Como implantar o Operand e engajar a sua equipe em 15 dias

A implantação de qualquer ferramenta que envolve alguma mudança nos processos em uma empresa nem sempre é uma tarefa fácil. Há vários fatores que devem ser pensados, planejados e considerados para se obter um bom resultado e tirar o melhor proveito possível da ferramenta que sua empresa está investindo. Decidimos fazer este post, com dicas rápidas a respeito da implantação, envolvendo tudo o que você deve considerar. A nossa ideia é te mostrar, rapidamente, como implantar o Operand pode ser simples e, te passar algumas dicas de como organizar esse processo!

Vamos lá?!

#1 Aproveite o período de trial e envolva toda a equipe durante os testes

Nós disponibilizamos um período de teste na ferramenta de 7 dias gratuitos. É importante que você aproveite cada dia com a sua equipe, faça simulações de como é a sua operação. Crie jobs, cadastre os clientes e dê acesso, para os membros da equipe, etc. Quanto mais recursos você testar, conhecerá a ferramenta de maneira mais rápida e completa e, assim, não ficará nenhuma dúvida a respeito das funcionalidades na hora de implantar o Operand. Além disso, você poderá compreender se os recursos são ideais para atender as necessidades do seu negócio ou não.  

#2 Planeje a implantação do sistema para não comprometer/paralisar a empresa

O objetivo é que o sistema faça com que os processos da sua empresa fluam e não que deixe eles emperrados. O ideal é que ele se ajuste à forma como você gerencia as suas demandas e não o contrário. Por isso, avalie bem qual é o melhor momento para implantar o Operand na sua rotina, pois, querendo ou não, entender o que deverá ser ajustado é parte fundamental no processo. Planejar pode te ajudar a organizar tudo mais rapidamente.

#3 Defina um responsável/líder do sistema para propagar a nova cultura

Um ponto importante a considerar: ao determinar um responsável por tudo relacionado ao sistema e por propagar a cultura de uso. Bem como, assumir a responsabilidade de informar os próximos passos e ajudar na comunicação relacionada à implantação, deixará tudo mais fácil. Os membros da equipe saberão a quem recorrer quando tiverem alguma dúvida. Com isso, você começará a distribuir a tarefa de organizar a gestão da implantação, sem ficar sobrecarregado. É muito importante que os papéis e responsabilidades de todos os envolvidos fiquem bem claros.

#4 Defina um prazo para a implantação 

Pode parecer óbvio, mas muitos gestores não colocam um prazo final para que o sucesso da implantação possa ser medido. Nós indicamos que você sempre acompanhe cada nova etapa que planejou para que consiga identificar no meio do processo se está no caminho certo, em vez de esperar o prazo final para analisar. 

Informar a equipe naquela primeira reunião qual é a expectativa de “terminar” a implantação, deixará todos na mesma página e cientes dos prazos, a sua própria equipe poderá sugerir maneiras de agilizar o processo. Na Implantação Orientada que é feita pela nossa equipe de Sucesso do Cliente, os prazos são sugeridos e alinhados com o gestor, de acordo com a realidade de cada empresa. Daremos todos os detalhes a respeito de cada plano mais adiante 🙂

#5 Faça uma reunião de lançamento

Chamar toda a equipe e explicar o objetivo, os próximos passos e os resultados que espera obter fará uma grande diferença no engajamento. Faça uma reunião de “lançamento” do software e compartilhe os benefícios que podem ser obtidos a partir de um uso efetivo de cada funcionalidade.

Fale o que o negócio irá ganhar a partir da otimização dos processos, da mensuração de tempo de trabalho, da análise de rentabilidade por cliente e/ou projeto, etc. Assim todos entenderão os verdadeiros ganhos. Quando a equipe entende uma iniciativa por completo, o envolvimento se torna naturalmente mais forte. 

#6 Distribua as responsabilidades para toda a equipe

Além de ter um responsável pela implantação, é importante que cada membro da equipe entenda o seu papel nesse processo. Mesmo que não tenha nenhuma atribuição específica, é importante seu colaborador saber disso. Dando “nome aos bois” você não corre o risco de alguma ação não ser executada pois “ninguém sabia quem deveria fazer”. Além disso, você deve pensar que, se definiu 5 ações no seu planejamento, pode selecionar 5 pessoas diferentes da equipe para realizá-las. Distribuindo tudo fica mais leve! Assim, o líder pode ficar responsável por ajudar cada um e não em fazer tudo. Pois, isso geralmente não funciona.

