6 formas de melhorar a comunicação entre agência e cliente

Mesmo diante de um universo de ferramentas de interação, a comunicação entre as pessoas nem sempre é efetiva. Neste cenário, cabe aos gestores de agência, a tarefa de acompanhar e avaliar as interações entre os envolvidos nos processos.  Na maioria das vezes, o maior desafio é pensar em alternativas para melhorar a comunicação entre agência e cliente.  Somente com uma escuta ativa e uma comunicação eficiente é possível garantir mais organização e comprometimento tanto da sua equipe, como do cliente que você está apoiando.

Como gestor, você deve saber quais serviços o cliente precisa, quais são suas expectativas, bem como o que eles acham do atendimento, do ritmo de produção e da qualidade dos trabalhos. Da mesma forma, o seu cliente precisa saber o que sua equipe está desenvolvendo para ele, como é o fluxo de produção e por que algumas opções são escolhidas, enquanto outras são evitadas no desenvolvimento dos jobs.

Para garantir a assertividade da agência, você precisa de uma forte comunicação entre os dois lados, a fim de evitar a infelicidade do seu time e dos seus clientes. A seguir, confira 6 dicas que podem ajudá-lo a incrementar e melhorar a comunicação entre agência e cliente. Inspire-se e desenvolva uma estratégia para manter sua equipe e seus parceiros em sintonia.

1. Invista em relacionamentos duradouros 

Os profissionais que compõem a equipe da agência são cuidadosamente selecionados e aprovados na seleção por um motivo. Ou seja, muito possivelmente eles têm competências e habilidades que se convertem em diferenciais. Para melhorar a comunicação entre agência e cliente, comunique aos seus parceiros as razões pelas quais contratou um profissional. Além de tranquilizá-los, estas informações tendem a desencadear um bom relacionamento quando a primeira reunião é realizada.

O movimento contrário também deve ser feito. Priorize a construção de relacionamentos duradouros com clientes honestos e justos. É uma obrigação driblar qualquer tentativa de intimidação da sua equipe por um cliente ou mesmo de manipulação. Mantenha relações saudáveis com pessoas íntegras. Assim, tudo tende a fluir melhor.

2. Padronize a comunicação entre sua equipe e seus clientes

A padronização dos documentos de comunicação, trocados entre sua equipe e os clientes, é fundamental para simplificar o processo e facilitar o fluxo de informações. A adoção de um padrão agrega valor ao serviço prestado, além de mostrar progresso e fornecer evidências que indicam o alcance das metas e objetivos estratégicos. Você também pode usar um sistema de gestão, ferramenta que permite o compartilhamento de informações com a sua equipe e o cliente, para simplificar estas interações e manter um histórico de todos as movimentações. Esta é uma das principais maneiras de melhorar a comunicação entre agência e cliente.

3. Estabeleça conversas semanais

Para realizar as entregas, alguns profissionais, especialmente do comercial e do atendimento, mantém contato frequente com os clientes via e-mail. Mas, independente do quanto sua equipe se comunica via e-mail, uma chamada semanal regular é fundamental para manter proximidade com os clientes. Desta forma, você pode fazer um balanço da semana anterior e planejar as próximas entregas.

Lembre-se que o e-mail não proporciona uma conversa tão clara. Uma frase, escrita com dada ideia, pode ser lida com outro tom pelo destinatário e, assim, interpretada de outra forma. Ao contrário, uma call abrevia a distância, gera aproximação e tem uma precisão muito maior.

4. Pratique a escuta ativa

Muitas vezes, por conta da correria e da agenda cheia, a nossa tendencia é apenas cumprir o protocolo – falar, apresentar e negociar os próximos passos.  Neste ritmo, esquecemos de observar mais e se colocar à disposição para ouvir. Somente com a escuta ativa você pode compreender as preocupações, pressões e necessidades de um cliente e o impacto destas. Ou seja, melhorar a comunicação entre agência e cliente. Isso pode lhe indicar problemas e dificuldades demandadas pelo cliente, que podem ser resolvidas pela agência. Desta forma, você mostra mais assertividade em suas ações e consegue fidelizá-lo.

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5. Use uma ferramenta de colaboração

A caixa de e-mail das pessoas já está constantemente lotada. Para resolver uma questão, as pessoas não querem várias mensagens. Os clientes desejam praticidade e eficiência. Em vez de apostar no e-mail, invista em uma ferramenta de colaborativa de compartilhamento de arquivos. O Google Drive é uma ótima plataforma para armazenamento de documentos e revisão de arquivos, em tempo real. Tudo visível para todos os envolvidos, acessível de qualquer lugar, em qualquer tempo. Para reuniões de alinhamento a distância, o Google Hangouts e o Skype são ótimas alternativas.

6. Detalhes do perfil dos envolvidos em uma reunião 

Essa estratégia é fundamental para gerar empatia. Afinal, quando alguém é apenas um “número” ou uma “posição”, as pessoas tendem a não se conectar de maneira significativa e, por isso, as interações são mais negativas. Já quando as pessoas se conhecem melhor, elas se identificam, se surpreendem e, às vezes, se solidarizam com o outro. Ou seja, se respeitam mais. Tente fazer um exercício para quebrar o gelo nas reuniões iniciais. Peça que as pessoas compartilhem algo superficial, pessoal e interpessoal. Isso demonstra a importância de relacionamentos e compartilhamentos mais profundos e tende a melhorar a comunicação entre agência e cliente.

Desenvolver uma estratégia para incentivar a interação entre o seu time e os seus parceiros pode ser mais simples do que você imagina. E o melhor: os benefícios são muitos! Logo, você sentirá na prática. As entregas devem ser feitas em menos tempo e o nível de satisfação dos clientes tende a aumentar. Comece hoje mesmo a investir em comunicação e potencialize os resultados da agência.