Medir a produtividade da agência: um grande desafio!

Uma das principais preocupações dos gestores atualmente é medir a produtividade na agência, mantendo os profissionais focados e trabalhando a todo vapor. Tal desafio impacta no desempenho e, claro, na lucratividade da agência. De acordo com dados do Censo de Agências 2019, uma das maiores dificuldades de gerenciamento para os empreendedores do mercado publicitário é mensurar a produtividade, para ajustar as demandas à capacidade de resposta da equipe. Só assim é possível garantir a correta organização dos trabalhos, as entregas dentro do prazo e a satisfação dos clientes. Ter um time produtivo, afinal, é mostrar competência e tornar a agência mais assertiva e competitiva.

Medir a produtividade na agência: dificuldade e prioridade das pequenas, médias e grandes empresas

Em um cenário no qual a disputa por altos níveis de produtividade é contínua nos mais diferentes segmentos, é curioso observar que mesmo com o movimento de fomento à produtividade e com as extensas jornadas de trabalho, segundo o Departamento de Estatísticas do Trabalhos dos Estados Unidos, a produtividade está aumentando no menor ritmo ao longo das décadas.

Leila Hock, da consultoria Alignment Coaching, em artigo à Fast Company, diz que está cansada de ouvir pessoas falando que para ter sucesso é preciso trabalhar duro ou estar sempre ocupado. É preciso ter em mente que produtividade é bem diferente de sobrecarga de trabalho. Os profissionais, mas, principalmente, os empreendedores, devem ter clareza sobre essa distinção e buscar métricas para medir a produtividade com coerência. Sem exageros. Saiba como o coaching pode ajudar

Como as agências brasileiras medem a produtividade?

No mercado publicitário brasileiro, essa busca também é constante. Segundo dados do Censo Agências 2019, a tarefa de medir a produtividade na agência é a segunda mais difícil. Depois da prospecção de clientes.

Em agências de pequeno porte de regiões metropolitanas ou capitais esta é uma das dificuldades para 62% dos gestores. Já em agências pequenas do interior para 54% deles.

O mesmo desafio aparece em posição de destaque para empresas de publicidade e propaganda de maior porte: é preocupação n° 1. Nas agências médias e grandes da capital e de regiões metropolitanas: 50% dos gestores indicam a medição de produtividade como a primeira dificuldades. Enquanto nas empresas de mesmo porte do interior 53% dos empreendedores afirmam ser essa a principal dificuldade de gestão.

Portanto, observa-se que a produtividade é uma das questões chave de gestão. Ou seja, é um desafio comum à maioria líderes do mercado publicitário. O porte da agência indica apenas em que medida ela se sente afetada pela falta de produtividade, bem, fornece uma noção do peso que esta questão tem na gestão da empresa. Ou seja, indica o nível real de dificuldade do gestor quanto à medição e ao gerenciamento da produtividade.

Táticas dos respondentes para medir a produtividade

Diante da dificuldade de avaliar a produtividade do time, cada empreendedor busca diferentes métodos e ferramentas para tentar entender de que modo a força de trabalho tem sido empregada e quais os resultados esta tem trazido para a agência.

# Analisar a qualidade do trabalho (não indicamos fazer somente isso)

Mas, como a gestão de indicadores de produtividade exige mais tempo, organização e sistematização, os gestores do mercado publicitário preferem simplificar o processo: 36% dos getsores das pequenas agências analisam apenas a qualidade do trabalho. Enquanto nas grandes e médias, 33%. Ou seja, a maioria não se prende à relação entre quantidade, qualidade e resultados.

# Usar uma perspectativa quantitativa

Somente 30% usam uma perspectiva quantitativa para medir a produtividade na agência, avaliando a relação entre tempo/horas de trabalho. Trata-se de uma fatia muito pequena de gestores, principalmente se considerarmos que este tipo de indicador tem relação direta com o desempenho da agência e com a sua lucratividade.

Mas, eles estão fazendo do jeito certo?

Neste contexto, os números do Censo de Agências oferecem, inclusive, a impressão de que a tarefa de avaliar a produtividade parece complexa demais para 15% dos empreendedores das pequenas agências e 9% das grandes. Isso porque eles negligenciam este indicador e não fazem qualquer tipo de avaliação. Tal postura pode ser explicada por duas razões. Seja pela falta de conhecimento das ferramentas adequadas para mensurar o nível de produtividade. Ou seja pelo envolvimento com outras questões entendidas como ‘mais estratégicas’.

