Timesheet de A a Z: o que é, como utilizar, tudo o que você precisa saber

Para ajudá-lo, reunimos neste artigo a definição do conceito e apresentamos outras informações centrais relacionadas ao tema.

Você já ouviu falar do timesheet, mas não sabe muito bem como a ferramenta pode te ajudar? Então, está na página certa.

Caso você já conheça e use a foque sua leitura especialmente nos últimos tópicos. Elaboramos esse post pensando em quem não tem intimidade nenhuma com o assunto e também nos usuários da ferramenta, para ajudá-los no uso do timesheet. Seja como for, vale pesquisar outros artigos sobre produtividade no campo de busca do blog.

Acompanhe a gente na leitura deste artigo para entender o conceito e as vantagens de usar um timesheet  na gestão do tempo e da produtividade.

#1 O que é timesheet?

É uma ferramenta indispensável para equipes de marketing. Ela permite o cálculo da quantidade de tempo que um profissional dedica para concluir uma determinada tarefa.

Sempre que o colaborador iniciar uma nova atividade, ele deve “startar” no sistema ou na planilha, registrando o momento em que iniciou a produção. Ao fim, ele deve pausar o cálculo no sistema, contabilizando o tempo de trabalho dedicado à tarefa.  

Na prática, o timesheet torna a gestão do tempo muito mais simples e prática, fornecendo ao gestor uma visão clara de como os profissionais e a equipe vêm se organizando para fazer as entregas.

A ferramenta gera relatórios que norteiam as tomada de decisão e a precificação dos serviços e jobs. Com isso, o gestor também ganha condições de estabelecer uma relação entre rentabilidade e lucratividade, permitindo, inclusive, inferir quais clientes realmente são interessantes manter. Afinal, será que vale a pena manter um parceiro que paga bem, mas demanda em excesso?

Talvez não. A questão é que uma ferramenta como o timesheet é essencial para você ter essa resposta.

#2 Porque o timesheet é tão importante?

Dentre os desafios de quem trabalha com marketing, uma das maiores dificuldades enfrentadas pelos gestores, segundo o Censo de Agências 2019,  é mensurar a produtividade do time. Como não sabe como cada profissional administra seu tempo, ele fica de “mãos amarradas”. Ou seja, não consegue acompanhar e orientar a equipe, nem distribuir as tarefas de acordo com a capacidade de resposta de cada um.

Com o timesheet, essa falta de precisão e gestão adequada pode ter fim. Voltada para a gestão do tempo, a ferramenta permite aos profissionais fazer o apontamento de horas de duas maneiras:

  • Automática: o colaborador deverá Iniciar e Parar o Timesheet para apontar o tempo dedicado a cada atividade.
  • Reporte manual: o colaborador deverá sinalizar o tempo – horas ou minutos – dispensado para cada tarefa.

Com a ferramenta, todos os membros do time são desafiados a melhorar a gestão do seu tempo e das tarefas. Para avançar, neste sentido, os processos são redefinidos e otimizados, se tornando mais claros e práticos, a integração da equipe melhora, o gestor oferece suporte no momento certo e, consequentemente, a qualidade das entregas dá um salto.

O timesheet também desperta em cada um a vontade de fazer mais e melhor. Os profissionais acompanham a avaliação de desempenho e a produtividade individual. Dessa maneira, sempre que descontentes com a própria performance, eles buscam maneiras de se superar. Ou seja, se movimentam para abraçar novos projetos e demandas, indo além da média de absorção de jobs.

#3 Quais as principais vantagens da ferramenta?

Já deu para ver que o timesheet promete contribuir muito para otimizar a gestão das equipes de marketing. Acima de tudo, um dos principais ganhos, sem dúvida, é a visibilidade sobre o potencial e a produtividade individual e coletiva do time. Todavia, além dessa, existem outras vantagens e benefícios que podem ser sentidos com o uso dessa funcionalidade. Veja, a seguir, alguns dos principais.

1. Demanda sob-medida para cada profissional

Com o uso do timesheet, o gestor tem condições de saber, precisamente, a demanda ideal de trabalho para cada profissional. Dessa maneira, ele delega um conjunto de atividades viável para cada um, respeitando o tempo e a capacidade de resposta dos profissionais, atividades que eles podem completar e não uma infinita pilha de tarefas irrealistas.

