Como um sistema de gestão pode impactar na motivação do time

Para os gestores, a missão de gerenciar a agência traz um universo de desafios que abrangem a estrutura, as áreas e o mercado. Mas não só isso. As principais demandas envolvem as pessoas. Fazer um bom processo de seleção, escolher os profissionais certos, promover capacitação e treinamentos e manter uma equipe alinhada e motivada. Ufa! Essas são apenas algumas das atividades que exigem do gestor um tato especial para lidar com os colaboradores.

Afinal, são eles que dão vida aos projetos e jobs que devem ser entregues. Sem dúvida, na realidade da agência, a principal matéria-prima é o recurso humano. Diante de tantos desafios, quais caminhos o gestor pode escolher para potencializar os talentos e manter seu time alinhado ao propósito da agência? Com quais ferramentas ele pode contar? Será que um sistema de gestão pode impactar na motivação do time?

As perguntas são muitas. Para ajudá-lo a encontrar as respostas e impulsionar o desempenho do seu time, apresentamos, a seguir, algumas funcionalidades do sistema de gestão Operand. Elas podem, sim, estimular a sua equipe a se movimentar e fazer entregas cada vez melhores. Confira!

#1 Time-sheet simplifica a gestão do tempo e e motiva time

Na rotina da agência, a falta de um gerenciamento adequado do tempo pelo gestor e pelos profissionais pode levar a equipe a viver em um ritmo acelerado, correndo sempre atrás da máquina. E não só isso: quando o tempo não é bem gerido, a tendência é que a agência se depare com profissionais estressados, doentes e clientes insatisfeitos por conta de jobs atrasados.

De acordo com dados do Censo de Agências 2018, uma das maiores dificuldades de gerenciamento dos gestores é mensurar a produtividade do time, para ajustar as demandas à capacidade de resposta. A sensação mais comum entre os profissionais e os gestores é de que o tempo se esvai e as tarefas apenas se acumulam em um looping sem fim. Mas, calma!

A boa notícia é que com um software de gestão como o Operand você pode ter a noção exata de como os profissionais estão usando o tempo deles. Com a função Timesheet, os colaboradores podem fazer o apontamento de horas de duas maneiras:

  • Automática: o colaborador deverá Iniciar e Parar o Timesheet para apontar o tempo dedicado a cada atividade.
  • Reporte manual: colaborador deverá sinalizar o tempo – horas ou minutos – dispensado para cada tarefa.
O resultado deste tipo de controle? Os colaboradores têm uma noção real da sua capacidade de absorção de demandas. Se insatisfeitos com o  índice de produtividade, eles mesmos tendem a se desafiar para melhorar. Logo, você ganha uma equipe mais animada e produtiva. Viu só? Um sistema de gestão pode impactar na motivação do time e no desempenho da agência !

#2 Dados armazenados com segurança e histórico dos clientes

Sabemos muito bem que cada cliente é um universo à parte. Por isso, quanto mais conhecermos suas características e preferências, melhor. Para ter o perfil completo de cada um deles, com todos os arquivos e jobs anteriores disponíveis on-line e acessíveis a qualquer hora e em qualquer lugar, o Operand também te ajuda.

Com o sistema, a sua agência tem 2 Gigas de espaço para armazenamento de arquivos, compartilhado entre todos os usuários da sua conta. Assim, todas as informações sobre o cliente e as entregas já feitas ficam disponíveis para consulta, sempre que preciso. Esse recurso é fundamental porque fornece à equipe a possibilidade e acessar o histórico do clientes e consultar referências. Sabendo o que já foi feito, os criativos, por exemplo, podem explorar fórmulas que deram certo ou, então, inovar totalmente propondo um conceito ousado.

E tem mais: esse rico conjunto de dados dos clientes está em um sistema que possui um alto controle de segurança. O Operand é hospedado em um dos maiores servidores cloud do mundo, o Rackspace Cloud. Além disso, a certificação SSL de 128 bits, também utilizada em bancos, garante a proteção dos dados por meio da criptografia.

Para completar, o sistema faz backups diários das informações da sua conta. Sempre que preciso, você também pode gerar o backup (navegável) da sua conta a qualquer momento.

Com as informações dos clientes acessíveis e um histórico de cada marca consolidado no sistema, o trabalho da sua equipe se torna muito mais assertivo. Tendo acesso às informações precisas e seguras sobre o perfil de cada cliente, os profissionais se sentem mais confiantes para criar e propor as melhores ideias e soluções e executá-las na sequência.

Nesse movimento, os dados armazenados no Operand embasam o trabalho do time, que se sente respaldado e motivado para fazer mais e melhor.

censo agências 2019

#3 Áreas conectadas e time integrado

Dentre tantas, uma das principais vantagens de um sistema de gestão para empresas criativas   é  a possibilidade de concentrar a dinâmica da empresa em uma única plataforma. Ali, as áreas são conectadas, as pessoas envolvidas conversam, interagem e se integram, e as atividades são listas e acompanhadas – do planejamento à entrega. Desse modo, o fluxo de processos segue seu curso quase que naturalmente.

Neste contexto, tudo flui melhor porque o Operand fornece ao gestor e ao time muito mais clareza sobre o modo como os projetos são conduzidos na agência. E mesmo quando qualquer nó é identificado em um processo, desfazê-lo é uma tarefa muito mais simples do que seria sem o software. Suponhamos que um criativo recebeu um briefing incompleto de um cliente novo. Para ele sanar a dúvida, basta consultar no sistema quem fez a prospecção e o atendimento e conversar com o profissional responsável pela conta. Ele irá ajudá-lo, sem dificuldade, porque já teve um contato pessoal com o cliente.

A verdade é que uso de um sistema de gestão on-line facilita a vida dos profissionais e simplifica muito a rotina da agência, porque fornece a visão do todo. Por exemplo: no momento que o profissional de atendimento vai lançar o job para a equipe de arte, ele pode visualizar qual criativo está com a agenda mais livre e, então, direcionar a nova demanda pra ele. Justo não é mesmo? Assim, ninguém fica sobrecarregado.

É essa lógica de planejamento, organização e integração do sistema que passa a orientar a condução dos trabalhos na agência, após a implantação de um sistema. E é justamente por isso que os profissionais se sentem mais motivados! Afinal, as pessoas reconhecem o valor de um ambiente de trabalho leve e coerente, onde se relacionam, conversam e se entendem. É muito melhor quando o trabalho flui em um processo colaborativo, sem complicação, com o compromisso de todos os envolvidos.

Com um software de gestão tudo começa a se encaixar e fica mais claro para a equipe

Um sistema de gestão pode impactar na motivação do time? O Operand, sim!

Ao implantar o Operand, você proporciona à sua agência uma gestão eficiente e organizada. Logo, o time se sente muito mais motivado. Os diversos módulos de gestão integrados permitem cadastrar clientes, incluir briefing de campanhas, armazenar arquivos de jobs, acompanhar o fluxo de caixa, entre outras funções essenciais.

Todos os recursos simplificam muito o dia da dia dos profissionais. Sempre que bem explorados, eles confirmam que um sistema de gestão pode impactar na motivação do time, sim. E mais: levar a agência a otimizar seus resultados e indicadores, melhorando, inclusive, seu posicionamento no mercado. Com o uso de um bom software todos crescem juntos: profissionais, gestores e clientes. Experimente gratuitamente o Operand!