Modelo de briefing para agências: saiba como montar o seu

Na gestão das demandas de uma agência ou de um departamento de marketing, o briefing é o sinal de partida para cada projeto. É aqui que o cliente define exatamente o que é necessário e quais são os objetivos. Um modelo de briefing completo fornece à equipe da agência a clareza que os profissionais precisam para desenvolver soluções criativas que acertem o alvo.

Na prática, o briefing é um dos instrumentos que tem o poder de impulsionar a produtividade do time, garantindo entregas de qualidade. Mas, se não for bem elaborado, ele pode gerar nós no processo de criação e comprometer os resultados. 

Por isso, construir um modelo de briefing para agência é fundamental. Ele ajuda a garantir um processo de produção eficiente e orientado a metas a curto, médio e longo prazo. 

Quando bem elaborado, o documento garante que o fluxo de trabalho seja ágil e o processo criativo seja eficiente. Já se ele estiver incompleto, o ritmo de execução e os resultados serão prejudicados. 

Neste artigo, mostramos o conceito, as vantagens e como fazer o melhor modelo de briefing para agência. Acompanhe nosso guia!

O que é um briefing?

Da mesma forma que um roteiro é indispensável para a produção de um vídeo, o briefing é o documento que norteia a criação de qualquer job que a agência irá produzir. Somente com o registro de todas as informações estratégicas é possível que os envolvidos estejam em sintonia para a produção do material.

O briefing é uma ferramenta importante na colaboração entre o cliente e uma agência criativa ou digital. Basicamente, é um guia detalhado ou pacote de informações que a empresa cliente fornece à agência para que o time criativo compreenda exatamente o que é necessário. 

O modelo de briefing comunica claramente metas, expectativas, cronograma e orçamento. Por definição, o documento, geralmente, inclui dados do público-alvo, diretrizes da marca e o estilo de comunicação desejado.

Um bom briefing dá à agência tudo o que ela precisa para ser criativa e realizar com sucesso o objetivo. Portanto, é importante que o modelo de briefing forneça  as seguintes informações:

• Detalhes sobre o produto ou serviço do cliente;
• Como está o contexto atual do setor que o cliente atua;
• O perfil do seu consumidor;
• Os objetivos da empresa e do cliente.

A importância do modelo de briefing para a gestão dos jobs e campanhas 

Criar um modelo de briefing completo e detalhado é a melhor maneira de evitar falhas de comunicação, desperdício de recursos, prazos ultrapassados e retrabalho.  Além disso, o processo de construção de um modelo de briefing fornece para a equipe uma ferramenta que se adapta às demandas e às metas, viabilizando o  alcance do que o cliente deseja.

Em essência, um bom modelo de briefing ajuda a agência a estabelecer um bom fluxo de trabalho, fortalecendo o relacionamento com os clientes, a partir de uma gestão orientada pela transparência e colaboração. 

Ao definir parâmetros claros, objetivos do projeto e indicadores de medição do sucesso, ambas as partes podem implementar uma boa comunicação e trabalhar juntas para o alcance das metas predefinidas.

Quando a agência não tem um modelo de briefing completo e executado com cuidado, há um alto risco de confusão constante, desperdício de dinheiro e tempo, sem mencionar os baixos gastos com recursos criativos.

Portanto, é aconselhável investir tempo e esforço no processo de briefing para evitar dores de cabeça futuras que possam arruinar uma campanha criativa ou gerar demanda extra e retrabalho.

6 vantagens de usar um modelo de briefing

Na prática, o briefing é uma ferramenta indispensável na etapa de planejamento dos jobs e campanhas. Além disso, quando essa fase é cumprida à risca, tudo flui melhor. 

A seguir, listamos boas razões para priorizar a construção do modelo de briefing e o uso da ferramenta em todas as campanhas e jobs.

#1 Organização

As informações coletadas e sistematizadas no briefing são aquelas mais relevantes para a execução dos jobs, como prazo, orçamento e preferências do cliente. Ter essas informações em um só documento para consulta, facilita (e muito!) o trabalho dos profissionais envolvidos. Assim, nada é esquecido e os dados são fornecidos de uma só vez, evitando loops de consultas. Na prática, isso otimiza o processo de criação e a entrega de resultados.

#2 Planejamento

Para garantir uma performance mais assertiva no desenvolvimento e entrega de projetos, o planejamento deve se tornar prioridade número 1. E o briefing pode auxiliar você nesse desafio. 

A partir do uso do modelo de briefing, a equipe ganha as principais coordenadas para a execução dos jobs e o gestor passa a ter uma visão detalhada do projeto. Com um processo bem definido e o seu acompanhamento, as chances de o projeto não atender às expectativas ou de gerar retrabalho diminuem muito.