Afinal, não adianta direcionar uma lista de tarefas sem fim, ignorando o perfil de cada um. Isso porque quando os profissionais precisam gerenciar uma sobrecarga de trabalho, normalmente eles se sentem frustrados, colocando em dúvida, inclusive, as suas habilidades e competências.

Por isso, vale aproveitar o timesheet para entender a melhor maneira de distribuir projetos e subtarefas, incentivando o time a ser mais produtivo. Consequentemente, os profissionais também se sentem mais satisfeitos em relação ao trabalho, porque estão em uma empresa que conduz a gestão de modo equilibrado e bom para todos.

2. Foco na entrega de resultados

Você já observou que as empresas estão, cada vez mais, voltadas para a conclusão e a entrega de tarefas específicas? Os colaboradores já não precisam, necessariamente, estar no escritório das 8h às 18 horas para serem considerados bons profissionais. O essencial mesmo é que esse colaborador faça as entregas dentro do prazo e com a qualidade esperada.

Para essa nova realidade, o timesheet é a ferramenta ideal. Isso porque ele permite que o gestor visualize a produtividade de cada profissional, o tempo de produção e a qualidade das entregas. Se uma colaboradora não consegue ficar no espaço de trabalho até as 18 horas e precisa sair às 16h30, já tendo feito todas as entregas, não há impeditivo para liberá-la, certo? Afinal, o timesheet assegura que ela é produtiva!  

Portanto, com a ferramenta, dependendo da situação, é perfeitamente possível dispensar a presença física, incentivando a autonomia e, acima de tudo, a eficiência dos profissionais.

3. Avaliação de desempenho objetiva e precisa

Muito se fala sobre a importância de fazer uma avaliação de performance individual tanto para o profissional quanto para a empresa. Porém, nem sempre os critérios aplicados na análise de desempenho são claros. Além disso, muitas vezes, o gestor, mesmo sem querer, se deixa influenciar pela proximidade e afinidade que tem com os colegas ou até mesmo pelo comportamento deles. O fato é que nenhuma dessas variáveis são métricas precisas que possam (e devam) pautar uma avaliação de performance.

Todavia, essa é a contribuição do timesheet: ele fornece medidas objetivas de eficiência, tornando a avaliação um processo muito mais simples e transparente, orientada por critérios claros e precisos. Com o cálculo das horas dedicadas aos projetos e a análise da qualidade das entregas, o desempenho das pessoas fala por si só. Ou seja, como a avaliação não é pautada por aspectos subjetivos só existem duas possibilidades: o profissional é competente e produtivo ou não é. É o timesheet que conta!

4. Previsão de tempo para novos projetos e clientes

Você sabe responder se está com uma demanda adequada para a capacidade do seu time? Ou acredita que ele tem mais trabalho do que pode fazer? Independentemente das observações, muito possivelmente, essas impressões sobre a gestão permanecem no universo abstrato sem que você consiga confirmá-las ou eliminá-las, dada a falta de parâmetros claros. O timesheet traz justamente isso: indicadores sobre a gestão de tempo, a produtividade e o desempenho do seu time.

Dessa maneira, o gestor pode compreender quais recursos – tempo e mão de obra – precisam ser canalizados para entregar cada tipo de projeto. Com os dados da ferramenta, é possível estimar, por exemplo, o tempo e o número de profissionais a serem mobilizados para participar de cada job/tarefa. Muito mais previsibilidade e rentabilidade financeira!

5. Uma série de benefícios para gestores e profissionais

Vale destacar ainda outras vantagens importantes como:

  • Possibilidade de identificar facilmente os profissionais sobrecarregados;
  • Melhoria na distribuição e delegação de tarefas e jobs para os colaboradores;
  • Contabilidade mais apurada de horas extras que podem ser pagas ou convertidas em futuras folgas para os profissionais;
  • Visibilidade dos trabalhos entregues: afinal, o sistema é transparente e mostra quem produziu o que e em qual período.

#4 Como calcular indicadores com o timesheet?

