O guia definitivo do trabalho remoto nas agências

Uma verdade é indiscutível: os modelos de trabalho não serão os mesmos no mundo pós-pandemia.

Com a ampla adoção do trabalho remoto, impulsionada pela pandemia de coronavírus, muitos gestores e empresas conheceram de perto as vantagens e os desafios desse modelo de trabalho, mais barato e econômico para as empresas. Ao mesmo tempo, os profissionais experimentaram e aprovaram esse novo jeito de se trabalhar. 

Essa percepção das pessoas é global. Segundo a pesquisa State of Remote Report 2020, que contou 3.500 entrevistados em todo o mundo, 98% dos profissionais desejam continuar trabalhando remotamente, ao menos em uma parte do tempo, pelo resto de sua carreira. Além disso, 97% deles recomendariam esse modelo de trabalho para as outras pessoas. 

Além da satisfação do time, o aumento das taxas de produtividade de equipes remotas também é representativo. Um ano depois do início da pandemia e do home office, a pesquisa “Novas Formas de Trabalhar: as adequações ao home office em tempos de crise”, mostra que 58% dos brasileiros se sentem mais produtivos ou significativamente mais produtivos em home office. Elaborada pela Fundação Dom Cabral em parceria com a Grant Thornton Brasil, na versão de 2020, a mesma pesquisa apontou um índice de 44%.

Por outro lado, o instituto de pesquisa Monster publicou um estudo revelando sintomas de esgotamento em 69% dos funcionários em home office, quase 20% a mais que no início de maio.

Contudo, é preciso considerar que as pessoas não estão em regime de home office em um cenário habitual, mas, sim, em regime de isolamento social.  Assim, fica difícil diferenciar qual parte do cansaço deriva do modelo de trabalho em si, e qual fração está associada às dores da pandemia ou a confusão dos limites entre serviço e vida pessoal.

Os números apontam o crescimento do trabalho remoto nas empresas e indicam que esse continuará sendo o padrão em muitas empresas. Seja pelos benefícios do home office nas agências, seja pela iminência de futuras ondas de contágio ou ainda por outras razões, entenda porque esse modelo veio para ficar.

Home office nas agências: principais vantagens e desvantagens

Como flexi-time (horário de trabalho flexível), os profissionais podem escolher quando começar e terminar sua jornada de trabalho e / ou por quanto tempo fazer sua pausa dentro dos limites acordados definidos pela gestão. 

Além disso, os profissionais podem escolher onde realizarão seu trabalho. Em um coworking, em uma casa no campo ou em um chalé na praia? Tudo é possível dentro do modelo de trabalho remoto nas agências, desde que as entregas sejam feitas com a qualidade esperada e no prazo definido.

Com a pandemia COVID-19 e a necessidade de distanciamento social, o home office nas agências está em alta. 

Sabendo disso, listamos, nas próximas seções, os principais prós e contras em detalhes.

Principais vantagens do trabalho remoto

  • Maior pool de talentos potenciais (quase sem limitações geográficas) para os empregadores;
  • Profissionais (e empregadores) economizam tempo e custos de deslocamento;
  • Maior autonomia e menos interrupções na rotina tendem aumentar a produtividade;
  • Os colaboradores podem personalizar completamente sua estação de trabalho;
  • Menos vagas de estacionamento e espaço de escritório necessários;
  • Redução de custos com despesas fixas, como locação de sala comercial e energia;
  • Menor emissão de gás carbono graças à redução de deslocamento. 

As principais desvantagens do trabalho remoto

  • Menos adequado para posições que requerem o uso de equipamentos especializados;
  • Menos oportunidades de networking para funcionários;
  • Contas de energia e luz na casa dos funcionários podem aumentar;
  • Alguns colaboradores podem ser menos produtivos ou se sentir esquecidos e isolados no trabalho remoto nas agências
  • Mais desafiador construir espírito de equipe, conexões ponto a ponto e gerenciar pessoas;
  • Fazer a coordenação de projetos, supervisionar e avaliar o trabalho também exige mais esforço.  

Agora, vamos mergulhar em alguns dos principais prós e contras do trabalho remoto nas agências e o que fazer para superá-los.

As três principais vantagens do trabalho remoto

1. Economia de tempo e dinheiro e sendo mais amigável com o meio ambiente

O deslocamento costuma levar muito tempo, energia e dinheiro, especialmente se levarmos em consideração a hora do rush. Sem dúvida, essas horas e reais podem ser gastos de forma muito mais produtiva. 

O deslocamento também não é bom para o meio ambiente, ainda menos quando os funcionários usam seus veículos pessoais e se deslocam sozinhos. O resultado final é que, com trabalho remoto nas agências, centenas de horas e reais podem ser economizados todos os anos, e nossa pegada de carbono pode ser reduzida.

No entanto, os funcionários geralmente têm alguns custos adicionais quando trabalham remotamente, como eletricidade, uso de equipamento e assim por diante. 

