6 maiores erros de agências digitais: saiba quais são e como evitar

Gerir uma agência é uma tarefa desafiadora. Afinal, é preciso pensar em como simplificar a gestão, facilitar o fluxo de trabalho, manter o time motivado, conquistar e reter clientes. Além disso, manter a competitividade do negócio é outra prioridade dos gestores.

Diante de um cenário de incertezas, como o que se configurou com a pandemia da COVID-19, a pressão para acertar na estratégia de gerenciamento da agência é ainda maior. Não há espaço nem tempo para gerenciar os maiores erros das agências digitais. Isso porque, especialmente em um momento crítico, eles podem impactar na sustentabilidade e na continuidade do negócio.

Sabendo disso, buscamos compreender quais os melhores caminhos que você, gestor, pode escolher para conduzir a gestão da agência. Neste post, compartilhamos insights apresentados pelo Fábio Ricotta, CEO da Agência Mestre, durante a palestra da OPCON 2020. Você também pode conferir os conteúdos que rolaram na OPCON através do site! 🙂

A frente de uma agência premiada, Fábio já superou vários desafios e tem muito a ensinar. 

Conheça os 6 maiores erros das agências digitais e saiba como evitá-los.

Avance na leitura do artigo!

#1 Subestimar a importância do caixa: ele é rei

Especialmente em um cenário de crise, conhecer o fluxo financeiro da agência faz toda a diferença. Na prática, esse domínio permite que o gestor tome decisões mais assertivas e de maneira ágil. 

Fábio Ricotta conta que, na Agência Mestre, durante a crise gerada pela pandemia, foi mais fácil gerenciar os impactos inesperados porque ele, como gestor, conhecia  o caixa da agência.

Mas, na prática, segundo estudo da Resultados Digitais, Endeavor e PEGN, 45% não conseguiriam operar mais de seis no cenário da pandemia. Ou seja, iriam quebrar. 

Quem tem caixa, pode escolher suas prioridades, decidindo como canalizar os recursos de maneira inteligente e estratégica. 

“Na Agência Mestre, usamos o caixa para manter a equipe e a performance do time. Dessa maneira, quando a crise passar, vamos ter condições de voar. Enquanto isso, outras agências não terão caixa para manter os bons profissionais” comenta Ricotta.

Vale destacar que as decisões são baseadas em dinheiro. Portanto, se o gestor tem a certeza de um recebimento provisionado ou, melhor, já tem dinheiro em caixa ele pode tomar a decisão no seu tempo, com segurança. Do contrário, ele gerencia a agência na esfera da incerteza. 

O dinheiro deixa você menos desesperado e mais calmo!

Como gerar caixa na sua agência?

1. Modelo pré-pago para os projetos de mensalidade;
2. Criação de um valor de SETUP no início do contrato, com o saldo parcelado;
3. Incidência de multa em caso de rompimento de contrato;
4. Ajuste de despesas: faturar primeiro e gastar depois.

#2 Os donos não delegam

Geralmente, o gestor de agência já esteve trabalhando no operacional. Seja no atendimento ao cliente, seja na criação ou em outras tarefas, certamente, ao longo da sua trajetória, você começou participando da execução das atividades. 

E delegar, convenhamos, não é nada fácil. Somos centralizadores por natureza.  Normalmente, temos um jeito de fazer as coisas e queremos que os colaboradores sigam essa fórmula à risca. Ou, então, deixamos de contratar por medo de ensinar e até formar um concorrente. 

Contudo, é preciso se desprender desse tipo de medo. É uma insegurança que dificulta o crescimento da agência, deixando-a sempre no mesmo patamar.  Torna-se difícil ir além sem contar com a colaboração das pessoas. 

Se você acredita que “ninguém faz como eu faço”, lembre-se que os profissionais do seu time podem fazer melhor e agradar mais o seu cliente. 

Muitas vezes, a dificuldade dos gestores está em saber orientar e instruir os colaboradores. Mas é possível aprender a delegar. 

7 dicas para delegar tarefas

1. Defina a tarefa e escreva em detalhes como fazê-la;
2. Liste os recursos necessários para a execução;
3. Marque checkpoints;
4. Defina a data esperada de entrega;
5. Apresente a tarefa e os itens mencionados acima;
6. Peça para quem recebeu a tarefa falar o que entendeu;
7. Ajuste as orientações, se necessário.

#3 Não criar substitutos

Os gestores evitam ao máximo treinar alguém que seja capaz de substituí-los. É importante ter em mente que as pessoas seguem líderes, e não dinheiro. Elas podem ingressar na agência pela remuneração, mas elas permanecem pela inspiração que os líderes provocam.

Portanto, seja uma pessoa que inspira. 

Quer saber como fazer isso? Ensinando! Quando os profissionais estão aprendendo, eles seguem motivados e aplicam aquele conhecimento na prática, melhorando o resultado final e a satisfação do cliente.

