Fazer o controle de horas na sua empresa ou agência pode representar muito mais do que apenas monitorar as horas disponíveis da sua equipe. Usar métodos e ferramentas de gerenciamento de tempo é uma das melhores maneiras de alcançar alta eficiência e lucratividade.

É importante compreender que controle de tempo é diferente de microgerenciamento da equipe. Ferramentas como o timesheet ajudam a entender qual a média de tempo de execução do seu time para vários tipos de materiais e projetos, cobrar excedentes do cliente – caso o número de horas aumente muito devido a ajustes e retrabalho –, dentre vários outros benefícios.

Neste artigo, apresentamos uma visão estratégica de como usar ferramentas de controle de horas, como o timesheet, para tornar seu negócio ainda mais lucrativo.

Ótima leitura! 

Como o timesheet atua no controle de horas?

O timesheet registra as horas que cada integrante da equipe direcionou para uma atividade, tarefa ou projeto em um determinado período. Por meio desse cadastro, ele registra a quantidade de trabalho desenvolvida para clientes específicos.

O apontamento das horas trabalhadas pode ser feito pelo próprio colaborador. Uma cronometragem precisa pode ajudar as agências a maximizar a eficiência em projetos e fornecer relatórios detalhados de faturamento aos clientes.

Ferramentas de controle de horas se tornaram um item básico para medir o tempo como serviço.

Embora os detalhes possam variar, os processos de controle de horas costumam seguir os mesmos procedimentos gerais:

1. O briefing do cliente é recebido e um cronograma é criado em torno do prazo de conclusão esperado;
2. Os colaboradores responsáveis são designados de acordo com a necessidade e o número de horas alocadas;
3. Colaboradores ou supervisores fazem o controle de horas durante um determinado período.
4. As horas registradas são rastreadas e aprovadas. Isso pode ser feito por uma pessoa, como um gerente de projeto ou atendimento que atua como uma ponte entre o cliente e a agência.
5. As horas trabalhadas são compartilhadas com os clientes, geralmente incluídas como parte dos relatórios do projeto.

Vantagens de usar o timesheet

O timesheet pode ser um aliado no controle de horas e, principalmente, no aumento de produtividade para a maximização de lucros. A seguir, listamos as principais vantagens de usar o timesheet. 

1. Gestão de capacidade

O timesheet mostra se a equipe está fazendo horas extras e em quais atividades estão gastando esse tempo, ajudando você a descobrir onde e porquê.

O motivo? Pode ser o gestor de projetos, que não reservou tempo suficiente para as tarefas, um cliente que mudou o briefing, uma lacuna de habilidade ou treinamento. Se você souber o que está acontecendo, pode fazer os ajustes necessários na gestão e no controle de horas.

O timesheet também ajuda a identificar membros da equipe subutilizados, com a pauta livre. Talvez você não esteja colocando esse conjunto de habilidades em destaque, ou a pessoa precisa de qualificação para assumir mais projetos.

2. Estimativa melhorada

Ter uma avaliação precisa de quanto tempo a equipe levará para concluir o trabalho faz toda a diferença.

Você pode saber que um trabalho provavelmente levará cerca de 20 horas. Mas olhar para o tempo gasto em trabalhos anteriores semelhantes é uma das melhores maneiras de prever as horas destinadas para o projeto, com mais precisão.

Lembre-se que estimativa e precificação são conceitos diferentes.

A primeira é uma avaliação interna do conjunto de habilidades e do tempo necessário para que você possa fazer um controle de horas e prever a disponibilidade de equipe e de recursos para cada projeto.

Por sua vez, a cotação é o preço externo que você dá ao cliente, uma decisão comercial de quanto lucro você quer ter. A relação entre elas é a clareza sobre o tempo médio que seu time irá levar para concluir tal projeto, que ajuda a estabelecer um custo interno mais correto, para o desenvolvimento do preço final.

3. Melhoria de recursos

O timesheet mostra quanto tempo foi direcionado para cada atividade, para que você possa ver se o tempo está sendo desperdiçado. Por exemplo, um criativo pode estar gastando uma hora por semana em chamadas de atualização de clientes.

Quando o gestor pode ver onde o tempo é desperdiçado, também tem condições de tomar medidas para fazer uma gestão de recursos mais inteligente. Assim, você poderá programar a quantidade certa de tempo para cada atividade e prever os requisitos futuros de recursos.

4. Evitar o excesso de manutenção

Se os criativos não receberem um direcionamento claro para um trabalho, eles provavelmente passarão muito mais tempo nele. Sem um limite de horas pré-estabelecido e simples de ser visualizado e controlado, é muito fácil “estourar” as horas dedicadas a um cliente.

Da mesma forma, quando o cliente solicita diversos ajustes que não foram combinados de forma prévia, se a agência não contar com um sistema de controle de horas, o projeto com certeza trará prejuízos em vez de lucro.

Ter dados acessíveis e um controle de horas preciso ajuda você a acompanhar o que está acontecendo na rotina da agência.

O timesheet exibe tanto nos jobs, quanto nos projetos, o tempo que já foi gasto dentro daquela demanda versus o tempo que havia sido previsto para ela.

Dessa forma, é possível acompanhar de perto quando um trabalho está se aproximando do orçamento, ou se você gastou metade do tempo, mas concluiu apenas um quarto do projeto. Assim, tanto o gestor quanto os colaboradores envolvidos podem tomar medidas de forma antecipada.