Com o home office nas agências, as empresas economizam com espaço de escritório, estacionamento, reembolso de despesas com viagens. Por isso, muitas optam por oferecer ajuda de custo adicional quando seus funcionários trabalham remotamente. 

O conselho amigável para empregadores e funcionários é encontrar uma maneira de dividir a conta.

2. Maior produtividade devido a menos distrações

Com o trabalho remoto nas agências, os colaboradores podem evitar muitas distrações, como reuniões sem importância, fofocas de escritório, chamadas telefônicas casuais e interrupções de colegas de trabalho.

Se não houver distrações suplementares em casa, como ligações pessoais, animais de estimação, tarefas domésticas, a produtividade do trabalho pode aumentar drasticamente com o trabalho remoto.

Com o trabalho remoto, o colaborador geralmente também pode ter um horário mais flexível. Eles podem ajustar seu trabalho ao seu ritmo biológico e nível de energia durante o dia . 

Os funcionários também podem organizar seu espaço de trabalho em casa da maneira que preferirem. Todas essas são grandes vantagens de trabalhar remotamente. 

No entanto, alguns profissionais podem ter desafios com o gerenciamento do tempo pessoal quando estão fora do escritório. Para os gestores de agência, é recomendável oferecer cursos de gerenciamento de tempo ou coaching para esses funcionários, a fim de garantir que alcancem seu potencial de produtividade total.

3. É o novo normal

Durante o COVID-19, os funcionários esperam que suas empresas permitam trabalho remoto, especialmente se sua presença física não for necessária. 

Uma empresa moderna e amigável hoje em dia é definitivamente considerada um local de trabalho com políticas de horário e espaço flexíveis.

O trabalho remoto nas agências também potencializa a atração de talentos, facilitando a busca de novos profissionais, quase sem limites geográficos. 

Existem profissionais disponíveis por todo o lado no mercado à espera de uma oportunidade, se a empresa oferecer excelentes condições de trabalho e um ótimo ambiente. É possível contratar pessoas incríveis, não importa onde morem. O talento não é exclusivo de uma determinada área do país. O home office nas agências é inclusive e permite contratar qualquer pessoa, não importa onde viva. 

As três principais desvantagens do trabalho remoto

Como acontece com qualquer coisa na vida, o trabalho remoto também tem grandes desvantagens, mas podem ser bem atenuadas ou mesmo transformadas em vantagens.

1. Trabalho em equipe e liderança podem ser um pouco mais desafiadores

Ao começar a praticar o trabalho remoto, alguns ajustes e desenvolvimento de novas competências são absolutamente necessários. 

Os profissionais precisam aprender a se comunicar online e realizar reuniões online de forma eficaz, além de colaborar com outras pessoas remotamente e usar muitas ferramentas de TI diferentes. 

A transição pode ser difícil, mas novas competências são sempre bem-vindas e possibilitam o progresso individual e corporativo. 

Liderar uma equipe remota também pode ser um pouco mais desafiador. Pode haver uma sensação de falta de controle e pode ser um pouco mais difícil desenvolver o espírito de equipe. 

Duas dicas para líderes remotos são valiosas:

  • Deixe de ser um líder baseado no tempo para ser um líder baseado em resultados
  • Seja criativo na promoção do sentido de pertencimento: é isso que irá movimentar seu time. 

Com a liderança remota, todas as melhores práticas de liderança realmente fazem a diferença entre ser um líder ruim ou excelente. Assim, os líderes remotos devem investir ainda mais em suas habilidades de liderança, o que é bom para todos.

2. Sentimentos de isolamento

Quer estejamos falando sobre colaboradores ou líderes, somos todos seres sociais e não podemos prosperar sem a interação humana. O isolamento é uma das principais razões para a depressão e a falta de produtividade. 

Certifique-se de que você, como líder remoto, e seus colaboradores não se sintam isolados com o home office nas agências. Algumas coisas simples devem ser lembradas para evitar a sensação de isolamento ao trabalhar remotamente:

  • Combine trabalho remoto e trabalho no escritório;
  • Use a câmera ao se comunicar online;
  • Use meios tradicionais de comunicação, como chamadas de voz via telefone;
  • Organize encontros virtuais, eventos de formação de equipes, etc;
  • Faça o check-in ao começar a trabalhar;
  • Lembre-se de aniversários e faça reuniões informais de trabalho;

Mesmo que remotamente, lembre-se que as pessoas precisam interagir, conversar, dar risada e comemorar as conquistas. Esses momentos representam fôlego novo para o time.  

3. Distrações em casa e perda do equilíbrio entre vida pessoal e profissional

Ao trabalhar remotamente, não há distrações no escritório.  Por outro lado, um colaborador remoto pode enfrentar um monte de novas distrações, especialmente trabalhando em casa, como crianças, animais de estimação, hobbies, TV e assim por diante. 

