Jobs atrasados mesmo quando entregues no deadline?

Saiba identificar quando seus jobs estão realmente atrasados e como resolver

Calendário, quadro, mural, apps, você e sua equipe têm tudo o que precisam para saber os deadlines de seus jobs. As datas estão marcadas nas paredes, nos computadores e nas mesas. Não há erro, você irá entregar aquela campanha na data certa. Mas tudo isso realmente demonstra sua eficiência? Ou será que, por outros métodos, você perceberia que seus jobs se atrasam mesmo quando entregues na data estipulada? Falaremos a seguir como saber quando seus jobs estão atrasados.

Não, pera. Jobs atrasados mesmo quando entregues no deadline?” Sim, isso é possível e mais comum que se imagina.

Identificando jobs atrasados

Grande parte das empresas criativas trabalha utilizando o modelo de horas investidas em uma tarefa e cobra seus clientes a partir disso. O cliente, no entanto, têm mais necessidade (e muitas vezes interesse) que o trabalho seja entregue na data combinada. Então, você promete o job para 2 semanas depois e combina um fee para 20 horas de trabalho de sua equipe.

Contudo, durante essas duas semanas, a equipe acaba trabalhando 36 horas. Ou seja, é aí que, mesmo entregando tudo no dia combinado, o job “atrasou”. Vamos ser realistas, por mais parceiro que seja o seu cliente, você jamais conseguirá receber o valor das 16 horas excedentes de trabalho. Horas que poderiam ser dedicadas para novas tarefas. Ou para outros clientes ou para promover a própria empresa e tentar conquistar os prospects em vista.

 

Fazendo a gestão de jobs com eficiência

Então, como mudar este cenário? Já falamos sobre algumas táticas para melhorar sua produtividade e estimar melhor o tempo, levando em consideração seu potencial produtivo e repensando a forma de estipular o tempo de cada tarefa. Mas, como queremos ver você com menos dores de cabeça e mais jobs executados no prazo, vamos falar um pouco sobre o poder do Operand e como ele pode influenciar a produtividade da sua empresa.

Utilizando a funcionalidade do timesheet

Com o sistema para gerenciar suas tarefas, você poderá utilizar a funcionalidade de timesheet para regular e cadastrar as horas investidas em cada job ou cliente. Esta função tem vários desdobramentos, começando pelo tempo estimado para a conclusão de um job.

Claramente, nas primeiras vezes utilizando a ferramenta, você não terá dados concretos sobre o tempo gasto para o job em questão. Portanto, não se atenha, neste primeiro momento, a acertar em cheio a quantidade de horas.

Cadastrando um job com a informação de prazo e tempo estimado no Operand

Cronometrando as atividades

Depois, o timesheet pode ser acionado como um cronômetro para cada tarefa a ser executada. Informar corretamente e com profundidade o que está sendo feito faz com que você comece a ter dados sobre o tempo para realizar cada tarefa. Sua equipe também pode apontar horas manualmente, sem utilizar o cronômetro, porém a precisão da informação diminui bastante com isso.

Timesheet no Operand

 

Analisando a produtividade da equipe

Após a finalização das tarefas e dos jobs, os dados do timesheet podem ser relacionados, para mostrar quais tarefas tiveram mais horas investidas, quais clientes possuem mais tempo dedicado na sua empresa e outros. Desta forma você tem como saber quando seus jobs estão atrasados.

relatorio timesheet resumido no Operand

relatorio timesheet detalhado no Operand

Além disso, para cada job, o tempo cadastrado por seu time contabiliza em direção às horas estipuladas. Portanto, determinando se seu job está atrasado, mesmo se ele for entregue no prazo (como citamos no começo do texto).

Gráfico de tempo gasto no job no Operand

 

Conclusão

Utilizando com precisão a funcionalidade de timesheet, você e sua empresa terão cada vez mais dados sobre as horas gastas. Assim, poderão estipular prazos mais realistas (além de cobrar corretamente pelas horas investidas). Evitando as noites em claro trabalhando, abrindo espaço na pauta para abraçar novos projetos e garantindo tempo para prospectar novos clientes.

Enfim, confira você mesmo o poder do timesheet fazendo um teste gratuito do Operand!