Os 7 maiores benefícios de automatizar processos

Um dos fatores mais importantes e benéficos para quem utiliza uma ferramenta de gerenciamento online é a automatização dos processos. Com ela é possível garantir muito mais agilidade no trabalho e eficiência. Pois, evitamos algumas tarefas manuais e que consomem acumulativamente muito tempo. Porém, estes não são os únicos benefícios de automatizar processos. Um sistema de gestão pode fazer muito mais do que você imagina.

Para ilustrar isso, trouxemos aqui 7 aspectos mais impactantes de uma ferramenta de gerenciamento.

1. Determinando pautas e prazos

Certamente esta é uma das maiores dificuldades de empresas criativas, criar e dividir as pautas de forma objetiva e eficiente, sem esquecer de estipular prazos que sejam possíveis tanto para o cliente, quanto para a equipe. Através de um sistema integrado de gestão delimitar os períodos para cada tarefa e dividi-las entre a equipe fica mais fácil.

Uma ferramenta de gerenciamento é capaz de guardar o histórico de horas gastas por cada tarefa. Além de pontuar quais jobs sofreram mais atrasos e alterações. Utilizando estas informações, sua precisão para estipular os prazos fica muito maior, evitando desconfortos com a equipe e com os clientes.

2. Comunicação centralizada

Post-its, quadros, vidros, cartazes, até mesmo as paredes já se tornaram, pelo menos em algum momento. O local de comunicação de uma empresa criativa.

Mas todos estes meios não são seguros e facilmente atualizados para toda a equipe. Dependem de um espaço físico apropriado e da presença de todos para visualizar as anotações importantes sobre o trabalho. Neste quesito, a comunicação através de um sistema de gestão é muito mais segura e simples. Utilizando o conceito de Stream, as anotações, os recados e informações de última hora ficam acessíveis para toda a equipe. Garantindo o alinhamento constante de cada colaborador, evitando retrabalhos, confusões e erros levados para os clientes. Uma comunicação eficiente é um dos benefícios de automatizar processos.

3. Colaboratividade

Com a comunicação mais evidente e a as pautas sendo construídas de uma forma clara e prática, um sistema de gestão abre o espaço necessário para que a colaboratividade da equipe aflore naturalmente. Por algumas ferramentas mostrarem quem está envolvido em cada job, já há mais certeza onde cada um pode contribuir para atingir um determinado objetivo.

Além disso, em equipes mais transparentes e com maior liberdade há uma vantagem. Quem se sentir mais confortável com uma determinada tarefa ou quiser contribuir com seu colega de trabalho poderá sinalizar sua vontade e sua colaboração diretamente ao responsável por um trabalho. Ou até mesmo tornar-se o responsável por um job ainda em construção. Por isso, um dos benefícios de automatizar processos é a colaboratividade.

4. Responsabilidades

Para manter o trabalho fluído e garantir as entregas, é preciso atribuir a responsabilidade de cada projeto para quem for escolhido no time, como já falamos anteriormente. Em um software de gestão, visualizar por quais tarefas você é responsável e em quais jobs você é o líder se torna muito mais fácil e ágil.

Desta forma, a equipe sempre está alinhada quanto à quem responder sobre um trabalho. E também quem deverá conduzir o time naquele determinado projeto.

5. Decisões assertivas

Como sistemas de gestão integrados possuem vários relatórios e análises, tanto da equipe, quanto dos trabalhos desenvolvidos, compreender as situações do cotidiano e tomar decisões estratégicas a partir destes dados se torna algo mais simples e preciso de se fazer.

Por exemplo, ao identificar um componente da equipe com baixa produtividade, o gestor pode decidir o que fazer de uma forma mais prática. Possivelmente realocar este profissional para outra área e identificar o seu desempenho a partir do software seja uma solução viável.

Outro exemplo da ajuda na hora das decisões é para entender quando é a melhor hora de aceitar um job grande. Ou quando pedir um prazo mais longo para o cliente, pois as horas do time já estão alocadas em outros projetos.

6. Redução de custos

Mesmo para quem investe alguma parte do seu orçamento em uma ferramenta de gestão, a lucratividade da empresa e a redução das despesas são dois locais em que se enxerga melhorias a partir do uso do sistema.

Como dissemos anteriormente, o uso de um software de gestão faz com que o gestor tenha mais controle sobre as ações do time.  E também consiga investir melhor o tempo da equipe e ainda tome as melhores decisões.

Com tudo isso, a tendência de diminuir os gastos desnecessários é natural.  Primeiramente por melhor alocar o tempo, desenvolvendo uma produtividade maior. Mas também porque ao tomar decisões mais precisas, evita-se o uso de táticas erradas e decisões ruins que acarretam em muitos mais gastos. E até mesmo rombos no orçamento.

7. Visibilidade

Por último, mas não menos importante, um dos excelentes benefícios de automatizar processos: mais visibilidade. Um sistema de gestão faz com que o gerenciamento e as informações fiquem visíveis.

Sendo assim, não é preciso passar horas e mais horas buscando entender e alimentar planilhas de excel. Ou lembrando dos seus trabalhos passados, pois o sistema fornece as informações de uma forma automatizada e prática. Essa facilidade faz com que o gestor tenha mais tempo para se dedicar à questões estratégicas e de crescimento da empresa, ao invés de gastar várias horas em processos manuais.

Enfim, listamos aqui apenas alguns dos benefícios de automatizar processos no seu negócio. Resumidamente, uma ferramenta de gestão bem integrada e com várias funcionalidades pode resolver diversos problemas. Melhora todo o fluxo de trabalho do gestor e de sua equipe, garantindo muito mais sucesso. O propósito do Operand é exatamente esse, ser um facilitador.