É muito benéfico para funcionários remotos se eles tiverem um espaço de trabalho remoto sem essas distrações. 

Ao trabalhar remotamente, também pode ser mais difícil encontrar o equilíbrio certo entre a vida profissional e pessoal. Existem duas grandes armadilhas:

Trabalhar a maior parte do dia: já que a mesa do computador está sempre perto. 

Isso é especialmente perigoso para workaholics. Se você está trabalhando constantemente sem pausas adequadas ou qualquer tipo de equilíbrio entre vida e trabalho, a produtividade no trabalho diminui rapidamente a longo prazo.

Trabalhar metade do tempo e passar a outra metade com a família ou se divertindo: por exemplo, trabalhar por alguns minutos e depois prestar atenção aos membros da família, trabalhar novamente e assim por diante; lutando com multitarefa. 

Ao trabalhar remotamente, faz sentido estar 100% trabalhando com foco total durante as horas de trabalho (mesmo que sejam muito flexíveis) e totalmente livre fora do horário de trabalho.

O uso de ferramentas para gestão

Crie uma rotina e um escritório virtual

Ao adotar o trabalho remoto na agência, você precisa criar uma rotina. Tal como acontecia no espaço físico é importante que o seu time tenha em mente quais atividades e processos devem ser executados diariamente.

Uma vez separados fisicamente, é essa rotina que irá fornecer a sensação de que todos estão comprometidos com o funcionamento da agência mesmo que toda operação seja mediada pela tecnologia.

Se você já usa um sistema de gestão na agência, sabe que neste contexto a ferramenta possui ainda mais valor. Isso porque esse passa a ser o único espaço de encontro do time.

Caso sua agência ainda não tenha uma ferramenta, é importante que você escolha uma. Na plataforma digital, os colaboradores podem trocar informações, compartilhar arquivos, discutir sobre o andamento de projetos e conduzir as produções para garantir as entregas aos clientes.

Além do Operand, você pode contar com a ajuda de ferramentas como, Google Drive, Slack, Microsoft Teams, Workplace, entre outras.

Explore as ferramentas tecnológicas disponíveis

Para criar um fluxo de processos bem definido, que facilite a manutenção da produtividade do time mesmo remotamente, você pode contar com várias ferramentas. Listamos algumas delas e apontamos de que forma você pode inserir ao escritório virtual da agência.

Ferramenta para videoconferência

Para uma comunicação mais assertiva e precisa, as videochamadas são a melhor alternativa. Existem várias ferramentas no mercado que proporcionam este tipo de chamada. Zoom, Hangouts e Skype são algumas delas.

Ferramenta de gestão de tarefas

Visualizar o andamento dos projetos e acompanhar as entregas é fundamental para evitar atrasos e a insatisfação do cliente. Portanto, invista em uma ferramenta de gestão de tarefas. O Operand é um sistema de gestão completo! Nele, todos os colaboradores podem consultar os status das tarefas, assim como os envolvidos e prazos.

O Operand proporciona muito mais que apenas gestão de tarefas e projetos. O software oferece um controle completo do fluxo de caixa. E, ainda conta com outras várias outras funcionalidades que podem potencializar a gestão eficaz da agência!

Ferramenta de armazenamento de arquivos

Manter os materiais centralizados em uma plataforma segura, com armazenamento na nuvem, é fundamental para que todos os profissionais consigam acessar, compartilhar e manipular os arquivos. Neste sentido, é possível contar com soluções como Google Drive, Dropbox e Office 365.

Como engajar o time no formato online

Crie programas virtuais

Festas semanais, sextas-feiras da Netflix, desafios do Tik Tok e gincanas: essas são apenas algumas das maneiras de envolver seus funcionários e mantê-los animados. O segredo é co-criar com eles para construir uma cultura virtual que os entusiasme. 

Neste sentido, o maior erro dos gestores é tentar fazer o que outras empresas estão fazendo e esperar que seja bem-sucedido com seu time. 

O ideal é convidar a equipe remota para co-criar a experiência que desejam ter, eles projetam exatamente como desejam. Como líder, você só precisa ajudá-los a nutrir e refinar o que eles apresentam.

Por exemplo, a Inbound Marketing Agency hospeda sessões semanais de microfone aberto, onde todos têm tempo para falar ou fazer mímica. Outra ótima ideia é trazer um comediante virtual para garantir boas risadas aos membros da equipe. 

Alguns outros exemplos criativos incluem colaboradores fazendo um terrário juntos virtualmente, uma noite de rifa com prêmios divertidos ou festas temáticas.

Incentive o desenvolvimento de projetos pelos colaboradores

Dar aos colaboradores a liberdade de trabalhar em projetos pessoais que se alinham com os objetivos da empresa incentiva a inovação nos negócios. 

