Você busca entender como um sistema de gestão completo para agências pode melhorar a performance do seu negócio?

Então, fique tranquilo. Vamos te ajudar nessa jornada!

Neste artigo, apresentamos a definição e o potencial transformador de um sistema de gestão completo para agências e outras informações importantes relacionadas ao tema.

Se você já usa um software de gestão, este artigo provavelmente não é para você! Vale usar a nossa busca para encontrar conteúdo mais avançado sobre gerenciamento de agência!

Quer conhecer o conceito e todos os benefícios e vantagens que o software pode garantir? Acompanhe a gente na leitura desse artigo!

Tempo de leitura: 45 minutos

#1 O que é um sistema de gestão para agências?

Antes mesmo de apresentar qualquer outra informação ou benefício, vale começarmos definindo o que é um sistema de gestão completo para agências.

Trata-se de um gestor online, um software que permite a automação de tarefas diárias da agência garantindo mais organização, inteligência de mercado e escalabilidade ao seu negócio. Ele te ajuda a ser muito mais estratégico e assertivo, melhorando muito os resultados da agência.

Mas, na prática, como isso é possível?

Enquanto gestor, com o sistema, você ganha condições de acompanhar, participar e direcionar o time. Ou seja, isso porque seu trabalho passa a ser pautado por dados atualizados em tempo real. E além disso, acessíveis de qualquer lugar.

Além disso, você ganha uma visão muito mais holística do seu negócio. O sistema permite a integração de áreas, processos e pessoas, fornecendo mais celeridade ao fluxo de produção, e um gerenciamento muito mais coerente. Afinal, o gestor tem condições de centralizar as informações. E também, visualizar a estrutura e a dinâmica da agência em uma única plataforma.

Mais assertividade e mais resultado

Desse modo, com os dados organizados na base e a emissão de relatórios, o processo de tomada de decisão também se torna mais simples e assertivo. Levando à conquista de resultados superiores.

Com a adoção de um software de gestão completo, é possível acompanhar todos os fluxos, as tarefas, o status das atividades e o desempenho dos profissionais envolvidos em cada job ou campanha.

Bom para o gestor, melhor ainda para seu time e seus clientes.

#2 Quais as funcionalidades básicas de um sistema de gestão para agências?

Este é o tipo de ferramenta que irá te surpreender na prática. Isso porque traz uma série de recursos capazes de transformar a realidade da agência. Ou seja, mais dinâmica, integração, agilidade e eficiência operacional.

As funcionalidades visam tornar o dia a dia do gestor e do time muito mais simples. Aliás, tudo é pensado para que os colaboradores saibam quais são suas responsabilidades, suas atividades e seus prazos. Simplificando sua rotina e otimizando seu tempo.

Do mesmo modo, para o gestor, outra série de recursos é oferecida visando oportunizar mais envolvimento com a gestão estratégica. Portanto, aos poucos, ele se vê menos preocupado com os processos. Dedicando-se a questões realmente gerenciais como planos de crescimento e expansão.

Comumente, os sistemas de gestão para agências e empresas criativas trazem uma série de módulos básicos que oferecem suporte ao gestor. São eles:

2.1 Prospecção e emissão de orçamentos:

Para tornar o trabalho da equipe comercial mais simples e rápido, o sistema traz propostas formatadas com a sua marca. Além disso, os serviços podem ser pré-cadastrados no sistema com preços definidos previamente.

Usando a ferramenta é possível ainda exportar a proposta comercial para o formato .pdf e enviar como você desejar. Assim que aprovado, o orçamento é imediatamente encaminhado para o financeiro e também para a pauta de jobs. Ou seja, um fluxo otimizado, de verdade!

Desse modo, se torna muito mais prático gerenciar jobs e pagamentos recorrentes, bem como distribuir as demandas entre os membros da equipe. Muito mais agilidade desde a prospecção até a entrega do job.

2.2 Gestão de projetos e jobs:

Independente da complexidade do trabalho, um sistema de gestão completo para agências pode perfeitamente guardar todas as informações sobre ele.

Se você estiver gerenciando um projeto maior como o lançamento de uma marca, por exemplo, é possível incluir no sistema tudo o que se refere a ela. Como: propostas, jobs, equipe envolvida, atividades entregues, gasto de horas do projeto, lançamento de notas e faturas, etc.

Assim, fica bem mais simples acompanhar o andamento e mensurar a produtividade da equipe.

Para a gestão de jobs, o sistema também é um ótimo recurso. Ele organiza o fluxo de trabalho com a metodologia Kanban e o cadastro de tarefas e subtarefas. Desse modo, é possível:

• Lançar atividades na pauta para uma ou mais pessoas;
• Definir as etapas e o fluxo de jobs;
• Apontar horas pelo timesheet;
• Organizar as etapas criando tarefas em cada job, entre outros.

