Metodologia SMART: passo a passo de como aplicar

Sem objetivos concretos, você está apenas atirando no escuro tentando acertar. Para  conduzir a gestão da agência com eficácia e alcançar resultados concretos e positivos, a metodologia SMART é altamente recomendada. Ela ajuda a direcionar os esforços para cinco aspectos que permitem focar e reavaliar as metas conforme necessário. 

A estrutura da metodologia SMART pode ser útil para o gestor que busca um método de gerenciamento de projetos eficaz. Neste artigo, apresentamos o que é metodologia SMART e como você pode usá-la na prática. Confira!

Metodologia SMART: o que é e como usar na gestão de projetos

O que são metas SMART? As metas SMART estão enraizadas na realidade e na possibilidade de alcançá-las. Eles ajudam líderes, gerentes, equipes e indivíduos a transformar aspirações abstratas em etapas concretas e acionáveis.

As metas SMART são especialmente cruciais no gerenciamento de projetos, pois os projetos são veículos para equipes e empresas transformarem metas em realidade. Os projetos normalmente incluem atividades estratégicas e operacionais, como dividir as aspirações de alto nível em programas, projetos e tarefas, atribuí-los a grupos e membros da equipe, alocar recursos para necessidades concorrentes e construir e manter relacionamentos com as partes interessadas para cada parte do pipeline de negócios. As metas SMART ajudam os gerentes de projeto a alcançar tudo isso com eficiência. 

Um objetivo S.M.A.R.T. deve ser específico (specific), mensurável (measurable), alcançável (achievable), relevante (relevant) e com prazo definido / temporal (time-bound), fornecendo os detalhes de como um grupo ou organização alcançará uma meta.

As metas da metodologia SMART compõem um roteiro que indica o que precisa ser alcançado e quando. Na prática, elas são uma excelente ferramenta para incorporar a estratégia de gestão da agência, organizando as demandas dos projetos e campanhas e mantendo-os alinhados com os objetivos de negócios mais amplos. 

A metodologia SMART ainda contribui para aumentar significativamente o engajamento e a produtividade da equipe. Quando os objetivos são realistas e viáveis, os colaboradores se sentem desafiados e motivados a alcançá-los.

De onde surgiu a ideia da metodologia SMART?

Embora o termo SMART tenha começado a se espalhar na década de 1980, após o artigo de Doran na Management Review, a metodologia SMART nasceu de uma teoria psicológica da década de 1960, na qual os pesquisadores começaram a testar a relação entre a tomada de decisão consciente e o resultado. No artigo, Dr. Edwin Locke destaca que “as ideias conscientes de um indivíduo regulam suas ações” e têm uma relação direta com a execução de objetivos.

Além disso, seu estudo também concluiu que dinheiro, resultados ou pressões externas não são as grandes razões que motivam o alto desempenho. Mais do que isso, a motivação se dá pelo simples ato de quebrar um objetivo difícil em um propósito consciente compartilhado com outras pessoas. 

Como gestor, você não pode empurrar um projeto para alguém, desejando que ele fique entusiasmado com um projeto. Porém, você pode prepará-lo para o sucesso com objetivos altamente estruturados usando a metodologia SMART. 

Qual a estrutura da metodologia SMART?

Para conhecer o potencial da metodologia SMART, é preciso antes examinar cada etapa das metas SMART em detalhes. Confira! 

Específico

A meta deve visar uma área específica de melhoria ou responder a uma necessidade específica. Por ser a primeira etapa do processo de metas SMART, é importante ser o mais claro possível. 

Por exemplo, observe a diferença entre “vamos fazer esse projeto” e “vamos engajar os times de planejamento e criação, entre os dias 1° e 10 de setembro, para fazer uma campanha de Black Friday para o cliente Magazine Look”. Veja como é específico? 

Este exemplo também ilustra a importância da escolha de palavras. Mais do que listar as ferramentas e recursos usados ​​para atingir o objetivo final, você também está articulando quem se beneficia. Na prática, esse tipo de detalhamento deixa a descrição do objetivo mais amigável, de modo que os colaboradores podem  visualizar e alinhar as intenções com o seu projeto. 

Mensurável

A meta deve ser quantificável, ou pelo menos permitir um progresso mensurável. Nesta etapa, você escolherá quais são seus indicadores de progresso ou KPIs de projeto e como irá medi-los. Isso pode significar adotar as ferramentas certas ou reestruturar seus KPIs para algo que você possa monitorar facilmente. 

