Metodologias para gerenciar o tempo e ganhar produtividade com o Operand

Trilhamos caminho para a produtividade todos os dias. Os esforços são enormes. Tentamos superar barreiras como procrastinação, ócio criativo (também conhecido como busca de referências). Além disso, temos bloqueios criativos, falta de inspiração, entre tantas outras dificuldades do dia a dia. E nesta busca incessante para completar as tarefas da pauta, o tempo escorre por entre os dedos e parece que não conseguimos finalizar tudo o que queríamos. Portanto, falaremos neste post sobre algumas metodologias para gerenciar o tempo e como fazer isso de forma muito simples usando o Operand.

Para gerenciar bem o tempo é bastante importante ter um sistema, uma forma de fazer cada minuto valer. Assim você pode direcionar o seu tempo e de sua equipe e tornar os dias mais produtivos. A seguir você poderá conferir 3 metodologias de ganhar produtividade utilizando o Operand como seu aliado. Ou seja, a união da teoria com a prática.

 

1 – Pomodoro

O primeiro método de gestão do tempo que iremos abordar é um que já discutimos aqui no blog, a técnica Pomodoro. Esta maneira de encarar o seu tempo produtivo é muito útil para quem está trabalhando em um projeto extenso e complicado. Ou tem muitos afazeres de curta duração.

A técnica Pomodoro consiste em separar seu tempo em blocos de 30 minutos ou 25 minutos, nos quais você escolherá uma tarefa específica e se dedicará somente a ela, privando-se de distrações. Com 100% da atenção voltada para aquela atividade, se garante mais avanço e desenvolvimento. Após os 30 minutos de trabalho contínuo e focado, deve-se dar uma pausa de 5 minutos. O que oxigena o cérebro e o mantém descansado para, em seguida, retornar para mais uma sessão de trabalho contínuo.

A cada 4 sessões de 30 minutos de trabalho e 5 minutos de intervalo, é recomendado fazer uma pausa mais longa. Ou seja, uns 15 minutos, proporcionando um descanso maior. Algumas pesquisas apontam que esta forma de gerenciar o tempo de produção aumenta a produtividade e o foco no trabalho sendo feito. Sendo ótimo para quem quer completar as tarefas da pauta e garantir as entregas no prazo.

(EDIT: tradicionalmente, os blocos de tempo utilizados são 25 minutos para produção, 5 minutos para descanso curto e 15-30 minutos para descanso longo ao fim de 4 ciclos. Contudo, você pode fazer seus próprio blocos de tempo, respeitando as proporções entre descanso e trabalho. Apenas evite períodos maiores do que 45 minutos de foco total na produção. Após 45 minutos de atenção à uma tarefa, seu cérebro se cansa e produz menos e de forma ineficiente.)

Usando esta técnica no Operand

Para quem usa o Operand, esta técnica pode ser utilizada de forma fácil em combinação com a função timesheet do sistema. Ao iniciar a atividade em que você irá focar, dê o start no cronômetro do timesheet, marque os 30 minutos de trabalho. Ao final, descreva o que foi feito e faça sua pausa. Ao retornar, você pode optar por trabalhar no mesmo job ou partir para outro. Ou seja, sempre acompanhando o timesheet para garantir as pausas constantes e evitar que seu cérebro se canse demais. Desta forma, tanto quem precisa fazer um job longo, quanto quem tem tarefas de diversos projetos, pode trabalhar com 100% de foco.

 

2 – “Do-it-now”

Tirando uma página da metodologia que nós, desenvolvedores aqui da Operand utilizamos com frequência, o KISS, Keep It Simple, Stupid. Ou seja, o “do-it-now” consiste em fazer a tarefa mais simples e mais imediata no exato momento em que você pensar nela.

Frequentemente deixamos algumas “mini-tarefas” para depois, pois são menos importantes ou rápidas demais para fazer. Além disso, estas tarefinhas podem poluir sua pauta e transformar uma lista de alguns itens para fazer em um rolo quilométrico. Sendo assim, neste método de gerir o tempo, o foco é eliminar tarefas, uma a uma. Das mais simples para as mais complicadas, fazendo tudo de cabo a rabo.

“Aquela alteraçãozinha de 2 minutos? Faça agora! Programar aquele post de Facebook que está pronto? Faça agora!”