2.3 Produção

O esforço do time da agência é para que tudo seja entregue em tempo. E, na melhor versão possível para o cliente. Contudo, dependendo da demanda, empresas terceirizadas também precisam ser envolvidas nos projetos. Ou seja, daí a importância do sistema ter um módulo de produção. Que oriente na organização e controle de serviços realizados por profissionais externos contratados pela agência. A exemplo dos serviços de impressão e produtoras.

As cotações de materiais, obtidas com diferentes fornecedores, podem ser armazenadas no software. Desse modo, você e sua equipe podem gerar uma estimativa de custo realista para apresentar ao cliente.

Contudo, uma vez aprovada, é possível gerar os pedidos de produção e autorizar o faturamento dentro do próprio sistema.

2.4 Mídia

Esse é um dos módulos do software que é mais comumente utilizado por agências de comunicação. A partir dele, é possível gerar os Pedidos de Inserção de mídia em veículos de comunicação. Além de controlar e acompanhar o andamento.

A equipe da área também pode criar autorizações para mídias on-line e off-line e gerenciar os produtos e serviços dos fornecedores e veículos. Além disso, a exportação de documento, como as planilhas de veiculação na mídia, é outro recurso que otimiza muito o trabalho.

2.5 Controle financeiro

A gestão financeira é indispensável para a lucratividade e sustentabilidade da empresa. Um dos principais benefícios de um software de gestão é a possibilidade de organizar seu fluxo de caixa de forma simples e dinâmica, fomentando e acompanhando diariamente.

Na maior parte dos softwares de gestão é possível gerar boletos, recibos, fazer conciliações bancárias com agilidade e controlar as receitas e despesas de suas campanhas.

2.6 Gestão baseada em indicadores e relatórios

Para ter uma visão completa e analítica do negócio, o gestor pode contar com um bom software de gestão, que fornece todos os recursos, indicadores e relatórios essenciais para o sucesso do negócio. Assim, fica muito mais fácil, analisar o desempenho da agência. E aperfeiçoar o processo de tomada de decisão, que passa a ser pautado pelos dados gerados no sistema.

Com os diferentes recursos, é possível, por exemplo, avaliar o desempenho dos clientes, fornecedores e colaboradores. Bem como acompanhar a quantidade de jobs em aberto, receitas geradas e as horas trabalhadas.

Além disso, alguns sistemas oferecem mais de 110 relatórios com as possíveis combinações predefinidas de filtros. Ou seja, você pode fazer o cruzamento dos dados da maneira que quiser. De acordo com as suas necessidades de análise.

#3 Desenvolver o sistema próprio: vale a pena ou não?

Depois de conhecer as opções disponíveis no mercado e avaliar a viabilidade financeira para implantação do software de gestão, você pode cogitar a possibilidade de investir no desenvolvimento do seu próprio sistema. É aí que você se depara com a dúvida: vale a pena apostar em um software pronto e adaptá-lo à realidade do meu negócio ou partir do zero e investir em uma versão exclusiva para a sua agência?

Para buscar a resposta mais precisa, o ideal é avaliar os prós e os contras do desenvolvimento interno de um software. Porém, antes de fazer essa análise, é importante que você tenha em mente dois aspectos importantes. Veja só:

3.1 O desenvolvimento de um sistema vai além da sua expertise.

Ou seja, quando você assume o desafio de criar um sistema de gestão próprio, precisa ter uma noção muito clara do tamanho desse projeto, considerando o esforço, o tempo e a energia do time. Bem como o volume de recursos requeridos para a execução de todas as etapas de desenvolvimento. Portanto, encarar um desafio como esse implica em assumir novas responsabilidades. Além disso, não basta desenvolver o software. O desafio de mantê-lo é bastante complexo e exige a atuação contínua de uma equipe técnica experiente.

3.2 A implantação de uma solução de gestão simplifica a rotina da agência.

Pode parecer exagero, mas não é. Um software de gestão tem um potencial transformador, que garante uma administração mais eficiente. E, com isso, a conquista de resultados mais positivos e vantagem competitiva. Considere o poder da solução na tomada de decisão de investimento.

Veja a seguir quais fatores você deve levar em conta na hora optar por um dos caminhos de implantação.

3.2.1 Alto Investimento em equipe e tecnologia de ponta

É impossível falar em desenvolvimento de software sem considerar os valores requeridos para encarar essa empreitada. Escolher essa alternativa significa contratar uma equipe de profissionais altamente qualificados e especializados e investir em uma infraestrutura complexa de hardware, formada por servidores ou computadores potentes.

E se você pensa que somente o investimento inicial e uma equipe temporária podem ser suficientes, saiba que não é bem assim. Portanto, lembre-se que o sistema requer manutenção e atualizações constantes.

Desse modo, você precisará manter um time de tecnologia da informação responsável pelo projeto. Além de investimentos constantes em novos equipamentos e manutenção especializada.

Entretanto, como essa não é a área de expertise da agência, pode ser difícil garantir uma estrutura completa – de profissionais, equipamentos e investimentos – que dê suporte à manutenção e ao aperfeiçoamento do software.

