Relatórios de gestão: como fazer e por que são importantes?

A administração de processos, tarefas e pessoas exige que o gestor esteja atento a uma série de variáveis. É preciso entender um pouco de tudo: desde o processo de seleção de profissionais até o cálculo de produtividade, incluindo os indicadores de ganhos financeiros. Mas, como analisar tudo isso sem se perder em meio a tantos dados? A melhor alternativa é usar os relatórios de gestão.

Esse é o tipo de ferramenta que fornece uma visão completa do desempenho de cada setor e da empresa como um todo. Com os dados organizados em documentos bem estruturados, o gestor tem condições de fazer uma gestão muito mais planejada, orientada para as demandas e desafios com os quais o time precisa lidar.

Quer entender o potencial dos relatórios de gestão nas tomadas de decisão e ainda aprender como elaborar? Continue lendo esse artigo!  

#1 Por que elaborar e usar relatórios de gestão?

Fazer e analisar relatórios é a melhor maneira de acompanhar a performance da empresa e planejar novas estratégias. Isso porque esse tipo de documento fornece informações fundamentais, como o número de vendas realizadas, o percentual de lucratividade e o total de gastos fixos mensais.

Com isso, o gestor tem uma visão muito mais abrangente de todo o trabalho desenvolvido. Os relatórios de gestão são fundamentais para:

• Registrar eventos, realizações e movimentações importantes;
• Interpretar e avaliar o significado de tudo o que o consta nos relatórios;
• Buscar possíveis caminhos e soluções para gargalos e dificuldades;
• Apresentar recomendações a respeito de dado assunto de gestão, otimizando recursos e resultados.

Até aqui, já vimos o quanto os relatórios podem contribuir para uma gestão de excelência. Agora, a questão é que tipo de informação eles podem trazer?

#2 Quais os principais tipos de relatórios de gestão?

Diante do universo de dados que a dinâmica de uma empresa gera, é fundamental “saber colocar ordem nesse caos”, registrando e organizando tudo de modo sistemático e padronizado. Portanto, para ter bons relatórios de gestão, as informações precisam ser:

• Atualizadas
• Confiáveis
• Claras
• Objetivas
• Relevantes

Esse conjunto de atributos é indispensável para uma gestão transparente e altamente assertiva, comprometida em fazer sempre melhor. Quais tipos de relatórios, então, o gestor precisa gerar? Veja, a seguir, alguns dos mais usados:

1. Relatório Financeiro

Como retrata a lucratividade da empresa ou do setor, este é o tipo mais comum de relatório gerencial no meio empresarial. Um relatório financeiro pode descrever fatores como contas a pagar e receber, investimentos, fluxo de caixa e orçamentos, em suma, todos os aspectos que dizem respeito à saúde financeira da empresa.

2. Relatório de Vendas

Tão importante quanto o primeiro, o relatório gerencial de vendas também é indispensável para orientar a gestão de qualquer empresa.  É com base nele que você pode analisar se o processo de vendas está amadurecendo ou, então, se registra queda.

Um relatório de vendas deve reportar, essencialmente, algumas informações centrais, como:

• a quantidade de vendas;
• o tempo médio do contato do cliente com a empresa até o fechamento da venda;
• a quantidade de conversões de leads em vendas;
• o desempenho do vendedor.

3. Relatório de Produtividade

Conhecer e acompanhar de perto a performance do time e da empresa ou área é uma das principais atribuições do gestor. Afinal, ele precisa saber o quanto a equipe está sendo produtiva, para eliminar possíveis gargalos no fluxo de processos, se necessário, e garantir um ritmo constante de crescimento.

Comumente, um relatório de produtividade apresenta outros reports relacionados, por exemplo, ao cadastro de clientes e às vendas e conversões. É a ferramenta ideal para identificar profissionais que se destacam nas entregas e incentivar o aprimoramento deles.

4. Relatório de Cadastros

Esse é um dos relatórios de gestão que pode parecer simples, mas, na verdade, tem um potencial estratégico. Isso porque ele indica as relações e variações em banco de dados como de clientes, fornecedoras e distribuidoras. Dessa maneira, o gestor tem condições de compreender como cada contato se comporta, identificando a melhor forma de negociar e se comunicar com cada stakeholder.

#3 Passo a passo: como criar um modelo de relatórios de gestão?