5. Faturamento preciso

Se você precificar os serviços por horas trabalhadas, os dados coletados são preciosos! Eles podem ser usados ​​para cobrar o cliente com precisão e relatar exatamente onde o tempo foi gasto.

Na prática, esse acompanhamento é sinônimo de mais transparência no relacionamento com cliente. Além disso, saber o tempo real gasto versus o faturado permite que você calcule o lucro obtido em cada trabalho.

6. Gestão de clientes e lucros

Na rotina de uma agência, alguns clientes parecem sugar a energia da equipe, fazendo exigências irracionais e mantendo os colaboradores ocupados com atividades que não se pagam. Por isso, o controle de horas é tão importante. Ele permite que você veja claramente quais clientes são lucrativos e quais não são.

Demitir o cliente muitas vezes é difícil, mas dentro de uma estratégia de crescimento, pode ser a decisão certa para apostar em projetos mais alinhados ao seu time e aos seus planos para o futuro.

As possibilidades do timesheet do Operand

Com o uso do timesheet é possível identificar gaps de produtividade e o índice de retrabalho. Essas e outras informações tornam a gestão do tempo muito mais precisa e estratégica. A seguir, veja como o Operand ajuda a fazer um controle de horas inteligente.

Controle de horas com autonomia e controle individual

No timesheet do Operand, cada usuário pode registrar o tempo dedicado às suas atividades seja dentro de jobs ou de tarefas específicas. Esse recurso oferece autonomia para quem está executando o trabalho, permitindo ajustar as descrições da demanda, definir se o tempo foi investido em horas normais ou de retrabalho e corrigir qualquer informação após o registro.

Uma informação importante é que a visibilidade dos dados varia conforme a permissão concedida. Por exemplo, um colaborador com acesso restrito poderá visualizar apenas seus próprios apontamentos. Essa estrutura garante segurança nas informações e evita acessos desnecessários a registros de outros membros da equipe.

Filtros e personalização da visualização

O sistema permite aplicar filtros para facilitar a busca por apontamentos de horas. É possível visualizar os registros de um período específico, de um determinado cliente, projeto ou até mesmo os apontamentos de um único usuário. Esses filtros ajudam a agilizar na navegação e no entendimento do volume de trabalho realizado por área ou colaborador.

Além disso, o Operand oferece a opção de personalizar a visualização da lista de apontamentos, ocultando ou exibindo dados conforme a necessidade do usuário. Isso torna o uso do timesheet mais prático e adaptável à rotina de cada perfil, seja alguém da operação ou da gestão.

Registro detalhado por tarefa

Com o timesheet, é possível apontar não só o tempo em jobs, mas também diretamente nas tarefas vinculadas a eles. Isso oferece uma visão mais aprofundada do andamento de cada etapa do projeto, permitindo um controle mais minucioso das entregas e dos recursos investidos em cada parte do trabalho.

O registro pode ser feito automaticamente, por meio do timer, ou manualmente, para atividades já concluídas. Em todos os casos, o sistema permite selecionar a tarefa específica, adicionar uma descrição e, se necessário, marcar como retrabalho.

Edição e correção de apontamentos

Seu apontamento foi feito errado? Fique tranquilo! O usuário tem liberdade para editar ou até excluir o registro, garantindo que os dados sempre estejam de acordo com o que foi executado. A edição permite ajustar a descrição, o tempo registrado, a data de realização e o tipo de hora trabalhada.

Essas ações estão disponíveis no menu de contexto de cada apontamento, facilitando a correção rápida. Essa flexibilidade evita distorções nos relatórios e mantém a confiabilidade das informações de produtividade da equipe.

Relatórios estratégicos para gestão de horas

A funcionalidade de relatórios do timesheet é essencial para gestores que precisam acompanhar a produtividade e a eficiência da equipe. Com os dados, é possível analisar o total de horas investidas por cliente, o volume de retrabalho, o tempo médio por projeto e a performance individual dos colaboradores.

Esses relatórios também podem ser usados para calcular o custo médio de um tipo de serviço. Por exemplo, ao filtrar todos os apontamentos relacionados à gestão de redes sociais, é possível calcular o valor das horas totais e dividi-las pelo número de clientes atendidos, obtendo um indicador de custo por entrega. Esse tipo de análise ajuda a tomar decisões mais conscientes e a ajustar a precificação dos serviços.

Timesheet como aliado na maximização de lucros

Mais do que controle de produtividade, o timesheet do Operand é uma ferramenta estratégica para analisar o retorno financeiro de projetos e clientes. Ao registrar as horas com precisão e cruzar essas informações com o valor-hora dos colaboradores, é possível entender se sua agência está realmente lucrando em cada entrega realizada — ou, pior, se está investindo mais do que recebe.

Esse controle só é eficaz quando acompanhado de forma completa: além do apontamento de horas, é fundamental manter atualizados os valores de custo por colaborador, os documentos de negociação com o financeiro, e o status correto das receitas e despesas. Com esses dados em mãos, os gestores conseguirão usar os relatórios de apontamento e movimentação por cliente para tomar decisões mais assertivas, otimizando processos, aumentando a produtividade e, maximizando os lucros da operação.

Conclusão

Como vimos, o timesheet é parte importante para o sucesso de uma agência. Ele permite que a equipe e o gestor conheçam de perto o potencial, a capacidade produtiva, as limitações de controle de tempo e os desafios para o uso inteligente de recursos valiosos, como o tempo dos colaboradores. 

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