Novidade no Operand: Aprenda como gerenciar o Retrabalho

Um dos grandes desafios dos gestores é encontrar formas de melhorar a produtividade e reduzir custos desnecessários. Por isso, estar atento ao tempo que a equipe está gastando com refação e gerenciar o retrabalho é fundamental.

Pensando nisso, iremos abordar neste post o conceito de retrabalho, a importância de gerenciá-lo e como o Operand pode te ajudar nessa missão, em um passo a passo completo. Vamos lá?

1. O que é refação/retrabalho?

De forma simples, é o ato de corrigir tarefas que deveriam ter sido entregues 100% finalizadas. Quando ocorre algum pedido de alteração ou erro de execução, ou até mesmo o briefing não foi compreendido completamente pela equipe que ficou responsável pela tarefa. Em muitos casos, uma tarefa pode precisar de ajustes devido à mudanças repentinas e, em alguns casos, terá de ser completamente refeita.

2. A importância e dicas para gerenciar o retrabalho

Muitas empresas não dão a atenção necessária ao retrabalho e podem estar perdendo dinheiro por isso. Por exemplo, pense que seu colaborador é um recurso. Quando uma atividade precisa ser refeita, você deve alocar esse recurso novamente para o mesmo fim. Ou seja, você terá também um custo duplicado no que diz respeito à custo/hora/homem. Além disso, às vezes, quando existe a necessidade de refação, a equipe até precisa fazer hora extra. Veja a seguir algumas dicas para fazer uma boa gestão nestes casos.

Comece pelo planejamento e produza um bom briefing

Deixar claro para o time cada tarefa que deve ser executada, qual o objetivo e também os prazos é o primeiro passo para manter tudo organizado e todos na mesma página. Se a sua equipe não compreende totalmente o que precisa ser elaborado, as chances de refação/retrabalho aumentam.

Identifique as principais causas do retrabalho

Saiba exatamente o que está causando a necessidade de ajustes/alterações. Por exemplo, se você identificar que a equipe não entendeu completamente o que devia ser feito, já sabe que tem que melhorar a comunicação e o briefing que foi criado. Ou, se você identificar que um colaborador está com falta de foco em determinada tarefa, fica muito mais simples pensar em ações para corrigir esse problema. Falta de tempo para executar a tarefa e muitas interrupções também são fatores que podem influenciar.

Organize os fluxos de trabalho

Organização é tudo! Tarefas que são executadas de forma desordenada não são eficazes e acabam demandando maior tempo da equipe, aumentando, assim, as chances de falhas.

A padronização dos processos permite que você possa integrar e centralizar as pessoas, suas equipes e informações da empresa, aumentando a eficiência e reduzindo o retrabalho. Ou seja, fazer um mapeamento dos fluxos de trabalho também permitirá, que você, como gestor, possa identificar o que poderá poupar, reduzir, sem comprometer a capacidade produtiva. Além claro, de ser mais simples gerenciar a quantidade de retrabalho.

Delegue tarefas e responsáveis nos jobs

Já falamos aqui da importância da sua equipe saber exatamente o que precisa executar. Deixar claro quem é responsável por cada tarefa é fundamental, isso vai contribuir para a otimização da produtividade.

Quando você conta com um sistema de gestão completo, que te permite delegar as atividades e envolver uma equipe para engajar em prol de um mesmo objetivo ou projeto, a visão de cada um fica muito mais clara e tudo será conduzido com mais fluidez. Sem contar que ele permite, que você, além de delegar, possa acompanhar todo o processo.

Limite as alterações e estabeleça um custo por elas

Essa dica é válida para quem está envolvido no mundo das agências. Normalmente, o formato de cobrança mais utilizado é o fee mensal, assim como apontaram a maioria dos gestores na última edição da Pesquisa Censo Agências. Entretanto, independentemente deste formato, você pode estabelecer e limitar no contrato a quantidade de alterações a serem feitas em cada job.

Para compreender qual valor pode ser cobrado, o timesheet pode ser seu grande aliado. Cada alteração em um job sempre envolve tempo de trabalho dos colaboradores de sua agência, como mencionado anteriormente.

Diante disso, é essencial que você saiba se as despesas já não estão mais cobrindo o lucro do job, para então, calcular o tempo de trabalho de cada colaborador.