Se o timesheet contribui, de fato, para que o gestor e os profissionais tenham uma visão muito mais clara do uso dos recursos, a questão é: como usar a ferramenta para extrair dados valiosos sobre o modo de organização e produção? A funcionalidade do timesheet permite que o gestor calcule, com mais precisão, indicadores importantes, a exemplo do ROI. Isso porque, com base nos dados registrados, é possível identificar quantos recursos foram canalizados e qual o tempo gasto para cumprir dada tarefa. Esse é o tipo de análise indispensável para você confirmar se está ganhando dinheiro com a sua operação.

Veja, a seguir, quais indicadores podem ser fomentados com um timesheet e entenda a importância de cada um deles.

1. Valor hora/homem

Uma das principais KPIs de equipes, essa é a métrica que indica os esforços de cada profissional para completar uma tarefa. Por isso, é uma das mais usadas para estimar o custo de um projeto.

1 hora por pessoa = trabalho completado em uma hora de esforço sem interrupções para um trabalhador médio.

Para calcular o custo total de cada job/campanha é preciso considerar tarifas horárias diferentes para cada tipo de especialista. Em um projeto, por exemplo, o custo da hora de um redator é diferente da de diretor de arte. Por isso, no cálculo com hora/homem, deve-se  fazer a multiplicação do custo considerando as categorias:

Custo total: (CH1 X HH1) + … + (CHn+HHn)

CH1 é o custo por hora por categoria profissional 1

HH1 é o total de homem-horas estimadas por categoria profissional 1

Ao usar essa métrica e esta fórmula, fica mais fácil, inclusive, precificar do jeito certo. Afinal, se conhece o valor hora por funcionário e o tempo gasto para realizar determinada atividade, saberá exatamente qual é o melhor valor a cobrar por determinado serviço. Ademais, você entende a rentabilidade financeira do setor de forma muito mais clara.

2. Tempo gasto em cada atividade

Além do valor hora/homem, é preciso saber como o seu time está administrando o tempo. O gestor tem o desafio de saber qual o tempo e a energia são canalizados para cada uma dos projetos,  atividades e subtarefas do fluxo de produção.

Neste sentido, o timesheet é a ferramenta mais indicada. Com ele, é possível mensurar as horas dedicadas por cada colaborador para suas tarefas. Assim, o gestor tem uma ferramenta que o ajuda a visualizar e acompanhar o desempenho de cada colaborador e do time. Ou seja, torna-se mais fácil medir o potencial e a capacidade de resposta.

3. Qual a rentabilidade de cada job?

Hoje, no caso de agências, você sabe quais clientes (internos ou externos) são campeões de ajustes? Ou, ainda, qual tipo de peça demanda mais tempo da equipe? Essas dúvidas são recorrentes, não é mesmo? A boa notícia é que com o timesheet esse cenário nebuloso deverá ficar no passado.

Com a ferramenta, é possível fazer a relação valor hora/homem x tempo gasto no job. Desse modo, saberá com precisão como os recursos estão sendo canalizando, tendo condições de fazer um comparativo com os resultados/lucros obtidos. Você tem tudo o que precisa para manter um time produtivo, contribuindo para a lucratividade.

4. Produção em tempo real

Uma das premissas mais básicas do relacionamento com seus clientes (para o caso de agências) e da realização de um trabalho também produtivo (para equipes de marketing) é garantir a entrega dos jobs dentro do prazo acordado. Daí a importância do gestor acompanhar o processo de produção de perto, de preferência em tempo real. Com o timesheet, isso é possível. Uma das telas apresenta ao administrador o cronômetro de cada usuário rodando, o tempo já cumprido e o que falta para concluir a entrega.

Desse modo, você tem condições de acompanhar a produção e intervir, se preciso, para que eliminar possíveis gargalos na gestão de tarefas e otimizar o processo de produção. Tudo para garantir a entrega dentro do prazo, com a qualidade esperada!

5. Comparativo de produtividade

Você já se perguntou se todos os colaboradores estão no mesmo nível? Ou, pelo menos, se eles têm capacidade de resposta/produção semelhante? Provavelmente, sim. Contudo, sem uma ferramenta adequada, é impossível fazer um comparativo de produtividade entre os colaboradores, com informações que ajudam a tomar decisões operacionais.

