A melhor forma de atribuir jobs e tarefas com uma técnica de Steve Jobs

Imagine-se na seguinte situação, você passou meses, senão anos, dedicando-se para criar uma agência atraente para bons profissionais. Investiu infinitas horas em entrevistas e contactando diversas pessoas para criar uma ótima equipe. Depois de tanto esforço e tempo gasto, finalmente seu objetivo foi alcançado. Agora você tem um Dream Team de profissionais altamente qualificados ao seu dispor. Colocando em termos de comparação, sua equipe é tão boa quanto a seleção de basquete dos EUA em 1992, com Jordan, Bird, Magic e tantos outros. Você já tem a equipe perfeita, mas, qual a melhor forma de atribuir jobs e tarefas a ela?

Com todas estas pessoas e esta sinergia pairando no ar, como fazer bom uso de cada profissional? Em um time como este, multifacetado e cheio de características positivas, para quem deve ir cada job? Como designar as tarefas de forma efetiva e que permita que este grupo trabalhe em sua capacidade máxima, aflorando seus potenciais e desenvolvendo trabalhos extraordinários?

Simples, pense como um líder extraordinário. Pense como Steve Jobs.

O co-fundador da Apple tinha, como todos sabemos, seus defeitos e errou muito durante sua carreira. Mas onde acertou, fez a diferença. Através de muito carisma, visão e uma sabedoria sobre pessoas, Jobs adotou e criou técnicas importantes de liderança. Conquistou suas equipes nos tempos mais difíceis e fez com que eles tornassem o impossível possível. Por estes motivos, vamos deixar de lado suas deficiências e focar em sua maneira de atribuir responsabilidades e tarefas às suas equipes.

Um pouco sobre a técnica de Steve

A técnica de gestão de tarefas e tráfego de Jobs era simples, porém muito eficaz. Chamada de DRI, Direct Responsible Individual ou, em português, Indivíduo Diretamente Responsável. Como o nome já implica, a estratégia é designar uma única pessoa como a responsável por um determinado trabalho. Colocando-a como “dona” dele como um todo e quem responde por qualquer aspecto pertinente a este job. Assim, é possível centralizar todas as informações em uma só pessoa. Ou seja, ela é quem deve puxar a equipe para que o resultado saia dentro da expectativa.

Usando DRI, você pode atribuir a responsabilidade de uma campanha para uma pessoa específica. A qual distribui sub-tarefas para as demais da equipe. Porém, apenas quem é responsável pelo projeto responde sobre o andamento. Dá pareceres quanto à entrega e gerencia possíveis problemas. Desta forma, você demonstra sua confiança na equipe e dá ao dono do projeto um senso de pertencimento. E faz com que ele se importe mais ainda com o produto final do trabalho.

Deixando a equipe se sentir parte

Um estudo conduzido pelo Departamento de Saúde do Reino Unido, relatou os efeitos da responsabilidade e da susceptibilidade sobre os profissionais criativos. Dentre os resultados publicados, a análise psicológica mostrou que as pessoas se sentem mais responsáveis por algo (em sucesso ou falha) quando estão formalmente ligadas à um papel neste trabalho ou tarefa. Sendo assim, perseguir a execução impecável de um trabalho se torna algo essencial para o responsável por ele. Mais ainda do que quando se é apenas um envolvido naquele trabalho.

Esta forma de gerenciar as tarefas pode resultar em um aumento significativo na produtividade. Principalmente por dar a liberdade para o responsável agir e atribuir as tarefas para as pessoas mais competentes. Já a parte da equipe que não está responsabilizada pelo projeto se sente mais à vontade para testar novas soluções. Pode criar coisas realmente inovadoras e estar constantemente em feedback com o responsável. Sem precisar sempre se dirigir diretamente ao gestor da empresa.

Veja alguns exemplos de como esta tática afeta uma empresa criativa:

1. Na resolução de problemas complexos:

Para jobs e situações complicadas, o líder pode dividir sub-tarefas para toda a equipe de uma forma que o trabalho fique mais fluído e com um menor acúmulo de carga para cada pessoa. Além disso, por ser alguém que está mais em contato com a equipe, este profissional saberá quem é o mais apto para cada sub-tarefa.

2. Criando laço mais significativos:

Como várias pessoas ficarão responsáveis por projetos diferentes e dependerão de seus colegas de trabalho para que suas responsabilidades sejam executadas, o time precisará ter um alto nível de confiança entre si. Todos irão fazer o máximo para que seus amigos não sofram com tarefas não feitas e, consequentemente, projetos incompletos.

3. Tirando projetos antigos das gavetas ou criando novos:

Com esta cultura de divisão de jobs, muitas vezes alguém da equipe poderá liderar um projeto diferente dos que estão rodando pela empresa. Assim, o time pode trabalhar em ideias que ficaram deixadas de lado. Ou inventar formas de se atualizar e criar peças diferenciadas para clientes importantes. Até mesmo para a própria empresa. Algo que os publicitários sempre acabam deixando para depois, pois acabam focando apenas nos infinitos jobs dos clientes.

4. Trabalhar a partir de “entregáveis”:

Por possuir uma pessoa especificamente responsável por um projeto, ela pode focar nos aspectos estratégicos e de planejamento deste e distribuir as tarefas “mão na massa” para os demais componentes da equipe. Com isso a equipe trabalha sempre pensando no que cada um tem a entregar, facilitando a visualização da própria pauta e dos seus objetivos individuais dia a dia. Enquanto isso, o líder do job pode ficar focado nas questões menos práticas e físicas, supervisionando os trabalhos para que as questões estratégicas sejam atendidas.

Sendo assim, com todos estes benefícios, adotar a técnica de Jobs pode ser o que você precisa para que você aproveite seu time ao máximo e para que cada um sinta o impacto que seu trabalho gera em toda a empresa.

DRIs e softwares de gestão

Diversos softwares e aplicativos de gerenciamento de tarefas possuem a capacidade de atribuir responsáveis por cada tarefa ou trabalho. Para os usuários do Operand, aplicar a estratégia de DRIs é bastante fácil e visível. Pensando na responsabilidade de cada um, criamos a possibilidade de atribuir um líder para cada job, colocando-o como o dono daquele projeto específico e quem responde pelo seu resultado. No software ainda é possível adicionar mais de um líder por job, embora esta não seja a técnica utilizada por Jobs, sabemos que existem excessões para toda regra e alguns trabalhos precisam de mais de um responsável.

Além disso, no Operand você pode designar quem irá executar cada tarefa de um job, deixando a visualização bastante rápida e facilitando o entendimento da pauta de cada um. Para complementar, cada usuário pode ver suas tarefas pendentes com um ícone de fácil acesso no topo da tela. Nós podemos te ajudar a compreender a melhor forma de atribuir jobs e tarefas para sua equipe.