Conheça as principais funcionalidades do Operand

Ao disponibilizar uma ferramenta para a equipe, o que um gestor espera é que faça a diferença nos objetivos do negócio e que melhore, significativamente, a produtividade. Por isso, é muito importante conhecer todos os recursos disponíveis para, então, entender como podem ser melhor utilizados de acordo com a realidade de cada negócio. 

Pensando nisso, decidimos falar sobre as principais funcionalidades do Operand. Neste texto será possível encontrar as primeiras informações para começar a entender como ele funciona. Ah, e se você já é uma das mais de 1.300 empresas que organizam seu fluxo de trabalho com o Operand, confira como pode otimizar ainda mais o seu processo! 😉

Primeira dica importante: O Operand é composto atualmente por 10 módulos. Entretanto, mesmo sendo complementares, os módulos são completamente independentes! Ou seja, caso você não tenha um setor de mídia e produção dentro da sua agência ou empresa, não tem problema! É só desativar e personalizar o sistema para as suas necessidades, de acordo com aquilo que você realmente irá utilizar no seu dia a dia. 

E o melhor:  todos os outros módulos continuarão funcionando normalmente, sendo possível reativar quando necessário.

Conheça um pouco dos 10 módulos do Operand

Antes de apresentarmos os 10 módulos efetivamente, é essencial que você conheça a sua tela principal, ou Dashboard. Nela é possível visualizar informações importantes e ter acesso rápido aos documentos. Com base nesse panorama geral, é possível ter uma visão clara e ágil das suas demandas para o dia e de como está a empresa em poucos minutos.

É possível visualizar em destaque na parte superior o acesso para o card de identificação, agenda, timesheet e um campo personalizável de acesso rápido para pautas, financeiro, cadastros ou relatórios.

Logo abaixo, você vê as informações relacionadas aos módulos de projetos, jobs e tarefas e outros módulos, como proposta, produção e mídia. Eles são relacionados a itens adicionados recentemente ou status dos documentos.

A tela ainda mostra aniversários, taxa de jobs concluídos no prazo, últimos documentos editados, comentários e as novidades mais recentes do sistema.

Para conhecer mais detalhes sobre a Dashboard do Operand, acesse artigo na nossa Central de Ajuda 😉

# Módulo Projetos

Os projetos no Operand tendem a ser tarefas macros que você precisa realizar. Pode ser uma campanha de lançamento de um produto, por exemplo. Geralmente eles agrupam propostas, jobs, equipe envolvida, gasto de horas do projeto, lançamento de notas, etc.

Ou seja, nele colocamos tudo que é referente à uma entrega e desenvolvimento de um job. Você pode criar um projeto e lançar todas as atividades, propostas e faturas relacionadas dentro dele.

Desta forma, fica mais simples acompanhar o andamento e mensurar a produtividade da equipe de acordo com as demandas da agência/empresa. 

Se você quer saber mais sobre como realizar o controle de projetos pelo Operand, assista ao vídeo:

Algumas funcionalidades do módulo projetos:

• Pauta com todos os projetos;
• Timesheet e visão geral do consumo de horas;
• Briefing;
• Anexos;
• Integração com módulo de jobs, propostas, mídia, produção e financeiro;
• Projetos favoritos (ícone estrela);
• Ações em massa na pauta para Arquivar/Cancelar/Reabrir projetos;
• Filtros para consulta de projetos de um ou mais clientes e situação do projeto;
• Atalho para acesso ou edição de documentos relacionados ao projeto;
• Documentos do projeto exportado em PDF;
• Prazo desejado e estimado;
• Custo com base nos apontamentos do Timesheet;
• Valor hora/homem;
• Duplicar projetos;
• Custo interno;
• Budget.

# Módulo Jobs

Aqui é onde a mágica acontece, onde o fluxo de trabalho pode ser organizado através da metodologia Kanban, da Pauta Timeline ou qualquer uma das 6 pautas de trabalho do Operand, cadastrando Jobs e tarefas! 

É o local ideal para designar as tarefas certas para os responsáveis certos. Isso porque com a nossa metodologia, é possível atrelar cada pessoa da equipe para a tarefa que, de fato, é a sua responsabilidade.

Dessa forma, a pauta fica muito mais limpa e a visualização do desenvolvimento e responsabilidade individual dentro de um projeto se torna muito mais fácil.