Já com o timesheet, você tem condições de identificar os profissionais mais produtivos, entendendo, inclusive, em quais tarefas eles têm mais facilidade e velocidade. Ou seja, é a ferramenta necessária para fazer a gestão de equipe e de custos de cada serviço.

Além disso, usando o timesheet você terá condições de analisar sua margem de lucro, cruzando o custo de cada trabalho com o valor recebido por ele ou o impacto obtido com ele.

#5 Na prática, como a ferramenta ajuda na precificação?

Se o timesheet é uma ferramenta tão importante para a correta precificação, como, então, qual é a melhor maneira de relacionar o tempo de trabalho com a precificação final de um job? Simples: é preciso planejar.

Depois de elencar todas as peças/atividades que serão produzidas, você deve estimar as horas de trabalho para cada uma delas.

DICA
Para começar, relacione o profissional indicado para executar uma
tarefa, o tempo médio estimado para sua conclusão e o valor/hora dele.
Assim, você pode calcular o custo operacional gerado por cada serviço.
Ou seja, ao somar o valor  de todos será possível saber precisamente
quanto cobrar para arcar com os custos totais do job. Sabendo disso, você tem mais segurança para estipular uma margem de lucro adequada e
entender o seu limite de concessão de descontos. Isto é, passa a ter todas as informações necessários para ser mais assertivo na precificação e, claro, na gestão.

Ademais, é possível buscar outras opções de planejamento. Uma alternativa é selecionar os profissionais com diferentes perfis hierárquicos ou que tenham um valor/hora mais adequado para um tipo de job. Assim, se você é de uma agência, por exemplo, você pode formular o custo ideal, mantendo a qualidade das entregas para seus clientes.

Depois de precificar, não deixe de acompanhar a execução dos trabalhos. Não adianta nada fazer uma estimativa de horas, se, na prática, os profissionais extrapolam o previsto, certo? Use o recurso de acompanhamento do timesheet dos colaboradores em tempo real para visualizar o andamento das atividades. Para que a precificação faça sentido e o seu lucro seja garantido, o ideal é que o tempo de trabalho fique compatível com o planejado.

#6 Por que e como usar o timesheet?

Também conhecido como time log (registro de tempo) ou time tracker (rastreador de tempo), o timesheet é uma ferramenta de uso individual. Por isso, cada funcionário deve realizar o seu controle de tempo.

Para facilitar, é possível fazer isso usando sistemas ou ou programas de timesheet on-line. Afinal, desse modo a gestão automatizada do tempo torna tudo muito mais prático e transparente. Contudo, embora não seja o ideal, também é possível usar uma planilha em excel de timesheet para o controle local e individual.

Acima de tudo, fundamental mesmo é ter uma ferramenta para verificar o tempo gasto por cada tarefa e, na sequência, fazer diferentes análises sobre a distribuição e uso do tempo por atividades, tanto para equipes de marketing quanto para profissionais que trabalham em agências.

Aqui na Operand, nos esforçamos para oferecer os melhores recursos para a gestão de equipes de marketing. Por isso, o sistema oferece a ferramenta timesheet que, certamente, vai ajudar você a controlar o seu tempo e produtividade de um jeito muito mais simples e assertivo. Veja, a seguir, as principais possibilidades do sistema:

Com o Operand, é possível contabilizar o tempo dedicado às tarefas de diferentes maneiras no sistema. No módulo Jobs, principalmente, em qualquer formato de exibição das peças é possível clicar no botão Iniciar Timesheet, que automaticamente aciona o cronômetro e passa a contar o tempo gasto na produção daquela peça.


Outra possibilidade é fazer o apontamento de horas manual. Desse modo, o usuário indica quanto tempo ele levou naquele job e descreve o que exatamente ele executou naquele momento. Se a peça é um e-mail marketing, ele pode apontar que levou 1 hora para fazer o layout. Em contrapartida, o redator levou 40 minutos para redigir o texto da mesma peça.

Veja: assim você passa a saber exatamente o tempo demandado e o custo de um job.

Na prática, o que você precisa fazer para configurar e usar o timesheet?

