Como centralizar a gestão de projetos na agência: o caso de sucesso da LZ Marketing com o Operand

Para centralizar a gestão de projetos da agência, a LZ Marketing migrou sua operação de uma ferramenta voltada totalmente para produção gráfica e mídia offline, para o Operand, software focado em gestão de projetos para agências, que proporcionou total integração entre os times e agilidade necessária para sustentar sua expansão para entregas 360 graus.

Antes concentrada na produção de campanhas offline, a LZ Marketing viu sua operação digital crescer e exigir um novo nível de integração entre os times. Para entender como essa mudança aconteceu na prática, conversamos com Gislaine Curvelo, Head de Operações e Renata Carneiro, Head de Gestão de Projetos.

Quem é a LZ Marketing e qual era o desafio da agência antes de implantar o Operand

A LZ Marketing é uma agência que atua desde 2002 com marketing e comunicação focados no comercial, e o seu objetivo é transformar desafios de negócio em estratégias, comunicação e ações que geram resultados. Com forte atuação no mercado imobiliário, já trabalhou com cerca de 1.200 construtoras, incorporadoras e loteadoras, além de empresas de diferentes segmentos.

Os principais desafios da agência antes de implantar o Operand eram a falta de visão por esteiras, o trabalho fragmentado e pouco visual, processos manuais e burocráticos e diversos gargalos de prazos e atendimento.

Antes da adoção do Operand, a LZ Marketing usou a mesma ferramenta de gestão por 15 anos. Essa ferramenta era focada em produção gráfica e mídia e não tinha funcionalidades pensadas para centralizar a gestão de projetos. Como a LZ atuava predominantemente como agência offline nesse período, esse ponto ainda não era um problema.

Porém, à medida que a operação digital da agência cresceu, a falta de flexibilidade da ferramenta anterior pesou: não era possível trabalhar em múltiplas abas, não havia organização por esteiras e a interface não era nada intuitiva. Além disso, o suporte técnico também era um gargalo. O atendimento dependia de uma única pessoa, por telefone fixo, e podia levar dias para responder, algo incompatível com o ritmo de crescimento da agência.

Diante disso, a LZ marketing fez um benchmark com outras agências para entender quais plataformas de gestão de projetos as agências usavam, avaliou algumas opções do mercado e descobriu o Operand.

Os fatores decisivos para a contratação do Operand na LZ Marketing foram a organização por esteiras e a possibilidade de integrar os times em um ambiente único, para centralizar a gestão de projetos, exatamente o que faltava para sustentar a expansão da LZ rumo a uma entrega 360 graus.

Operand na prática: o que mudou na rotina da LZ Marketing

A principal mudança na rotina da agência LZ Marketing foi a organização por esteiras, fator mencionado por Gislaine e Renata, que apontaram que esse foi o primeiro ganho realmente sentido no dia a dia, em contraste com o trabalho super fragmentado e pouco visual da ferramenta anterior.

Ganhos da LZ Marketing ao contratar o Operand:

• Templates com tarefas padrão: criados pela própria equipe de gestão de projetos, eliminam a necessidade de montar cada tarefa manualmente a cada novo job.
• Salvamento automático: depois de anos convivendo com perdas de trabalho na ferramenta anterior, a ponto de a equipe preferir redigir briefings primeiro em editores de texto, por segurança, essa passou a ser uma das funcionalidades mais valorizadas.
• Plataforma intuitiva: encontrar informações deixou de ser, nas palavras da equipe, “uma peleja”.
• Painel de acompanhamento de prazos e responsáveis: hoje gestores conseguem visualizar em que etapa cada job está e identificar gargalos sem depender de cobrança individual ou de relatórios manuais desatualizados.
• Fluxo integrado entre criação e mídia: importante porque o crescimento digital da LZ passou a gerar demandas cruzadas entre offline e digital;
• Centralizar a gestão de projetos: ter uma visão centralizada aproximou times que antes conversavam pouco entre si.

O suporte também mudou: hoje a LZ conta com atendimento via chat e acompanhamento de Customer Success, o que contrasta diretamente com a dependência de uma única pessoa por telefone da ferramenta anterior. Além disso, as sugestões de melhoria levantadas pela equipe da LZ Marketing em reuniões de acompanhamento já entraram no radar de atualizações do Operand.

Como foi a implantação do Operand

Para estruturar a implantação do Operand, Gislaine e Renata formaram um comitê interno com pessoas do time que já tinham experiência prévia com a plataforma Operand em outras agências, incluindo o Head de Criação. A lógica era simples: em vez de esperar pelo fim do treinamento, a LZ aproveitou o conhecimento interno que várias pessoas do time já traziam de outras experiências.