#3 Referências e inspiração

Quanto mais detalhado o modelo do briefing, maior será o número de informações e referências que irão pautar o desenvolvimento dos jobs e campanhas. Esse conjunto de dados ajuda os profissionais criativos em suas escolhas, atendendo às demandas e expectativas dos clientes com mais precisão, otimizando o processo de aprovação com o cliente.

#4 Satisfação garantida

Com um modelo de briefing completo, que fornece detalhes, recursos e dados como referências, as entregas do time serão muito mais assertivas, com qualidade superior. 

Além de contribuir para que os profissionais se sintam mais seguros no desenvolvimento das atividades, o modelo de briefing tende a surpreender positivamente os clientes. Ou seja, eles ficarão mais propensos a expressar contentamento com o trabalho desenvolvido.

#5 ‍Questões internas são esclarecidas diretamente

Quando a agência trabalha com um modelo de briefing, todas as perguntas que precisam ser respondidas já podem ser esclarecidas no documento. Isso ajuda a equipe interna a se tornar mais confiante em sua cultura de briefing e, muitas vezes, criar um briefing claro e mais direcionado.

#6‍ Longe dos e-mails e briefings no telefone

O modelo de briefing pode ser fornecido pela agência, que deve criar o seu próprio formato. Isso porque todas as informações necessárias para a execução do job podem ser agrupadas em um só lugar. Assim, todos os envolvidos podem consultar este documento, garantindo que nenhuma informação se perca em um email ou ligação telefônica. 

Elementos para a construção de um bom modelo de briefing

Um bom roteiro é composto por vários elementos que indicam como a cena deve ser composta. No dia a dia da agência não é muito diferente. Por isso, um briefing poderoso deve conter todos os dados necessários para o desenvolvimento de um bom trabalho. Caso contrário, a agência pode arcar com prejuízos financeiros e de imagem. Afinal, nada pior do que a decepção de um cliente, não é mesmo?

Confira, a seguir, os elementos que compõem o modelo de briefing.

#1 Objetivos do projeto

Quando você fecha um contrato a tendência é querer executar os jobs logo para entregar resultados. Mas, espera um pouco! Você já estudou o seu cliente antes? Já sabe com precisão os objetivos dele com o investimento na estratégia de comunicação? Descubra precisamente o que o cliente pretende com os serviços contratados. Ou seja, só assim torna-se mais fácil criar bons materiais para a marca dele e também para a sua persona.

#2 Orçamento

Boa parte do projeto, pelo menos seu tamanho e seu alcance, são decididos pelo orçamento que o cliente tem para investir no projeto de comunicação. É seu papel questioná-lo sobre isso. Somente sabendo “o quanto seu cliente quer pagar” você terá condições de indicar as melhores mídias e ações para a estratégia de comunicação dele. Ou seja, ter a informação do budget da conta garante um alinhamento interessante e rentável para vocês dois.

#3 Prazos e construção de cronograma

Esse é mais um aspecto que deve ficar muito claro para o seu cliente. Na construção do modelo de briefing para agência vale colocá-lo em destaque. Isso porque cada job ou campanha requer um esforço diferente, mas a maioria dos clientes não tem noção das particularidades para produção de cada peça. Seja paciente, sempre que preciso. Seja flexível, sempre que for viável. Contudo, quando não puder negociar o prazo, explique porque e oriente-o para a gestão dos prazos das próximas demandas.

#4 Público-alvo

Por mais indispensável que esse elemento seja, não custa lembrar que somente conhecendo o público-alvo do seu cliente será possível desenvolver uma comunicação estratégica, focada em resultados. Nem sempre as empresas têm clareza sobre que é o seu público-alvo. Se esse for o caso, essa é mais uma chance de você vender seu peixe e auxiliar o cliente na identificação do público-alvo e na construção da persona. Lembre-se sempre de perguntar a qual grupo o público-alvo pertence: classe A, B, C ou D; a idade dos seus clientes e o perfil/comportamento no processo de compra.

#5 Estilo, preferências e objeções

O desenvolvimento de um bom modelo de briefing para agência exige que você conheça muito bem cada um. É fundamental ter informações claras sobre o perfil e o estilo que o seu cliente pretende adotar em sua estratégia de comunicação. Aliás, mais do que isso: é essencial conhecer a essência da marca dele. Ela é mais clean ou super colorida? Faz o estilo retrô ou é moderna?

Lembre-se também de conhecer as preferências e as objeções do seu cliente. Elas pertencem a uma esfera muito pessoal. Ele pode usar a cor azul, mas vetar o amarelo, porque o concorrente a usa ou simplesmente porque ele não gosta do amarelo e ponto. Portanto, para acertar nos jobs é preciso, sim, conhecer os gostos do seu cliente. Isso ajuda a sua equipe a ser mais assertiva e evita a refação.