1. Configuração no sistema

O primeiro passo é fazer a inclusão de categorias de projetos, documentos e subtarefas no sistema.

Exemplo: Gestão de Mídias Sociais é um projeto. O e-mail marketing é um documento. E as atividades necessárias para entregá-lo são subtarefas.

Por isso, fazer essa definição é tão importante. A categorização inicial é indispensável para tornar a gestão do tempo assertiva, de fato.

2. Incentivar o uso do timesheet pelo time

Feito isso, é hora de fazer do uso do timesheet uma prática diária. Sobretudo, os colaboradores precisam lançar todas as suas atividades, relacionado a uma categoria e projeto com o tempo de duração. Automaticamente, a ferramenta irá somar esses tempos, indicando o total utilizado em cada um deles.

3. Acompanhar a performance dos profissionais

O gestor tem a chance de acompanhar o uso do timesheet em tempo real. Isso porque o sistema exibe os usuários que estão trabalhando naquele momento com o timesheet ativo. Assim, é possível checar o tempo estimado para conclusão da tarefa e o tempo já dedicado pela equipe.

4. Gerar relatórios e melhorar a inteligência do negócio

Por fim, você poderá visualizar relatórios com o tempo gasto por cada atividade por mês e também cada projeto. No Operand, são emitidos dois tipos de relatórios de apontamentos: por usuários e por documentos. Desse modo, é possível buscar, dentre outros dados, todas as refações realizadas no período.

Se a cobrança dos jobs é feita por hora, o relatório do timesheet também é perfeito. Isso porque é possível selecionar o cliente, o mês referência e, assim, ter a soma do número de horas/mês dedicadas a ele. É só apresentar o relatório e fazer a cobrança!

É possível ainda buscar o número de horas gastas para produção de uma peça, a exemplo de um folder, com o detalhamento, inclusive, do tempo gasto para texto, layout e revisão, ou seja, para cada etapa da produção.

O relatório de apontamentos por usuário é completo. Ele apresenta: o nome do funcionário, do cliente, o projeto, a peça, o valor/hora do funcionário, o total de horas apontadas e o valor total dos apontamentos. Para tanto, é necessário cadastrar o valor/hora de cada funcionário.

Já o relatório de apontamentos por cliente também revela o real custo de um projeto, uma vez que o sistema guarda informações como:

  • Cliente;
  • Projeto;
  • Horas estimadas;
  • Horas Apontadas;
  • Valor total dos apontamentos;
  • Valor/ hora média.

Assim, é possível saber quanto custa um projeto e ser mais assertivo na hora de entrar em uma negociação.

#7 O que saber antes de implantar o timesheet?

Embora o timesheet traga uma série de benefícios, é importante que você tenha em mente algumas questões antes de começar a implementação da ferramenta.

Automatização é sempre bem-vinda

O principal insumo do seu time são as horas de trabalho. Portanto, automatização é mais do que necessária. Você precisa medir o tempo e o custo de cada tarefa para confirmar se recebe o suficiente para arcar com os custos e atingir o lucro esperado.

É preciso acreditar na ferramenta

Você, enquanto gestor, precisa entender como o timesheet é poderoso e compartilhar essa visão positiva da ferramenta com a equipe. Caso contrário, a postura deles será de resistência ( e ela vai existir, como veremos a seguir). Esse é um passo essencial para uma implementação de sucesso.

Medição de tempo é diferente de controle

Converse com os membros do seu time e esclareça esse aspecto. Afinal, ninguém gosta de ser observado tão de perto o tempo inteiro, com suas horas contabilizadas, e o desafio de ser ainda mais produtivo. Ou seja, a resistência do time, em alguma medida, é inevitável. Contudo,  o modo como você irá conduzir esse processo é fundamental para o sucesso da implementação.

Ninguém cria nada sem referências

Ao avaliar o tempo que um criativo canalizou para desenvolver as peças de uma campanha, lembre-se que ele dedicou um tempo também para a pesquisa e análise de material de estudo sobre o tema. Afinal, é impossível criar um conceito de campanha sem se dedicar a essa fase. Se preciso, crie essa atividade no timesheet para que os profissionais tenham condições de  contabilizar o tempo dedicado a ela.

