Como usar um sistema de gestão de forma estratégica

Um sistema de gestão pode ir muito além de apenas gerenciar a pauta da equipe. Ele é muito importante para obter dados de produtividade, financeiros e de clientes, que podem auxiliar ou ser a fonte principal para as decisões mais estratégicas. 

Entender como usar um sistema de gestão de maneira eficaz pode otimizar processos, melhorar a relação com os clientes e até transformar a cultura da agência.

Gestão de Clientes: retrabalho, gargalos e equipes

Com um sistema, é possível acompanhar o histórico da agência com o cliente, como os jobs e projetos realizados, pedidos de refação, horas trabalhadas, etc.  

Com esses dados, você pode identificar quais clientes costumam demandar mais horas da equipe e em qual etapa do projeto ocorre mais retrabalho. 

Por exemplo, você percebeu que é comum acontecer retrabalho na etapa de redação. Nesse caso, você pode ter dois cenários: é um comportamento que acontece em um cliente/demanda específica, ou costuma acontecer em outras situações. Você pode usar o histórico para identificar qual é o cenário correto e traçar ações para contornar.

É importante discutir com a equipe ou colaborador responsável para entender as razões por trás desse gargalo, se é falta de clareza, conhecimentos técnicos entre outros. Além disso, realizar reuniões de feedback com o cliente é fundamental para identificar os motivos dos reajustes do lado de lá, principalmente se não foram encontradas falhas na equipe interna. Busque entender se há falta de alinhamento das expectativas ou questões relacionadas ao tom de comunicação.

Essa abordagem pode levar a novos alinhamentos ou à implementação de treinamentos para melhorar os pontos críticos e reduzir futuros retrabalhos.

Lucratividade dos Clientes

Identificar quais clientes trazem mais lucro e quais exigem mais esforço da equipe é um dos pontos mais importantes de como usar um sistema de gestão de forma estratégica. 

O sistema vai auxiliar você a perceber, por exemplo, que um cliente gera uma receita pequena, mas consome um tempo excessivo da equipe. Esse tipo de insight permite avaliar a viabilidade de manter esse relacionamento sob as condições atuais. 

Ao cruzar dados de receita, horas dedicadas e retrabalho, você consegue identificar clientes que, embora demandem mais horas, não compensam o esforço em termos de lucro. Isso pode levar a decisões como renegociar contratos ou ajustar o escopo dos serviços prestados.

Entender quais clientes têm um desempenho mais lucrativo pode ajudar sua agência a direcionar suas estratégias de marketing e vendas, priorizando o público/ segmento que oferece maior retorno. Isso não só melhora a rentabilidade, mas também fortalece as relações comerciais, permitindo que sua equipe se concentre nos clientes que mais valorizam os serviços oferecidos.

Uso do Timesheet para Precificação e Reajustes

O uso do timesheet é uma ferramenta poderosa que pode ajudar na precificação de jobs e na realização de reajustes em contratos. É possível acompanhar o tempo que cada projeto demanda, que permite que a sua agência defina preços mais justos, competitivos e que reflita realmente o esforço da sua equipe.

Além disso, ao analisar os dados do timesheet, você pode identificar quais projetos estão consumindo mais horas e se esses custos estão alinhados com a margem de lucro desejada, como comentamos no tópico acima.

O timesheet está muito ligado com a cultura da empresa, por isso é importante que a sua equipe esteja consciente da importância do uso dele para os dados da empresa. Se a sua empresa está na fase de implantar esse recurso, você pode ler o nosso artigo sobre timesheet, ou solicitar uma demonstração guiada do Operand.

Acompanhamento Financeiro

O acompanhamento financeiro e a saúde da sua agência estão totalmente interligados, ter um olhar distante desse KPI, pode ser um fator de risco muito grande. 

Usando o sistema de forma estratégica, você acompanha diferentes circunstâncias, como: 

1. Contratos mensais que geram muitas demandas;
2. Contratos de horas que ultrapassam o combinado;
3. A quantidade de horas retrabalhadas sem cobranças;
4. Atrasos e/ou inadimplências dos seus clientes;
5. Custo de deslocamentos, contas, ferramentas;
6. Contratação de freelancers.

Com esses e outros dados, sua agência pode fazer cruzamento de dados para acompanhar de forma mais próxima como está o equilíbrio entre as receitas geradas e as despesas somadas.

Também ajuda a identificar se a tabela de preços está justa ou se ainda faz sentido ofertar tipos de demandas que podem exigir muito da equipe, sem um retorno financeiro compatível. 

Relatórios: A Importância dos Dados Estruturados

Não podemos falar sobre como usar um sistema de gestão de forma estratégica sem falar dos relatórios, não é mesmo? Eles fornecem uma visão detalhada e estruturada sobre o desempenho da sua equipe, clientes e finanças, permitindo que sua agência tome decisões informadas e estratégicas.