3.2.2 Do desenvolvimento à implantação: o processo é complexo

A construção de um software de gestão do zero não é apenas complexa, mas também demorada. Isso porque a jornada de desenvolvimento envolve várias etapas, alguns imprevistos e um período de testes e ajustes. Afinal, é natural que o sistema recém-criado apresente inconsistências.

Além de ser complexo, desgastante e demorado colocá-lo em funcionamento, esse processo não garante uma ferramenta eficiente. Ou seja, você corre o risco de investir tempo e dinheiro por meses e, ainda assim, não ter um software que atenda perfeitamente às demandas da agência.

3.2.3 Criação de um novo setor

Inevitavelmente, se você optar por um sistema de gestão próprio terá de dedicar esforços para a manutenção constante e as atualizações do software. Do contrário, ele tende a se tornar obsoleto, deixando de atender à realidade da agência.

Da mesma forma, os componentes de hardware precisam ser substituídos, periodicamente. Aliás, somente com esse controle é possível evitar que uma peça defasada comprometa o desempenho do sistema.

Ao escolher desenvolver um sistema próprio, saiba que você está optando também por criar e manter um novo setor, que irá dar suporte às demandas do software.

#4 E o software pronto para adaptação e uso: é uma boa ideia?

Se o desenvolvimento de um sistema próprio traz tantos impactos para a agência, o ideal é deixar essa tarefa complexa nas mãos de quem é especialista no assunto. Hoje, o mercado já oferece várias opções de sistemas de gestão desenvolvidos especialmente para agências e empresas criativas.

É possível contratar um sistema completo e ter todo o suporte técnico, de manutenção e capacitação, relacionado a ele. Além disso, a empresa fornecedora tem a obrigação de manter o software atualizado, com tecnologia de ponta incorporada e atendimento personalizado para cada cliente. Ou seja, um sistema sob-medida para a realidade da agência.

São benefícios experimentados por quem contrata um software:

4.1 Mais tempo para fazer uma gestão estratégica

Como gestor, você sabe muito bem que ganhar tempo é ganhar dinheiro. A boa notícia é que ao contratar um software, você transfere a maioria das suas preocupações sobre o sistema para o fornecedor ganhando mais tempo para lidar questões mais estratégicas.

Enquanto isso, a empresa contratada para fornecer o sistema assume a infraestrutura e a manutenção do software. Com um time altamente qualificado, focado em melhorias, atualizações e correções de falhas.

4.2 Suporte de especialista sempre acessível

Quando a dificuldade bate na porta não tem nada melhor do que contar com um expert no assunto para resolver o problema com agilidade e eficiência. E um sistema de gestão completo para agências, além de ser uma excelente ferramenta por si só, ainda fornece um suporte completo para os usuários que estão ativos no sistema.

Agora, se você optar por desenvolver um sistema de gestão próprio, o time de TI da agência terá que resolver qualquer questão ou dificuldade sozinho.

4.3 Software desenvolvido por quem entende de comunicação

Na hora de escolher um software de gestão, considere contratar de uma empresa especialista no assunto. Prefira um sistema desenvolvido por profissionais que têm experiência em publicidade, marketing e comunicação. Certamente, ele será sempre mais completo e eficiente. Porque é feito por quem entende muito bem a realidade, as dificuldades e as demandas das empresas criativas.

4.4 A adoção de um sistema de gestão completo para agências impacta na motivação do time

Nós conhecemos muito bem a realidade das agências. O ritmo acelerado de produção, os prazos apertados, os clientes para lá de exigentes, as refações que não param de chegar quase deixam o gestor de cabelo em pé. Além disso, os orçamentos restritos para produções hollywodianas, a baixa produtividade deixam o dia a dia da agência muito agitado. Ufa!

A pergunta que não quer calar é: como dar conta de gerenciar a agência de uma forma mais inteligente? Melhorando a sua dinâmica de organização e oferecendo mais praticidade ao time? Apostar em um sistema de gestão completo para agências é uma ótima alternativa.  

Ao implantar um software voltado para o gerenciamento de todas as atividades, você ganha muito mais eficiência, organização e, com isso, excelência nas entregas.

Profissionais mais satisfeitos = mais produtividade

Enquanto isso, ao trabalhar com uma ferramenta que traz tantos recursos e transforma a realidade da agência, os profissionais do time se sentem muito mais motivados. Isso porque, como vimos, todos os módulos do sistema se conectam descomplicando e otimizando o fluxo de processos.

Portanto, quer entender, na prática, como um sistema de gestão completo para agências pode impactar na motivação das pessoas? Confira, a seguir, como os recursos do software podem transformar a motivação do time.

4.4.1 Gestão do tempo

De acordo com dados do Censo de Agências 2018, uma das maiores dificuldades dos gestores é mensurar a produtividade do time. Sem saber exatamente como cada profissional administra seu tempo, o gestor não consegue dar o suporte necessário nem distribuir as demandas de acordo com a capacidade de resposta de cada um.

