As empresas são fortemente impactadas por mudanças, tendências e novidades e, para os gestores, o desafio é manter a equipe capacitada, qualificada e alinhada às boas práticas mesmo com o mundo em constante transformação. Adotar metodologias diferentes também é vital para um gerenciamento inteligente e eficaz. Nesse contexto, o modelo 5W2H é ideal para estruturar um plano de ação e orientar o trabalho dos colaboradores.

Neste artigo, apresentamos a definição dessa metodologia e o passo a passo para e aplicar 5W2H e trazer melhores resultados para a agência. 

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O que é o modelo 5W2H?

O 5W2H é uma ferramenta de gerenciamento que possui diversas vantagens e se destaca principalmente pela facilidade de aplicação.

Com estrutura simples, mas muito eficaz, o modelo 5W2H permite diagnosticar uma situação ou um problema de maneira precisa. Às vezes, também é chamado de “método de questionamento”, já que é estruturado em torno de sete perguntas (O Quê, Quem, Onde, Quando, Como, Quanto, Por quê), que formam uma lista de verificação, composta por sete perguntas usando sete palavras de pergunta.

A ideia principal é eliminar dúvidas sobre como uma atividade será realizada, permitindo uma execução mais clara e simplificada.

Quais são os 5W e 2H?

No modelo 5W2H, o time da agência deve responder a sete perguntas. Confira abaixo:

• O quê: o que precisa ser feito?
• Por quê: por que precisa ser concluído?
• Quem: quem está no comando disso?
• Onde: onde a ação será realizada ou implementada?
• Quando: quando vai começar e terminar?
• Como: como isso deve ser realizado?
• Quanto: quanto vai custar?

As respostas a essas perguntas servem como um guia para definir a conclusão dessas tarefas e evitar desafios imprevistos.

Por que usar o modelo 5W2H no seu negócio?

Na prática, apesar de ter uma estrutura simples, o 5W2H pode ser usado por empresas em diferentes situações, levando a resultados expressivos. Isso porque a ferramenta permite revisar, organizar e planejar as atividades de maneira simples, precisa, transparente e coordenada. 

Como resultado, o modelo 5W2H é um plano de ação recomendado para agências que desejam um crescimento rápido. A ferramenta oferece suporte para o gestor e seu time em várias frentes, como planejamento estratégico, campanhas e projetos.

Quando um plano de ação 5W2H deve ser aplicado?

Um plano de ação 5W2H pode ser aplicado em todas as áreas de uma agência. O método permite que as pessoas visualizem os fatores envolvidos no planejamento e na realização de cada atividade e/ou entrega.

De maneira objetiva, o modelo 5W2H contribui (e muito) para a otimização dos processos de planejamento das tarefas diárias, bem como o desenvolvimento de novos produtos, campanhas de marketing e ações de endomarketing, para citar apenas alguns exemplos.

O modelo de plano de ação 5W2H pode ser aplicado também em contextos que vão além dos negócios, já que seu principal objetivo é otimizar a tomada de decisões e a execução de tarefas.

Quais são os benefícios da ferramenta?

Ainda em dúvida sobre por que você deve usar o modelo 5W2H na gestão do fluxo de demandas da agência? Conheça alguns dos principais benefícios da metodologia.

#1 Facilidade de aplicação

Uma das maiores vantagens do 5W2H é a simplicidade de sua aplicação. Como é uma matriz focada em responder a perguntas objetivas para a execução de uma tarefa, o 5W2H é muito simples de entender e aplicar.

#2 Baixo custo

Entre as vantagens do modelo 5W2H, outro aspecto atraente é o baixo custo de implementação do método. A adesão ao modelo pode ser feita em fases de planejamento sem custos adicionais para as empresas, com o uso de ferramentas simples e acessíveis, como planilhas.

Mesmo em empresas maiores, com um volume mais complexo de atividades, é possível adotar soluções especializadas, que elaboram as matrizes automaticamente matrizes com um baixo custo de implementação.