Construindo um modelo de briefing perfeito: veja o passo a passo 

1. Monte um time com quem entende do assunto

Pode parecer que não, mas as pessoas, aqui, fazem toda a diferença. Identifique, entre os profissionais da equipe do seu cliente, quem está mais apto a descrever as informações sobre os produtos, mercado de atuação e sobre os parceiros. Aliás, a melhor fonte para fonte é aquela que conhece bem a organização. Ela pode te apresentar, em detalhes, o cenário do setor em que está inserida e o momento que a empresa vive.

Nessa conversa, busque extrair informações valiosas. Você pode solicitar acesso à pesquisa de mercado; pedir o faturamento anual e o tíquete médio; e, ainda, avaliar as métricas da empresa nas redes sociais. Ou seja, tudo isso diz muito sobre o posicionamento atual da empresa. Além disso, indica possíveis caminhos que você pode seguir para construir o plano de ação.

2. Compreenda o processo e participe

Durante a construção do modelo de briefing para agência, mantenha-se atento ao que os profissionais compartilham com você, mas seja mais do que um bom ouvinte. Leia com cuidado, analise as informações, dê ideias e sugestões e forneça alternativas.

Quando a construção é conjunta, o trabalho ganha muito mais corpo. Além disso, ao se envolver de verdade, você imerge no processo, evita interpretações equivocadas, tira todas as dúvidas e sabe exatamente o que o cliente deseja transmitir.

3. Organize reuniões curtas e produtivas

Um modelo de briefing para agência perfeito depende da constante interação entre o seu time e o profissional responsável pela empresa cliente. Por isso, prioriza a realização de reuniões periódicas para alinhamento dos projetos e construção das pautas. Assim como o briefing, elas também devem ser rápidas e altamente eficientes.

Portanto, ao conduzir uma reunião com este objetivo, controle o tempo e determine um limite para o profissional responder cada uma das perguntas do briefing. Assim, você garante a objetividade das informações e otimiza o tempo.

4. Lembre-se: menos é mais

Você não precisa de um conjunto exagerado de informações para ter um bom briefing. Seja seletivo e busque reunir apenas dados relevantes, que sejam fáceis de localizar sempre que você precisar. Portanto, elimine informações desnecessárias. Elas não ajudarão em nada na hora da criação.

Além disso, seja simples. Buscar palavras rebuscadas ou usar termos técnicos em excesso pode deixar o texto do briefing cansativo e confuso. Só o tempo que o profissional irá perder para compreendê-lo depois já mina a criatividade. Se não conseguir fugir dos termos técnicos, use-os com cuidado e inclua uma pequena descrição indicando seu significado.

Para um bom modelo de briefing de agência, quanto mais simples e objetivo o seu texto, melhor.

5. O modelo de briefing é apenas um guia

Sabendo disso, lembre-se que ele não precisa ser seguido à risca. Se necessário, você pode acrescentar perguntas, excluir ou modificar. Muitas vezes, a resposta de uma pergunta já contempla outras. Ou da resposta de uma delas surge outra. Nesse momento, deixe também a conversa fluir, sempre que os dados e as novidades parecerem relevantes. Além disso, no documento, reserve um espaço para essas alterações. Assim, você pode adaptar o roteiro, sem dificuldade, quando for preciso.

Afinal, qual a estrutura do modelo de briefing para agência?

Como vimos, construir um modelo de briefing poderoso é mais simples do que parece. O documento deve ser capaz de nortear sua equipe de criação da melhor maneira, para que ela seja altamente assertiva. Assim, você também evita a tão temida refação. 

Existem muitos modelos de briefing disponíveis, mas você tem toda a liberdade para criar o seu. Aliás, com esse guia que preparamos você pode começar agora mesmo. Construa o modelo de briefing da agência e aumente a taxa de sucesso, nas entregas de projetos.

A seguir, elencamos 10 perguntas que você pode usar para desenvolver um modelo de briefing eficaz em parceria com os seus clientes.

Por exemplo, se o objetivo é divulgar um produto recém-lançado, veja as perguntas mais indicadas.

1. Quem é o responsável pelo desenvolvimento do produto?
2. Como foi o processo de criação do produto?
3. Como o cliente pode comprar?
4. O quanto este tipo de produto é requisitado pelo mercado?
5. Quais são as principais vantagens e diferenciais do produto para os seus clientes?
6. Para qual público-alvo o produto é ofertado ?
7. O produto possui alguma propaganda? Em quais canais de comunicação ela será vinculada?
8. Em quais circunstâncias, o cliente costuma procurar este tipo de produto?

Com tudo o que vimos até aqui, agora, você tem a opção de criar o seu próprio modelo de briefing ou baixar o template que preparamos para compartilhar com você. Faça o download e adapte-o à realidade da sua agência. Descubra e explore as vantagens de um modelo de briefing completo.