Mas a boa notícia é que essa falta de precisão pode ficar no passado com o investimento em um software de gestão completo. Voltada para a gestão do tempo, a função timesheet permite aos profissionais fazer o apontamento de horas de duas maneiras:

• • Automática: o colaborador deverá Iniciar e Parar o Timesheet para apontar o tempo dedicado a cada atividade.

• Reporte manual: colaborador deverá sinalizar o tempo – horas ou minutos – dispensado para cada tarefa.

Usando essa ferramenta, todos passam a organizar sua pauta melhorando não só a gestão das tarefas como também o tempo de execução e a qualidade das entregas. Além disso, os profissionais amadurecem ao identificar a capacidade real de absorção de demandas.

Como o sistema permite que cada um acompanhe o seu índice de produtividade, uma vez insatisfeito, o próprio colaborador pode se desafiar para melhorar. Ou seja, a agência ganha um time mais focado, motivado e produtivo.

4.4.2 Setores conectados, fluxo simples, interação e integração constantes

Apenas esse subtítulo já sinaliza bastante coisa. Sim, uma boa ferramenta de gestão tem potencial de proporcionar tudo isso e muito mais. Com um sistema completo, é possível levar toda estrutura da empresa para uma única plataforma.

Nesse ambiente virtual, os setores são conectados, os profissionais envolvidos nos projetos e jobs interagem e se integram. E todas as ações e tarefas previstas são listadas e acompanhadas. Ou seja, se estabelece um fluxo de processos que funciona e simplifica muito a rotina. Eliminando possíveis nós, problemas e burocracias.

Quer um exemplo? Digamos que você se deparou com três pedidos de alterações diferentes em único job e elas são substanciais. Muito possivelmente, em algum momento do processo, houve um erro no repasse ou na compreensão do briefing, certo? Como o sistema fornece a visão de toda a agência, ele pode te indicar a origem dessa falha.

Neste caso, é fácil checar se o criativo seguiu o briefing que o atendimento incluiu no sistema, após aprovar a proposta. Ou, então, se o cliente mudou de ideia e alterou o briefing durante a execução.

Nova cultura de organização e produtividade

Tudo fica registrado ali e está acessível para que todos os envolvidos possam acompanhar as movimentações, interações e entregas.

Aliás, o software traz uma nova cultura de planejamento, organização e integração que pauta a gestão dos trabalhos na agência. Neste contexto, em um ambiente de trabalho agradável, coerente e estruturado, os profissionais se sentem mais motivados porque têm todos os recursos que precisam e participam de um processo colaborativo. Ou seja, possuem as condições perfeitas para fazer excelentes entregas.

4.4.3 Gestão de dados e informações e histórico dos clientes

A proximidade com o cliente facilita muito o relacionamento, a criação e, claro, a condução dos trabalhos. Nada melhor do que conhecê-lo em profundidade:  características, preferências, história. Quanto mais você souber sobre ele, mais fácil o trabalho fica. Mas a questão é como organizar e manter disponíveis as informações e arquivos de cada cliente?

Com um software de gestão, você pode ter acesso a todos os dados e a um perfil completo de cada um deles. Além disso, há espaço para armazenar todos os arquivos e jobs anteriores on-line e acessíveis a qualquer hora e em qualquer lugar.

Mais segurança

E não precisa se preocupar com a perenidade dos dados: o sistema faz backups diários das informações da sua conta. Se preciso, você também pode gerar o backup (navegável) a qualquer momento.

Com o acesso às informações sobre o perfil de cada cliente e ao histórico dele, os profissionais se sentem mais confiantes e motivados para criar e executar os melhores projetos e ideias.

Além de impulsionar a motivação do time, o sistema de gestão leva à agência a conhecer e gerenciar seus indicadores e conquistar resultados superiores. Mantendo um ritmo constante de crescimento.

#5 Gerenciador de tarefas é diferente de sistema de gestão

É isso mesmo! Embora os conceitos sejam muito semelhantes, aparentemente, na prática, cada um dos recursos traz contribuições bastante diferentes para a organização e o crescimento da agência.

5.1 Para organizar e listar tarefas

Um gerenciador de tarefas é recurso muito mais focado em organização e no aumento de produtividade. É perfeito para listar e organizar as atividades que serão executadas na empresa.

Muitos aplicativos com esse foco já trazem inclusive recursos de colaboração e agendamento. Que facilitam o compartilhamento de projetos e a organização dos trabalhos para o alcance das metas definidas. Assim, os profissionais têm condições de visualizar o que é prioridade e quais os prazos reais para entrega.  

Pode-se dizer que um aplicativo de gerenciamento de tarefas é muito mais simples que um software de gestão para agência. Pela sua estrutura, ele não fornece todas as ferramentas necessárias para a organização das atividades e do fluxo de processos. Isso porque não conecta os profissionais e áreas em processos coesos e bem definidos. Nem proporciona o armazenamento de dados de cada job e campanha e dos clientes.

