas é essencial para aumentar a lucratividade das agências. 

Comece pequeno, pense grande

Melhorar os processos financeiros da sua agência não significa reformular tudo da noite para o dia. Comece focando em pequenas mudanças incrementais na estimativa de custos ou relatórios. Com o tempo, o efeito dessas melhorias vai te surpreender.

A visão sistêmica sobre os principais pontos de impacto na gestão financeira reflete no desenvolvimento da agência. Com todos os processos alinhados e tudo registrado no sistema, você sabe em qual ritmo a agência cresce e, assim, lado a lado com sua equipe, pode se preparar para fazer ainda melhor.

Para os gestores que estão prontos para levar as coisas para o próximo nível,  automatizar tarefas repetitivas e explorar métricas e KPIs financeiros são ações estratégicas essenciais no mercado competitivo mundo de hoje.