Como um sistema de gestão pode impactar na motivação do time

Para os gestores, a missão de gerenciar a agência traz um universo de desafios que abrangem a estrutura, as áreas e o mercado. Mas não só isso. As principais demandas envolvem as pessoas. Fazer um bom processo de seleção, escolher os profissionais certos, promover capacitação e treinamentos e manter uma equipe alinhada e motivada. Ufa! Essas são apenas algumas das atividades que exigem do gestor um tato especial para lidar com os colaboradores.

Afinal, são eles que dão vida aos projetos e jobs que devem ser entregues. Sem dúvida, na realidade da agência, a principal matéria-prima é o recurso humano. Diante de tantos desafios, quais caminhos o gestor pode escolher para potencializar os talentos e manter seu time alinhado ao propósito da agência? Com quais ferramentas ele pode contar? Será que um sistema de gestão pode impactar na motivação do time?

#1 Time-sheet simplifica a gestão do tempo e e motiva time

Na rotina da agência, a falta de um gerenciamento adequado do tempo pelo gestor e pelos profissionais pode levar a equipe a viver em um ritmo acelerado, correndo sempre atrás da máquina. E não só isso: quando o tempo não é bem gerido, a tendência é que a agência se depare com profissionais estressados, doentes e clientes insatisfeitos por conta de jobs atrasados.

De acordo com dados do Censo de Agências 2018, uma das maiores dificuldades de gerenciamento dos gestores é mensurar a produtividade do time, para ajustar as demandas à capacidade de resposta. A sensação mais comum entre os profissionais e os gestores é de que o tempo se esvai e as tarefas apenas se acumulam em um looping sem fim. Mas, calma!

A boa notícia é que com um software de gestão como o Operand você pode ter a noção exata de como os profissionais estão usando o tempo deles. Com a função Timesheet, os colaboradores podem fazer o apontamento de horas de duas maneiras:

#2 Dados armazenados com segurança e histórico dos clientes

Sabemos muito bem que cada cliente é um universo à parte. Por isso, quanto mais conhecermos suas características e preferências, melhor. Para ter o perfil completo de cada um deles, com todos os arquivos e jobs anteriores disponíveis on-line e acessíveis a qualquer hora e em qualquer lugar, o Operand também te ajuda.

Com o sistema, a sua agência tem 2 Gigas de espaço para armazenamento de arquivos, compartilhado entre todos os usuários da sua conta. Assim, todas as informações sobre o cliente e as entregas já feitas ficam disponíveis para consulta, sempre que preciso. Esse recurso é fundamental porque fornece à equipe a possibilidade e acessar o histórico do clientes e consultar referências. Sabendo o que já foi feito, os criativos, por exemplo, podem explorar fórmulas que deram certo ou, então, inovar totalmente propondo um conceito ousado.

E tem mais: esse rico conjunto de dados dos clientes está em um sistema que possui um alto controle de segurança. O Operand é hospedado em um dos maiores servidores cloud do mundo, o Rackspace Cloud. Além disso, a certificação SSL de 128 bits, também utilizada em bancos, garante a proteção dos dados por meio da criptografia.

Para completar, o sistema faz backups diários das informações da sua conta. Sempre que preciso, você também pode gerar o backup (navegável) da sua conta a qualquer momento.

Com as informações dos clientes acessíveis e um histórico de cada marca consolidado no sistema, o trabalho da sua equipe se torna muito mais assertivo. Tendo acesso às informações precisas e seguras sobre o perfil de cada cliente, os profissionais se sentem mais confiantes para criar e propor as melhores ideias e soluções e executá-las na sequência.

Nesse movimento, os dados armazenados no Operand embasam o trabalho do time, que se sente respaldado e motivado para fazer mais e melhor.

#3 Áreas conectadas e time integrado

Dentre tantas, uma das principais vantagens de um sistema de gestão para empresas criativas   é  a possibilidade de concentrar a dinâmica da empresa em uma única plataforma. Ali, as áreas são conectadas, as pessoas envolvidas conversam, interagem e se integram, e as atividades são listas e acompanhadas – do planejamento à entrega. Desse modo, o fluxo de processos segue seu curso quase que naturalmente.

Neste contexto, tudo flui melhor porque o Operand fornece ao gestor e ao time muito mais clareza sobre o modo como os projetos são conduzidos na agência. E mesmo quando qualquer nó é identificado em um processo, desfazê-lo é uma tarefa muito mais simples do que seria sem o software. Suponhamos que um criativo recebeu um briefing incompleto de um cliente novo. Para ele sanar a dúvida, basta consultar no sistema quem fez a prospecção e o atendimento e conversar com o profissional responsável pela conta. Ele irá ajudá-lo, sem dificuldade, porque já teve um contato pessoal com o cliente.

A verdade é que uso de um sistema de gestão on-line facilita a vida dos profissionais e simplifica muito a rotina da agência, porque fornece a visão do todo. Por exemplo: no momento que o profissional de atendimento vai lançar o job para a equipe de arte, ele pode visualizar qual criativo está com a agenda mais livre e, então, direcionar a nova demanda pra ele. Justo não é mesmo? Assim, ninguém fica sobrecarregado.

É essa lógica de planejamento, organização e integração do sistema que passa a orientar a condução dos trabalhos na agência, após a implantação de um sistema. E é justamente por isso que os profissionais se sentem mais motivados! Afinal, as pessoas reconhecem o valor de um ambiente de trabalho leve e coerente, onde se relacionam, conversam e se entendem. É muito melhor quando o trabalho flui em um processo colaborativo, sem complicação, com o compromisso de todos os envolvidos.

Um sistema de gestão pode impactar na motivação do time? O Operand, sim!