Graças ao desenvolvimento meio desses projetos paralelos, as notas de post-it da 3M e o Gmail do Google foram inventadas. Na verdade, a 3M tem mais de 22 mil patentes derivadas de projetos de colaboradores, também conhecidos como seu programa de 15%. Semelhante ao programa de 20% do Google, a 3M dá aos profissionais uma porcentagem de seu tempo para criar novos produtos. 

Empresas como LinkedIn, Facebook e Jooble implementaram sua própria versão do programa.

Crie uma cultura de conexão

As pessoas anseiam por conexão e desejam se sentir incluídas. Elas querem compartilhar o que está acontecendo em suas vidas, momentos engraçados, piadas e construir relacionamentos com seus colegas. 

Portanto, criar uma cultura de conexão significa reconhecer que os colaboradores são mais do que trabalhadores, eles são pessoas com experiências, interesses e ideias únicas.

Os gerentes devem assumir a liderança na criação de um espaço onde os membros do time se sintam seguros sendo eles próprios autênticos e compartilhando o que os torna diferentes. 

Uma maneira dos gerentes fazerem isso é reservar algum tempo no início da reunião para ter uma conversa alegre. Outra forma é perguntar aos funcionários sobre seus planos de fim de semana ou o que fizeram em um feriado recente. Assim, além de se aproximar das pessoas, o gestor alivia a tensão durante esses tempos difíceis.

Enviando pacotes divertidos e cuidadosos

Empresas como a TeamBuilding têm uma variedade de pacotes de cuidados que os empregadores podem escolher, como pequenas fogueiras, oficinas de contação de histórias ou jogos de RPG simplificados. Isso não apenas estimula a criatividade, mas também aumenta o engajamento e é uma ótima maneira de reunir os colaboradores remotos.

Os pacotes de cuidados podem aumentar a felicidade e o envolvimento dos profissionais. A cada mês, as empresas escolhem um tema e enviam uma seleção de itens relacionados em um pacote de cuidados que chega à porta dos funcionários. Este é um ótimo ponto de contato que permite que os funcionários saibam que são lembrados onde quer que estejam e traz um pouco de diversão para seu dia de trabalho.

Dê feedbacks e valorize os profissionais

Nem é preciso dizer que os colaboradores desejam ser reconhecidos e apreciados por seus esforços. Trabalhar remotamente não é algo que a maioria dos colaboradores imaginou, mas eles estão fazendo o melhor que podem para que funcione. 

Portanto, mostrar apreciação com um simples agradecimento ou um elogio genuíno ajuda muito. Por exemplo, “Excelente trabalho em como você lidou com o cliente. Eu realmente gostei de como você abordou (a situação) e entregou (a solução). Seu trabalho árduo não passou despercebido e temos sorte de ter você.” 

Esses gestos aparentemente simples têm um impacto enorme no engajamento dos colaboradores. Se for viável, além das atitudes de reconhecimento, você pode definir bônus para quem alcançar determinado desempenho.

Além disso, lembre-se de fornecer feedbacks periodicamente e, claro, pedir feedback aos colaboradores. Dessa maneira, todos têm chance de melhorar continuamente. 

Estrutura da agência

Você já buscou analisar a correlação entre os resultados obtidos pela agência e o modo como ela está estruturada? Processos, áreas, pessoas, sistemas, indicadores e ferramentas. Esses e todos os outros recursos que você usa para entregar o serviço ao cliente são decisivos para a performance da agência.

Se você deseja resultados diferentes, é hora de pensar em como articular todos esses elementos de maneira mais inteligente, produtiva e estratégica. Ou seja, é preciso revisar a estrutura da agência.

O desafio é buscar metodologias e soluções tecnológicas que possam garantir a produtividade do time, a satisfação do seu cliente e, claro, a escalabilidade do crescimento do seu negócio.

Mais do que isso, é fundamental saber exatamente como incorporá-las, eliminando possíveis atritos dos processos, sem criar outros. O segredo é descomplicar e otimizar!

Desse modo, você não só direciona o crescimento da agência como também entrega uma experiência mais positiva para o cliente.

6 dicas de cuidado com o emocional do time

O trabalho remoto nas agências exige um cuidado dobrado com o emocional das pessoas. Em tempos incertos, de medo, dor e angústia, é preciso que o gestor seja também um amigo, oferecendo o suporte necessário para que os colaboradores consigam se sentir bem.

Veja algumas dicas valiosas para o home office nas agências: 

#1 Comunique-se

Investigue o melhor meio (ou mídia) para se comunicar com cada membro separado de sua equipe, seja em tempo real ou assíncrono, e-mail, telefone. Você pode ainda deixar uma chamada de videoconferência aberta diariamente, onde qualquer pessoa pode aparecer e simplesmente estar presente.

Esteja ciente das necessidades de sua equipe – o que você simplesmente não pode fazer sem se comunicar com eles – e também esteja ciente de que essas necessidades podem mudar nas próximas semanas.

