Organização empresarial: 8 dicas para aumentar a produtividade

A organização empresarial nunca foi uma tarefa simples. O dia a dia de quem trabalha em uma agência de marketing, comunicação ou qualquer uma das atividades relacionadas à publicidade sempre esteve longe de ser pouco agitado e também muita coisa mudou nas agências nos últimos anos. Não é nenhuma novidade que no mundo atual estamos cercados de informação, conteúdo e comunicação por todos os lados, certo? Além disso, o mercado está cada vez mais exigente e é preciso ser realmente inovador para se destacar. Como resultado, o mais difícil talvez seja equilibrar a gestão do tempo para tarefas mais complexas e criativas, sem deixar de lado operações mais mecânicas, mas que não podem não ser realizadas. Caso contrário, tudo vira uma bagunça, não é mesmo?

Diante do mar de informação que recebemos neste mundo cada vez mais acelerado fica também mais difícil manter o foco e organização em nossas tarefas cotidianas. Por isso, preparamos essas dicas rápidas que podem ajudar muito você como profissional para que esteja preparado para fazer o seu negócio crescer e direcioná-lo para o rumo certo. Quer conferir?

# 1 Crie processos, implemente e documente

Criar processos é parte importante para estruturar qualquer negócio. Os processos são essenciais para que tudo flua e a agência possa ter flexibilidade. Explique a importância desses processos para toda a equipe. Defina as prioridades, o que deve ser feito primeiro, o que não pode ser esquecido, quando fazer, quem vai fazer, por que fazer, etc. Deixar tudo bem claro para toda a equipe torna tudo mais simples de ser realizado.

#2 Mantenha o foco nos resultados e prazos

Quantos jobs você tem no momento? Consegue visualizar em menos de 10 segundos quando deve entregar cada um? E aquela campanha que lutou tanto para que o cliente fechasse com sua agência…está tudo sob controle? Em uma agência, é muito importante ter acesso a informações básicas sobre cada demanda para que possa agir rapidamente e tomar decisões mais assertivas em caso de ajustes serem necessários ou surgirem imprevistos. Crie métodos para análise de resultados e acompanhe os KPIs.

#3 Delegue e esclareça as responsabilidades

Deixe claro para a sua equipe a importância da contribuição de cada um e separe as responsabilidades. Verifique o tempo necessário para cada atividade a ser realizada para que possa fazer uma otimização do tempo de trabalho. Mas calma, não vire um controlador…afinal, o tempo de descanso também é necessário e fazer outras atividades contribui para o processo criativo. O que você precisa ter em mente é que se você e sua equipe tiverem tudo bem organizado, dá tempo para tudo, ok?

#4 Não prometa ao cliente mais do que pode cumprir

Nem precisamos dizer por que né? Seja sincero, confira todas as suas demandas. Verifique se terá tempo hábil para uma determinada entrega.

#5 Padronize os serviços para otimizar a produção e gerir melhor o tempo

Nem tudo pode ser padronizado, mas, você já conhece muito bem a sua agência para analisar o que pode ter um padrão (lembre-se de documentar) e o que não pode. Isso vai facilitar muito a organização empresarial e te poupar um bom tempo, evitando que um colaborador passe mais tempo do que o necessário em um único job.

#6 Treine os colaboradores e torne-os especialistas em suas atividades

Ter uma equipe fera só te trará benefícios! Mas não se esqueça, você também é responsável pelo crescimento de cada profissional que escolheu fazer parte da sua equipe. Criar uma cultura de crescimento irá encorajar ainda mais a inovação.

#7 Desperte a motivação e crie recompensas

Manter a equipe motivada é tarefa de um bom líder. Tenha empatia e se coloque no lugar de cada um. Entenda as limitações e ajude-a. Que tal criar recompensas pelos avanços? Todos gostam de se sentirem valorizados e receber reconhecimento. Torne isso algo natural (não deixe que a equipe vire refém disso) para que todos saiam ganhando, inclusive o cliente 😉

# 8 Conte com o apoio da tecnologia para a organização empresarial

A tecnologia está aí para nos ajudar. Utilize ferramentas que facilitem todo o processo criativo da sua agência. Onde possa criar e visualizar as propostas feitas aos clientes e todas as informações sobre uma demanda desde o início até o fim.

É isso aí! Algumas dicas para ajudar na organização empresarial e gestão da produtividade da sua agência. Caso deseje saber como a nossa ferramenta pode te ajudar a ter mais lucratividade e fazer entregas cada vez melhores e mais rápidas, entre em contato conosco. Estamos prontos para conversar. Até a próxima!