Sabendo que os relatório têm todo esse potencial, o próximo passo é entender como é possível construir esse tipo de documento usá-lo de maneira inteligente e estratégica como uma ferramenta de gestão. Conheça, a seguir, o passo a passo ideal para criar um modelo de relatório sob-medida para a realidade da sua área ou ou empresa.

1. Quais os objetivos do relatório?

Ter essa resposta em mente é o primeiro passo para começar. Além dos objetivos, você precisa saber com precisão quais setores da empresa ele vai abranger e quem irá usá-lo como documento para consulta e tomada de decisão.

Liste os principais objetivos com calma, avaliando as demandas e necessidades de gestão. Somente assim você conseguirá construir um modelo de relatório gerencial realmente eficaz.

2. Quais informações serão incluídas?

Para responder essa pergunta, lembre-se dos objetivos que você elencou inicialmente. Muito mais do que quantidade, o que importa mesmo em um relatório gerencial é a qualidade e a relevância das informações. Elas precisam constar no documento para atender aos objetivos. Por isso, vale a revisar cada meta e observar se os dados constantes no relatório são mesmo necessários. Lembre-se: o documento deve ser claro e objetivo!

3. Qual será a fonte dos dados dos relatórios?

Se você tiver um modelo de relatório poderoso precisará fomentá-lo. Então, é fundamental definir qual será a fonte dos dados.

As planilhas costumam ser muito usadas para gestão de tarefas operacionais e, muitas vezes, para o desenvolvimento de relatórios também. Contudo, elas são mais suscetíveis a erros e consomem muito tempo e energia dos profissionais. Ou seja, não são nem de longe a melhor fonte de dados.

Para construir relatórios completos, com informações relevantes, o ideal mesmo é contar com uma ferramenta de gestão completa e robusta, que integre os dados de todos os setores da empresa em um único lugar.

Portanto, busque uma plataforma que permita a centralização das informações relevantes e faça dela a sua fonte oficial de dados para os relatórios.

4. Combine texto e elementos visuais na linguagem dos relatórios

Certamente, você irá manter algumas expressões técnicas nos relatórios. De todo modo, vale simplificar o máximo possível.  Certifique-se de que é possível compreender a proposta dos relatório e, principalmente, identificar as informações solicitadas em cada campo, sem dificuldade. Essencial mesmo é se fazer entender!

Além de usar elementos visuais como gráficos e tabelas, lembre-se de incluir espaços para conteúdos textuais. Assim, é possível garantir a compreensão do material e, com isso, análises e tomadas de decisões mais assertivas.

5. Modelo de relatório pronto? Faça a revisão dele!

Depois de construir o modelo de relatório gerencial, vale a pena revisá-lo e torná-lo o mais objetivo possível. Esse é o momento de fazer uma leitura minuciosa e uma varredura, eliminando todas as informações que não são indispensáveis para a sua análise.

Lembre-se: esse modelo deve ser objetivo, claro e prático, levando à construção de relatórios completos, que orientem não só a análise de situações como também o processo de tomada de decisões.

#4 Plataforma de gestão simplifica geração de relatórios

Se você quer contar com relatórios detalhados e combinações de dados inteligentes, o ideal mesmo é buscar ajuda da tecnologia. Com um software de gestão, você tem à disposição uma série de recursos que devem simplificar muito o gerenciamento de vários processos, incluindo a emissão de relatórios.

Neste caso, a elaboração deixa de ser manual e se torna automatizada, ofertando ao gestor mais rapidez, agilidade e eficácia na geração de um documento completo, que retrata a realidade do setor ou da empresa com fidelidade.

Como o sistema é integrado, os relatórios podem, inclusive, abranger dados de todas as áreas, tornando a análise das informações mais fácil e gestão muito mais assertiva, focada na melhoria de desempenho dos times, das áreas e da empresa. Os documentos gerenciais indicam exatamente o que todos os envolvidos precisam fazer para crescer.

Você conhece por exemplo, todas as opções de relatórios do Operand? São mais de 100 relatórios disponíveis para apoiar a gestão da sua empresa.

Já se você deseja criar um relatório online profissional e diferenciado, que prenda a atenção de todos na próxima reunião de equipe, mas não tem muita habilidade em ferramentas de edição, você pode usar os modelos personalizados da Venngage. São diversas opções para você editar, de forma rápida e fácil, sem precisar de conhecimentos de design.