Se você está em dúvida sobre o papel do gráfico de Gantt, precisa saber que esse é  um dos recursos mais eficazes e poderosos para a gestão de projetos. Na prática, a planilha Gantt serve para fazer um gerenciamento de todas as atividades planejadas para execução do projeto.  

As tarefas são apresentadas em um gráfico em barras, que mostra a ordem em que devem ser realizadas, os recursos e o tempo necessário para concluí-las.

Quer saber por onde começar a explorar o melhor da planilha Gantt? Confira nossas dicas para usá-lo e aumentar a produtividade de sua equipe.

Planilha Gantt como suporte da gestão

A planilha Gantt permite otimizar a gestão de projetos como nunca antes. Na prática, para o líder a ferramenta proporciona a alocação inteligente de recursos para cada etapa, além de viabilizar também a definição de prazos, marcos e cronogramas para vários componentes do projeto. 

Na execução, os dados são facilmente atualizados no documento colaborativo, conforme o andamento do projeto, alavancando a organização e a produtividade da equipe. 

Em síntese, a planilha Gantt ajuda a gerir projetos de forma visual, colocando todos os colaboradores na mesma página. 

Para ajudar você a entender o potencial da planilha Gantt, criamos um um template completo, que pode ser usado na gestão de projetos na sua agência. É só fazer o download gratuitamente e dar start em um gerenciamento mais assertivo e eficaz.

Como usar a planilha gantt: um passo a passo

Na prática, o uso da planilha Gantt proporciona ter uma gestão visual dentro de um projeto. Mas, então, como usar esse tipo de template na rotina da agência? É o que ensinamos no passo a passo, a seguir. Entenda como o arquivo permite acompanhar todas entregas e ter mais controle sobre a entrega que irá fazer para o cliente.

Passo 1: Descreva o projeto

Antes de preencher qualquer informação, é essencial incluir as informações do projeto, como nome do cliente, nome do projeto, início e fim das atividades e prazo final, que limita o tempo para alterações.

Dessa forma, a planilha Gantt fornece visibilidade para qualquer pessoa que abrir o documento. O raio-x do andamento do projeto está ali, disponível em uma ferramenta colaborativa.

Passo 2: Defina as etapas do projeto

Quando você escolhe gerenciar um projeto a partir de uma planilha Gantt, o segundo passo é definir quais são as etapas do seu projeto, bem como as tarefas pertinentes em cada uma delas.

Nesta etapa, considere o perfil da equipe, a rotina de trabalho e o ritmo de produção e criação dos profissionais. Sabendo disso, defina as etapas do projeto. 

Veja alguns exemplos:

• Briefing
• Planejamento
• Execução
• Ajustes e aprovação
• Análise

Passo 3: Defina as tarefas e os responsáveis

Nesse momento, você irá definir as tarefas de cada etapa estipulada anteriormente e também quem será o responsável de cada uma delas. Ao atribuir as tarefas, você garante que os membros da equipe tenham clareza sobre o seu papel e contribuição para o sucesso do projeto. 

Nesse passo também é importante definir uma pessoa que atuará como líder do projeto, pode ser o atendimento responsável pela conta, o profissional de gestão de projetos, ou mesmo outro profissional que atue na gestão e acompanhamento do projeto, atualizando a planilha e garantindo o cumprimento dos prazos.

Passo 4: Estipule os prazos do projeto

É importante definir prazos viáveis, dentro do escopo geral do projeto, contando com os recursos que você dispõe. Seja realista, para evitar sobrecarga de trabalho e atrasos. Lembre-se de prever um tempo extra na etapa de aprovação e ajustes, para não comprometer o prazo final de entrega do projeto.

Em nosso template de planilha gantt, ao definir início e fim de uma tarefa, o gráfico será preenchido automaticamente, facilitando assim a visão e o andamento de cada etapa. As cores do gráfico serão correspondentes ao status de cada uma das atividades: Não iniciado, Em andamento e Concluído.

Passo 5: Monitore as entregas

Uma das principais vantagens da planilha Gantt é a possibilidade de fazer um acompanhamento preciso do andamento do projeto. Lembre-se sempre de atualizar a planilha com as atividades e etapas à medida que elas são concluídas.

Com uma visão mais clara, o gestor pode fazer os ajustes necessários, redirecionando os recursos e ajustando prazos. De outro modo, os colaboradores envolvidos também têm ciência do andamento do projeto, entendendo como devem seguir.

Em cada uma das linhas correspondentes às atividades, existe uma coluna de status, que você deve preencher à medida que elas forem avançando e sendo concluídas. Dessa forma, as cores do gráfico serão alteradas e você poderá ver a evolução no quadro de acompanhamento que desenvolvemos para mostrar a conclusão de cada etapa.

Planilha Gantt para uma gestão mais visual

Como você pode ver, o gráfico de Gantt é uma ferramenta poderosa, que pode trazer muitos ganhos para a agência. Com esse formato, o líder passa a ter uma gestão visual, que permite fazer as intervenções necessárias, para potencializar a produtividade e a qualidade das entregas do projeto.

Além do gráfico de Gantt, o Kanban é outra forma de visualização dos projetos. Ambos os recursos estão disponíveis no Operand, um sistema de gestão completo para agências que otimiza o fluxo de trabalho, aumenta a transparência dos processos e potencializa a produtividade da equipe. 

Agora que você sabe como usar uma planilha Gantt, que tal colocar seus conhecimentos em prática?