#2 Prazos flexíveis

Alguns colaboradores estarão administrando, na melhor das hipóteses, apenas períodos de trabalho “agitados”, em horários anormais.

Quer queiramos ou não, na realidade do trabalho remoto nas agências durante a pandemia, existem coisas mais importantes do que prazos de trabalho no momento. Embora você algumas pessoas produzam trabalho normalmente, outras estarão lidando, com períodos “estourados” de trabalho, em horários anormais. Para alguns, o fim de semana pode funcionar melhor, para outros as noites podem ser mais produtivas depois que as crianças vão para a cama.

Seja flexível quanto aos prazos e pergunte à sua equipe o que eles acham que podem gerenciar.

Isso pode aumentar e diminuir com o tempo e pode até melhorar à medida que as pessoas se acostumam com o estilo de trabalho remoto nas agências. Mas cumprir prazos curtos não vai ajudar ninguém no longo prazo.

#3 A fofoca tem seu lugar

Pode parecer estranho, mas a fofoca é boa para os relacionamentos humanos. Ao iniciar uma chamada, reserve algum tempo para conversar sobre o que está acontecendo onde os outros participantes estão, em suas casas e fora dela. Isso ajudará sua equipe a sentir que você se preocupa, mas também permitirá que você fique ciente de alguns problemas antes que eles surjam.

Em alguns momentos, pode ficar claro que um membro da equipe está tendo dificuldades. Nesse caso, dedicar algum tempo ao trabalho com a pessoa, buscando entender como ajudá-la. Depois de reconhecer um problema, você tem a responsabilidade de ajudar, quer essa ajuda venha diretamente de você ou com o apoio de outra pessoa.

#4 Acomode

Basicamente, essa prática se baseia em nossos outros pontos: você precisa ser capaz de acomodar as necessidades de sua equipe e reconhecer que elas podem mudar com o tempo, mas quase certamente também serão diferentes das suas.

Ser mais um suporte do que um obstáculo às suas novas vidas profissionais é o ideal. O líder da agência é um facilitador.

Busque acomodar as necessidades de sua equipe para aumentar o engajamento e o comprometimento de todos com o trabalho. Traga soluções para o time, como, por exemplo, otimização de fluxo de processos e escopo padrão de reunião. 

#5 Perdoe os erros de sua equipe

Às vezes, sua equipe pode fazer coisas que parecem ter cruzado a linha – a linha em tempos “normais”. Eles podem deixar de cumprir um prazo previamente acordado ou falar fora da hora em uma reunião, talvez. Este provavelmente não é o comportamento normal deles (se for, então você tem desafios diferentes), e quase certamente é causado por suas circunstâncias anormais. 

Além disso, você pode descobrir que está mais estressado e mais propenso a reagir negativamente às falhas percebidas.

Portanto, aja com cautela, empatia, gentileza e perdão, é provável.

Dê um passo para trás. Respire. Termine a ligação mais cedo, se for necessário, mas tente entender por que aquele comportamento o aborreceu e depois perdoe. Isso não significa que não haverá necessidade de uma discussão tranquila mais tarde para abordá-lo, mas certamente essa conversa será mais assertiva. Todos nós precisamos disso.

#6 Perdoe seus próprios erros

Como gestor, você está sujeito às mesmas tensões de sua equipe, com o fardo adicional de apoiá-los. Portanto, invariavelmente, você comete erros.

O segredo é encontrar espaço para si mesmo e se perdoar diante de uma falha. Isso não significa anular a responsabilidade por coisas que você fez de errado, nem é uma justificativa para não se desculpar por comportamento inadequado. Mas criticar constantemente a si mesmo aumentará o seu estresse e as tensões, e provavelmente agravará o problema, em vez de aliviá-lo.

Você tem a responsabilidade de cuidar de si mesmo para que possa cuidar de sua equipe: não se criticar por cada pequena coisa precisa fazer parte disso.

Onboarding remoto: 7 boas práticas importantes

Após a pandemia, de acordo com dados do Gartner, quase três quartos das empresas pretendem transferir pelo menos parte do time para o trabalho remoto. Isso além das milhares de empresas que já têm equipes totalmente remotas.

Neste cenário, trazer novos membros para a equipe quando toda a agência não está no escritório pode representar alguns desafios e riscos. Afinal, não é possível seguir as mesmas etapas de uma nova contratação pessoalmente. No entanto, isso não significa que a integração remota não seja viável  ou não possa ser feita de forma eficaz. 

O onboarding remoto é a solução. Conheça práticas essenciais para conseguir que seus novos contratados sejam devidamente integrados, ajudando-os a se tornarem produtivos rapidamente e garantindo que se sintam bem-vindos.

