Os 4 desafios para superar e melhorar a gestão da agência

Quais são as dificuldades de gestão das agências? O que as impede de crescer, explorar novos serviços, conquistar clientes, desenvolver campanhas incríveis e manter um ritmo constante de crescimento? Apresentamos, a seguir, os 4 maiores desafios a serem superados para melhorar a gestão da agência.

Eles estão relacionados ao modo de fazer a gestão. Isso mesmo! Talvez, seja o momento de pensar em uma gestão enxuta, que priorize a adoção de novas rotinas práticas e de um sistema de gerenciamento de atividades. Assim, o trabalho passa a ser a pautado pela gestão transparente das demandas, pelo respeito aos prazos e pela divisão das tarefas em “pequenos lotes” de trabalho. Portanto, reconheça os desafios, encare-os de frente e torne sua agência mais produtiva e preparada para crescer! 

1. Comunicação é diferente de gestão

Para que seja possível mensurar a qualidade do trabalho desenvolvido e a performance do time é preciso muito mais do que apenas uma comunicação baseada em correio eletrônico e mensagens instantâneas. Primeiro, porque essas não são ferramentas de gestão, mas, sim, de comunicação. Ou seja, ter em mente essa diferença é fundamental. Depois, porque recursos como e-mail ou Whatsapp não permitem o gerenciamento correto de tudo o tem sido feito pelos profissionais. Aliás, é preciso mensurar o que você e o seu time estão fazendo e entregando.

Um dos pontos centrais para melhorar a gestão da agência é fazer o acompanhamento das atividades desenvolvidas, adotando um ciclo de feedback. É importante que você, como gestor, e os seus colaboradores olhem para trás e vejam o quanto cresceram: “Eu fiz, aprendi, melhorei o processo e cresci.”

Para avaliar a (in)eficiência das ferramentas de comunicação, é importante que você se faça algumas perguntas:

1. As ferramentas de comunicação têm recursos suficientes para gerenciar a agência?
2. É possível mensurar os processos usando e-mail e Whatsapp?
3. Já tivemos algum tipo de falha no registro dos jobs ou no armazenamento dos arquivos?
4. Consigo saber se o cliente recebeu as mensagens e está ciente do andamento do projeto e da sua contribuição?

Caso você tenha respondido ‘sim’ para alguma das perguntas elencadas, está mais do que na hora de buscar outras ferramentas e estratégias para ajudar a melhorar a gestão da agência. Comece analisando o fluxo de processos e pensando em como você pode melhorá-lo, conectando as pessoas e as áreas.

2. Clientes de todos os lados e ‘n’ demandas diferentes

Quando a agência começa a crescer, muitas vezes o gestor não consegue parar e dimensionar essa expansão, identificando as novas necessidades e possibilidades de melhoria. Além disso, na maioria dos casos, além de se dedicar à administração, ele também faz outras atividades como criação de arte, prospecção e atendimento. Mas ser multitarefas e gestor não lhe permite acompanhar de perto as áreas e os profissionais. Logo, uma série de situações começa a se repetir. Um bom exemplo:

1. O cliente tem uma demanda urgente;
2. O atendimento assume a demanda, sem dimensionar o esforço e o custo necessários para atendê-la;
3. Como já começou errado, as chances da execução falhar, do prazo estourar ou mesmo de gerar retrabalho são altas.

Entretanto, se o cenário é outro e o gestor tem condições de pensar em como melhorar a gestão da agência, assim como acompanhar os processos, tudo tende a ser bem mais simples e produtivo. Que tal adotar um sistema de gestão, centralizar na plataforma todos os jobs e cadastrar os profissionais de cada área? Dessa forma, fica fácil atribuir as novas demandas a pessoa menos atarefada no momento, por exemplo. Além disso, com o tempo, o histórico disponível no sistema pode orientá-lo, inclusive, a fazer escolhas mais acertadas. É possível também: identificar qual designer faz entregas mais assertivas para dado cliente e atribuir a ele, sempre que possível, os jobs dessa marca.

3. O que cada um está fazendo? Acompanhe o time e saiba responder

Sabemos que um dos problemas das agências é a produtividade. Quando o tempo dos profissionais é mal aproveitado, além de ineficiência, a agência tem prejuízo. Aliás, o cálculo é simples. O seu time é formado por cinco funcionários, com carga horária diária de 8 horas. Porém, com a gestão de tempo comprometida e a falta de direcionamento, você deixa uma lacuna de meia hora diária na jornada de cada um. Ao fim do mês, serão mais de 36 horas de trabalho desperdiçadas, equivale quase uma jornada semanal de 40h.

Bom, para evitar que isso aconteça é essencial que você acompanhe todos os movimentos da agência e saiba exatamente o que cada um está fazendo. Certamente, isso é extremamente importante para uma boa gestão.

Além do controle das demandas e dos envolvidos é fundamental saber gerenciar a inteligência e o histórico da agência, mantendo em uma única plataforma os trabalhos já entregues e as informações de cada cliente.

4. O Excel como ferramenta de suporte à gestão é insuficiente

Para melhorar a gestão da agência, é preciso, sim, se desprender do Excel como ferramenta da gestão. Embora o software seja muito bom, ele não é robusto e completo o suficiente para suportar o gerenciamento da agência. Ou seja, somente um bom sistema de gestão tem todos os recursos necessários para ajudá-lo neste desafio. Portanto, fique atento aos sinais que indicam que o Excel é insuficiente para a agência:

1. Necessidade de manter os prazos em dia;
2. Falta de recurso para compartilhar as atividades com a equipe;
3. Não existe um espaço único para registro de novas demandas;
4. Você não consegue acompanhar o que cada um está fazendo.

Pode ser que por um tempo o Excel até funcione, especialmente em pequena escala. Mas quando a demanda aumenta depender somente dele e dos seus recursos é totalmente inviável.

Melhorar a gestão da agência é o desafio central

Diante de todos esses desafios, o maior deles, sem dúvida, é melhorar a gestão da agência e, com isso, a sua performance. Ou seja, é preciso focar esforços no desenvolvimento de uma série de ações estratégicas. São elas que irão permitir a entrega de jobs com mais qualidade, dentro do prazo esperado, respondendo às expectativas dos clientes e contribuindo para a fidelização.

Mas tudo isso é uma construção. Saber escolher as melhores ferramentas e contar com o suporte do seu time já é um ótimo começo. É preciso que os profissionais estejam focados em fazer sempre o melhor pelo e para o cliente. Assim, você os acompanha, sabendo que eles são comprometidos com o propósito da agência. E mais: se dedica à gestão com tranquilidade porque tem um time qualificado , atuando na ponta, com os melhores recursos à disposição.

Enfim, o Operand é um sistema de gestão feito especialmente para ajudar as agências nos desafios do dia a dia. Quer testar? Clica no banner!