Como otimizar uma agência hotshop. (Parte 2)

Estamos continuando a série de posts envolvendo agências hotshop. Hoje iremos falar mais sobre gerenciamento de atividades e a visão do faturamento vs. trabalhos executados. Neste post você terá uma visão sobre como otimizar uma agência hotshop.

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Se você ainda não leu o primeiro texto desta série, recomendamos a leitura para se inteirar sobre os conceitos básicos de uma agência hotshop e nossas dicas iniciais de como lidar com este formato de empresa.

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Táticas de como otimizar uma agência hotshop

Assim como na parte anterior, estamos trazendo formas inovadoras e diferentes de encarar as dificuldades e ações de qualquer agência. Pois, em agências hotshop, as soluções comuns aplicadas aos formatos tradicionais de empresa não funcionam adequadamente. Então, por mais que os tópicos pareçam “chover no molhado”, a realidade é que estamos encarando tudo de uma forma diferente.

Este segundo artigo, trará algumas ações que irão focar muito mais na evolução do trabalho. Otimizando o processo e aparando arestas. Para quem já está trabalhando com as dicas dadas no primeiro post, as quais formam uma base sólida para uma agência hotshop, estas novas táticas servirão para progredir o que já está sendo feito. E também avançar na melhora da eficiência de toda a empresa.

Vamos, então, a continuação dos itens para gerir uma agência hotshop. 🙂

Gerenciamento das atividades (parte 2)

Se a primeira parte sobre gerenciamento de atividades foi voltada para a quebra das barreiras do pessoal para atuar em diversas áreas e jobs, melhorar a qualidade do tempo investido em cada tarefa e manter a lucratividade dos trabalhos executados, esta segunda fase será mais “pé no chão”. Interpretando diretamente como enxergar os jobs de forma prática e fazê-los passar pelo fluxo de trabalho da agência rapidamente. A palavra chave agora é eficiência.

Para ter uma boa gestão das tarefas e trabalhos que passam pela agência, sem perder muito tempo tentando analisar cada passo, é preciso ter um método de gestão que possibilite uma visão geral rápida e prática. As fases devem ser adaptadas à sua realidade, recentemente fizemos um artigo mais específico sobre o fluxo de trabalho com o Operand, se tiver interesse pode lê-lo aqui no blog para ver mais profundamente o funcionamento.

5 – Tenha uma visão geral e identifique os gargalos

É importante determinar em qual parte do fluxo estão os gargalos. E onde é necessário focar mais esforços ou pedir mais prazo para os clientes. Mas, o mais importante, é a visão geral. Conseguir enxergar todos os trabalhos é extremamente estratégico para uma agência hotshop. Pois, por ter uma estrutura enxuta, não há margens para acumular jobs na pauta. É preciso estar constantemente dando vazão e gerando as entregas. Portanto, dentro do processo, toda a equipe tem plena noção de suas responsabilidades e o que está “em seu prato” naquele momento para ser concluído ou levado a diante.

6 – Trabalhos de um período vs. Faturamento

Anteriormente, falamos sobre o acompanhamento da lucratividade da agência. Isso continua em pauta, contudo, agora temos um enfoque um pouco diferente. A lucratividade job a job. Essa é uma das dicas mais complexas sobre como otimizar uma agência hotshop.

Diferentemente de analisar o fluxo de caixa durante um período e a flutuação do índice de lucratividade, o importante, nesta etapa, para otimizar o lado financeiro da empresa é comparar o faturamento com os trabalhos executados.

A ideia é simples, quanto mais jobs você precisar fazer para manter seu faturamento positivo, menor é a sua lucratividade por estes jobs. Já se você pode executar menos trabalhos e garantir o mesmo ou maior faturamento, isso significa que você tem um lucro alto job a job.

E por que isso é importante?

O grande impacto disso está na pauta e na equipe. Por ter uma equipe reduzida, uma agência hotshop não tem o luxo de tomar dezenas ou centenas de jobs por semana para fazer e balancear o faturamento da empresa. Às vezes, nem mesmo se tem clientes para gerar toda essa demanda. Então, é de extrema relevância que seus trabalhos sejam lucrativos, para garantir uma base financeira sólida. E, principalmente, não sobrecarregar a equipe.

Ressaltamos sobrecarregar a equipe pois em uma agência hotshop ela é o componente mais importante de todos. Até mais do que em uma agência tradicional. É preciso proporcionar boas condições de trabalho para que a produtividade não caia. Pois cada integrante do time é responsável por uma enorme parcela de todo o trabalho da agência. Se uma pessoa passar por dificuldades de trabalhar (como cansaço, bloqueio criativo, stress, doença ou qualquer outra situação), todos passarão por problemas. Isso ocorrerá pois terão de suprir a falta do colega. Você precisa ficar bem atento a isso para cumprir todas as táticas sobre como otimizar uma agência hotshop.

Por isso, garantir a lucratividade job a job é importante. Não apenas ajuda no faturamento, como contribui para não sobrecarregar a pauta de cada um, gerar atropelos, trabalhos mal executados ou desgaste da equipe.

Para ajudar numa precificação justa e lucrativa, temos um capítulo no nosso eBook “Como agências digitais podem vender mais e cobrar por isso” que discute orçamentos e dá um plano de como criá-los para garantir a lucratividade.

Agora você já tem várias dicas sobre como otimizar uma agência hotshop. Que tal verificar se isso faz sentido para o seu negócio?