O comitê também foi responsável por construir o que a equipe chama de “DNA da LZ” dentro do Operand: a plataforma foi configurada para se aproximar da lógica de outras ferramentas internas já conhecidas pelo time, incluindo práticas como registrar o número do projeto e o link do Drive correspondente diretamente nos anexos de cada job.

“O Operand não é engessado, você não tem que seguir uma regra, e pronto, acabou. O Operand ter flexibilidade ajuda muito. E aí fomos reunindo a experiência de um, a expectativa de outro, listando os pontos importantes e os pontos de atenção. E conseguimos estruturar a plataforma de um olhar muito LZ.”

Renata Carneiro, Head de Gestão de projetos da LZ Marketing

A implantação foi conduzida por Gislaine, com acompanhamento de ponta a ponta de uma consultora de implantação do Operand. O processo foi escalonado: a LZ Marketing manteve a ferramenta anterior rodando em paralelo por um período, até que a transição estivesse consolidada, evitando uma virada abrupta para toda a equipe.

A migração de dados teve um custo: a ferramenta anterior não gerava um backup funcional, o que levou a algumas perdas de histórico, principalmente em briefings de produção gráfica e mídia, sendo necessário resgatar e refazer parte do material, com apoio do próprio time do Operand na extração dos dados de clientes.

Como em qualquer mudança de ferramenta, houve uma pequena resistência inicial, principalmente entre colaboradores mais antigos, habituados a um fluxo de trabalho individual. A LZ solucionou essa resistência com campanhas internas de engajamento e envolvimento direto das lideranças, além de ajustes colaborativos no processo, como a inclusão de uma etapa de revisão na esteira, sugerida pela própria equipe. Mesmo o time de criação, historicamente mais resistente a sistemas de gestão, passou a descrever o fluxo do Operand como dinâmico, sem “travar” o ritmo da produção.

Resultado e depoimento final da LZ Marketing

Segundo Gislaine e Renata, os ganhos qualitativos apontados pela equipe, além de ser possível centralizar a gestão de projetos da agência, incluem um melhor clima de trabalho e menos estresse no fluxo: não perder histórico de briefing nem dados salvos reduziu significativamente o retrabalho do dia a dia.

Do lado quantitativo, a produtividade da equipe aumentou à medida que caiu o tempo gasto com a burocracia do próprio sistema, e a taxa de cumprimento de prazos subiu. Com mais clareza sobre a esteira e as prioridades, a equipe passou a se autogerenciar melhor e reduziu o tempo gasto em reuniões de status para mais tempo de execução.

“O meu conselho é: não tenham medo da mudança. Por mais que dê um frio na barriga sair de uma ferramenta de 15 anos, o ganho em eficiência, segurança e organização compensa cada dia de adaptação. Montem um comitê interno, envolvam a equipe e contem com o suporte da implantação.”

Gislaine Curvelo, Head de Operações da LZ Marketing

“Escutem a equipe operacional. Quando as pessoas percebem que a nova ferramenta foi escolhida para facilitar o dia a dia delas e não para vigiá-las ou dificultar, a adesão é rápida. O Operand se tornou essencial pra gente.”

Renata Carneiro, Head de Gestão de Projetos da LZ Marketing

Perguntas Frequentes

Por que a LZ Marketing escolheu o Operand?

A ferramenta anterior era focada em produção gráfica e mídia offline e não acompanhou o crescimento da operação digital da agência, por isso a escolha pelo Operand, que ajuda a centralizar a gestão de projetos na agência.

Quais foram os principais ganhos da LZ Marketing com o Operand?

Organização por esteiras, templates de tarefas, salvamento automático e um painel único para acompanhar prazos e responsáveis.

Como foi a implantação do Operand na LZ Marketing?

A LZ formou um comitê interno com colaboradores que já conheciam a plataforma e contou com uma consultora de implantação de ponta a ponta oferecida pelo Operand.

Como é o suporte do Operand se comparado à ferramenta anterior da LZ Marketing?

Hoje no Operand a agência conta com atendimento via chat e acompanhamento de Customer Success do Operand, substituindo a dependência de uma única pessoa por telefone.

Qual foi o resultado prático da adoção do Operand na rotina da LZ Marketing?

A equipe ganhou produtividade, reduziu o tempo em reuniões de status e aumentou a taxa de cumprimento de prazos, com menos retrabalho no dia a dia.