Timesheet e Gamificação: como implementar de forma fácil

Usar técnicas de gamificação para as atividades da agência é uma das estratégias mais eficazes para aumentar a motivação e a adesão do uso do timesheet nas equipes. 

Podemos aplicar essa técnica em vários contextos, mas neste artigo, vamos explicar o que é a gamificação, sua importância para facilitar o uso do timesheet, e mostrar os passos de como sua agência pode implementar.

Vamos lá?

Por que usar a gamificação como estratégia?

Dando um contexto histórico, nas décadas de 70 e 80, empresas começaram a adotar sistemas de recompensas que incentivavam comportamentos desejados. Mas a popularização desta técnica é recente e se deu pelo avanço da tecnologia e pelo amplo desenvolvimento dos jogos na sociedade. 

A teoria por trás da gamificação está centrada no conceito de motivação intrínseca e extrínseca. Ela utiliza elementos de jogos como pontuações, recompensas e níveis para transformar tarefas rotineiras em atividades mais fáceis para se engajar.

A eficácia dessa abordagem está diretamente ligada à psicologia humana, que responde positivamente a desafios, recompensas e até mesmo à competitividade. Resumindo, a ideia da gamificação é criar um ambiente no qual os colaboradores se sintam constantemente incentivados a fazer as ações propostas.

Você consegue perceber essa técnica sendo usada em aplicativos como Duolingo, que dá pontuações e níveis quando você realiza tarefas diárias, e também em aplicativos de compra como AliExpress e Shopee, que dão recompensas quando você realiza novas compras.

A importância do Timesheet na Gestão de Agências

Como você deve saber, o timesheet é uma ferramenta essencial para medir a produtividade e estimar o tempo de produção das tarefas, seja individual ou das equipes. Além de ser útil para o controle de horas trabalhadas, ajuda a identificar gargalos e melhorar a precificação dos trabalhos baseado no esforço/hora.

“58,16% das agências que implementaram o uso do timesheet sentiram uma melhora significativa na assertividade da precificação dos seus jobs.”
Fonte: Censo Agências 2024

Outros benefícios do uso do timesheet é que ele permite o cruzamento de dados, como o tempo gasto em projetos de clientes e o retorno financeiro gerado por cada um deles. Além de revisão de prazos e alocação de recursos, identificação de quais clientes geram mais lucro para a agência e quais demandam mais horas da equipe, sem necessariamente trazer o retorno esperado, ou seja, infinitas possibilidades.

Por isso, esse recurso é extremamente importante para as agências que querem trabalhar e se posicionar de forma mais estratégica através do uso de dados.

Como implementar a Gamificação no Timesheet

Agora que explicamos o contexto histórico da gamificação e a importância do uso do timesheet, vamos entender como podemos unir essas duas ferramentas?

Se a sua agência já tentou implementar o timesheet, ou mesmo já usa, mas enfrenta dificuldades no engajamento da equipe para apontar corretamente, ou até mesmo fazer com que se entenda a importância do uso, você consegue entender que às vezes os colaboradores precisam de um estímulo maior para que a obrigação vire uma parte natural do dia a dia. E é aí que entram as técnicas da gamificação.

Implementar a gamificação no timesheet da sua agência pode ser simples, desde que seja feito de maneira estruturada. 

Vamos iniciar o processo da implantação separando em passos, para ser mais fácil o entendimento da estratégia:

1. Defina objetivos claros

O primeiro passo para implementar a gamificação no uso do timesheet é estabelecer os objetivos que você deseja alcançar. Isso pode incluir o aumento da produtividade, a redução de retrabalho, ou até mesmo a melhoria na precisão da precificação de projetos. 

2. Escolha as métricas de desempenho

Depois, você pode escolher os critérios que serão usados para iniciar de fato a gamificação.

Por exemplo, quais métricas serão usadas para medir o sucesso da gamificação? No caso do timesheet, essas métricas podem incluir:

• Quem mais realizou apontamentos
• Quem não esqueceu de nenhum apontamento
• O mais engajado

Ou seja, as métricas que fizerem sentido para a realidade da sua agência.

3. Defina a periodicidade

Outro passo crucial é definir a periodicidade de análise e de premiação. É importante alinhar isso, porque coloca os funcionários mais cientes do andamento atual, dando aquele gás para já realizar mais apontamentos.

Por exemplo, a cada 15, 30 dias, é realizada a conferência e feito o ranking. A periodicidade vai depender da realidade e da abordagem que você quer ter. Importante lembrar que deve ser um período em que as recompensas aconteçam, mas sem prejudicar a agência.

4. Crie um sistema de recompensas

Depois que você já definiu as métricas e a periodicidade, vem o mais importante para os funcionários, a recompensa! Pense de quais formas você pode recompensar as pessoas que tiveram o melhor desempenho e engajamento

Alguns exemplo de recompensa para inspiração:

• Recompensa financeira
• Folga
• Vale
• Viagem

Use a criatividade, você também pode sempre fazer uma votação de prêmios entre os funcionários para aumentar ainda mais o engajamento.

4. Teste em pequena escala

Antes de aplicar a gamificação para toda a agência, faça um piloto em uma equipe menor para identificar o que funciona e o que precisa ser ajustado. A partir dessa experiência, faça as adaptações necessárias.

5. Monitoramento contínuo

A gamificação é uma estratégia que precisa de ajustes constantes. Acompanhe de perto os resultados e ouça o feedback da equipe para garantir que o sistema esteja trazendo os resultados esperados.

Dificuldades na implementação da Gamificação

Embora a gamificação no timesheet seja extremamente eficaz, sua implementação pode apresentar alguns desafios. Muitas agências enfrentam resistência da equipe, que pode enxergar o sistema como uma forma de controle excessivo ou uma pressão desnecessária.

Para mitigar esses problemas, é essencial comunicar os benefícios da gamificação de forma clara, demonstrando como o sistema pode tornar o ambiente mais colaborativo e menos estressante. Durante o processo, você pode enfrentar coisas como:

Resistência à mudança: Colaboradores podem estar acostumados a métodos antigos de controle de tempo e resistirem à mudança. 

Falta de treinamento: Sem um treinamento adequado, a utilização eficiente do timesheet pode ser prejudicada. Ofereça capacitação que explique seu uso e compartilhe boas práticas.

Percepção de tarefa monótona: O registro de horas pode parecer tedioso. Se mesmo com a gamificação o processo parece moroso, tente mudar alguns critérios ou rever as recompensas.

Desconexão com objetivos: A equipe pode não ver a relação entre o timesheet e os objetivos da agência. Explique que o registro de horas melhora a gestão financeira e ajuda a identificar gargalos nos processos.

Por fim…

Unir essas duas estratégias pode realmente gerar resultados e ainda fomentar uma cultura baseada em dados. Além disso, com a motivação certa, os colaboradores tendem a ter maior satisfação no trabalho, o que contribui para a retenção de talentos e um ambiente mais saudável.

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