São gerenciadores de tarefas conhecidos:

• Evernote

• Todoist

• Trello

5.2 Para uma gestão completa e eficiente, voltada para resultados

Como vimos até aqui, contar com um gestor de tarefas, na ampla maioria das vezes, é insuficiente se você quer reorganizar o fluxo de processos da agência, visando uma performance superior. Se a opção foi gratuita pode ser ainda mais limitada que uma versão paga.

Para o gestor de agência que deseja ir além, um software de gestão é a alternativa mais indicada. Isso porque ele traz recursos muito mais completo, permitindo, inclusive, a gestão de atividades e processos complexos. Como as áreas são conectadas na plataforma, os profissionais se sentem mais integrados e, por isso, mais motivados também.

Além disso, as informações são armazenadas em cloud computing, garantindo acessibilidade, disponibilidade e perenidade dos dados da agência e dos seus clientes.

5.3 Sistema de gestão completo para agências traz inteligência de negócio

Em suma, adotar um software de gestão é apostar em uma metodologia muito mais estratégica, que permite a mensuração de resultados, ou seja, indica exatamente o que você e o seu time estão fazendo e entregando.

Se você já usa um aplicativo de gestão de tarefas e acredita que ele já supre toda a demanda de organização, é importante refletir sobre alguns pontos:

1. 1. A ferramenta gestão de tarefas dispõe de recursos suficientes para um gerenciamento completo da agência?

1. 1. É possível mensurar os resultados da equipe, medindo a produtividade e gerando indicadores, com o aplicativo?

1. 1. Você já teve que lidar com algum tipo de falha – como refação – por conta de informações do briefing e do andamento do job estarem dispersas?

1. 1. Os atrasos na entrega dos trabalhos têm sido reincidentes?

1. Você não tem um controle financeiro no gestor de tarefas?

Se você respondeu ‘sim’ para alguma das perguntas elencadas, está na hora de reconhecer o valor de um software de gestão de agências e  buscar implantá-lo o quanto antes para desfrutar das inúmeras vantagens que ele traz.

Além disso, você não precisa ter medo de perder a gestão de tarefas. Pelo contrário! A boa notícia é que um bom software de gestão também traz os recursos que você já usa incorporados e muitas vezes até melhorados.

Os melhores sistemas de gestão de agências permitem a:

• • Organização individual da pauta de cada colaborador;

• • Visualização e gestão do volume de trabalho de toda a sua equipe. Bem como os prazos e status de cada atividade. É possível, por exemplo, mudar deadlines e status em massa, otimizando ainda mais a gestão de tarefas!

• • Personalização de cards;

• • Aplicação de filtros para exibição de jobs;

• Exibição da lista de tarefas por responsável, permitindo ao gestor delegar de forma mais equilibrada, evitando sobrecarga de trabalho ou pautas vazias e tempo livre!

#6 Critérios de decisão: como escolher o melhor

Se chegamos até aqui, na certa, você está convencido que apostar em uma ferramenta de gestão é uma ótima alternativa para melhorar a organização e impulsionar o crescimento da agência.

Agora, a dúvida é: como escolher o melhor sistema? Primeiro, é fundamental que você saiba quais as suas prioridades e as funcionalidades essenciais. Para que ele se adapte com perfeição à realidade da agência. Só assim, a ferramenta irá trazer resultados positivos, de fato.

Diante do desafio de identificar qual é a melhor plataforma para a realidade da agência, algumas dúvidas costumam surgir. Veja algumas delas:

• • Quais critérios o gestor deve observar, antes da contratação?

• • A conta trial realmente é importante para testar o sistema?

• • Será que eu vou precisar fazer investimentos em hardware?

• • Os softwares costumam oferecer suporte gratuito?

• Na implantação, preciso fazer tudo sozinho ou posso contar com uma consultoria?

Na jornada de busca pela melhor solução de gestão, o ideal é que você siga um passo a passo e, aos poucos, descubra todas essas respostas. Veja o caminho que sugerimos:

6.1 Identifique o momento da agência e elenque quais são suas prioridades

Você sabe claramente quais são as reais demandas e prioridades da agência hoje? Não? Então, comece listando-as e identifique, para cada uma, os principais pontos e ações de melhoria que podem levar a agência a outro patamar.  

Ao reconhecer as dores da agência, fica mais fácil identificar qual das soluções disponíveis no mercado pode ajudá-lo na eliminação de falhas e lacunas nos processos e fluxos internos. Pense: o que você e o seu time precisam?

– Integrar todas as áreas e informações em uma plataforma?

– Aumentar a produtividade e a melhorar gestão do tempo?

– Ter novas ferramentas de comunicação e interação para o time?

– Intensificar o controle financeiro com outros recursos?

– Organizar os setores e conectá-los?

– Gerar relatórios inteligentes, acompanhar indicadores e avaliar o desempenho do time e da empresa?