Velocidade e qualidade nem sempre andam juntas

Ao implementar a ferramenta, é comum que os gestores tenham a expectativa de ter processos acelerados com a entrega de jobs com a mesma qualidade. Na prática, isso pode não acontecer.  Muitas vezes, o que o timesheet fornece são possibilidades de otimizar os processos ao analisar os dados. Ou seja, não crie a expectativa de que os profissionais irão trabalhar em modo acelerado porque a ferramenta foi implantada.  

Respeite o tempo deles e mantenha o senso analítico voltado para a interpretação dos relatórios. Assim, você evitar qualquer tipo de decisões equivocadas ou sem embasamento. Igualmente, fique atento para não focar apenas na redução do tempo de produção para aumentar os custos. Esse tipo de lógica pode comprometer a qualidade do trabalho que você entrega. Definitivamente, não vale a pena.

O bem-estar dos profissionais também é importante

Sabemos, sim, que um dos objetivos do uso do timesheet é otimizar os processos e melhorar os resultados, inclusive os financeiros. Contudo, é preciso ter em mente que a sua equipe precisa estar de acordo, acompanhar essa implementação e adotar a ferramenta no dia a dia.  Portanto, não deixe de pensar nela. Use o timesheet para identificar os profissionais sobrecarregados, redistribua as tarefas e delegue as demandas de forma sustentável. Além disso, priorize as atividades extras, como happy hours ou cafés coletivos. Assim, você mostra que, além da eficiência operacional, o timesheet vem para agregar qualidade de vida para o time.

Com todos esses aspectos em mente e o alinhamento com a equipe, a implementação pode ser muito mais simples do que você imagina. Planeje e comece!

#8 Implemente a ferramenta

Sabendo de todos os aspectos que precisam estar alinhados antes a implementação, agora é hora de começar, de fato. Veja, a seguir, o passo a passo que sugerimos.

1.Pesquise a melhor solução

Não importa se você vai querer começar com uma planilha ou com uma ferramenta on-line, muito mais prática e eficiente. Você precisa escolher qual solução irá usar para começar a fazer uma gestão adequada do tempo. Os melhores sistemas de gestão, como o Operand, já trazem a ferramenta integrada ao software, o que facilita muito a gestão. Pesquise, experimente, compare, busque referências de usuários e escolha a melhor opção. Dê preferência para ferramentas simples e ágeis, que permitam a atualização de forma rápida e sem burocracias.

2.Explique as vantagens de usar o timesheet

É fundamental apresentar os benefícios da ferramenta para o time. Afinal, o monitoramento do tempo não interessa somente ao gestor, mas ao funcionário também. Isso porque os dados contabilizados pelo timesheet revelam a energia, o esforço e a dedicação canalizadas para a conclusão das tarefas.

Ademais, o profissional tem condições de identificar oportunidades e períodos improdutivos, a fim de melhorar sua performance.

Portanto, ao apresentar a ferramenta, reforce o potencial da equipe, a confiança que você tem nela e as razões que justificam o uso do timesheet tanto para o gestor como também para o time.

3.Treine seu time para começar a contabilizar as horas

Se você optar por uma ferramenta on-line para fazer o apontamento de horas, antes de começar a usá-la é indispensável treinar o time, apresentando as funcionalidades e recursos e esclarecendo dúvidas.

Por mais intuitiva que a ferramenta seja, esse momento é essencial para estimular o uso do modelo timesheet e mostrar que esse é um novo processo que requer o comprometimento de todos para dar certo.

4. Compartilhe os dados obtidos com o timesheet

Para mostrar à equipe a importância da ferramenta, uma das alternativas é compartilhar os relatórios e dados com os profissionais, mostrando como as  informações sobre o apontamento de horas são relevantes para a gestão.

Com essa prática, você pode tornar a gestão muito mais transparente e colaborativa. Dependendo dos dados, é possível convidar o time para pensar em soluções que resolvam gargalos e períodos de improdutividade. Além disso, os relatórios também ajudam a identificar novas oportunidades. Logo, o time vai sentir como a ferramenta faz diferença e simplifica o dia a dia.