Você também precisará definir quem é responsável por medir seu progresso, como e quando esse acompanhamento vai acontecer e onde as informações serão compartilhadas. 

Atingível

A meta deve ser realista e baseada nos recursos disponíveis e nas restrições existentes. As restrições típicas do projeto incluem a capacidade de entrega da equipe, orçamentos e cronogramas. Os gerentes devem consultar os dados de projetos anteriores semelhantes para obter informações sobre o que é viável desta vez. 

Relevante

A meta deve estar alinhada com outros objetivos de negócios para ser considerada válida. Além disso, para viabilizar a compreensão e o engajamento do time, também é possível dividir a meta do seu projeto em metas menores e igualmente relevantes que manterão toda a equipe focada. 

Observe se você pode eliminar metas e submetas irrelevantes para economizar tempo, energia e outros recursos valiosos. 

Tempo limite

A meta deve ter um prazo ou um fim definido. Isso pode ser medido em horas e minutos, dias úteis ou anos, dependendo do escopo do projeto. 

Para definir os cronogramas do projeto, converse com os principais envolvidos sobre suas expectativas de prazo e compare-as com as contribuições dos membros da equipe.

Com o cronograma definido, compartilhe suas metas SMART usando um documento compartilhado, um modelo OKR ou ainda um sistema de gestão. 

Um modelo OKR permite que você identifique, construa, discuta, rastreie e avalie metas para equipes e profissionais em qualquer projeto.

Benefícios da metodologia SMART

Ao adotar a metodologia de SMART na gestão da agência, você pode obter uma série de benefícios. Veja alguns dos principais a seguir: 

1. A metodologia SMART ajuda a definir um objetivo. Ao fazer isso, você é capaz de identificar pontos fortes e fracos e direcionar seus esforços e recursos de maneira inteligente e eficaz.
2. As metas SMART fornecem motivação para o sucesso. Quando o seu time tem clareza sobre quais são os seus alvos, ele vai querer trabalhar para alcançá-la ou vencê-la.
3. A metodologia SMART convoca o time a ir além. O uso de metas SMART também será desafiador, forçando o seu time a sair de sua zona de conforto.
4. A metodologia ajuda a manter o foco no propósito. A SMART é uma ferramenta útil para manter a equipe alinhada, conectando pessoas, áreas e processos, bem como direcionando esforços para o alcance dos objetivos.

Metodologia SMART: exemplos práticos para a gestão de projetos na agência

Na prática, a metodologia SMART pode ser aplicada em várias abordagens na gestão de projetos da agência. Simplificar sua meta SMART em uma frase simples é uma ferramenta poderosa para alinhar toda a sua equipe em torno de uma intenção compartilhada. Veja alguns exemplos de uso da metodologia SMART: 

1. Adotar uma ferramenta de gestão de trabalho (específica) que organize pelo menos 100 (mensuráveis) pedidos jobs recebidos por semana (atingível), para agilizar a atribuição de tarefas (relevantes) em até 30 dias após o recebimento (tempo limitado).
2. Crie um modelo de campanha de marketing de mídia social (específico) que planeje stories diários para os próximos 30 dias (mensurável e atingível), com o objetivo de aumentar o envolvimento do público existente (relevante) antes do lançamento do produto, no dia 10 do próximo mês (com prazo).
3. Revise o cronograma de entregas do projeto X (específico), atribuindo novas datas para as cinco tarefas pendentes (mensuráveis) nos próximos dez dias (atingíveis), para que o prazo original permaneça o mesmo (relevante) e os clientes possam revisar as tarefas até quarta-feira ( tempo limite).

Como vimos nos exemplos, a metodologia SMART pode ser aplicada no fluxo de trabalho da agência, otimizando os processos, aumentando a produtividade e, com isso, a satisfação e retenção dos clientes.  

Metodologia SMART: simplifique a gestão de metas! 

Alinhar as metas de sua equipe com os objetivos organizacionais e iniciativas de projeto pode parecer complexo. A boa notícia é que a metodologia SMART simplifica a definição de metas, para fornecer etapas claras e acionáveis ​​para alcançar suas visões de projeto, equipe e organização. 

Esteja você procurando melhorar a produtividade, fornecer orientação ou aumentar a responsabilidade, definir metas SMART pode lhe ajudar a alcançá-las.

Com uma meta bem definida e um plano de ação estruturado, temos certeza que seu projeto será um sucesso! E para saber medir seus resultados, sugerimos conhecer os indicadores mais importantes, confira no artigo: 10 indicadores de desempenho para medir a performance da sua agência!