O colaborador aprende, aplica, entrega e garante uma ótima performance à agência.

Portanto, priorize a formação de bons líderes e de profissionais substitutos. Você precisa, por exemplo, ter dois designers experientes. Se um ficar doente, a agência conta com a expertise do outro. 

Ter substitutos evita gargalos e problemas, como perda de prazos, contratação de emergência ou terceirização e perda de clientes. Na prática, trata-se de garantir redundância na operação do seu negócio.

Processos para a formação de profissionais

• Documente as partes mais vitais do negócio;
• Faça com que mais pessoas participem da criação dos processos;
• Use 1a1s para mentoring. Ou seja, converse com profissionais para entender o que eles entregam com mais facilidade e o que drena a energia deles;
• Dê feedbacks com frequência: para orientar o crescimento é fundamental priorizar um feedback formal para cada colaborador mês a mês.

#4 Não ter um processo de marketing e vendas

Esse é um dos maiores erros das agências digitais. No geral, as equipes tendem a fazer muito bem para os outros, mas negligenciam esse processo na própria empresa.

A agência precisa ser o principal cliente dela. Afinal, esse é o espaço de laboratório: se o seu time conduz com sucesso a estratégia interna, certamente a agência tem condições de entregar o melhor para os clientes. 

Portanto, não coloque as demandas do seu negócio em segundo plano. É preciso mostrar para o público que a agência é altamente eficaz naquilo se propõe a fazer. E nada melhor do que começar com o seu próprio case de sucesso.

Boas práticas para fortalecer o marketing da agência:

• Usar Google Ads para campanhas de fundo de funil;
• Com Facebook/Instagram Ads trazer leads com iscas digitais, como materiais ricos, a exemplo de ebook e infográfico;
• Pense no SEO da sua agência: crie páginas otimizadas;
• Construa uma lista de email real;
• Evite depender de indicações de clientes. 

5 dicas para otimizar as vendas:

• O dono não deve estar no comercial;
• Treine um time de vendas;
• Invista em um CRM;
• Crie planos que facilitem o trabalho do vendedor;
• Flexibilize escopo/precificação só em projetos A+.

#5 A crença de que “o cliente sempre tem razão”

Precisamos admitir: essa é uma crença limitante. Colocar o cliente em primeiro lugar não é dizer sim para todas as suas questões. Muitas vezes, ele precisa de uma negativa. Até mesmo para que você consiga entregar o que o seu parceiro deseja, mantendo a lucratividade do seu negócio.

A pergunta correta é: “Está no contrato?” Caso positivo, basta executar. Do contrário, você faz um orçamento novo. Afinal, essa demanda não estava prevista no escopo inicial. 

Como desconstruir a ideia de que “o cliente sempre tem razão”?

• Defina um escopo claro na sua proposta de trabalho;
• Tenha um contrato especificando o escopo em detalhes;
• Cumpra, de forma rígida, o que está previsto no contrato;
• Considere que exceções podem existir, mas não virarem regra.

#6 Contratar rápido e demitir devagar 

Diante da pressão de preencher uma vaga, muitos gestores acabam contratando profissionais que, já na entrevista, demonstram que não têm o perfil adequado. Neste momento, evite contratar com pressa e sem ter 100% de convicção. 

Na prática, o erro no recrutamento traz impactos para a agência: desde os custos com admissão e rescisão, treinamento até a energia do time dedicada à integração daquele colaborador. 

Espere! Divulgue a vaga em mais plataformas. Vai aparecer um candidato com o perfil adequado. 

Se você já contratou errado, não demore para demitir. Evite manter profissionais com atitudes tóxicas no time. Afinal, de que adianta ter um designer ótimo tecnicamente, mas que fala mal dos colegas e dos clientes? Acredite: ele rouba a energia da equipe, comprometendo a produtividade de todos. 

Para ter profissionais realmente engajados e com o perfil alinhado à cultura da agência, você precisa definir as atitudes do dono. Indique, precisamente, o que você espera das pessoas, em termos de comportamento e entrega. 

Essa será a cultura da sua empresa e quando ela está bem definida você pode se ausentar, sabendo que o seu time entende como deve conduzir os processos. 

Para recrutar profissionais, tenha em mente algumas dicas: 

• Contrate pela cultura e treine o técnico;
• Demita, principalmente por desalinhamento cultural, mesmo que seja uma ótima pessoa técnica;
• Contrate devagar e demita rápido sempre.

Agora que você já conhece os maiores erros das agências digitais, é hora de começar a evitá-los e ajustar a sua estratégia. As dicas fornecidas pelo Fábio podem ajudar muito nesta jornada de adaptação dos processos.

Para completar, pense em adotar ferramentas de gestão que ajudem o seu time a evitar os maiores erros de agências digitais. 

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