#9 Evite o microgerenciamento com o timesheet

Esse é mais um dos benefícios dessa ferramenta. Isso porque um dos erros dos gestores é pecar pelo excesso. Diante da necessidade de controlar todos os processos, normalmente, eles fazem mais do que deveriam e têm dificuldade de delegar tarefas.

Na prática, esse microgerenciamento impacta no crescimento do time, já que não incentiva a autonomia dos profissionais nem abre espaço na agenda do gestor para que ele tenha condições de focar em questões mais estratégicas.

Desse modo, é crucial usar diferentes ferramentas para otimizar o uso de recursos e estimular o crescimento de todos, aumentando, inclusive, a qualidade dos jobs entregues, a retenção dos profissionais e a fidelização dos clientes.

Mas, então, como usar o timesheet para evitar o microgerenciamento? Confira a seguir!

Meça o tempo que você usa para ensinar alguém

Essa é uma das atividades que você pode incluir no timesheet. Embora ela não resulte na entrega de um documento para o cliente, ela faz parte de um processo valioso. Afinal, o tempo investido em treinamento, ou seja, em uma tarefa pontual, é irrisório, se comparado a quantidade de horas que você irá economizar na sua agenda, a longo prazo.

Identifique as tarefas que lhe consomem mais tempo

Com a ferramenta, fica fácil mapear as tarefas que estão te levando a cumprir hora extra ou estender sua jornada nos finais de semana. Aliás, faça o mesmo para os demais membros da equipe. Pense em quais colaboradores podem assumir essas atividades. Será que uma tarefa feita por um redator não pode ser repassada para um estagiário? Além disso, um coordenador administrativo não pode ajudar você na gestão do fluxo de caixa? Desapegue dos processos, valorize o potencial das pessoas e foque nos resultados.

Use os dados do timesheet e do sistema para apresentar o tamanho da responsabilidade

Ao delegar, é importante que o profissional fique sabendo o tempo estimado para a tarefa, o modo de fazê-la e a qualidade esperada. Apresente ao histórico das entregas já feitas e as suas expectativas.

Por isso, invista em uma ferramenta que irá ajudá-lo na gestão de tempo e na delegação de tarefas. Dessa maneira, você prioriza a produtividade, a performance da equipe, a qualidade das entregas e o crescimento de todos, seu, do time e da empresa.

O uso adequado do timesheet permite, ainda, que você saiba quais novos desafios pode lançar para seus colaboradores, desafiando-os e contribuindo para que eles conquistem autoconfiança.

É assim que você pode manter um time mais motivado, focado e feliz, registrando uma diminuição no turnover e conquistando uma performance superior. Outrossim, evitar o microgerenciamento é um dos caminhos para tornar a sua equipe mais produtiva e assertiva, melhorando, inclusive, o posicionamento da marca no mercado.

Ao delegar, lembre-se: mais importante do que fazer como você é entregar um resultado esperado ou até melhor.

#10 Gestão de tempo adequada traz resultados positivos

Como sabemos, o produto dos times de marketing são peças criativas e horas de trabalho entregues em formato de serviços. Por isso, contabilizar o tempo e a energia canalizados para entrega de cada job é fundamental. Impossível ter noção da produtividade individual e do time, bem como da lucratividade, sem uma ferramenta que fornece dados precisos sobre o uso de recursos e as receitas obtidas.

Portanto, apostar em um sistema de gestão completo, como o Operand, com um timesheet integrado, é um passo essencial para otimizar a gestão e aumentar a eficiência operacional.

Acima de tudo, as vantagens de priorizar o apontamento de horas trabalhadas como prática interna são muitas. Isso porque o timesheet impacta na organização, na gestão, na qualidade das entregas, na motivação do time, enfim, no crescimento do setor e da empresa. Veja alguns dos principais benefícios da ferramenta:

Viu, só? As vantagens são muitas! Por isso, vale a pena investir na ferramenta, implementá-la e usá-la no suporte à gestão. Com ela, é possível aperfeiçoar os processos e a atuação do time. Assim, todos saem ganhando: profissionais, gestor, setor e clientes sentem os resultados positivos do apontamento de horas. Afinal, usar o timesheet é administrar com inteligência os recursos mais valiosos que você tem. Não perca mais tempo! Comece a gerenciá-lo hoje mesmo.