Você pode ver um vídeo explicando mais sobre o nosso módulo de Jobs aqui:

Algumas funcionalidades desse módulo:

• Data de início e prazo de entrega;
• Duplicar Jobs;
• Repetir Jobs para a programação de Pauta (redes sociais, por exemplo); 
• Lançar atividades na pauta para os responsáveis;
• Definir as etapas e o fluxo de jobs;
• Apontar horas pelo Timesheet;
• Organizar as etapas criando subtarefas em cada Job;
• Fazer comentários no próprio Job;
• Mencionar envolvidos nos comentários através do @mention;
• Ver o histórico de alterações (datas, nome da tarefa, etc);
• Adicionar/Editar o Briefing;
• Registro de Jobs com responsável, envolvidos e tarefas;
• Filtros para consulta de projetos por cliente, situação, envolvidos, data, status;
• Apontar retrabalho (vinculado ao timesheet);
• Anexar materiais para aprovação;
• Exportar Jobs.

Neste módulo você pode acessar também a minha pauta,  pauta geral, pauta por status, pauta timeline e a pauta por responsável com muita agilidade. 

Minha pauta

Através da “Minha pauta” é possível visualizar todas as atividades e tarefas que lhe foram designadas. Conseguindo identificar e visualizar tarefas pendentes, do dia atual e tarefas lançadas futuramente. E mais, você ainda poderá filtrar as tarefas e escolher quais informações você deseja que apareça juntamente à sua pauta.

Confira aqui o vídeo sobre a “Minha pauta”.

Pauta Geral

É uma pauta similar com a “Minha pauta”, porém permite a visualização das tarefas independente dos responsáveis. 

Com a Pauta Geral o gestor poderá visualizar o volume das tarefas de toda a sua equipe, assim como os prazos e status de cada atividade. Também é possível mudar os prazos e status em massa, facilitando ainda mais a gestão de tarefas!

Veja mais sobre essa pauta:

Pauta Status

Inspirada na metodologia Kanban, é possível visualizar o desenvolvimento das atividades dentro do fluxo de trabalho. 

Possibilita que você acompanhe em tempo real a evolução das atividades e das tarefas dentro da empresa. Você também pode personalizar os Status dos cards de acordo com a realidade da sua equipe! 

Para uma equipe de Marketing, de até 6 pessoas, por exemplo,  o clássico: Backlog, To do e Doing funcionam muito bem!

Ah, e a pauta status possui filtros para personalizar a exibição conforme for importante para você! Ou seja, é muito fácil adequar essa pauta com a realidade do seu fluxo de trabalho!

Saiba mais sobre a pauta Status

Pauta por responsável

Com essa pauta você consegue ter a exata visualização das tarefas da sua equipe. Facilitando a gestão das tarefas do seu time. Evitando sobrecarga ou ociosidade de tempo.

Através dessa pauta, você consegue facilmente transferir e distribuir tarefas de um colaborar para outro. Tornando a rotina do trabalho da equipe muito mais saudável e rentável!

Conheça mais sobre a Pauta por responsável

Pauta Timesheet

Com a Pauta timesheet você consegue se inteirar no que o seu time está trabalhando no momento e em tempo real. 

 É possível acompanhar o timesheet de cada colaborador e visualizar os jobs passados.

Dessa forma, fica mais fácil saber no que o seu time está trabalhando e qual a fase do Job apenas vendo a pauta!

Pauta Timeline

Com essa pauta você consegue visualizar de uma forma prática e rápida todas as atividades relacionadas a cada dia. Inspirada no Gráfico de Gantt, possui uma visão mensal, com cada coluna correspondendo aos dias do mês e linhas que separam os usuários.

E o período determinado para execução das atividades de um usuário é identificado por meio de uma barra horizontal.

Entenda mais sobre a Pauta:

Saiba mais sobre cada uma das visualizações de pauta e as principais mudanças no Operand em 2019.

# Módulo Proposta

Aqui é possível criar propostas formatadas com a sua marca e itens pré-cadastrados com preços definidos previamente, fazendo com que esse processo se torne mais rápido e fácil. 

Apresentar as possibilidades comerciais para o cliente se torna muito simples, mais organizado e profissional. Além disso, no Operand você pode criar facilmente propostas e exportar no formato PDF para enviar para ele como desejar. 

Quando aprovados, estes documentos já são enviados para o financeiro para seu controle. Assim fica muito simples gerenciar jobs e pagamentos recorrentes. Além disso, uma proposta aprovada pode também ser lançada diretamente na pauta de jobs.

Para ver todas as possibilidades desse módulo, veja a central de Ajuda. No vídeo abaixo, você encontra mais informações!

Confira alguns recursos:

• Duplicar propostas;
• Adicionar descontos nas propostas;
• Reabrir o faturamento de uma proposta;
• Personalização dos PDFS nas propostas;
• Calcular os encargos e impostos dentro das propostas;
• Adicionar custos externos dentro das propostas;
• Padronizar textos de introdução e considerações finais (cláusulas de contrato);
• Fazer comentários e menções de pessoas;
• Reordenar e ocultar itens da proposta;
• Assinatura digitalizada da agência/empresa.