#3 Aumento da produtividade

Além disso, o 5W2H pode aumentar a produtividade da empresa. Afinal, quando a equipe responde às perguntas, ainda no planejamento, todos avançam na realização das atividades com mais certeza, com menos suscetibilidade a erros. Dessa forma, o gestor valoriza os talentos, direcionando os esforços para tarefas que realmente demandam entrega dos profissionais. 

#4 Otimização de planejamento de recursos

Outro benefício do modelo 5W2H é sua contribuição para a otimização de recursos. Com a lista de perguntas e respostas, gerentes e equipes podem entender melhor a dinâmica de trabalho para cada projeto, atividade ou tarefa que será executada.

Assim, o 5W2H permite um melhor planejamento de quando e como usar cada recurso, estabelecendo o fluxo dos processos de forma mais inteligente, transparente e eficaz.

#5 Melhor cumprimento do prazo

Por fim, o plano de ação 5W2H contribui também para o cumprimento de prazos. Afinal, o modelo define, no estágio de planejamento, em que período de tempo uma tarefa precisa ser feita e exige o comprometimento de todos os envolvidos, para que o prazo predefinido seja cumprido.

Como aplicar 5W2H na prática?

Agora que você sabe o que é 5W2H, é hora de implementar a metodologia na dinâmica da agência.

Para começar, faça uma grade de perguntas e respostas, preenchendo as informações para todas as sete perguntas. Se preferir, conte com a planilha que nós elaboramos. Faça o download do nosso modelo 5W2H! E confira o passo a passo a seguir: 

Em primeiro lugar, veja o exemplo que deixamos na primeira aba. Com ele você pode ter uma ideia de como preencher os campos!

Em seguida, crie uma aba para cada atividade ou projeto, dependendo do número de desdobramentos de novas ações. Para isso, você pode simplesmente duplicar a aba sem preenchimento. Para cada aba, preencha o cabeçalho com as informações básicas do plano de ação:

A planilha 5W2H apresenta as perguntas (o quê, por quê, onde, quem, quando, como e quanto) listadas nas colunas.

Em seguida, as respostas explicativas são colocadas nas linhas seguintes. É importante que os 5W e os 2H sejam respondidos com riqueza de detalhes e clareza. Por último, a planilha apresenta ainda uma coluna de status, que mostra para todos os envolvidos o andamento das atividades.

Assim que o status for mudado para “Finalizado”, a barra de progresso que fica no rodapé irá mudar e te mostrar qual a porcentagem de conclusão do seu plano de ação.

A planilha do modelo 5W2H é um documento valioso, que permite manter tudo bem descrito, para que as informações não gerem dúvidas ou ambiguidades.

Confira a visão completa da planilha: 

Ao compartilhar as informações em um documento disponível na nuvem, o gestor garante que qualquer membro da equipe consulte, em tempo real, as respostas para cada uma das perguntas. Assim, o trabalho se torna mais colaborativo, com uma comunicação ágil e confiável.

Quando os dados do modelo 5W2H estão disponíveis em uma planilha armazenada na nuvem, qualquer alteração feita no plano, é atualizada automaticamente para todos os colaboradores, evitando assim quaisquer erros, confusões e/ou retrabalho. 

5W2H: conheça o modelo do plano de ação

Agora que você já viu todas as vantagens de usar o 5W2H como plano de ação, que tal começar a construir o seu modelo?

Faça download da nossa planilha 5W2H e crie o seu primeiro plano de ação! Depois, nos conte os resultados 😉

Ariadna Straliotto

Jornalista por formação e Especialista em Administração da Comunicação pela Sustentare Escola de Negócios. Apaixonada por pessoas e curiosa, tem a certeza que nasceu para comunicar. Há dez anos, trabalha na área, tendo ampla experiência em comunicação corporativa, inbound marketing e gestão de redes sociais.