Retrabalho nas agências: como evitar esse gasto de tempo (e dinheiro)

Uma coisa é certa: a sensação de finalizar uma tarefa complicada é um dos melhores alívios dentro da rotina de trabalho de agências de publicidade. Mas e quando aquele projeto, mesmo finalizado, parece não ter fim? E, a cada nova entrega, novas modificações e ajustes são solicitados pelo cliente. Se você já passou por isso deve ter se perguntado: afinal, como evitar o retrabalho?

Apesar de parecer uma situação comum, isso afeta a produtividade, a criatividade e a disposição da equipe, além de afetar financeiramente a agência. É desgastante principalmente quando o volume de retrabalho não é alinhado previamente, quando ocorrem falhas de comunicação no processo e quando não há um briefing assertivo desde o ínicio. Tudo isso contribui para prejudicar as entregas e o cumprimento de prazos.

Como evitar o retrabalho?

Mas afinal, como evitar o retrabalho? Tudo começa no primeiro contato com o cliente, é preciso deixar claro como a agência trabalha, como define os preços e valores dos serviços, como são os processos internos de avaliação e aprovação, e como realiza as entregas finais. A seguir, algumas dicas de como melhorar essa comunicação com o cliente.

Faça um alinhamento claro com o cliente

A fase inicial de um projeto é um momento crucial para saber como evitar o retrabalho. Isso porque, é logo no início da comunicação que você vai entender a maneira como o cliente se comunica, o que ele espera daquela entrega e quais as melhores formas de contato.

Importante alinhar, já nos primeiros contatos, como serão feitos os ajustes e quantos deles estão dentro do contrato. Isto ajuda o cliente a enviar os ajustes de uma única vez e não em etapas mitigadas.

Conheça com quem você está trabalhando e saiba utilizar essas informações para melhorar a gestão do projeto iniciado. 

Faça um bom briefing do projeto

Não há como entregar uma boa execução se não houver um bom briefing. Aproveite essa etapa para esclarecer dúvidas, confirmar estratégias e também planejar as entregas. Um erro comum é finalizar o briefing somente com a entrega do projeto, seja uma campanha ou jobs pontuais, como se os ajustes não fizessem parte das entregas e do projeto.

Excluir os ajustes da organização do briefing é excluir o retrabalho. Um projeto de um mês pode, inclusive, ficar com a equipe por meses (perde-se dinheiro e disponibilidade da equipe).

Para elaborar um bom briefing, alinhe sempre:

• Objetivos do trabalho;
• Tempo disponibilizado para a execução;
• Equipe e orçamento;
• Entregas e prazos (inclua também as datas de aprovação e retorno dos ajustes);
• Estilo do cliente e da comunicação;
• Quem será impactado.

Importante destacar que o briefing, assim como a execução de um projeto, muda de acordo com a entrega. Um briefing para um job pontual de lançamento de produto com certeza será diferente de uma campanha nichada. 

Tenha uma equipe preparada

Um bom gestor precisa repassar para a equipe o treinamento necessário para uma boa execução. Não adianta somente o líder saber como evitar o retrabalho se a equipe não tiver insumos suficientes para saber impor limites e/ou relembrar acertos já antes definidos.

É importante alinhar com a equipe as etapas, os cumprimentos de cada um, além de saber direcionar as execuções. Conhecer a equipe é fundamental, isso melhora as entregas e satisfação dos colaboradores. Uma pessoa criativa, não terá a melhor execução se for direcionada para trabalhos mecânicos.  

Faça a gestão de tempo

Gerencie o tempo de execução de cada demanda e também de cada colaborador, para depois conseguir calcular o custo do projeto e também quanto ele trouxe de retorno para a agência. Gestão do tempo não deve significar microgerenciamento da sua equipe, então tome cuidado para não tornar esse controle algo negativo, e sim, que ele seja apenas mais um processo da agência.

Um ponto importante para pensar a respeito do tempo, é calcular não apenas o tempo que seu time criativo leva para fazer as peças de uma campanha, mas também calcular o tempo de retrabalho sempre que o cliente pede um ajuste.

O ideal é sempre ter esse alinhamento com o cliente na hora de fechar o contrato, seja um contrato de FEE ou um contrato de desenvolvimento de uma campanha sazonal, por exemplo. Sempre defina a quantidade máxima de horas de retrabalho, e considere cobrar um valor extra caso o cliente ultrapasse esse tempo.

Há várias formas de fazer a gestão de tempo, via planilhas, plataformas de gestão do tempo, ou sistemas completos de gestão, como é o caso do Operand. No Operand, com a funcionalidade de Timesheet, é possível contabilizar o tempo de execução por projeto, por job e por colaborador, e também entender da soma total, quanto foi de retrabalho.

Reúna o histórico do projeto em um só lugar

Afunile as informações em um só lugar. Isso vai ajudar tanto na clareza da comunicação quanto na busca por informações antigas. Se a comunicação é feita em várias ferramentas, em diversos formatos, ela pode se perder. Além disso, se as aprovações ora são feitas por e-mail, ora por WhatsApp, quem garante a palavra final de que os ajustes estão, de fato, aprovados?

Muitas vezes, os clientes podem ter aquela sensação de que o projeto não está caminhando, ou mesmo mudar de opinião ao longo da execução, ou esquecer que pediu uma alteração. Essa rotina é bem conhecida por quem atua em agência, mas existe uma forma de tornar esse processo menos cansativo para ambas as partes.

O Operand, sistema de gestão para agências e equipes de marketing, conta com um recurso que permite compartilhar o job com o cliente, para que ele visualize o andamento do projeto. A agência pode personalizar a visualização, ou seja, o cliente só vai ver o que a agência permitir (comentários, briefings, tarefas, prazos, responsáveis). 

Da mesma forma, o Operand tem uma função de revisão e aprovação, ou seja, você pode solicitar aprovação de peças e campanhas para o cliente dentro do sistema e no mesmo local ele faz as solicitações de ajustes se necessário. Dessa forma, você tem todo o histórico salvo no mesmo local, o que torna a comunicação mais clara para todos e evita possíveis dores de cabeça.

Glossário e perguntas frequentes

Como evitar o retrabalho?
Evite retrabalho alinhando desde o início como a agência trabalha (processos, escopo, limites de rodadas e horas extras no contrato), fazendo um briefing consistente, treinando a equipe para impor limites e concentrando histórico, versões e aprovações em um único local. Um exemplo de plataforma é o sistema Operand.

O que pode causar retrabalho?
As principais causas são falhas de comunicação, briefing incompleto ou impreciso, pedidos de ajuste enviados em etapas fragmentadas, aprovações dispersas em vários canais e falta de orientação clara ou treinamento do time.

Quais as melhores formas de medir tempo de execução e retrabalho?
Use um sistema que registre horas por projeto, job e colaborador (com cronômetro ou lançamentos manuais), categorizando o que é execução e o que é ajuste. Com esses dados, acompanhe a razão “horas de retrabalho ÷ horas totais do projeto” e a evolução por período para identificar gargalos sem cair em microgerenciamento.

O que é timesheet?
Timesheet é o registro estruturado das horas trabalhadas em cada tarefa, projeto ou job, com data, duração e breve descrição. Ele permite calcular custos, produtividade e margem. No caso do Operand, contabilizar o tempo total e separar o que foi retrabalho por projeto, job e colaborador.