Um novo olhar para mensurar a produtividade (e atingir os resultados!)

Independente das razões que levem os gestores a medir a produtividade ou, então, que levem a ignorá-la, é importante que esta questão receba um novo olhar. A partir do momento que a produtividade tornar-se, de fato, uma das prioridades da gestão, os resultados serão sentidos em várias pontas. Com entregas feitas no prazo, clientes mais satisfeitos, emprego correto de tempo, da mão de obra e dos recursos, lucratividade em alta e funcionários mais felizes, a agência irá prosperar.

Quais fatores se relacionam com a produtividade?

Se o objetivo e o desafios das agências é contar com um time de alta performance e produtivo, visando, acima de tudo, pela qualidade dos seus resultados, a questão fundamental é: o que fazer para que seja possível medir a produtividade na agência?

É fundamental entender quais fatores estão relacionados à produtividade do time e dos profissionais. E, principalmente, descobrir como melhorar cada um deles. Veja, a seguir, aspectos que podem impulsionar a produtividade na agência.

• Fluxo de trabalho:

A produtividade da equipe está relacionada com uma estrutura bem definida de processos. Por isso, é importante definir o melhor fluxo de trabalho para a sua agência. Considerando o tamanho da sua equipe, o cargo/função de cada colaborador, sua estrutura e o volume médio de jobs. Deste modo, você garante um melhor gerenciamento das atividades e, claro, aumenta a performance do time. Ferramentas de gestão de equipes e fluxo de trabalho são extremamente úteis, através de metodologias como o Kanban é possível otimizar o fluxo de atividades e melhorar a produtividade.

• Definição de metas e KPI’s:

É fundamental estabelecer metas e KPI’s (Key Performance Indicator), em português, indicador-chave de desempenho. Os profissionais precisam saber qual é o mínimo esperado pelo gestor. E até onde pode chegar dando o seu melhor para a agência. Como medir a produtividade da agência sem ter indicadores de desempenho para acompanhar? Impossível.

• Gestão do tempo e timesheet:

Os prazos apertados, as agendas lotadas e a busca constante pela excelência no trabalho exigem que os profissionais aprendam, enfim, a usar o tempo a seu favor. Para simplificar o gerenciamento da produtividade, o ideal é adotar o uso de ferramentas de gestão do tempo. Como, por exemplo, o timesheet. Com ele, é possível fazer o apontamento de horas consumidas pelo profissional para finalizar determinado job.

Só assim você tem como saber se o valor do job está correto comparando ao valor hora/homem. Mas, principalmente, entender como a energia da equipe está sendo canalizada no dia a dia. Ou seja, é possível concluir o quão produtiva ela é.

• Feedback constante:

Não à toa este foi um dos métodos de avaliação de produtividade citados por 25% dos gestores no Censo Agências. Depois do timesheet trazer uma perspectiva quantitativas para a gestão da produtividade, o feedback cumpre a função qualitativa. Por meio desta prática, gestores e colaboradores podem – e devem – avaliar juntos a qualidade dos jobs desenvolvidos. E, principalmente, o avanço e o amadurecimento de cada profissional.

Mas enfim, como resolver esse problema?

A correta gestão da produtividade é, sem dúvida, um dos pilares de desenvolvimentos das agências de publicidade e propaganda. Se há uma dificuldade dos gestores em gerenciá-la, como indicam os dados do Censo de Agências 2019, é porque já existe uma clareza sobre a importância de fomentar a gerir a produtividade.

Neste cenário, o desafio é buscar métodos e ferramentas que sejam capazes de dar suporte ao gestor. Para que, então, ele possa medir produtividade nas agências e fomentá-la do melhor modo possível no ambiente da agência. No entanto, é preciso cuidado para evitar extremos. Não dá para negligenciar a avaliação da produtividade como fazem mais de 24% dos gestores respondentes do Censo. Mas também não é necessário criar um busca alucinada pela produtividade. Como se ela fosse a respostas para todos os problemas da agência.

Lembre-se: uma agência produtiva depende, também, de um bom clima de trabalho e de funcionários de bem com a vida.

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