As necessidades são muitas e acredite: para cada uma delas existe uma funcionalidade específica. É incrível o que um sistema de gestão completo pode fazer pela sua agência.

Após a implantação, usando os recursos no dia a dia, em pouco tempo, os processos serão migrados para a plataforma. Preenchendo as lacunas de gestão mapeadas inicialmente. Muito mais organização e eficiência operacional para a agência.

6.2 Use a versão trial e explore os recursos do sistema

Se o fornecedor oferece a conta trial para que você possa conhecer a interface do sistema, não perca essa chance. É a sua oportunidade de testar o produto no dia a dia da agência. Explorando as funcionalidades e limitações antes de contratar. Além disso, nesse momento, você já pode consultar a equipe do comercial sobre a viabilidade e o custo de cada customização.

Vale ainda engajar os profissionais nessa etapa. Peça a eles que também explorem o sistema com a versão trial. Eles irão usar a ferramenta no dia a dia e precisam confiar nela para que a implantação seja um sucesso. Conte com a ajuda no time para fazer a escolha mais acertada.

6.3 Verifique se a estrutura do sistema é baseada em cloud computing

Cada vez mais, os processos e os dados são armazenados na nuvem. Além de ser mais seguro, um sistema baseado em cloud computing elimina a necessidade de altos investimentos em hardware.

Por isso, na hora de escolher um software de gestão, é essencial que você conheça a infraestrutura oferecida. Dê preferência para aquelas soluções acessíveis pela internet em qualquer lugar e hora. Os softwares que necessitam de instalação em desktop são obsoletos e, normalmente, requerem investimento em servidor.

Lembre-se: as ferramentas agora precisam ser mobile, flexíveis e garantir a disponibilidade dos dados.

6.4 Descubra se o software proporciona a integração entre todas as áreas

Em relação a outras ferramentas, como os gerenciadores de tarefas, uma das maiores vantagens de um software de gestão é a integração de todas as áreas em uma plataforma única.

Somente dessa forma é possível fazer o cruzamento dos dados relevantes, bem como garantir a centralização das informações.

Quando a integração faz parte da estrutura do sistema, o gestor tem acesso garantido à realidade da agência em uma tela do computador. Assim, ele ganha a possibilidade de mudar sua gestão, tornando-a muito mais estratégica. Bem mais prático e inteligente gerenciar assim, com todos os dados acessíveis, não é mesmo?

6.5 Confirme se o sistema fornece apoio na implantação da solução

Como já comentamos, a jornada de implantação de um sistema de gestão completo para agências pode ser complexa, demorada e exigir muita energia do time. Porém, tudo pode ser muito mais simples se a empresa fornecedora do software oferecer apoio para o gestor e sua equipe.

Desta forma, a agência pode encarar essa mudança com tranquilidade e segurança, minimizando possíveis impactos. Na hora de escolher um sistema para gestão de agências, considere, além dos recursos, aquele que oferece melhor suporte. Ter apoio e orientação quando mais se precisa faz toda a diferença.

#7 Quais vantagens competitivas o software oferece?

Para o gestor, um dos maiores desafios, sem dúvida, é acompanhar a evolução da agência. Como saber, afinal, qual o progresso de cada uma das áreas? Aliás, qual a melhor maneira de acompanhar a dinâmica da empresa enquanto novos clientes chegam? E o volume de trabalho aumenta, a equipe cresce? Sem uma boa ferramenta de gestão, fica quase impossível. Além disso, essa solução pode trazer uma série de vantagens competitivas que podem ajudá-lo a fortalecer a agência. Portanto, vamos a elas!

7.1 É possível acompanhar o desenvolvimento do negócio

Com o software, você acesso às informações e dados da agência a qualquer momento. Sempre que preciso, é possível gerar vários tipos de relatórios a partir da seleção de diferentes filtros. Assim, você monitora o crescimento da agência com base em indicadores reais atualizados constantemente.

Ou seja, ganha insumos para fazer análises detalhadas de performance. Esse movimento leva o gestor a novos insights, estratégias e, principalmente à construção de inteligência de negócio.

7.2 Você sabe claramente qual o potencial produtivo da agência

Você sabe precisar qual é a capacidade produtiva do seu time? Quanto cada profissional consegue entregar em um dado período de tempo? Parece impossível ter essa média, mas não é.

Um bom software de gestão permite que o gestor acompanhe a pauta de todos os membros do time e avalie o volume de entregas. Tais indicadores são valiosos para tomadas de decisão importantes. Como por exemplo, definição de prazos de entrega mais realistas e necessidade de aumento da equipe, etc.

7.3 Aumenta a performance da agência

Como traz em sua estrutura recursos para organização das atividades e da rotina de trabalho de todos, o software melhora a produtividade do time levando também ao aumento de performance.

Com os recursos de gestão de tarefas e a integração das áreas, é possível registrar ainda melhoria na interação entre a equipe. E, consequentemente, redução no número de refações e de jobs entregues fora do prazo.