#1 Comece com o pré-onboarding

Ao iniciar remotamente, o colaborador pode se sentir desconectado da equipe, mesmo se estiver usando as ferramentas de comunicação adequadas. Uma maneira de ajudar os novos contratados a se sentirem bem-vindos e menos sobrecarregados é enviar a eles um pacote de pré-integração. Isso pode incluir tudo, desde um e-mail de boas-vindas a algum brinde da empresa.

 Informe quem são os membros da equipe, a quem se reportarão e com quem devem entrar em contato se tiverem alguma dúvida. Fornecer essas informações antes de começar pode manter o processo de integração funcionando sem problemas. Eles saberão o que se espera deles nos primeiros dias e a quem devem recorrer caso se sintam perdidos.

#2 Compartilhe documentos e informações importantes

Crie versões digitais dos documentos comuns dos funcionários que você pode compartilhar com os novos contratados no primeiro dia. Vale incluir manuais do colaborador, políticas, documentos com sistemas que a agência usa, e declarações de missão e visão.

Ter esses recursos pode ajudar seu novo contratado a entender melhor como funciona o trabalho remoto nas agências e o que se espera deles como colaboradores. Também pode auxiliar a estabelecer uma base para se encaixar com o resto da equipe.

Se você quiser dar um passo adiante, crie vídeos de integração para acompanhar cada documento, explicando sobre o que é cada item.

Isso pode criar uma conexão mais pessoal com seu novo talento, fazendo que eles se sentem mais familiarizados com sua equipe e seu negócio, algo que pode parecer desafiador nos primeiros dias em um trabalho remoto.

#3 Prepare a configuração

Se você precisar pedir e entregar algum equipamento, certifique-se de fazer isso o mais cedo possível. Embora isso possa ser um pouco complicado ao lidar com contratações remotas, essa  deve ser uma das primeiras coisas da sua lista.

Descubra exatamente o que o novo colaborador precisa. Você está fornecendo a eles apenas um laptop ou eles também precisam de uma tela, teclado, mouse, cabos e outros equipamentos? 

Tenha uma lista de verificação pronta para garantir que você não se esqueça de nada. Se o seu novo contratado não tiver o equipamento adequado para começar o trabalho, isso pode atrasar a sua integração e criar um início desgastado para o seu tempo com a empresa, e isso é algo que você precisa evitar.

#4 Apresente a cultura da empresa

A integração de RH deve ser um dos pilares do seu processo de onboarding remoto. Dê aos seus novatos percepções sobre a cultura da empresa, especialmente coisas como comunicação interna. 

Por exemplo, explique para que os canais Slack específicos são usados ​​e quais estilos de comunicação são normalmente usados. Os novos contratados devem esperar um tom profissional, estilo formal ou as conversas são mais casuais? É fundamental mostrar exemplos de como suas equipes se comunicam.

#5 Tenha um plano de treinamento para cada função

Ao preparar um plano de treinamento, comece priorizando o conteúdo mais relevante para cada cargo. Enquanto alguém precisa aprender a trabalhar com um software específico, outro colaborador pode exigir um mergulho mais profundo no produto ou serviço da empresa. Determinar quais devem ser as prioridades de treinamento de cada colaborador ajudará você a orientá-los, acelerando o processo de adaptação. Assim, eles podem ter um bom desempenho com mais rapidez.

#6 Defina metas e expectativas de integração

Se você está trabalhando em um escritório, é fácil consultar um novo contratado para saber como ele está. Da mesma forma, para o colaborador é simples questionar se está atendendo às expectativas ou onde pode melhorar. Mas no trabalho remoto nas agências, essas oportunidades são raras.

Por isso, durante o processo de integração, é importante estabelecer metas e expectativas de integração claras. O que deve ser realizado até o final da primeira semana? É no final do primeiro mês? Os primeiros 90 dias? 

Tente e faça com que essas expectativas sejam o mais claras possível. Se você puder, defina números, indicadores, métricas mensuráveis ​​que o novo colaborador contratado possa usar para ver se ele está no caminho certo ou se precisa fazer melhorias.

#7 Agende conversas frequentes

Ao trabalhar remotamente, especialmente quando está apenas começando, é melhor comunicar-se de maneira excessiva do que insuficiente. Agendar reuniões e check-ins frequentes pode parecer um pouco desnecessário, mas evita que seus novos contratados se sintam desconectados.

Você deve fazer check-ins entre os novos contratados e suas equipes individuais, gerentes e RH. Além disso, procure criar oportunidades para que os novos contratados se conectem aos seus colegas.

Deveres da agência: o que a legislação diz sobre o trabalho remoto?

Com a realidade do home office nas agências, o entendimento sobre a legislação trabalhista é importante. Conhecendo as diretrizes, o gestor pode providenciar as adaptações necessárias por lei, para a implantação do trabalho remoto nas agências.

Para evitar problemas e transtornos, é importante que o gestor fique atento às adequações necessárias. Confira:

Anotação na Carteira de Trabalho

De acordo com o art. 75-C, §1º da CLT, o colaborador que tem seu regime de trabalho presencial convertido para home office precisa concordar com essa mudança: esse é o mútuo acordo. 

