Fazer o fechamento do trimestre é uma tarefa que exige bastante atenção e possui muitos pontos de análise. Entre prazos apertados e a busca constante por resultados, é fácil se perder nos detalhes e deixar de olhar para o todo. É aqui que entra a revisão trimestral: um momento estratégico para refletir, ajustar rotas e planejar os próximos passos.

Mas como fazer uma revisão trimestral realmente eficaz? E o que você deve analisar para garantir que sua agência continue no caminho certo? Vamos te guiar por todo o processo e dar dicas simples para você aplicar! 

Quais os benefícios de fazer uma revisão trimestral?

A revisão trimestral é um passo essencial para qualquer agência que busca crescer de forma estruturada. Ela permite:

• Identificar pontos fortes e fracos: O que funcionou bem nos últimos meses? Quais processos precisam ser otimizados?
• Revisar metas e objetivos: As metas estão sendo alcançadas? Elas ainda são relevantes? A equipe consegue dar conta do planejamento?
• Alinhar a equipe: Garantir que todos estão na mesma página e que as prioridades são claras.
• Planejar o futuro: Basear decisões futuras em dados e aprendizados reais, não em achismos.

Claro que toda agência pode ter uma divisão de tempo de fechamento diferente. Algumas podem trabalhar por semestre, mensal e até mesmo quinzenal. Vamos usar a referência de três meses, pois é um período ideal para uma revisão: curto o suficiente para ajustar rapidamente o curso e longo o suficiente para testar as estratégias.

Mas você poderá usar as dicas para todas as periodicidades, inclusive para o fechamento de projetos.

O que analisar em uma revisão trimestral?

E vamos do começo. Antes de realizar uma análise de fechamento, quais os indicadores realmente são importantes para analisar?

Você pode separar por grupos, como:

• Indicadores de equipe: Analisar produtividade, processos, entregas, metas individuais e/ou de equipes.
• Relacionamento com o cliente: Cancelamentos, novos contratos, saúde do cliente, entregas;
• Financeiro: Despesas, margem de lucro, custos operacionais

Fazendo o agrupamento, fica mais claro saber o que olhar em cada ponto sem se perder nos detalhes na hora da revisão trimestral. 

Mas não se preocupe, listamos os indicadores abaixo para simplificar ainda mais o seu fechamento.

 Os principais pontos que você deve incluir na sua revisão trimestral:

1. Performance financeira

Garantir que o negócio seja sustentável e escalável deve ser o principal foco desse grupo na sua revisão trimestral. A performance financeira reflete a eficiência operacional, a rentabilidade dos projetos e a qualidade da gestão de recursos.

Sem uma visão clara das finanças, sua agência pode estar perdendo dinheiro em áreas negligenciadas ou investindo mal em projetos que não trazem retorno.

O que analisar:

• Receita total no trimestre: Avalie quanto sua agência faturou e compare com trimestres anteriores. Há crescimento ou estagnação?
  
• Margem de lucro por cliente: Clientes exigem níveis diferentes de esforço e recursos. Entender quais são mais lucrativos ajuda a priorizar investimentos e renegociar contratos menos vantajosos. Também ajuda a ter uma visão clara de qual nicho ou tipo de segmento se encaixa melhor como seu cliente.
  
  Identificar clientes que consomem muito tempo mas representam pouco percentual de receita, torna claro onde é necessário renegociar o contrato ou ajustar o escopo do trabalho.
  
• Custos operacionais: Identifique despesas fixas e variáveis para entender o impacto no fluxo de caixa. Onde você pode reduzir custos sem comprometer a entrega?

💡 Operand pode ajudar nas revisões
O módulo financeiro do Operand organiza suas receitas e despesas, proporcionando uma visão clara dos números. Os relatórios segmentados mostram quais clientes ou projetos são mais lucrativos, ajudando a ajustar estratégias e contratos. 

Além disso, o sistema permite monitorar pagamentos pendentes, garantindo previsibilidade no fluxo de caixa e evitando surpresas desagradáveis.

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2. Eficiência dos processos

Tudo na agência depende de processos bem estruturados para garantir entregas no prazo e com qualidade. Ineficiências, como retrabalhos frequentes ou falhas de comunicação, podem impactar diretamente os resultados e a satisfação dos clientes.

O que analisar?

• Tempo médio de entrega de jobs: Avalie se os prazos estão sendo cumpridos. Identifique tarefas que costumam atrasar e investigue as causas.
  
• Retrabalhos e revisões: Um alto volume de retrabalho indica problemas na definição de escopos ou na comunicação com a equipe e os clientes.
  
  Analise se houve atrasos em jobs porque uma etapa crucial do briefing não foi documentada corretamente. Padronize os briefings para os próximos projetos, para reduzir significativamente o retrabalho e cumprir os prazos com mais eficiência
  
• Feedbacks da equipe: Agende reuniões para entender como os processos atuais estão afetando a produtividade e o bem-estar da equipe.

