6 sinais de que a sua agência está precisando de um sistema de gestão

O dia a dia de uma agência de publicidade costuma ser agitado, com muitas demandas, jobs a serem aprovados, artes que vão e voltam para revisão, além do atendimento aos clientes, que por vezes é impactado pela sua insistência e incompreensão em alguns pontos, dentre tantas outras situações.

A edição mais recente do Censo Agências aponta que apenas 26,76% dos entrevistados conseguem se dedicar exclusivamente para a gestão da agência de publicidade. O estudo revela ainda que os gestores se dedicam a outras atividades como: atendimento, planejamento, financeiro, administrativo, criação e produção.

Ou seja, na maioria das vezes o gestor está assumindo outras tarefas e esquecendo de dar atenção ao gerenciamento da empresa. Por isso, um sistema de gestão pode ser de grande ajuda. Com ele é possível agilizar tarefas que demorariam horas, reduzir gastos e minimizar as chances de erro. 

Além disso, sua agência pode ganhar uma grande vantagem competitiva, já que a tecnologia ajuda você a gerir melhor seu tempo e tomar decisões mais estratégicas. Neste artigo, apresentamos 6 sinais que indicam que está na hora da sua agência adotar um sistema de gestão!

O que é um sistema de gestão?

Explicando de maneira simples, um sistema de gestão nada mais é do que um software inteligente que otimiza as atividades da agência. Por ser uma ferramenta digital, ela torna os processos mais simples, integrados e eficientes.

Ou seja, um sistema de gestão transforma o dia a dia da agência, tornando os processos mais ágeis e permitindo a definição de um fluxo de trabalho muito mais produtivo.

Com a ferramenta, você tem condições de integrar todas as áreas da sua agência em uma única plataforma. Ou seja, assim é possível ter visão total dos processos e acompanhar a performance do time, estimulando uma cultura de trabalho colaborativa e ágil.

Por que usar um sistema de gestão na agência?

O mercado publicitário está em constante crescimento, estima-se que há de 5 a 10 mil micro agências de publicidade no país. Este número representa também os pequenos serviços de consultoria, que se transformaram e passaram a atuar como agências publicitárias.

Com a alta competitividade, investir em tecnologia é o primeiro passo para manter a sustentabilidade e a saúde financeira da agência. Até mesmo porque em um mercado mais dinâmico, quem não se atualiza, inevitavelmente fica para trás.

Sendo assim, adotar um sistema de gestão para sua agência, pode ser de grande ajuda. Afinal, o software centraliza e automatiza uma série de atividades, como: gestão de tempo, criação e controle do banco de dados, acompanhamento de contas, planejamento de fluxo de trabalho, entre tantas outras.

Benefícios

O mundo dos negócios é extremamente competitivo. Por isso, simplificar operações e ter acesso a informações precisas e atualizadas é essencial para o sucesso da agência.

Sendo assim, contar com um sistema de gestão integrado permite que você acompanhe todos os processos, desde o status dos projetos até o desempenho de cada profissional em uma campanha ou job. 

Dentre os benefícios que o sistema de gestão oferece, se destacam os seguintes:

• Aumento da produtividade;
• Redução de custos;
• Aumento da motivação da equipe;
• Mais controle e segurança no armazenamento de dados;
• Maior precisão, com as atualizações de dados em tempo real.

6 sinais que indicam que é o momento de adotar um sistema de gestão

Bom, como sabemos a concorrência no setor publicitário é alta, por isso a agência deve buscar alternativas para se destacar no mercado. E, se ainda restam dúvidas, confira 6 sinais de alerta que indicam que esse é o momento ideal para implementar um sistema de gestão: 

#1 Processos desalinhados e lentos

Com o alto volume de trabalho, é de extrema importância que a equipe esteja alinhada e os projetos sejam planejados em detalhes e executados com rapidez e eficácia.

Se essa não é a realidade da sua agência e parte da equipe perde muito tempo  realizando tarefas manuais, o resultado disso é o atraso na entrega, que impacta diretamente nos lucros e na satisfação do cliente.

Com um sistema de gestão é possível ter maior organização quanto aos prazos de entrega para cada cliente. Assim, a equipe permanece alinhada e evita atrasos. É possível também acompanhar a produtividade de cada colaborador e identificar “gargalos” que podem estar atrapalhando o processo.

#2 Problemas de comunicação com a equipe

Integração é a principal chave para qualquer empresa, principalmente uma agência publicitária. Isso porque ao integrar processos e equipe, o trabalho se torna mais dinâmico e eficiente.

Entretanto, isso só é possível quando a comunicação entre a equipe é estabelecida de forma correta, ou seja, esse processo dá certo quando não há ruídos entre os colaboradores. 

Por exemplo, o atendimento publicitário precisa mostrar uma arte para o cliente aprovar. Entretanto, o arte finalista ainda não enviou o material e o prazo está muito apertado. Isso significa, que a arte chegará para a primeira prova do cliente já depois da data combinada, o que passará uma imagem de desorganização para o cliente.

O sistema de gestão ajuda a melhorar a comunicação da equipe e garantirá que os prazos sejam cumpridos. Isso porque quando os dados são inseridos direto no sistema, todos os integrantes da equipe terão acesso a essas informações.

#3 Dificuldades com o planejamento

Planejamento é essencial para a agência, pois auxilia na organização dos projetos e na definição de prazos. Assim, tanto o cliente quanto a equipe podem se preparar para as entregas.

Porém, se as anotações estão sendo feitas de forma individual por cada atendente, a equipe de criação ficará sem saber o que é desejado pelo cliente e o prazo de entrega esperado. Com isso, o material pode ser entregue depois do prazo e/ou não agradar o cliente.

O sistema de gestão torna o processo mais assertivo e reduz as chances de erros, já que os dados são inseridos diretamente no sistema e toda a equipe de criação tem acesso.

#4 Queda na produtividade e insatisfação dos clientes

Bom, como vimos, a falta de comunicação e planejamento impacta diretamente nas entregas, o que pode deixar os clientes insatisfeitos quanto ao trabalho produzido pela agência.

Quando ele busca a sua empresa para realizar uma campanha, as expectativas são altas, e não supri-las gera um certo desencanto quanto ao trabalho fornecido pela sua agência.

Ao adotar um sistema de gestão, a agência ganha produtividade, já que o sistema integra setores e pessoas, permite automatizar tarefas e otimiza o fluxo de processos. Com isso, o tempo pode ser melhor aproveitado, aumentando a produtividade da equipe.

#6 Custos altos 

O fluxo de caixa apresenta inconsistências e o valor que está saindo é muito alto, isso significa que existe algum problema com o seu planejamento financeiro. E ele pode ser causado por diversos motivos, como: falta de precificação correta, carteira de clientes pequena, projetos que causam mais prejuízo do que lucros, e até mesmo excesso de horas extras.

Com um sistema de gestão tudo fica registrado, logo é muito mais fácil identificar o que está causando prejuízos e buscar alternativas para reverter esse problema.

Como podemos perceber, um sistema de gestão pode auxiliar e muito a sua agência. Investir na solução é uma ótima maneira de aprimorar o gerenciamento das atividades da equipe, aumentando a produtividade e melhorando a qualidade das suas entregas, de ponta a ponta. Com essa abordagem, os indicadores tendem a revelar aumento de lucratividade e o crescimento da agência.

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