Além disso, esta informação deve ser anotada em sua CTPS, a partir do registro de um contrato aditivo de trabalho. Tal documento deve indicar a dinâmica do home office nas agências, descrevendo se haverá controle de jornada ou apenas número de tarefas a serem entregues por dia de trabalho.

Contudo, uma exceção à regra foi apresentada pela Medida Provisória 927/20, publicada pelo Governo Federal. O documento dispensa a anuência do trabalhador e o registro da mudança em contrato aditivo de trabalho, durante a pandemia. A decisão é um ato de caráter emergencial. De todo modo, a MP exige que o trabalhador seja notificado sobre a alteração com pelo menos 48 horas de antecedência.

Garantia de benefícios trabalhistas

Conforme bem determina o art. 468 da CLT, com a adoção do trabalho remoto nas agências, é importante o empregador deve manter os benefícios trabalhistas que o colaborador receberia ou recebia se trabalhasse em regime presencial. 

Ou seja, ainda que seu time esteja em trabalho remoto, todos os membros que possuem contrato CLT têm direito aos benefícios que já eram pagos pela empresa, como plano de saúde, vale-refeição e outros.

A única exceção é o vale-transporte. Afinal, quando o colaborador passa a trabalhar em casa desaparece a necessidade de pagamento de seu deslocamento para o trabalho. Ainda assim, é preciso pagar o benefício referente aos dias em que o colaborador comparece no escritório da agência.

Controle da Jornada de trabalho

Até então, a legislação trabalhista não indica como o controle de jornada em regime de trabalho remoto deve ser feito. Portanto, cabe ao gestor optar pelo seu próprio sistema de controle. 

A grande maioria adota um sistema de ponto eletrônico idôneo, que permite controlar a carga horária do colaborador, contabilizando, inclusive, horas extras e intervalos para descanso. Com a função timesheet do Operand, é possível fazer este tipo de controle, já que permite o cálculo da quantidade de tempo que um profissional dedica para concluir uma determinada tarefa.

Assim, sempre que o colaborador iniciar uma nova atividade, ele deve “startar” no sistema ou na planilha, indicando quando iniciou a produção. Ao fim, é preciso  pausar o cálculo no sistema, que contabiliza o tempo de trabalho dedicado à tarefa.  

Na prática, o timesheet torna a gestão da jornada de trabalho e do tempo muito mais simples e prática. Afinal, com os dados e relatórios obtidos com a ferramenta, o gestor tem  uma visão clara de como os profissionais e a equipe vêm se organizando para fazer as entregas.

Outra possibilidade é gerenciar a jornada de trabalho por meio de tarefas. A agência determina a entrega de um determinado volume de trabalho para o empregado e o prazo ideal. Neste formato, vale observar que o volume de trabalho passado e o prazo estipulado devem respeitar os limites legais de uma jornada de trabalho (8 horas diárias e 44 horas semanais).

Home office nas agências: estrutura para o colaborador

Além dos benefícios e do salário, a agência deve se preocupar com a estrutura de trabalho para o colaborador. E essa questão deve ser negociada entre as partes, já que as normas trabalhistas não trazem nenhuma diretriz específica.

O colaborador não deve ser prejudicado com o regime de trabalho remoto nas agências. Por isso, muitas empresas estão pagando uma ajuda de custo a fim de cobrir, pelo menos, bons serviços de internet e uma porcentagem da conta de energia elétrica.

Além disso, a empresa deve fornecer ao colaborador todas as ferramentas necessárias para o bom desenvolvimento de suas atividades, como computador, fone de ouvido, teclados, mouses, cadeiras, mesas etc.

Trabalho remoto nas agências: saúde e segurança do trabalhador

Mesmo no home office, as questões que envolvem a saúde e segurança durante o trabalho permanecem sendo responsabilidade do empregador.

Por isso, segundo a CLT, cabe à empresa instruir os colaboradores sobre os riscos existentes em suas atividades, bem como indicar as melhores práticas para a prevenção de doenças ocupacionais.

Além do mais, fornecer os móveis adequados para o colaborador trabalhar também é de indispensável importância neste tipo de relação trabalhista. Afinal, cadeiras e mesas ergonômicas previnem doenças ocupacionais, como a LER ou a DOT.

Trabalho remoto nas agências: novo projeto de lei traz mudanças

O projeto de lei (PL) 612/2021, apresentado pelo senador Confúcio Moura (MDB-RO), altera a legislação trabalhista (CLT) para regulamentar o trabalho remoto no Brasil. 

Com isso, o objetivo da proposta é diminuir os conflitos jurídicos e trabalhistas causados pela ampla adoção do home office, bem como assegurar os direitos dos profissionais.