Vamos separar alguns dos relatórios que têm os KPIs mais importantes para a estratégia da agência pelo senso comum. 

Relatórios de Equipe

Quando falamos de relatório para equipes, voltamos em muitos pontos que citamos acima, mas é aqui que os dados começam a se cruzar de forma mais detalhada e centralizada. 

Com os relatórios, você consegue acompanhar por equipe ou de forma individualizada a produtividade dos envolvidos, os apontamentos, o tempo para realizar cada atividade.

Esses tipos de dados vão ajudar em diversos contextos, como entender o tipo de atividade que cada funcionário tem mais ou menos aptidão para desenvolver, assim como o tempo, e retrabalhos, como falamos antes, que vai ajudar a distribuir melhor as atividades futuras.

Relatórios de Clientes e Financeiro

Os relatórios de clientes e financeiro se complementam, oferecendo uma visão abrangente e essencial para a gestão da sua agência. Com esses relatórios, você pode acompanhar lançamentos, jobs, projetos e o custo associado a cada cliente.

Identificar quais clientes têm um custo maior ajuda a avaliar se os preços cobrados são justos em relação à demanda. Além disso, os relatórios financeiros, como o de movimentação por cliente e o fluxo de caixa, são fundamentais para entender a saúde financeira da sua agência. Eles permitem que você visualize a receita gerada por cada cliente e identifique quais são mais lucrativos, além de ajudar na previsão de despesas.

Essas análises são cruciais para garantir a sustentabilidade e o crescimento da sua agência, permitindo tomar decisões informadas sobre onde concentrar esforços e como ajustar contratos.

Desafios Comuns na Acompanhamento Estratégico da Agência

Ao utilizar um sistema de gestão para otimizar a operação da sua agência, é importante estar ciente dos desafios que podem surgir. Aqui estão alguns dos mais comuns:

1. Integração de Dados: Muitas agências enfrentam dificuldades em integrar informações de diferentes fontes, o que pode levar a uma visão fragmentada da performance. Sem uma centralização adequada, a análise de dados torna-se complexa e menos eficaz.
2. Falta de Alinhamento entre Equipes: Em muitas agências, as equipes podem trabalhar de forma isolada, o que dificulta o compartilhamento de informações e a colaboração. Isso pode resultar em retrabalho, prazos não cumpridos e uma comunicação ineficaz.
3. Resistência à Mudança: A implementação de um novo sistema de gestão pode encontrar resistência por parte da equipe, que pode estar acostumada a métodos tradicionais de trabalho. Superar essa resistência é crucial para garantir a adoção bem-sucedida do sistema.
4. Definição de Indicadores de Performance: Muitas agências têm dificuldades em definir quais KPIs (Indicadores-Chave de Performance) são mais relevantes para suas operações. Sem métricas claras, é difícil mensurar o sucesso e identificar áreas que precisam de melhorias.
5. Análise de Dados: A coleta de dados é apenas o primeiro passo; a análise e interpretação deles representam um desafio adicional. Muitas agências não têm processos estabelecidos para transformar dados em insights acionáveis.
6. Gerenciamento do Tempo: O acompanhamento da produtividade da equipe e do tempo gasto em cada projeto pode ser complicado. Sem um controle eficaz, pode haver subestimação ou superestimação do tempo necessário para concluir tarefas, impactando a eficiência.
7. Cultura de Dados: Promover uma cultura de dados dentro da agência é fundamental, mas pode ser desafiador. Isso envolve treinar a equipe para entender a importância dos dados e como usá-los para tomar decisões informadas.
8. Feedback dos Clientes: Integrar o feedback dos clientes no processo de gestão é vital, mas muitas agências falham em realizar isso de maneira consistente. Sem entender as expectativas e percepções dos clientes, fica difícil ajustar processos e serviços.

Por fim….

Entender como usar um sistema de gestão de forma estratégica, sua agência pode transformar dados em decisões informadas, otimizar processos e fortalecer relacionamentos com clientes. 

Conseguimos esclarecer como uma ferramenta auxilia na gestão do dia a dia e potencializa a performance da sua agência? Investir tempo em analisar e aplicar dados vão garantir retorno positivo na operação, seja de dados, histórico ou até mesmo cultural.

Como o Operand facilita a gestão estratégica das agências

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“Conseguimos atender à crescente demanda de mercado, integrando pessoas, áreas e processos de maneira colaborativa. Desde o início da nossa parceria, ampliamos exponencialmente nossa carteira de clientes FEE, o que resultou em um significativo aumento do nosso faturamento mensal.”
Giovani Samujeden – Orange agência