As atividades são atribuídas de maneira equilibrada aos profissionais. Desse modo, cada um sabe seu papel e ninguém fica sobrecarregado. O módulo de pautas dos sistemas para agências simplifica e otimiza a condução dos trabalhos. Logo, a equipe ganha produtividade e dá conta de mais jobs. Isso porque não perde mais tempo organizando pautas e atribuindo as tarefas.

Em resumo, os processos são otimizados e todos saem ganhando.

7.4 O gestor passa a ter uma visão sistêmica

Quando um software de gestão promove a integração das áreas da agência, ele fornece ao gestor uma visão macro de tudo que acontece naquele espaço, com riqueza de detalhes e dados. Ou seja, é possível gerenciar a empresa com muito mais segurança. Já que os indicadores passam a orientar a estratégia e o processo de tomada de decisão em qualquer âmbito da gestão.

7.5 Mais controle, previsão e gerenciamento nas situações de risco/crise

Qual será o próximo avanço da agência? Sem uma ferramenta de gestão pode ser difícil responder essa pergunta. Porém, ao usar os recursos disponíveis para gerar dados relevantes, você ganha um controle maior sobre o crescimento da agência. E, com isso, conquista uma previsibilidade mais apurada com relação aos próximos passos rumo ao crescimento.

Certamente, os indicadores armazenados no sistema também irão ajudá-lo na tomada de decisões em situações de crise ou risco, por exemplo.

7.6 Dados organizados em relatórios

Na dinâmica da agência, você tem certeza que muitos projetos e jobs estão em andamento. Porém, não tem recursos para sistematizar e relatar todas as movimentações. Esse é o trabalho de um bom software: ao passo que ele armazena os dados e gera os relatórios, o foco do gestor se volta para a avaliação dos indicadores e o gerenciamento da situação.

Usando os relatórios financeiros, por exemplo, é possível verificar o fluxo de caixa para cada mês. E, a partir disso, saber exatamente o quanto de receita você precisa providenciar. Ou o excedente de saldo que você terá em determinado mês para investir.

Todos os dados ao seu alcance em uma única plataforma que pode gerar vários tipos de relatórios. Ou seja, um processo automatizado que deixa para você somente a tarefa gerencial.

#8 Principais KPIs que o sistema oferece

Independente do momento da agência, analisar os resultados e indicadores de desempenho é uma prática indispensável para uma gestão inteligente, estratégica e altamente assertiva. Nesse contexto, as Key Performance Indicators (KPIs), em português, indicadores-chave de desempenho, aparecem como instrumentos importantes.

São elas que permitem ao gestor fazer análises quantitativas sobre o desempenho do time, as interações com os stakeholers e os seus resultados. Portanto, ao conhecer as principais KPIs para a agência, o gestor tem condições de acompanhar o crescimento da empresa e ajustar sua estratégia, se necessário.  Veja, a seguir, quais KPIs um bom software de gestão pode oferecer.

8.1 ROI de cada job:

O retorno sobre investimento (Return Of Investment) determina o lucro obtido sobre o que se investiu. É o ROI que diz com exatidão quanto foi investido e perdido em um job, revelando se ele, de fato, foi lucrativo ou não.

O ROI  mensura o sucesso de uma peça de modo mais simples, rápido e assertivo. Traz mais transparência para o processo. Ou seja, é como um termômetro de rentabilidade de cada job.

8.2 Rentabilidade do cliente:

Também conhecido como Customer Profitability (CP), este KPI revela o quanto a agência consegue lucrar ao atender um cliente dentro de um período específico de tempo. Ou seja, ele otimiza a estratégia da área comercial uma vez que mostra o valor real do cliente para a agência. Para calculá-lo, basta remover do lucro, de um relacionamento, o seu custo para firmá-lo.

8.3 Valor hora/homem:

Essa é uma das principais KPIs para a agência. A métrica que indica os esforços requeridos de cada profissional para completar uma tarefa. Por isso, uma das mais usadas para saber o custo de um projeto.

Para calcular o custo total de cada job/campanha é preciso considerar tarifas horárias distintas para cada tipo de especialista. Além disso, considerando a atividade desenvolvida. Em um projeto, por exemplo, o custo da hora de um analista é diferente da de um estagiário.

Por isso, no cálculo com hora/homem, deve-se  fazer a multiplicação do custo considerando as categorias:

CH1 é o custo por hora por categoria profissional 1

HH1 é o total de homem-horas estimadas por categoria profissional 1.

Usando este KPI e esta fórmula, fica mais fácil, inclusive, precificar do jeito certo. Aliás, este é um dos principais KPIs para agências, pois influencia totalmente na rentabilidade financeira.

8.4 Tempo gasto em cada atividade:

Além do valor hora/homem, é preciso saber como o seu time está gerenciando, na prática, o seu tempo. Ou seja, o gestor precisa buscar saber qual o tempo e a energia canalizados para a execução de cada uma das atividades do fluxo de produção.