O texto do PL prevê que as relações de emprego remoto deverão respeitar a intimidade, o direito de imagem, a privacidade e a segurança pessoal e familiar dos empregados. 

A proposta destaca ainda que é de responsabilidade da empresa empregadora o fornecimento do suporte material e tecnológico. Além disso, a orientação e capacitação dos colaboradores para o uso das ferramentas de trabalho remoto também passa a ser responsabilidade da contratante.

De acordo com a norma, o trabalho remoto do empregado deverá ser previsto em contrato específico, ou por meio de aditivo, com previsão da atividade a ser realizada, da duração do contrato e da jornada e dos intervalos. Além disso, deve constar também o reembolso das despesas do empregado para a realização do trabalho.

O PL também assegura aos profissionais o direito de se desconectar dos instrumentos de telefonia, mecânicos ou tecnológicos de trabalho nos horários de repouso e durante o intervalo entre as jornadas. Com a nova diretriz, passam a ser considerados abusivos ou intimidatórios os contatos e ordens emitidas dentro desses horários, exceto em caso de emergência, devidamente comprovada.

Por fim, o PL também prevê que entidades públicas e empresas privadas devem criar programas ou cursos profissionalizantes, visando preparar os trabalhadores para o trabalho remoto nas agências. 

Dicas simples para fazer dar certo

Adapte ou crie uma rotina

De segunda a sexta-feira, qual era a sua rotina? O que você fazia antes de ir para a agência? Se possível, mantenha os mesmo hábitos. Certamente, isso o ajudará a se sentir mais confortável com essa nova situação. Desse modo, a retomada da rotina na agência física também se tornará mais simples.

Construa uma estação de trabalho

Por mais que você esteja em casa, é importante ter um espaço com mesa, cadeira e notebook ou desktop. Ele será sua estação de trabalho. Imagine que quando você começa a usar esse espaço é como se estivesse chegando ao escritório físico.

Ou seja, aquele espaço é dedicado ao seu expediente. Essa visão irá ajudá-lo a se concentrar no que realmente importa.

Vista-se para o trabalho

Em home office você não precisa cumprir rigorosamente o dress code da agência. Vista-se de maneira confortável, mas sem excessos. Não é porque você está em casa que vai trabalhar de pijama, certo?

Até mesmo porque você pode receber calls repentinamente ou, ainda, ser chamado para videoconferências. Esteja bem vestido e preparado!

Fuja das distrações

Na agência, certamente você não tem uma TV ligada o tempo todo. Então, não há motivo para fazer isso em casa. Muito cuidado com as distrações! Elas roubam nossa atenção e levam a queda na produtividade. Portanto, fique atento e aproveite a flexibilidade do home office com consciência.

Home office nas agências: o Operand simplifica a gestão

Uma vez que você optou pelo trabalho remoto na agência, é fundamental pensar em como desenhar um fluxo de processos claro, simples e funcional. Somente assim os profissionais terão condições de gerenciar as atividades e projetos de maneira consistente e ágil.

Na prática, é preciso conectar departamentos e pessoas para que as entregas sejam feitas da melhor maneira possível e com a qualidade esperada para os clientes.

É neste cenário que um sistema de gestão para agências pode ajudar. Pensado exclusivamente para empresas criativas, o Operand possui uma estrutura completa, perfeita para o gerenciamento da agência.

Na plataforma digital todos os setores estão representados por um módulo. Do atendimento, passando pelo setor de criação até o financeiro, todos podem registrar as informações on-line. Dessa maneira, o software proporciona muito mais transparência na gestão dos processos.

Com tantos recursos, ao usar o Operand a agência ganha um escritório virtual onde todos os profissionais e setores se encontram, interagem e produzem. Dessa maneira, trabalhar remotamente se torna muito mais prático e simples. Você não precisa implementar várias ferramentas nem mesmo trocar dezenas de e-mails por dia com o time.

É possível centralizar todos os processos na plataforma, que permanece acessível a qualquer hora e lugar. Se preciso, o colaborador pode, inclusive, trabalhar de madrugada. Afinal, no trabalho remoto o que importa é a entrega!

Além disso, as informações ficam armazenadas na nuvem. Ou seja, podem  ser acessadas em qualquer hora e lugar. Basta ter conectividade. Aliás, a alta disponibilidade e a seguranças dos dados são dois grandes diferenciais do software.

Acima de tudo, investir em uma ferramenta de gestão é priorizar o crescimento constante da agência. Isso porque ela não só transforma a rotina dos profissionais mas também traz uma série de outros ganhos, tais como:

  • Produtividade;
  • Maior engajamento do time;
  • Sentimento de realização nos profissionais;
  • Satisfação e retenção de clientes.

Em suma, o Operand pode ser seu parceiro na jornada de digitalização da agência e organização dos processos internos. Afinal, na plataforma, você e seu time têm acesso às melhores funcionalidades, para entregar resultados superiores.


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