A gestão de uma agência depende da observação de um conjunto de variáveis, que nem sempre são fáceis de serem geridas. Por isso, ter um planejamento consistente é fundamental para o sucesso. Como já advertia Benjamin Franklin, “falhar em planejar é planejar falhar”.

Sendo assim, para manter a operação da agência ágil, produtiva e eficiente, é importante aprender como fazer um plano de ação para potencializar os resultados do seu time.

Neste artigo, mostramos o que é um plano de ação e como você pode usar na gestão dos processos da agência.

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O que é um plano de ação assertivo?

Um plano de ação é uma lista específica de tarefas para atingir um determinado objetivo. É tido como uma estratégia proposta para executar um projeto específico para atingir uma meta específica ou geral de forma eficaz e eficiente. 

Na prática, para saber como fazer um plano de ação é importante ter em mente que o documento deve descrever as etapas a serem seguidas. O plano de ação permite desdobrar a meta principal em tarefas menores e gerenciáveis, ajudando a manter a organização, o foco e a motivação dos profissionais envolvidos.

Um plano de ação é um instrumento fundamental para deixar o planejamento estratégico mais organizado e consistente, otimizando a gestão de projetos e fornecendo maior nível de eficácia e eficiência para o fluxo de trabalho da agência.

Quais são os elementos de um plano de ação?

Para saber como fazer um plano de ação, você precisa antes conhecer os seus principais componentes: 

• Uma descrição bem definida do objetivo a ser alcançado;
• Tarefas/etapas que precisam ser realizadas para atingir a meta;
• Pessoas responsáveis por cada tarefa;
• Prazos para conclusão;
• Recursos necessários para os entregáveis;
• Métricas e indicadores para avaliar o progresso. 

Quem busca aprender como fazer um plano de ação deve saber que essa é uma ótima forma de concentrar tudo o que precisa ser feito em um único local, visível para todos e fácil de acompanhar o progresso.

Vale destacar ainda que um plano de ação não é imutável. À medida que a agência cresce e as circunstâncias mudam, é preciso revisitar e fazer ajustes para atender às necessidades mais recentes.

Um plano de ação bem elaborado normalmente engloba vários elementos. Veja os principais:

Objetivo

É o resultado que você pretende alcançar. Por isso, é importante que seja claro e preciso. Este é o “destino” que sua equipe busca alcançar. Daí a importância de defini-lo de uma forma que não deixe espaço para ambiguidades. Frequentemente, a estrutura SMART (Específica, Mensurável, Atingível, Relevante, Limitada no Tempo) é usada para enquadrar esses objetivos.

Etapas ou Tarefas

Com a meta definida, o próximo passo é dividi-la em etapas ou tarefas menores e gerenciáveis. Cada tarefa deve ser simples e viável, contribuindo diretamente para a obtenção do objetivo final. Por exemplo, quando você divide um grande projeto em vários planos de ação com finalidades específicas e gerenciáveis, isso aumenta o engajamento dos profissionais e mantém o time no caminho do sucesso.

Recursos 

Para cada tarefa, você também deve identificar os recursos necessários. Estes podem ser recursos físicos, como equipamentos ou materiais, ou recursos humanos, como habilidades específicas ou pessoas. Ao identificá-los antecipadamente, é possível planejar melhor e mitigar possíveis gargalos.

Cronograma

Também é crucial definir um cronograma para cada tarefa, que inclua uma data de início e término. Dessa forma, você incute um senso de urgência que movimenta a equipe e ainda ajuda a acompanhar o progresso ao longo do tempo. Um cronograma bem definido também pode evitar que as tarefas se sobreponham ou entrem em conflito.

Atribuição de responsabilidade

Cada tarefa precisa de uma pessoa ou equipe responsável para acompanhar a condução dos trabalhos até a conclusão. Definir isso garante responsabilidade e evita que as tarefas sejam negligenciadas.

Plano de contingência

Mesmo com um planejamento consistente, sabendo como fazer um plano de ação, imprevistos podem surgir. Por isso, é importante ter um plano de contingência que prepare você para tais cenários, garantindo que seu plano de ação permaneça robusto e flexível.

Acompanhamento e avaliação

Um aspecto importante de um plano de ação é acompanhar o progresso e avaliar os resultados. Esta etapa é essencial, pois permite que você ajuste seu plano conforme necessário, com base no desempenho de cada tarefa ou na mudança das circunstâncias.

Como fazer um plano de ação, na prática

Para aprender como fazer um plano de ação, você pode usar o método 5W2H, que simplifica as diretrizes envolvidas em cada fase do plano de ação a que se propõe.

Basicamente, o método 5W2H é representado pelos números e letras da sigla, que resulta da união entre 5W (what – why – who – where – when) e 2H (how – how much).

O plano de ação deve responder estas questões:

• O quê?
• Por quê? 
• Onde?
• Quando?
• Quem?
• Como?
• Quanto?