Com essa atitude, você e sua equipe podem resolver uma pauta atolada de pequenos afazeres e eliminar as pendências de forma rápida. Assim, a pauta fica aberta para receber projetos maiores e o tempo poderá ser direcionado para as coisas mais importantes. A ideia “do-it-now” também é ótima para quando se tem muitos jobs atrasados. Fazendo com que eles diminuam um a um.

Como usar a técnica dentro do Operand

Dentro do Operand existem algumas formas fáceis de incorporar essa metodologia, o contador “minhas tarefas” e a pauta Kanban.

O contador “minhas tarefas” é muito útil para visualizar as tarefas atribuídas a você nos jobs e garante uma visão rápida do que se tem para fazer. Basta escolher a mais simples, abrí-la, dar uma rápida escaneada no job e no briefing e executar.

Já na visão de pauta Kanban é possível ver todos os jobs de uma vez só, entendendo quais têm maior prioridade, estão com tarefas por fazer ou estão atrasados. Veja qual tem uma tarefa simples para você executar e mãos a obra.

Esta técnica é bastante mecânica e sistemática. Inicialmente pode parecer difícil e prejudicial, principalmente para o pessoal da criação. Porém, confie em mim, depois que você entrar naquela groove de eliminar as tarefas uma a uma, parece até que a criatividade aumenta. 😉

 

3 – O tempo do criador

Não tanto uma regra, mas uma filosofia de gestão e trabalho em equipe, o tal do “tempo do criador” é uma forma de garantir que você utilize os seus períodos de maior potencial produtivo de forma coerente.

Todos temos dias e horários mais produtivos. Uns no começo da semana, outros ao final, durante as primeiras horas da manhã ou pelo cair da noite. Ou seja, quando o assunto é criatividade e produtividade, tudo é muito relativo à pessoa. Por isso, é importante se conhecer. Saber quando você têm mais chances de produzir de forma eficiente. (Eu, por exemplo, sou mais criativo e produtivo pela tarde e nos primeiros dias da semana 😀 ).

Portanto, sabendo dos seus momentos mais produtivos, faça o possível para dedicar estas horas para seu tempo de criador. Ou seja, aqueles blocos de tempo reservados exclusivamente para produzir e permanecer focado nas tarefas. Durante estes períodos é muito importante não ser interrompido. Pois, um simples desvio de foco pode tirar completamente o seu mojo e fazer tudo desandar.

Por isso, é importante comunicar a equipe as horas em que você estará concentrado e dedicado à um projeto. Assim, garantindo que você só será interrompido por assuntos de vida ou morte muito importantes.

Como usar dentro do Operand

Novamente, dentro do Operand, o timesheet pode ser muito útil para isso, pois, quando alguém sinaliza o start do cronômetro em um job, todos os envolvidos naquele trabalho podem ver que há alguém trabalhando nele. Assim, é possível evitar interrupções quando se está trabalhando em seu período mais produtivo.

Como já mostramos anteriormente, esta é uma das formas que a Google encara o gerenciamento de tempo para a sua equipe (lembre-se de ativar as legendas):

4 – Faça uma lista compartilhada de tarefas da equipe para a semana

Acompanhar as tarefas da semana pode ajudar muito na produtividade. Como o Operand já é um software colaborativo, fica muito fácil toda a equipe visualizar as tarefas rapidamente. Você tem uma visão mais a longo prazo do que precisa ser desenvolvido e não somente do dia atual. Para fazer isso no Operand, basta incluir no prazo personalizado os dias da semana em que se encontra, conforme abaixo:

Essa ação de identificar as demandas da semana ajuda na gestão do tempo, pois, você pode analisar se as datas estipuladas e prazos para conclusão fazem sentido. Caso contrário, é possível fazer ajustes na pauta para otimizar o tempo.

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Enfim, existem diversas formas de gerenciar o tempo utilizando o Operand como seu principal aliado. Estas são algumas que já testamos e comprovamos ser bastante eficientes.

Aproveite o espaço abaixo para comentários e nos conte como você gerencia o seu tempo. E também como o sistema pode ajudá-lo a fazer isso melhor ainda!

E se você ainda não conhece o Operand, por que não fazer um teste gratuito?