O timesheet, um dos recursos acoplados à maioria dos softwares, permite que você identifique o tempo gasto em cada atividade. Com ele, é possível mensurar as horas dedicadas por cada colaborador para suas tarefas. Ou seja, se torna muito mais mais simples visualizar e acompanhar o desempenho individual e do time. Bem mais fácil gerir a produtividade assim, né?

8.5 Jobs entregues no prazo:

Essa é uma das premissas mais básicas de qualquer relacionamento. Entregar no prazo significa honrar sua palavra. Portanto, não deixe de mensurar se sua agência está cumprindo com o que promete. Identifique quantos jobs tiveram a entrega atrasada e quantos foram submetidos à aprovação no prazo. Desse modo, é possível apontar quais são os gargalos na gestão de tarefas e otimizar o processo.

8.6 Qual a rentabilidade de cada job?

Sabe aquela campanha que exigiu uma superprodução? Ou, ainda, aquele job que gerou 5 refações? Será que esses trabalhos, de fato, se pagaram? Muito possivelmente, não. Mas, sem a ferramenta adequada você não tem condições de fazer essa avaliação.

Um bom software de gestão permite que você faça a relação valor hora/homem x tempo gasto no job x valor cobrado do cliente. Ou seja, garante seu retorno financeiro. Afinal, ao fazer essa conta, incluindo as despesas fixas no cálculo, você sabe com precisão se o retorno financeiro está compensando o esforço e o gasto de recursos. Nada de trabalhar com pouco lucro ou ficar no empate técnico.

#9 Como calcular o retorno sobre o investimento

Se você está disposto a investir em um sistema de gestão completo para agências, certamente, já está pensando também se é possível obter e mensurar o retorno financeiro. Esse cálculo é viável, sim e supersimples.

Além de todos os ganhos já elencados, é possível calcular com exatidão o Return On Investment, mais conhecido como ROI, que representa a relação entre o retorno e o capital investido em um projeto. É a métrica que permite medir os rendimentos obtidos a partir de um determinado valor investido.

Na gestão da agência, o ROI pode ser aplicado, antes mesmo da contratação,  para avaliar o potencial retorno de investimento que um software de gestão é capaz de gerar. Quer saber como? Acompanhe essa conta:

Supondo, por exemplo, que o ganho mensal obtido de produtividade a partir do uso do software seja de R$ 5.000 e o investimento mensal na plataforma seja de R$ 480,00 temos:

O resultado indica que o retorno foi de 9,4 vezes o investimento inicial. Quer o ROI em forma de porcentagem? Multiplique o resultado do cálculo acima por 100. Portanto, no exemplo, o ROI foi de 942%. Incrível! 🙂

#10 Como ocorre a implantação de um sistema de gestão

Chegamos até aqui! 🙂 Se você se interessou por um sistema de gestão completo para agências, agora é hora de entender como dar o start nesse projeto. A configuração e a implantação são muito simples. Veja o passo a passo!

• Escolha os recursos e as funções prioritárias: para definir as funcionalidades que serão incorporadas ao sistema e à rotina da agência, é possível tomar como ponto de partida o conjunto de demandas do seu negócio.

• Dedique tempo para configurar e fomentar o sistema: a solução pode ser ótima, mas a entrega dos profissionais é fundamental. Além disso, conscientize o time sobre a importância de alimentar o sistema com os dados dos jobs e das tarefas. Como trata-se de uma mudança na cultura de gestão, possivelmente a equipe irá sentir um desconforto nos primeiros dias. Ainda assim, o esforço vale a pena. Os resultados levam a agência a outro patamar.

• Busque ajuda na implantação: as empresas costumam dispor de uma equipe que presta um atendimento consultivo e também de suporte. Ou seja, um time de profissionais, especialistas no assunto, está sempre apostos para te ajudar com qualquer dúvida que surgir.
• Faça reuniões de acompanhamento: durante o primeiro mês de uso do sistema, é importante que a equipe de Customer Success faça reuniões preste apoio em vários processos, tais como: configurações iniciais da conta; adaptação e integração dos processos atuais no sistema; gestão e engajamento da equipe na fase de adaptação.  

#11 Descubra o potencial transformador de um software

Nós conhecemos o tamanho dos desafios que um gestor de agência enfrenta, mas também as vantagens de um sistema de gestão completo para agências. Como vimos até aqui, elas são muitas e podem ajudar a agência a avançar para um outro nível de organização. Bem como, a melhorar o fluxo de processos e conquistar uma performance muito superior.

Enfim, não deixe de experimentar, na prática, os benefícios que compartilhamos com você neste material. Para crescer é preciso aperfeiçoar a gestão, mensurar resultados, aumentar a produtividade do time, melhorar a relação com os clientes, ampliar a lucratividade, ter uma visão estratégica e inteligência de negócio. Ou seja, um bom software proporciona tudo isso e muito mais. Portanto, aposte nessa alternativa, ganhe vantagem competitiva e se destaque no mercado.