Transforme dados em insights estratégicos com o Operand

Na realidade das agências de publicidade e propaganda, os insights estratégicos têm o poder de impulsionar resultados. Custo de projeto, custo por cliente, horas trabalhadas por projeto, horas dedicadas por cliente e horas de retrabalho são apenas alguns dos indicadores que, quando bem analisados, orientam tomadas de decisão mais precisas e fundamentadas.

Sistemas, planilhas, gráficos, relatórios automatizados, números realizados, projeções: hoje, profissionais de gestão se veem diante de uma infinidade de indicadores e métricas. Neste cenário de abundância informacional, o verdadeiro desafio não está em coletar dados, mas em transformá-los em inteligência de negócio com insights que realmente façam diferença.

Neste artigo, você conhecerá os principais insights estratégicos disponíveis no Operand e como eles podem transformar sua capacidade de análise e gestão, garantindo vantagem competitiva em um mercado cada vez mais desafiador.

Continue a leitura!

Conheça os principais relatórios do Operand

Para o gestor e a equipe da agência, contar com uma plataforma que facilita a gestão e ainda oferece diversos relatórios organizados em módulos faz toda a diferença. Afinal, esse tipo de recurso ajuda a organizar e otimizar o fluxo de trabalho, tornando a gestão mais ágil, transparente e conectada com as demandas dos clientes, dos colaboradores e da própria agência. 

No Operand, o sistema apresenta uma série de relatórios com foco em diferentes aspectos do negócio da agência. Conheça alguns dos nossos preferidos: 

Relatório de Timesheet 

Ele permite analisar como o tempo da sua equipe foi aproveitado. Com esse relatório, você pode ainda ter uma noção do volume de retrabalho e se alguém está esquecendo de acionar o timesheet.

O relatório de timesheet fornece uma série de insights estratégicos, indicando, por exemplo: 

• Se existem colaboradores produzindo mais ou menos que o esperado;
• Se o colaborador está com sobrecarga de trabalho, mais suscetível a desenvolver a síndrome de burnout;
• Se o colaborador está com pouca demanda e pode absorver outros projetos;
• Se o colaborador está com baixo desempenho, o que pode indicar falta de motivação e engajamento;
• Se a porcentagem de horas para retrabalhos está muito alta e se ela está associada a algum cliente ou colaborador em específico. 

Vale destacar que para obter tais indicadores, a disciplina dos colaboradores no apontamento de horas no timesheet é fundamental. A visualização de dados do relatório de timesheet fica acessível no Operand em duas versões: resumida e detalhada.

Relatório de Projetos 

No Operand, o relatório de projetos é gerado por um cliente de cada vez, com várias opções de filtro e detalhamento. Robusto e completo, o relatório apresenta todos os documentos relacionados ao projeto, com seus respectivos valores e status das atividades, em duas versões: modo resumido e modo detalhado.

Para ter um relatório de projetos realmente fidedigno ao realizado pela agência, é indispensável realizar um controle preciso das atividades planejadas e executadas, com:

• Vinculação dos documentos ao respectivo projeto;
• Definição de prazo para os projetos e documentos;
• Definição de tempo estimado para tarefas e apontamento de horas nos jobs;
• Uso do campo de status para identificar em qual etapa está a atividade;
• Inclusão correta dos valores dos itens, comissão, honorários e custos externos nos documentos de proposta, produção e mídia;
• Conclusão dos documentos e projetos no sistema, à medida em que forem finalizados.

Relatório de Clientes

Afinal, quais clientes têm um custo maior para a sua empresa? O relatório de apontamentos por clientes do Operand ajuda a encontrar essa resposta. 

Para ter sucesso na emissão deste tipo de relatório, é preciso ter o valor / hora dos colaboradores cadastrados e usar muito o timesheet. 

Com base nesses dados, são apresentadas várias informações importantes que, quando cruzadas com outros relatórios, permitem identificar, por exemplo, se o que está sendo cobrado do seu cliente é o suficiente para pagar a mão de obra da equipe e gerar algum lucro.

Em síntese, o relatório de apontamentos por cliente do Operand apresenta o custo da mão de obra, com base no apontamento de horas e valor-hora de todos os integrantes da equipe. Quando combinado com outros relatórios, permite entender se sua empresa está realmente lucrando ou ficando no prejuízo.

Dentro do relatório de clientes você também pode visualizar um documento mais simples, que gera uma lista com os dados cadastrais de todos os parceiros da agência.

Que dados você pode obter com os relatórios do Operand?

Como vimos, o Operand reúne e centraliza uma série de dados valiosos, que podem ser condensados em relatórios de gestão completos e robustos. Veja algumas das principais categorias de informações do sistema: 

#1 Dados Financeiros

• Custo por projeto/cliente: valor total gasto em cada projeto ou com cada cliente;
• Faturamento por projeto/cliente: receita gerada;
• Margem de lucro: a partir da diferença entre faturamento e custos, você pode calcular o lucro real da agência;
• ROI: relação entre lucro e investimento.

