Novidades do Operand – 2º trimestre

Para aplicar atualizações no Operand, a nossa equipe trabalha incansavelmente buscando entender quais as necessidades dos nossos clientes e quais melhorias fazem sentido para o seu dia a dia.

Conforme comenta Carlos Paulischen , Dev Manager aqui na Operand, “no time de desenvolvimento estamos diariamente discutindo inovação e nos desafiando pela melhor performance e usabilidade para entregar um sistema que trabalhe pelo usuário e não dê mais trabalho a ele”.

Acompanhe a cada trimestre uma nova publicação em nosso blog, assim como esta,  onde reuniremos todas as otimizações do sistema para que você possa ficar por dentro das novidades e entender um pouco melhor cada nova funcionalidade.

E claro, não deixe de enviar seu feedback e nos contar o que achou das novidades. Isso é muito importante para todos nós e especialmente para as equipes que trabalharam, muitas vezes, por meses para entregar a melhor solução.

1. Pauta Timeline em Jobs

Ter uma visão simples e prática de todas as atividades que estão atribuídas a cada membro da equipe em cada dia ou mês pode te ajudar muito a organizar a agenda deles.

Muitas vezes é possível encaixar um job e o gestor da pauta não tem uma ideia clara sobre isso. O contrário também ocorre, às vezes a semana está cheia e não há como adicionar mais nenhuma tarefa. A nova pauta Timeline proporciona essa visão simples e prática.

A timeline tem como inspiração o Gráfico de Gantt. A visão é mensal, todas as colunas correspondem aos dias do mês e as linhas são separadas por usuários.

Visualizando o quanto os dias do mês estão comprometidos com atividades, é mais fácil distribuir atividades sem sobrecarregar ninguém e acertar nos prazos de entrega de um job ou projeto.

Além disso, você pode adicionar um job diretamente na Pauta Timeline, sem precisar sair dessa visualização. Mais agilidade para sua rotina!

Verifique aqui como ativar a Pauta Timeline em sua conta do Operand.

2. Controle de retrabalho a partir do timesheet

Nos tempos atuais fazer uma boa gestão do tempo é fundamental. Muitas empresas não dão a atenção necessária ao retrabalho e podem estar perdendo dinheiro por isso. Por exemplo, pense que seu colaborador é um recurso. Quando uma atividade precisa ser refeita, você deve alocar esse recurso novamente para o mesmo fim.

Ou seja, você terá também um custo duplicado no que diz respeito à custo/hora/homem. Além disso, às vezes, quando existe a necessidade de refação, a equipe até precisa fazer hora extra. Como tempo é dinheiro, você precisa mensurar o tempo investido em retrabalho para agir estrategicamente e diminuir esse índice.

Agora, o Operand tem uma funcionalidade que ajuda a registrar qual atividade é um retrabalho. Veja exatamente como funciona aqui.

3. Repetição válida para data de início e prazo de subtarefas

Já pensou em gerar uma recorrência de forma simples no sistema para criar jobs para cada mês? É possível criar até 50 jobs recorrentes através de uma repetição. A novidade é que agora você não precisa se preocupar tendo que atualizar datas das subtarefas ao gerar uma recorrência de jobs. As subtarefas são atualizadas automaticamente.

Ou seja, todos os job criados, a partir da repetição, seguirão o modelo do job de origem, portanto, serão cópias com todas as informações inseridas inicialmente. As datas das subtarefas também serão atualizadas conforme a repetição definida. Muito mais fácil, não é mesmo?

4. Expandir/esconder itens de um Pedido de Produção ou Cotação/Estimativa de Custos em Produção

Na correria do dia a dia é importante que você tenha acesso exatamente às informações que precisa. Dependendo do caso, qualquer informação extra pode acabar atrapalhando e comprometendo a agilidade. Agora, quando há muitos itens na produção, por exemplo, existe a possibilidade de maximizar e minimizar esses itens. É possível que você faça isso na Cotação/Estimativa de Custos e no Pedido de Produção para que possa visualizar melhor somente o que precisa ver naquele momento. É só clicar em Expandir Tudo ou Esconder Tudo.

Além disso, uma das vantagens de ter essa opção na aba Pedido de Produção é que, ao esconder tudo, é mais fácil visualizar quais dos itens aprovados com algum fornecedor já foram, ou não, enviados para o financeiro.

5. Novas opções de personalização de PI, em Mídia

Pedido de Inserção (PI), Autorização de Inserção (AI) ou Autorização de Veiculação (AV), não importa o nome. Ao criar uma campanha a equipe fica responsável pela negociação de veiculação de uma peça, e, para isso, é necessário gerar esse documento. Porém, cada negociação pode ter as suas particularidades.  Em alguns casos o veículo precisa assinar, em outros não. Para ajustar essas particularidades é só definí-las na personalização da PI. Ficou muito mais simples! Agora você pode personalizar exatamente conforme as necessidades de cada pedido de mídia.

Para isso, é necessário acessar o documento já cadastrado no módulo MÍDIA e depois clicar em Exportar.  Depois, você pode mostrar/ocultar Assinatura, Honorários, Instruções de Faturamento, etc, nos documentos direcionados ao Veículo e também ao Cliente. Após a personalização, basta clicar em Imprimir ou PDF para gerar o documento exatamente como você precisa. Gostou?

6. Reordenar e aprovar itens da Proposta

Há casos em que você cria uma proposta maravilhosa, com várias possibilidades e o cliente acaba aprovando somente parte dela, não é? Nós te entendemos. Quando isso ocorre você não precisa começar tudo do zero, é só esconder os itens que ele não aprovou para enviar a proposta pro financeiro.

Com isso você não perde o histórico do que foi apresentado a ele. E, tudo permanece devidamente registrado!

Também, em alguns casos, é necessário incluir algum item depois que a proposta já foi criada, para fazer uma otimização/ajuste. E, na maioria das vezes os itens precisam seguir uma lógica. Para isso, agora basta reordená-los 🙂

7. Definir data de início em jobs e subtarefas

Saber a prioridade de execução das atividades é essencial para garantir entregas mais assertivas por parte da sua equipe. Ela nunca mais ficará com a sensação de não saber por onde começar.

Ter uma visão clara do início das atividades e não somente do prazo só contribui na missão de melhorar a produtividade. Com a data de início nas atividades fica fácil saber o que executar primeiro.

Para definir a prioridade de execução de um job/subtarefa é possível incluir a data de início na hora de cadastrá-la e/ou de editá-la, mas é necessário primeiro definir o prazo final dessa atividade. Para saber mais acesse a nossa Central de Ajuda.

E aí, o que achou? Gostou das otimizações? Fique sempre à vontade para enviar seus comentários com críticas, sugestões ou elogios. É muito importante sabermos se estamos no caminho certo!