Otimize a comunicação da equipe

É importante que a equipe compreenda todo o fluxo de trabalho, não somente a parte que lhe diz respeito, ou seja, que cada um possa entender todo o caminho de uma atividade. Certifique-se que as informações fornecidas não dão espaço para duplas interpretações.

Faça com que o time compreenda que pequenas atividades representam um total do resultado maior que vocês desejam alcançar, e, por mais pequenas que pareçam, entendam que devem ser executadas com excelência.

As ferramentas de gestão ajudam muito neste sentido, é possível promover a integração de todas as áreas da empresa, quando uma delas terminou uma atividade, imediatamente a área que precisa executar a próxima, já poderá receber uma notificação e o trabalho torna-se mais ágil.

3. Como fazer no Operand?

Iremos te mostrar a seguir, como o processo de gerenciamento do retrabalho pode ser bem simples com o Operand. Vamos lá!

1º Passo: Lance a necessidade de refação em um job

Lance uma subtarefa dentro do job, colocando no início da descrição uma sigla como RT. Você precisa padronizar isso para todas as subtarefas que representem uma refação/retrabalho. Assim, fica visualmente mais fácil de quem estiver trabalhando no job ou fazendo o acompanhamento identificar que determinada tarefa refere-se à uma necessidade de refação. Além disso, você pode numerar a subtarefa, caso tenha a necessidade de mais uma mudança, é só incluir a próxima numeração. Veja:

Exemplo de subtarefa na primeira necessidade de mudança: RT 01: Ajustar cor de fundo. Exemplo de subtarefa na segunda necessidade de mudança: RT 02: Ajustar novamente a de cor de fundo (ou qualquer outra mudança necessária).

O job deverá ser realocado no status correspondente ao responsável pela alteração, por exemplo: redação/conteúdo, criação, etc. Não indicamos que seja criado um status de Refação, pois o ajuste sempre estará atrelado à uma etapa do processo que já existe.

2º Passo: Depois coloque no briefing mais informações

O briefing serve para que você detalhe tudo sobre a mudança que precisa ser feita. Muitas vezes você precisa adicionar referências e mais informações para quem irá executar os ajustes. Portanto, este é o campo ideal.

Exemplo: RT 01: alterar a cor para uma cor mais clara e que combine com a identidade visual.

3º Passo: Faça o apontamento de timesheet

Oriente a sua equipe para colocar uma descrição no apontamento do timesheet do que foi executado, pois, com a função de retrabalho do Operand se tornará muito simples você avaliar depois quanto tempo foi dedicado à refação.

Ao salvá-lo basta clicar em Adicionar descrição e informar o que estava sendo feito naquele período para deixar tudo registrado e depois marcar a opção Retrabalho.

Caso você já tenha feito algum apontamento como horas normais e queira alterar para Retrabalho, é possível. Ao clicar sobre o RT, que sinaliza refação, ou sobre o N, que sinaliza horas normais, você faz a troca rapidamente.

Após o apontamento feito e concluída a subtarefa, dê sequência nas próximas etapas do job: aprovação interna, aprovação cliente, etc.

4º Passo: Analise quanto tempo sua equipe investiu em retrabalho

Com os apontamentos de horas devidamente registrados pela sua equipe e sinalizados como retrabalho você pode analisar as informações.

Nos relatórios Timesheet, Apontamentos por Usuário e Apontamentos por Cliente basta usar o filtro para identificar quanto tempo foi investido em retrabalho.

Na visão resumida do relatório Timesheet existe um gráfico para a visualização mais clara, e rápida, de quanto tempo foi investido em Retrabalho (RT) e em Horas Normais (N).

Ao ter acesso à essas informações, você pode pensar em ações para lidar com os retrabalhos e adotar práticas que melhorem a produtividade.

Para mais informações acesse a nossa Central de Ajuda.

Além disso, com as medidas aqui sugeridas, você irá aumentar a efetividade dos jobs e projetos e melhorar a eficiência operacional da empresa. Por outro lado, o clima da equipe também sofrerá mudanças positivas, pois ela irá ficar mais disposta e motivada com menos trabalho para refazer. Afinal, focar em coisas novas é sempre mais desafiador!