# Módulo Produção

Este recurso ajuda na organização e controle de serviços realizados por terceiros, mas que a agência faz a intermediação, como serviços de impressão, produtoras, etc. 

É possível fazer cotações de materiais com diversos fornecedores e deixar tudo registrado no sistema. Depois disso, você pode montar estimativas de custos para apresentar ao cliente e gerar pedidos de produção e autorizações de faturamento.

Outra funcionalidade que facilita a rotina é expandir ou maximizar os itens de produção. O torna a visualização mais fluida em produções extensas. 

Nele você também pode aplicar filtros para ver quais itens já foram aprovados e repassados para o financeiro.

Algumas outras funcionalidades desse módulo:

• Visualizações diferentes para cada etapa do processo: cotação com os fornecedores, estimativa de custo para a aprovação do cliente e pedido de produção para autorizar a produção junto ao fornecedor;
• Assinatura digitalizada da agência;
• Duplicar produção;
• Enviar faturas direto para o financeiro.

Para saber mais sobre o Módulo de Produção, confira o vídeo abaixo!

# Módulo Mídia

Geralmente esse módulo é mais utilizado por agências de comunicação. Ele gera os pedidos de inserção de mídia (PI) em veículos de comunicação e ajuda a manter o controle e acompanhamento. 

Nesta área é possível criar autorizações para mídias online e offline, bem como exportar as planilhas de veiculação na mídia.

Para entender melhor sobre, assista:

Algumas outras funcionalidades desse módulo:

• Geração de PI para envio ao cliente e ao veículo;
• Duplicar mídia;
• Assinatura digitalizada da agência/empresa;
• Cálculo de honorário e comissão (percentual ou reais);
• Múltiplas grades relacionadas ao mesmo cliente e veículo;
• Envio das faturas ao Financeiro;
• Pré-cadastro de informações importantes ao cliente e/ou veículo.

# Módulo Pessoas

Esta área é ideal para manter as informações de cadastro de colaboradores, fornecedores, prestadores de serviços e clientes organizadas. 

Além disso, é possível analisar o desempenho de cada contato registrado nos gráficos.

Algumas funcionalidades desse módulo:

• Cadastrar valor-hora do colaborador;
• Adicionar contatos como Veículo e Fornecedor;
• Atalho para envio de e-mail;
• Ranquear os fornecedores a partir de: qualidade do Material, prazo de entrega, atendimento e negociação.

# Módulo Financeiro

Um dos maiores desafios das empresas é manter o fluxo financeiro, realmente, organizado. 

Com o Operand é muito fácil organizar seu fluxo de caixa. É possível gerar boletos, recibos e fazer conciliações bancárias com agilidade. Além de controlar as receitas e despesas dos seus projetos.

Veja como funciona o módulo financeiro:

Com ele você tem acesso a recursos como :

• Registro de contas a receber, contas a pagar e transferências entre contas;
• Atualização de dados pela pauta de lançamentos (status da fatura);
• Busca rápida com opção + filtros para consulta de faturas;
• Ícone de ações para atualizar dados em massa (status, valor, categoria, conta);
• Opção para agrupar faturas do mesmo sacado/cedente;
• Opção para gerar recibos de pagamento;
• Integração para emissão de boletos com registro;
• Tela de resumo com dados de lançamentos financeiros (faturas);
• Opção para atualizar dados e replicar para as próximas parcelas da fatura;
• Campo anotações para o registro de informações importantes (faturas);
• Opção para upload de arquivos;
• Histórico de ações em lançamentos (faturas);
• Conciliação bancária;
• Lançamento de faturas recorrentes (aluguel, salário, etc..);
• Opção de adicionar mais parcelas além das que foram pagas;
• Vincular as faturas à documentos (projetos, jobs) já existentes.

# Módulo Relatórios

O módulo de relatórios do Operand permite uma visão estratégica e analítica do seu negócio, ganhando agilidade e assertividade na tomada de decisão. Todos os relatórios apresentam uma visualização resumida e detalhada para facilitar o entendimento.

Assim, você pode ter maior previsibilidade e segurança em momentos de instabilidade. É importante pensar nos objetivos que você pretende com cada um deles. Entenda melhor no vídeo abaixo como usar esse módulo da melhor forma:

Através dos relatórios será possível avaliar o desempenho completo de toda a empresa, isso porque além dos clientes, você poderá avaliar o desempenho dos seus fornecedores e colaboradores. 