3. Relacionamento com clientes

Sabia que a maior conversão de novos contratos nas agências continua sendo por meio de indicação desde 2019, segundo a pesquisa Censo Agências?

Ou seja, manter um bom relacionamento não só aumenta a fidelização, como também gera novas oportunidades de negócios, seja por meio de upsell ou pelo boca a boca. 

O que analisar?

• Resultados entregues para cada cliente: Avalie se as expectativas foram atendidas ou superadas. Quais clientes apresentaram o maior impacto positivo?
  
• Feedbacks recebidos: Escute o que os clientes têm a dizer sobre os serviços prestados. Use essa análise para ajustar processos ou propostas futuras.
  
• Taxa de retenção de clientes: Compare o número de clientes que permaneceram com aqueles que cancelaram contratos. Analise as razões por trás de cada decisão.

4. Engajamento da equipe

A equipe é o motor da sua agência, e como toda peça essencial, é necessário realizar manutenção, certo? Problemas como sobrecarga ou falta de alinhamento podem gerar retrabalho, atrasos e até perda de talentos.

O que analisar?

• Produtividade por colaborador: Entenda quem está produzindo mais e em quais áreas. Identifique também sobrecargas para redistribuir tarefas.
  
• Feedbacks internos: Realize pesquisas de clima organizacional ou converse diretamente com a equipe para identificar problemas que possam estar afetando o desempenho.
  
• Necessidade de treinamentos: Avalie se há lacunas de conhecimento ou habilidades que podem ser resolvidas com capacitações.

5. Resultados das campanhas

Sua agência estão trazendo o retorno esperado? Sem uma revisão criteriosa, você pode estar repetindo erros ou deixando de explorar oportunidades valiosas.

O que analisar?

• ROI das campanhas: O retorno financeiro está superando os investimentos? Quais campanhas trouxeram os melhores resultados?
  
• Impacto das estratégias adotadas: Estratégias específicas (como SEO, mídias pagas ou conteúdo) geraram resultados esperados?
  
• Oportunidades de melhoria: Identifique tendências e insights que possam ser aplicados a futuras campanhas.

6. Cumprimento de metas e KPIs

Esse é para o fechamento, após analisar todos os pontos principais, é hora de ver o conjunto completo. Aqui é onde você entende se a sua agência pode estar investindo esforços em áreas ou tarefas que não trazem resultados significativos.

O que analisar?

Metas trimestrais: Revise as metas estabelecidas. Elas foram atingidas? Caso contrário, investigue as razões: problemas operacionais, falhas de comunicação ou mudanças no mercado?

KPIs principais: Concentre-se em métricas que realmente impactam o desempenho da sua agência. Ou seja, busque analisar dados que possam mudar o rumo da sua estratégia.

Como estruturar sua revisão trimestral?

Agora que você sabe o que analisar, vamos à prática. Aqui está um passo a passo para estruturar sua revisão trimestral:

1. Prepare os dados

Antes de iniciar a revisão, reúna todas as informações necessárias. Se for cliente Operand, use o sistema para gerar relatórios detalhados sobre financeiro, produtividade, clientes e equipes.

2. Reúna a equipe

A revisão trimestral deve ser um esforço coletivo. Convide gestores de áreas-chave, como criação, atendimento e financeiro, para contribuir com insights.

3. Revise os resultados

• Compare os resultados reais com as metas estabelecidas.
• Identifique pontos de destaque e áreas de melhoria.

4. Planeje os próximos passos

• Ajuste metas e KPIs, se necessário.
• Defina prioridades para o próximo trimestre.
• Estabeleça um plano de ação claro, com responsabilidades e prazos.

5. Documente e compartilhe

Registre tudo em um documento e compartilhe com toda a equipe. Isso garante alinhamento e responsabilidade.

Benefícios de usar o Operand na revisão trimestral

A revisão trimestral pode ser complicada sem as ferramentas certas, mas com o Operand, o processo se torna simples e eficiente. Aqui estão os benefícios:

1. Centralização: Todas as informações da sua agência em um só lugar, eliminando o tempo perdido na busca de dados.
   
2. Relatórios automáticos: Visualize resultados financeiros, produtividade da equipe e status de projetos com clareza e agilidade.
   
3. Dashboards personalizados: Tenha uma visão geral do desempenho da sua agência em tempo real, em um dashboard com gráficos e métricas configuráveis.
   
4. Fechamento facilitado: Avalie o cumprimento do escopo de cada projeto, margens de lucro e gargalos no fluxo de trabalho com relatórios objetivos.

Ao usar o Operand, sua revisão trimestral deixa de ser uma tarefa complexa e vira uma ferramenta estratégica para crescimento. Crie uma conta teste e use o Operand gratuitamente por 7 dias!