#2 Dados de Tempo

• Horas por projeto/cliente: total de horas dedicadas;
• Horas por colaborador: tempo dedicado por cada membro da equipe;
• Horas de retrabalho: tempo gasto em correções não previstas.

#3 Dados de Produtividade

• Taxa de entrega no prazo: percentual de projetos entregues dentro do cronograma;
• Eficiência por colaborador: relação entre horas estimadas e horas efetivamente trabalhadas.

Na prática, a qualidade desses dados depende diretamente do correto preenchimento das informações no sistema. Para garantir dados precisos, é essencial:

1. Utilizar o timesheet consistentemente: todos os colaboradores devem registrar as horas trabalhadas com precisão.
2. Definir o valor/hora de cada colaborador: essa informação é crucial para calcular o custo real dos projetos.
3. Registrar todos os custos diretos: além das horas trabalhadas, é importante registrar outros custos.
4. Manter cadastros atualizados: informações sobre clientes e projetos devem ser constantemente atualizadas.

Somente com essas boas práticas, será possível obter dados confiáveis para gerar insights estratégicos precisos. 

Transformando dados em insights estratégicos

Agora que já conhecemos os principais dados e relatórios disponíveis no Operand, vamos explorar como transformar esses dados em insights estratégicos valiosos. Confira alguns exemplos práticos: 

Análise de rentabilidade por cliente

Um dos insights estratégicos mais valiosos sem dúvidas é a identificação dos clientes mais rentáveis, a partir do cálculo do retorno financeiro. Da mesma forma é possível identificar clientes menos rentáveis, ou seja, que possam causar prejuízos a curto prazo.

Dados necessários:

• Faturamento por cliente
• Custo por cliente (horas × valor/hora + custos diretos)

Cálculo:

• Margem de lucro = (Faturamento – Custo) / Faturamento × 100%

A análise da rentabilidade por cliente é um insight estratégico importante porque permite:

1. Identificar os clientes com maior margem de lucro;
2. Direcionar esforços de vendas para perfis semelhantes;
3. Reavaliar a estratégia para clientes com baixa rentabilidade.

Identificação de Gargalos e Eficiência da Equipe

Ao analisar as horas trabalhadas por colaborador, a taxa de entrega no prazo e as horas de retrabalho, o gestor pode identificar colaboradores sobrecarregados ou subutilizados, além de detectar tarefas que consomem mais tempo que o previsto.

A partir deste insight estratégico, o próximo passo é redistribuir a carga de trabalho ou considerar o investimento em novas contratações, para manter a equipe motivada, saudável e produtiva. 

Casos Práticos: do dado ao insight estratégico

Os dados disponíveis no Operand permitem que o gestor da agência conduza uma série de análises. É possível, por exemplo, identificar os clientes mais lucrativos. 

Imagine que uma agência de marketing digital notou que, apesar do aumento no faturamento, o lucro não crescia proporcionalmente.

Sabendo disso, o gestor analisou três documentos: 

• Relatório de clientes
• Relatório de lançamentos
• Relatório de timesheet 

Como resultado, o insight estratégico mostrou que seus três maiores clientes em faturamento apresentavam margens abaixo de 15%, enquanto clientes médios do setor de tecnologia tinham margens superiores a 35%.

Ciente da situação, o gestor da agência renegociou contratos com os grandes clientes e direcionou esforços para empresas de tecnologia, aumentando a lucratividade em 22% no semestre seguinte.

Em outro cenário, o gestor criativo da agência tinha dores de cabeça devido aos atrasos frequentes na entrega de projetos. Para compreender o que estava acontecendo, ele analisou: 

• Relatório de timesheet
• Relatório de projetos
• Relatório de produtividade

Na análise, o insight estratégico mostrou que as etapas de revisão e ajustes consumiam mais de 40% do tempo total dos projetos, muito acima do estimado (15%). Além disso, alguns designers estavam sobrecarregados, enquanto outros estavam ociosos.

Para implementar um novo ritmo de trabalho e organizar as demandas, o gestor implementou um novo processo de aprovação interna e redistribuiu a carga de trabalho, reduzindo o tempo médio de entrega em 30%.

Conclusão

Os relatórios do Operand são fontes valiosas de insights estratégicos que podem transformar a gestão do seu negócio. 

Ao entender quais relatórios estão disponíveis, quais dados podem ser extraídos e como transformá-los em insights acionáveis, você estará no caminho certo para tomar decisões mais inteligentes.

Contudo, a qualidade dos insights estratégicos depende do cuidado no registro das informações no sistema. Portanto, garanta que sua equipe utilize o Operand corretamente, preenchendo todas as informações necessárias, especialmente o timesheet e o valor/hora dos colaboradores.

Agora você sabe que pode ir muito além com o Operand. Transforme dados em insights estratégicos, que orientam ações e potencializam resultados. Conheça o potencial do sistema. Crie uma conta gratuita e experimente por sete dias!