E também poderá acompanhar a quantidade de documentos em aberto, receitas geradas e as horas utilizadas nas atividades. O Operand oferece mais de 100 relatórios com as possíveis combinações pré-definidas de filtros. E possibilita que você faça infinitas combinações, de acordo com as suas necessidades de análise.

Alguns dos nossos relatórios:

• Movimentação por cliente

Relatório para mensurar a lucratividade de um projeto ou cliente específico. Ideal para saber através da margem de lucro se o esforço está sendo recompensado.

• Geral – Timesheet

É possível mensurar o tempo investido em cada projeto e/ou tarefa, bem como, identificar o quanto de retrabalho houve em cada atividade. É possível também mensurar quanto tempo foi destinado a cada etapa (redação, criação) a partir da descrição do apontamento feito, assim como de cada usuário ou equipe envolvida no trabalho. 

• Financeiro – Fluxo de caixa

Consiste em uma análise financeira, com detalhamento do fluxo de caixa por categoria de acordo com o plano de contas estabelecido por:

• Conta bancária;
• Por período (ano). 

Através de gráficos você pode visualizar: O balanço anual previsto e também mensurar o índice de lucratividade do período.

Quer ver os relatórios essenciais para o financeiro? 

• Jobs – Pauta

Este relatório possibilita visualizar e exportar a pauta de todos os trabalhos (jobs/tarefas) vinculados a um cliente ou projeto, possibilitando identificar, de forma rápida, o andamento de cada atividade.

Através dos gráficos você pode visualizar: o consumo geral de horas estimado X realizado; Status de jobs por situação (concluídos x não concluídos);

Analisar Informações de jobs por:

• período;
• requisitante;
• responsável;
• envolvido;
• cliente;
• projeto;
• status;
• situação.

# Módulo Conversas

O módulo Conversas, como o seu próprio nome diz, serve para você se comunicar com os públicos que interagem com seu trabalho, especialmente seus clientes. Por meio desse espaço, você pode fazer dentro do sistema o alinhamento das demandas, briefings, prazos e tudo o que é necessário para garantir que o planejamento, a execução e a entrega de um job esteja de acordo com o que foi acordado. 

Além dos clientes, você também pode usar o módulo para conversar com a sua equipe interna, com as empresas terceirizadas e parceiras da agência ou mesmo com os profissionais freelancers que atuam na sua operação.

Confira mais informações sobre o módulo de conversas:

# Módulo Agenda

Com o módulo Agenda, você pode organizar as demandas de reuniões e eventos de toda a equipe, bem como acompanhar os compromissos relacionados à agência. A funcionalidade é simples de utilizar e funciona como um calendário padrão, com opções de adicionar compromissos, horário, inserir descrição e briefing do evento.

Você pode visualizar apenas a sua agenda, ou a agenda de toda a equipe, basta utilizar os filtros que ficam localizados no canto superior direito.

# Outros recursos

Arquivos:

Com essa função você pode anexar arquivos nas atividades em que está envolvido e compartilhar arquivos e layouts entre todos os membros da equipe.

Notificações:

Este recurso pode ser um grande aliado para te ajudar a se organizar quando você está focado em alguma atividade. Além do recurso de notificações dentro do Operand, é possível configurar para receber notificações por e-mail e diretamente na área de trabalho. 

Cada usuário pode configurar os tipos de notificações que deseja receber. As mais comuns são: ao envolver o usuário em uma atividade, registrar comentários (interações) em atividades que o usuário está envolvido e reabrir uma atividade que o usuário está envolvido.

É possível também ativar as notificações financeiras, confira aqui.

Central de Ajuda:

Ao acessar a central de ajuda você encontra webinars gravados dos treinamentos online sobre o sistema, vídeos rápidos sobre as funcionalidades mais importantes e muitos artigos com dicas sobre cada uma das demais funcionalidades. Além disso, no link da Central de Ajuda é possível entrar em contato com a nossa equipe de Suporte Técnico via chat.

Timesheet:

Esta funcionalidade permite que você aponte horas timesheet para registrar o tempo de cada tarefa. É um recurso muito importante para mensurar o tempo necessário quando você vai lançar uma nova tarefa, o desempenho do time e a produtividade geral do negócio.

Você pode conhecer todas as nossas funcionalidades aqui! Gostaria de fazer um teste e conhecer todos os recursos do Operand gratuitamente por 7 dias? 

Não se preocupe, qualquer informação/configuração que você inserir será mantida caso opte por contratar a ferramenta. Então, você já pode começar a usar e contar com a nossa equipe para te auxiliar na implantação para utilizar o sistema da melhor forma possível!