Confira abaixo uma tabela 5W2H simplificada que explica a proposta de cada uma das questões, na ordem em que devem ser analisadas:

O quê?	O que será feito?	Ação, etapas e descrição
Por quê?	Por que será feito?	Justificação e razão
Onde?	Onde será feito?	Localização
Quando?	Quando isso será feito?	Tempo, datas, prazos
Quem?	Por quem será feito?	Responsabilidade pela ação
Como?	Como será feito?	Método, processo
Quanto?	Quanto vai custar para fazer?	Custo ou despesas envolvidas

Como vimos, cada passo da matriz 5W2H refere-se a uma pergunta diferente, e a resposta para cada pergunta é o gatilho para a próxima. A estrutura ajuda a organizar as atividades com praticidade e eficiência.

Como fazer um plano de ação: exemplo prático Imagine que você precisa adquirir novos móveis para o escritório da agência. Vamos traçar um plano de ação para que o profissional saiba o que fazer: O quê? Obtenha cotações para 10 novas escrivaninhas de, no mínimo, 3 vendedores diferentes. Por quê? As mesas atuais não são modernas nem ergonômicas, deixando o ambiente da agência com um ar obsoleto e oferecendo risco para a saúde dos profissionais. Onde? Departamento de finanças. Quando?  Até outubro. Quem? Gestor Financeiro Como?  Negocie com fornecedores já cadastrados. Quanto? No máximo 5% do orçamento anual de investimentos e melhorias. Como o exemplo mostra, o plano de ação indica o que o profissional deve fazer, incluindo prazos, escopo, justificativa e todos os detalhes. Ao criar o seu plano de ação, o ideal é usar uma tabela, um formulário 5W2H, com todas as respostas das perguntas e os responsáveis pela ação. Esse detalhamento é importante porque permite que todos os envolvidos saibam exatamente o que devem fazer e em qual prazo.

Afinal, por que gestores de agência devem ter um plano de ação? 

Existem várias boas razões para você, gestor de agência, investir em um plano de ação. Listamos, a seguir, alguns dos principais ganhos com esse tipo de ferramenta:

#1 Clareza de propósito

Um plano de ação permite que todos os profissionais da agência saibam exatamente o que precisam realizar, de modo que possam se manter focados e produtivos. Defina as atividades a serem executadas e deixe as expectativas de desempenho claras. Assim, todos ficam cientes da soma de esforços para o alcance dos resultados. 

#2 Resultados mensuráveis

Ter metas específicas e um cronograma ajuda você a acompanhar seu progresso, ver o que está funcionando e ajustar os planos quando necessário. Defina métricas que permitam avaliar a qualidade dos entregáveis.

#3 Metas atingíveis

Saber como fazer um plano de ação garante que você não se depare com o fracasso ao definir objetivos irrealistas. Descreva as etapas para o sucesso em entregas viáveis e gerenciáveis.

#4 Uso eficaz de recursos 

Um plano de ação ajuda a priorizar tarefas e recursos para que você possa obter o melhor retorno sobre o investimento (ROI). Na gestão de estratégias e campanhas publicitárias, o uso inteligente de recursos é vital para a sustentabilidade financeira da agência. 

#5 Maior responsabilidade

Ao definir claramente papéis, responsabilidades, prazos e expectativas, todos os envolvidos passam a se sentir mais responsáveis ​​por suas tarefas e pelo sucesso dos projetos da agência.

Plano de ação: 6 diferentes tipos de planos

Agora que você já conhece o conceito e sabe como fazer um plano de ação, é hora de conhecer os diferentes tipos. Para cada demanda, um modelo específico pode ser usado:

1. Plano de ação estratégico: descreve as metas e os objetivos de longo prazo de uma agência e as ações que serão tomadas para alcançá-los. Normalmente, abrange um período de vários anos e inclui estratégias e iniciativas de alto nível.
2. Plano de ação operacional: se concentra nas operações do dia-a-dia da agência, delineando as ações que serão tomadas para atingir metas e objetivos de curto prazo. Normalmente, abrange um período de um ano ou menos e inclui ações e cronogramas específicos.
3. Plano de ação do projeto: é usado para projetos individuais e descreve as ações que serão tomadas para atingir metas e objetivos específicos do projeto. Inclui uma divisão detalhada de tarefas, cronogramas e responsabilidades.
4. Plano de ação de vendas: foca nas ações que serão tomadas para aumentar as vendas e o faturamento. Inclui estratégias específicas de marketing, vendas e atendimento ao cliente.
5. Plano de ação de marketing: descreve as ações que serão realizadas para promover um produto ou serviço e aumentar o conhecimento da marca. Inclui estratégias para publicidade, mídia social, relações-públicas e outras ações de marketing.
6. Plano de ação de gerenciamento de crise: descreve as ações que serão tomadas em caso de crise, como um desastre natural ou violação de segurança. Inclui protocolos específicos para comunicação, evacuação e outros procedimentos de emergência.

Na realidade do setor publicitário, saber como fazer um plano de ação é muito importante para manter a agência lucrativa e gerando resultados. Mas para chegar até ele é preciso antes mapear suas forças e fraquezas e também fazer um planejamento prévio. Se precisar de template, temos um kit pronto bem aqui 😉 Bons negócios!