#7 Dedique tempo para repassar o conhecimento sobre a plataforma para toda a equipe

Crie algum canal de comunicação juntamente com o líder da implantação para que tudo relacionado ao sistema possa ser compartilhado ali. Se sua equipe já tiver algum canal de comunicação oficial com todos, pode até usar o mesmo. O importante é definir quem vai enviar os conteúdos de apoio e as informações obtidas a respeito do uso do sistema para todos. Tendo isso bem definido, a comunicação vai fluir.

#8 Faça uma boa estruturação da conta 

Se ao criar a sua conta você já começar fazendo as configurações adequadas e criar documentos de maneira organizada, será bem simples manter tudo em ordem. 

Realize os principais cadastros: Empresa, Briefings pré-definidos, Cadastro de Peças, Categorias e Contas Bancárias, bem como, defina um Workflow para personalizar os status dos Jobs. Além disso, ao fazer as pré-configurações, você não perde tempo na hora de colocar a mão na massa com o sistema. A nossa equipe de sucesso do cliente poderá te ajudar muito nesta etapa. Inclusive, preparamos um webinar com dicas justamente sobre ela, confira as dicas sobre Como Estruturar melhor a sua conta do Operand e com isso, otimizar o tempo.  

#9 Use e abuse da nossa Central de Ajuda e do nosso Blog

Faça bom uso dos materiais de apoio disponibilizados em nossa Central de Ajuda. Lá você encontra webinars, vídeos rápidos, as últimas novidades e uma explicação sobre cada funcionalidade. Há muito conteúdo bacana que a nossa equipe de Suporte cria com o maior carinho para te ajudar! O mesmo ocorre com o nosso Blog, a nossa equipe de marketing está sempre pensando em conteúdos que facilitem a sua rotina. Aqui você pode encontrar casos de uso práticos de como fazer algo utilizando o sistema.

#10 Adquira um dos Planos de Implantação Orientada

Lembra que falamos acima que você pode adquirir um dos planos de Implantação Orientada? Para que possamos entregar os melhores resultados para a sua empresa, desenvolvemos um processo com planos pensados para o seu negócio. Ao contratar o Operand, é imprescindível a contratação de um dos planos de implantação:

Inicial

– Responsáveis:

Gestor + Gerente de Conta Operand

• Agenda:

2h em reuniões online +

2h de gerenciamento offline +

Acompanhamento periódico, durante 30 dias, para uma implantação efetiva

Completo

– Responsáveis:

Gestor + Equipe + Gerente de Conta Operand

• Agenda:

5h em reuniões online +

3h de gerenciamento offline +

Acompanhamento periódico, durante 60 dias, para uma implantação efetiva.

Premium

-Responsáveis:

Gestor + Equipe + Gerente de Conta Operand

• Agenda:

10h em reuniões online +

4h de gerenciamento offline +

Acompanhamento periódico, durante 90 dias, para uma implantação efetiva

Para saber mais, acesse o nosso site e/ou entre em contato com a nossa equipe de sucesso do cliente solicitando a apresentação completa de cada um dos planos.  

CALENDÁRIO GERAL

Dia 1 – Período de teste grátis

Dia 2 – Período de teste grátis

Dia 3 – Período de teste grátis

Dia 4 – Período de teste grátis

Dia 5 – Período de teste grátis

Dia 6 – Período de teste grátis

Dia 7 – Período de teste grátis

Dia 8 – Planeje a Implantação do Sistema

Dia 9 – Defina um prazo para a implantação

Dia 10 – Defina um responsável/líder para propagar o uso do Sistema + Faça uma reunião de lançamento 

Dia 11 –  Distribua as responsabilidades de toda a equipe

Dia 12 – Dedique tempo para repassar o conhecimento sobre a plataforma para toda a equipe

Dia 13 – Faça uma boa estruturação da conta

Dia 14 –  Use e abuse da nossa Central de Ajuda e do nosso Blog

Dia 15 – Adquira um dos nossos planos de Implantação Orientada